Yanıt Kutusu: Word'te mektup etiketlerini yazdırma

Yanıt Kutusu

Connie Miller

Tüm müşteri adresleriniz bir veri dosyasında bulunuyor. Şimdi yapmak istediğiniz, bu adresleri bir grup mektup etiketinin üstüne geçirmektir. Aşağıda, süreç boyunca yer verdiğimiz bazı uygun ipuçlarıyla bunu yapmanın en iyi yolunu göstereceğiz.

Uygulama
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Sizin yorumlarınızdan bir soru

Müşterilerime bazı bilgileri postalayabilmek için, bir grup posta etiketini yazdırmak istiyorum. Sürekli sorunlarla karşılaşıyorum. Bu iş neden bu kadar zor?

Yanıt Kutusu'nun Önerisi

Önce, hazırladığım gösterileri izleyebilir veya bu sürecin ince ayrıntılarını hemen okumaya başlayabilirsiniz.

Oluşturmak istediğiniz etiket sayısı, bu etiketleri oluşturmanın karmaşıklık derecesini belirler.

Resimli adres etiketi

Aşağıdakileri yapmak oldukça kolaydır:

  • Tek bir etiketi veya tümünde adreslerin tamamen aynı şekilde belirtildiği bir etiket kümesini yazdırma. Nasıl yapıldığını öğrenmek için, Ayrıca Bkz. kutusundan bir bağlantı tıklatın.
  • Tek bir etiket kağıdına birkaç farklı etiket yazma ve bunları yazdırma. Bunun için, birkaç farklı seçeneğiniz vardır:
    • Microsoft Office Online'daki Şablonlar Web sitesindeki etiket şablonlarından birini yüklemeyi düşünün.
    • Etiket sayfası oluşturmak için Zarflar ve Etiketler iletişim kutusunu kullanın.
      1. Araçlar menüsünde Mektuplar ve Postalar'ın üzerine gelin ve Zarflar ve Etiketler'i tıklatın.
      2. Etiketler sekmesini ve sonra da Seçenekler'i tıklatın.
      3. Yazıcı türünü ve etiketlerinizi yazdıracağınız etiket kağıtlarının üreticisini seçin. Ürün Numarası altında, etiket kağıtlarınızın paketinde listelenen numaraya karşılık gelen numarayı seçin ve Tamam'ı tıklatın.
      4. Zarflar ve Etiketler iletişim kutusunda Yeni Belge'yi tıklatın.

Yeni bir etiket belgesi açılır.

  1. Kullanmak istediğiniz etiketlere bilgileri yazın.
  2. Etiketleri yazdırmak için Dosya menüsünden Yazdır'ı tıklatın.

Birden fazla etiket kağıdı oluşturmak ve yazdırmak istediğinizde işler biraz dallanıp budaklanabilir. Birden çok etiket kağıdının oluşturulması adres mektup birleştirme işlemini kullanmayı gerektirir. İşlemi iyice kavradıktan sonra, her şey göründüğü kadar zor değildir; ancak, sonuçta bu bir süreçtir. Ve süreçteki her adımda potansiyel güçlüklerle karşılaşabilirsiniz.

Bu sütunda, adres mektup birleştirme etiket işlemini dikkatlice inceleyecek ve adım adım gözden geçireceğiz. Her adımın bir parçası olarak, potansiyel güçlüklere bakacak ve bunların önüne nasıl geçileceğini veya nasıl üstesinden gelineceğini tartışacağız.

Adres mektup birleştirme etiket işlemi

Bir etiket kümesinin oluşturulması beş ana adımı kapsar:

  1. Önce, ana etiket belgesini ayarlayın. Ana etiket belgesi, işe başladığınız etiket sayfasıdır. En son yazdıracağınız tüm etiketlerin boyutu ve şekli için bir model niteliğindedir.
  2. Ardından, az önce ayarladığınız ana etiket belgesini, etiketlere eklemek istediğiniz adları ve adresleri içeren veri dosyasına bağlayın. Veri dosyaları hakkında ek bilgileri daha sonra alacaksınız.
  3. Sonra, her etikette farklı olacak bilgiler (ad ve adres gibi) için yer tutucuları (resmi olarak bunlara alan adı verilir) ana etiket belgesine ekleyin. Her etikette aynı olacak iade adresi, logo veya bunun dışında resim gibi diğer tüm bilgileri de bu adımda ekleyin.
  4. Daha sonra, veri dosyasından alınan bilgilerin düzgün olarak birleştirildiğinden emin olmak için etiketleri önizleme ile görüntüleyin. Sonuçlardan memnun olduğunuzda birleştirmeyi tamamlayın.
  5. Son olarak, etiketleri yazdırın.

