נניח שברצונך לשלוח לכל אחד מהעובדים שלך מכתב או הודעת דואר אלקטרוני, המכילים מידע אישי אודות משכורת וניכויי מס. לחלופין, נניח שאתה מציע ללקוחותיך סחורה מסוימת בחצי מחיר וברצונך לשלוח שוברים ממוספרים כדי שתוכל לעקוב אחר שיעור התגובות.
יצירת כל מכתב, הודעת דואר אלקטרוני או שובר בנפרד תיקח שעות. כאן נכנס לתמונה מיזוג דואר. באמצעות מיזוג דואר, כל שעליך לעשות הוא ליצור מסמך אחד, המכיל את המידע שיהיה זהה בכל עותק ולהוסיף כמה מצייני מיקום עבור המידע הייחודי בכל עותק. Word ידאג לכל השאר.