In un calendario cartaceo è possibile solo prendere nota degli impegni con matita o penna: un'operazione semplice, ma che non consente molte possibilità di organizzazione.
In Microsoft Outlook sono invece disponibili più alternative: ad esempio, è possibile scegliere tra la pianificazione di un appuntamento o di una riunione e impostare i dati in modo tale che l'evento ricorra ciclicamente. L'orario verrà inoltre considerato come già utilizzato nella pianificazione in modo da evitare conflitti con altri impegni. Inoltre, quando sarà il momento di partecipare a una riunione, Outlook invierà dei promemoria.
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