1. Adım: Ana etiket belgesini ayarlama


Sonraki gösteri

Etiket oluşturacağınızı biliyordunuz ve bu yüzden muhtemelen bir büro malzemeleri dükkanına gittiniz. Avery, AOne veya Formtec gibi bir etiket kağıdı üreticisinden bir paket etiket kağıdı satın aldınız. Her kağıt belirli bir boyutta olup, belirli sayıda özel boyutlarda etiket içerir.

Ana etiket belgesini ayarlamak için, bu belgenin boyutlarını büro malzemeleri dükkanından eve getirdiğiniz kağıtların üzerindeki etiketlerin boyutlarıyla eşleştirmeniz gerekir.

Ana etiket belgesini aşağıdaki gibi ayarlayabilirsiniz:

  1. Word'ü başlatın.
  2. Araçlar menüsünde Mektuplar ve Postalar'ın üstüne gelin ve sonra Adres Mektup Birleştirme'yi tıklatıp Adres Mektup Birleştirme görev bölmesini açın.
  3. Görev bölmesinde, Belge türünü seçin altında Etiketler'i tıklatın. Görev bölmesinin en altında, Adım 1 / 6'nın altında Sonraki: Belgeye başlama öğesini tıklatın.
  4. Yeni bir ana etiket belgesi ayarlamak için Belge düzenini değiştir'i tıklatın.

Belge düzenini değiştir seçeneği neden kullanılmalı? Word'ü açtığınızda, varsayılan olarak boş bir belge açılır. Bu varsayılan belgenin etiket düzeni yoktur. Etiket oluşturacaksanız, bu varsayılan belgenin düzenini bir etiket düzenine değiştirmeniz gerekir.

  1. Görev bölmesinde, Belge düzenini değiştir altında Etiket seçenekleri'ni tıklatın.
  2. Etiket Seçenekleri iletişim kutusunda yapmanız gereken bazı tercihler vardır:

Etiket Seçenekleri iletişim kutusu

Çağrı 1 Etiketleri yazdırmak için kullandığınız yazıcının türü.
Çağrı 2 Etiket kağıtlarınızı üreten üretici.
Çağrı 3 Etiket kağıdı paketinizde listelenen ürün numarasına karşılık gelen numara.

 Not   Satın aldığınız etiket kağıtlarına ait ürün numarası Etiket Seçenekleri iletişim kutusundaki seçeneklerin hiçbiriyle eşleşmez ise ne olacak? Etiketlerinizi yine de yazdırabilirsiniz; yalnızca biraz özelleştirme yapmanız gerekir. Önce, elinizdeki kağıtta etiketleri dikkatlice ölçün; ölçüleri ve tek bir kağıda sığan etiket sayısını not alın. Sonra, Özel boyutlu etiketler oluşturma konusunda açıklanan işlemi, 4. adımdan başlayarak izleyin.

  1. Tüm etiket tercihlerinizi yaptığınızda Tamam'ı tıklatın.

Ekleme noktasının ilk etiket içinde yanıp söndüğü bir etiket belgesi açıldığında, bir sonraki adıma hazırsınız demektir.

 Not   Ekranda gördüğünüz etiketten çok normal bir belgeye benziyorsa, kılavuz çizgilerini gizleme seçeneğini açık bırakmış olabilirsiniz. Etiket sınırlarını belirten çizgileri göstermek için, Tablo menüsünde Kılavuz Çizgilerini Göster'i tıklatın.

