Si supponga di dover inviare a ogni dipendente una lettera o un messaggio di posta elettronica contenente informazioni personali sulle trattenute fiscali e sullo stipendio. Si supponga, in alternativa, di voler offrire articoli a metà prezzo ai clienti e inviare tagliandi numerati per tenere traccia della frequenza delle risposte.
La creazione di una singola lettera, di un messaggio di posta elettronica o di un tagliando potrebbe richiedere ore. In questo caso può risultare molto utile la Stampa unione, poiché consente di creare un unico documento contenente le informazioni comuni di ogni copia, aggiungendo alcuni segnaposto per l'inserimento delle informazioni univoche per ogni copia. Tutte le altre operazioni verranno eseguite automaticamente da Word.
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