  1. Görev bölmesinin en altında, Adım 2 / 6'nın altında Sonraki: Alıcıları seçin öğesini tıklatın.

2. Adım: Veri dosyasına bağlama


Sonraki gösteri

Posta etiketleri oluşturuyorsanız, posta göndermeyi planlıyor olmalısınız. Posta göndermeyi planlıyorsanız, muhtemelen bir yerlerde müşteri, çalışan veya göndermeyi düşündüğünüz diğer alıcıların ad ve adres bilgilerini içeren bir posta listeniz vardır. "Veri dosyası" ile kastettiğimiz bu posta listesidir. İşlemdeki bu adımın amacı, ad ve adres bilgilerini elinizdeki listeden etiketlerinize geçirebilmeniz için söz konusu posta listesi veri dosyasına bağlanmaktır.

 Not   Ayarlanmış bir posta listesi veri dosyanız yoksa okumaya devam edin. Göreceğiniz gibi, böyle bir dosyayı Word'ün içinden düzenleyebilirsiniz.

Word pek çok farklı türde veri dosyasına bağlanabilir (tam listeyi görmek için, Ayrıca Bkz. kutusundan bir bağlantı tıklatın); bu nedenle elinizde bulunan posta listesi de büyük olasılıkla sorunsuz çalışacaktır. Örneğin, alıcı adı ve adres bilgilerinizi bir Microsoft Excel çalışma sayfası, Microsoft Access veritabanı tablosu veya Word'te düzenlediğiniz bir tabloda bulunduruyor olabilirsiniz. Belki de, Microsoft Outlook® Kişiler dosyasını özellikle bu amaç için güncel tutuyorsunuzdur. Bu seçeneklerin herhangi biri (ve diğer birçok seçenek) işinize yarayacaktır.

Veri dosyaları ve bu dosyaların adres mektup birleştirmede kullanımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için, Ayrıca Bkz. kutusundan bir bağlantı tıklatın.

 Notlar 

  • Alıcı adlarının posta listesi veri dosyasında nasıl düzenlendiğine bakın. Adları veri dosyasından etiketlerinize birleştirme işlemi en iyi sonucu, adlar ve soyadları ayrı sütunlarda olduğunda verir.
  • Sıfır ile başlayan posta kodları, ilk sıfırın önüne bir kesme işareti yazmadığınız takdirde Excel çalışma sayfasından düzgün olarak birleştirilemeyecektir. Kesme işareti, çalışma sayfası hücresinde veya etiketinizin üzerinde gösterilmez; yalnızca sıfırın işe yaramasını sağlar.

Etiket posta belgeniz ile veri dosyanız arasında bağlantı kurma

Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde, Alıcıları seçin altında üç seçeneğiniz vardır:

  • Varolan listeyi kullan    Excel elektronik tablosu, Access veritabanı tablosu veya Word tablosu gibi, alıcı adı ve adres bilgilerinizi içeren bir veri dosyanız zaten varsa bu seçeneği tıklatın.
  • Outlook kişilerinden seç    Outlook Kişiler listenizdeki ad ve adresleri kullanmak istiyorsanız bu seçeneği tıklatın.
  • Yeni liste yaz    Henüz alıcıların adlarını ve adreslerini içeren bir veri dosyanız yoksa bu seçeneği tıklatın.

Bir sonraki adımda yapılması gerekeni öğrenmek için aşağıdaki seçeneklerden birini tıklatın.

GösterVarolan listeyi kullan

  1. Varsayılan listeyi kullan altında, posta listesi veri dosyanızı bulmak için Gözat'ı tıklatın.
  2. Veri Kaynağı Seç iletişim kutusunda dosyayı bulup seçin ve sonra 'ı tıklatın.
  3. Tablo Seç iletişim kutusunu görürseniz, alıcı adlarınızın ve adreslerinizin bulunduğu tablo veya çalışma sayfasını tıklatın.
  4. Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusu açılır.

GösterOutlook kişilerinden seç

  1. Outlook kişilerinden seç seçeneğinin altında Kişiler Klasörünü Seç'i tıklatın.

Profil Seç iletişim kutusunu görürseniz, kullanmak istediğiniz Kişiler listesini içeren profili seçin ve sonra Tamam'ı tıklatın.

  1. Kişiler Listesi Klasörünü Seç iletişim kutusunda, alıcı adları ve adreslerinizin bulunduğu Kişi listesi klasörünü tıklatın ve sonra Tamam'ı tıklatın.
  2. Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusu açılır.

 Not   Kişiler listenize bağlanırken sorunlarla karşılaşıyorsanız, Ayrıca Bkz. altından bir Yanıt Kutusu bağlantısını tıklatarak problem çözme yardımı alın.

GösterYeni liste yaz

  1. Yeni liste yaz seçeneğinin altında Oluştur'u tıklatın.

Yeni Adres Listesi iletişim kutusu açılır. Adres Bilgilerini Gir altında Adı, Soyadı ve Adres Satırı 1 gibi öğelerin bulunduğu bir kategori listesi görürsünüz. Yapmak istediğiniz, alıcılarınız hakkında kaydetmek istediğiniz bilgi kategorileriyle eşleşecek şekilde bu listeyi değiştirmektir. Örneğin, iletişim kutusundaki listede Başlık, Ev Telefonu ve E-Posta Adresi gibi öğeler bulunurken, listenizde yalnızca Adı, Soyadı ve adres bilgilerinin yer almasını isteyebilirsiniz.

  1. Kategori listesini düzenlemek için Özelleştir'i tıklatın.
  2. Adres Listesini Özelleştir iletişim kutusunda, kategori eklemek, silmek veya kategorilerin sırasını değiştirmek için düğmeleri kullanın. Liste istediğiniz görünüme kavuştuğunda Tamam'ı tıklatın.
  3. İlk girdinin bilgilerini Yeni Adres Listesi iletişim kutusuna yazın.
  4. İkinci girdinin bilgilerini yazmak için Yeni Girdi'yi tıklatın ve bu şekilde devam edin.
  5. Tüm alıcılar için girdileri yazdıktan sonra Kapat'ı tıklatın.
  6. Adres Listesini Kaydet iletişim kutusuna dosya için bir ad yazın ve sonra Kaydet'i tıklatın.
  7. Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusu açılır.

İpuçları

  • Varsayılan olarak, konumu değiştirmediğiniz takdirde, az önce oluşturduğunuz posta listesi veri dosyası Belgelerim klasörünüzde Veri Kaynaklarım klasörüne kaydedilir. Bu, uygun bir konumdur. Gelecekte, aynı veri dosyasını kullanarak yeni bir etiket kümesi oluşturmak isterseniz, Word, otomatik olarak, dosyayı önce Veri Kaynaklarım klasöründe arar.
  • Az önce oluşturduğunuz veri dosyasında ekleme veya değişiklik yapmak isterseniz, birkaç farklı seçeneğiniz vardır. Dosyayı Access'te açıp, buradan değiştirebilirsiniz. Ayrıca, adres mektup birleştirme işlemi sırasında Word'ün içinden de dosyada değişiklik yapabilirsiniz. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde, Alıcıları seçin adımına gelene kadar ilerleyin. Varolan listeyi kullan seçeneğini tıklatın ve sonra Gözat'ı tıklatın. Oluşturduğunuz posta listesi veri dosyasını açın. Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda Düzenle'yi tıklatın. Adres Listesini Özelleştir iletişim kutusu açıldığında kategorileri değiştirebilir, yeni girdiler ekleyebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusu, veri dosyasındaki girdilere filtre uygulama veya girdileri sıralama fırsatı verir. Örneğin, yalnızca belirli bir posta kodu veya şehirdeki müşterilere posta göndermek isteyebilirsiniz. Ya da şirkete geçen yıl içinde katılan müşterilere posta göndermek üzere etiket oluşturmak isteyebilirsiniz.

Veri dosyanızdaki tüm alıcılar için etiket oluşturmak isterseniz ve sıralama yapmanız veya filtre uygulamanız da gerekmiyorsa, devam etmek için Tamam'ı tıklatmanız yeterlidir.

Veri dosyanızdaki tüm alıcılar için etiket yazdırmak istemiyorsanız, Tamam'ı tıklatmadan önce aşağıdakilerden bazılarını veya tümünü yapabilirsiniz:

  • Bir alıcıyı elemek için, alıcıya ait satırın başındaki onay kutusunu tıklatıp temizleyin.
  • Belirli bir sütunda, satırları artan veya azalan bilgi düzenine göre sıralamak için (örneğin, etiketleri soyadına göre alfabetik sırada oluşturmak isterseniz) sütun başlığını tıklatın.
  • Listeye belirli ölçütlere göre (örneğin, belirli bir posta kodunda oturan tüm insanlar) filtre uygulamak için, sütun başlıklarından birinin yanındaki oku tıklatın. Oku tıklattığınızda, aşağıdakine benzeyen bir liste görürsünüz:

Posta gönderilecek alıcıları daraltmak için açılır liste

Çağrı 1 Daha önce listeye filtre uyguladıysanız ve şimdi tüm girdilere yeniden yer vermek istiyorsanız, (Tümü) öğesini tıklatın.
Çağrı 2 Listeye filtre uygulamak istediğiniz değeri tıklatın. Bu örnekte, Posta Kodu sütununda yalnızca iki benzersiz kod bulunmaktadır. Sizin veri dosyanızda, benzersiz girdilerin listesi büyük olasılıkla çok daha uzun olacaktır.
Çağrı 3 Listeye, bu sütundaki yalnızca boş girdiler gösterilecek şekilde filtre uygulamak için (Boş olanlar) öğesini tıklatın.
Çağrı 4 Listeye, bu sütundaki yalnızca içeriği olan girdiler gösterilecek şekilde filtre uygulamak için (Boş olmayanlar) öğesini tıklatın.
Çağrı 5 Daha karmaşık ölçütlere göre daraltma yapabileceğiniz Filtre Uygula ve Sırala iletişim kutusunu açmak için (Gelişmiş) öğesini tıklatın. Örneğin, listeyi üç posta koduna veya iki şehre göre daraltabilirsiniz.

 Not   Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda yaptığınız filtre uygulama ve sıralama değişiklikleri özgün veri dosyasını etkilemez.

Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunu kapattıktan sonra, başlangıç belgenizdeki tüm etiketlerin üzerinde «Sonraki Kayıt» alanlarını göreceksiniz. Bunları silmeyin. Bu alanlar, yazdırılan etiketlerinizde gösterilmez ve işlemin bir sonraki adımı açısından önemlidir. Bir sonraki adıma ilerlemek için, görev bölmesinin en altında, Adım 3 / 6 altında, Sonraki: Etiketlerinizi düzenleyin öğesini tıklatın.

3. Adım: Yer tutucuları ve aynı kalan bilgileri ekleme


Sonraki gösteri

İşlemin bu adımında ana etiket belgesine içerik eklersiniz. Bu içerik aşağıdakileri kapsar:

  • Her etikette aynı kalacak bilgiler     Örneğin, her etikette bir şirket logosu bulunmasını isteyebilirsiniz. Bu bilgiyi, ana etiket belgesinin üzerine doğrudan yazabilir veya yerleştirebilirsiniz.
  • Alıcı adresi gibi, her etikette benzersiz olan bilgiler     Her etikette benzersiz olan bilgileri tek bir ana etiket belgesine yazamazsınız. Bunun yerine, ana etiket belgesine yer tutucuları veya alanlar eklenir. Bu alanlar, posta adresi veri dosyanızdaki kategorilere (sütunlar) karşılık gelir. İşlemin bir sonraki adımında adres mektup birleştirmeyi tamamladığınızda, veri dosyasının her bir satırındaki bilgiler alanların yerini doldurarak bir benzersiz etiketler kümesi oluşturur.

Üzerinde bir resim ve alan bulunan ana etiket belgesinin olası görünümü aşağıdaki gibidir:

Adres Bloğu alanı ve resim bulunan ana etiket belgesi

Bir sonraki adımda yapılması gerekeni öğrenmek için aşağıdaki seçeneklerden birini tıklatın.

GösterResim ekleme

Bu adımlarda, kullanmak istediğiniz resim dosyasını bilgisayarınızda depolanmış olarak bulundurduğunuz varsayılır. Ana etiket belgeniz açık ve ekleme noktası ilk etiketin içinde yanıp sönüyor olmalıdır.

  1. Ekle menüsünde Resim'in üzerine gelin ve Dosyadan'ı tıklatın.
  2. Resim Ekle iletişim kutusunda dosyayı bulup seçin ve sonra Ekle'yi tıklatın.

Resim etiketin sol tarafında görüntülenir. Resmi, diğer etiketlere eklemeyi düşünmeyin. Tüm etiketleri güncelleştirildiğinizde bu işlem yerine getirilecektir.

  1. Resmi yeniden boyutlandırmanız gerekirse, köşe boyutlandırma tutamaçlarından birini sürükleyin.
  2. Biçim menüsünden Resim'i tıklattıktan sonra Düzen sekmesini tıklatın.
  3. Kaydırma stili altında Kare'yi tıklatın. Yatay hizalama altında Sol'u tıklatın ve sonra Tamam'ı tıklatın.

Ekleme noktasının eklediğiniz resmin hemen sağında belirmesi için ilk etiketi tıklatın; artık, alan eklemeye hazırsınız.

GösterYer tutucu alanlarını ekleme

Posta etiketleriniz için, ana etiket belgenize büyük olasılıkla yalnızca tek bir alan eklemeniz gerekecektir: Adres Bloğu alanı.

 Not   Posta barkodu veya elektronik pul ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, Ayrıca Bkz. altında bir bağlantıyı tıklatın.

Bu noktada, birkaç saniyenizi ayırıp Mektup Adres Birleştirme görev bölmesine bakın. Etiketlerinizi düzenleyin altındaki bağlantı listesine dikkat edin. Bu bağlantılardan biri tıklatıldığında ana etiket belgenize bir alan eklenir. Ayrıca, görev bölmesinde üzerinde Tüm etiketleri güncelleştir yazan büyük düğmenin bulunduğu Etiketleri çoğalt adlı bölüme dikkat edin.

Yer tutucu alanlarını ekleme

  1. Ekleme noktasının, ilk etikette, adres alanı eklemek istediğiniz konumda bulunduğundan emin olun. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Adres Bloğu'nu tıklatın. Etikette herhangi bir örnek adres metni varsa, bu metni seçin.
  2. Adres Bloğu Ekle iletişim kutusunda, adres bloğunda bulunmasını istediğiniz öğeler için tercihlerinizi yapın. Alanları Eşleştir'i tıklatın.

Alanları Eşleştir iletişim kutusunda, adres bloğu öğeleri solda listelenir ve veri dosyanızdan alınan kategoriler (sütun başlıkları) sağda listelenir.

Veri dosyanızdan alınan adreslerin etiketlerinizde düzgün olarak görüntülenmesi için, önem verdiğiniz her adres bloğu öğesinin veri dosyanızdaki bir sütun ile eşleşmesi gerekir. Bazı öğelerin sağında sütun adı yerine (eşleşmedi) ifadesi gösteriliyorsa, (eşleşmedi) yazan kutudaki oku tıklatın ve sonra da, ekrana gelen listeden doğru sütun adını tıklatın.

  1. Eşleştirmeyi bitirdiğinizde, Tamam'ı tıklatın ve sonra yine Tamam'ı tıklatın.

Etiketinizin üzerinde «Adres Bloğu» alanı görüntülenir.

  1. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde, Etiketleri çoğalt öğesinin altında Tüm etiketleri güncelleştir'i tıklatın.

«Adres Bloğu» alanı (ve eklediyseniz resim) tüm diğer etiketlere otomatik olarak çoğaltılır. Etiketlerinizi önizleme ile görüntülemeye hazır olursunuz.

4. Adım: Birleştirilen etiketleri önizleme ve birleştirmeyi tamamlama

(Bu bilgiler, bir sonraki gösteride ele alınmaktadır).

Sonraki gösteri

Mektup Adres Birleştirme görev bölmesinin en altında bulunan Sonraki: Etiketlerinizin önizlemesine bakın öğesini tıklattığınızda, veri dosyasından alınan bilgiler etiketlerdeki yer tutucu alanlarının yerine geçer. Adreslerin düzgün olarak görüntülenip görüntülenmediğini hemen görebilirsiniz. Ayrıca, etiketler arasında sayfa atlamak için görev bölmesindeki çift oklu düğmeleri tıklatabilir veya belirli bir etiket belirtmek için Alıcı bul komutunu tıklatabilirsiniz.

Mektup Adres Birleştirme görev bölmesi, Önizleme adımı

 Not   Sayfaları geçerek etiketleri önizlerken, ekrandaki görüntüler yanıltıcı olabilir. Diyelim ki, sayfanın sol üst köşesindeki ilk etiketten işe başlıyorsunuz. Sağ çift oklu düğmeyi tıklattığınızda, sayfanın sağ kenarındaki etikete ulaşana kadar sayfada yatay olarak ilerlersiniz. Daha sonra, bir satır aşağı inip sayfanın sol kenarındaki etikete geçer ve bu şekilde devam edersiniz. Bununla birlikte, ekranda, şu an önizlemesini gördüğünüz etiket her zaman sayfanın sol üst köşesindeymiş gibi görünür. Bu yalnızca bir önizleme kolaylığıdır. Etiketler aslında sayfanın genelinde kaydırılmamış veya bunun gibi bir durum olmamıştır.

Düzeltilmesi gerekebilecek bazı öğeler

  • Eksik adres öğeleri    Bir adresin tüm öğelerini göremiyorsanız, veri dosyanızdaki bir sütun başlığını adres bloğundan bir öğe ile eşleştirmeniz gerekebilir. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinin en altındaki Önceki bağlantısını tıklatın. İlk etiketin içinde «Adres Bloğu» alanını sağ tıklatın ve sonra da kısayol menüsünden Adres Bloğunu Düzenle'yi tıklatın. Adres Bloğu Ekle iletişim kutusunda, Alanları Eşleştir'i tıklatın. Alanları Eşleştir iletişim kutusunda, soldaki listeden kullandığınız her öğenin sağdaki bir sütun başlığıyla eşleştiğinden emin olun. Herhangi önemli bir öğenin karşısında (eşleşmedi) ifadesi görülürse, (eşleşmedi) yazan kutudaki oku tıklatın ve sonra da ekrana gelen listeden doğru sütun adını tıklatın. Tamam'ı tıklatın ve sonra yine Tamam'ı tıklatın.
  • İstenmeyen alıcılar    Bu postalamaya eklenmesini istemediğiniz bazı alıcılar için etiket oluşturulmuşsa, Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Alıcı listesini düzenle'yi tıklatıp Adres Mektup Birleştirme iletişim kutusunu açın ve sonra da, alıcı listesine filtre uygulayın.
  • Eksik alıcılar    Etiketlere, veri dosyanızdaki kayıtların (satırlar) yalnızca belirli bir alt kümesi birleştirilmişse, Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Alıcı listesini düzenle'yi tıklatıp Adres Mektup Birleştirme iletişim kutusunu açın. Alıcı listesine yanlışlıkla filtre uygulamadığınızdan emin olun. Filtre uygulamak istemediğiniz her kategori için sütun başlığındaki oku tıklatın ve sonra da, listeden (Tümü) öğesini tıklatın. Alıcı listesine herhangi bir şekilde filtre uygulamadıysanız, doğru şekilde düzenlendiğinden emin olmak için veri dosyanızı denetleyin.
  • Etiketlerin çoğu boş    İçinde adres yazan tek bir etiket görüyorsanız ve diğer etiketler boş ise, ana etiket belgenizde içeriği düzenlerken muhtemelen küçük bir adımı unutmuşsunuz demektir. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinin en altında, Önceki: Etiketlerinizi düzenleyin öğesini tıklatın. İlk etikete eklediğiniz alanları sayfadaki tüm diğer etiketlere kopyalamak için, görev bölmesinde, Etiketleri çoğalt altında Tüm etiketleri güncelleştir'i tıklatın. Daha sonra, önizleme adımına geri dönmek için Sonraki: Etiketlerinizin önizlemesine bakın bağlantısını tıklatın.

Etiketlerinizin görünümünden memnun kaldığınızda, Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinin en altında Sonraki: Birleştirmeyi tamamla bağlantısını tıklatın.

5. Adım: Etiket yazdırma


İşlemin Birleştirmeyi tamamla adımında, etiketlerinizi yazdırmaya hazır olursunuz. İki seçeneğiniz vardır. Aşağıdakileri yapabilirsiniz:

  • Etiketleri yazdırmak için, Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Yazdır'ı tıklatın.

Bu işlemi, önizlemelerden memnun kaldığınızda ve etiketleri son haliyle yazdırmaya hazır olduğunuzda yapın.

  • Birleştirilen tüm etiketlerin içinde bulunduğu yeni bir belge oluşturmak için Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Kişisel etiketleri düzenle'yi tıklatın.

Bu işlemi, etiketleri son haliyle yazdırmadan önce daha ayrıntılı olarak gözden geçirmek veya belirli etiketlerde özel değişiklikler yapmak isterseniz uygulayın. Etiketlerden memnun kaldığınızda, doğrudan bu belgeden yazdırabilirsiniz.

GösterEtiket yazdırma

  1. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Yazdır komutunu tıklattığınızda, Yazıcıya Birleştir iletişim kutusu açılır. Üç seçeneğiniz vardır:
    • Tümü     Birleştirilen etiket kümesinin tamamını yazdırmak isterseniz bu seçeneği tıklatın.
    • Geçerli     Yalnızca o an ekranda görülen sayfadaki etiketleri yazdırmak için bu seçeneği tıklatın.
    • Kaynak...Hedef     Bir etiket aralığını yazdırmak için bu seçeneği tıklatın. Bu aralık, istediğiniz sayıda sayfayı kapsayan herhangi bir aralık olabilir.

Buradaki püf noktası, Kaynak ve Hedef kutularına kayıt numaralarını yazmanız gerektiğidir. İlk etiket sayfasının sol üst köşesindeki ilk etiket 1. kayıttır. 2. kayıt ilk etiketin sağındaki etikettir ve sayfanın sağ kenarına ulaşana kadar böyle devam eder. Daha sonra, bir satır alta geçer ve sayfanın sol kenarına geri gidersiniz. Örneğin, sayfanın enine üç sütun ve sayfanın altına doğru 10 satır etiket içeren etiket kağıtlarıyla çalışıyorsanız, bir sayfa için kayıt sayısı da bu şekilde olur:

Bir etiket kağıdı için kayıt sayıları

  1. Yazdırmak istediğiniz etiketleri seçtiğinizde Tamam'ı tıklatın.
  2. Yazdır iletişim kutusunda yazıcınızı ve diğer seçenekleri belirtin.

Etiket kağıtlarınızın yazıcıyı beslemeye hazır olduğundan ve uygun kağıt kaynağını (örneğin, etiket kağıtlarını içeren tepsi) seçtiğinizden emin olun. Ayrıca, yazıcınızın kağıtların yalnızca bir yüzüne yazdıracak şekilde ayarlandığından emin olun. Kağıt kaynağı genellikle, Yazdır iletişim kutusunda Özellikler tıklatılarak belirtilir.

  1. Tamam'ı tıklatın.

GösterYeni etiket belgesi oluşturma ve sonra etiketleri yazdırma

  1. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesinde Kişisel etiketleri düzenle komutunu tıklattığınızda, Belgeye Birleştir iletişim kutusu açılır. Üç seçeneğiniz vardır:
    • Tümü     Birleştirilen etiket kümesinin tamamını içeren yeni bir belge oluşturmak isterseniz bu seçeneği tıklatın.
    • Geçerli     Yalnızca o an ekranda görülen sayfadaki etiketleri içeren yeni bir belge oluşturmak için bu seçeneği tıklatın.
    • Kaynak...Hedef     Bir etiket aralığı içeren yeni belge oluşturmak için bu seçeneği tıklatın. Bu aralık, istediğiniz sayıda sayfayı kapsayan herhangi bir aralık olabilir.

Buradaki püf noktası, Kaynak ve Hedef kutularına kayıt numaralarını yazmanız gerektiğidir. İlk etiket sayfasının sol üst köşesindeki ilk etiket 1. kayıttır. 2. kayıt ilk etiketin sağındaki etikettir ve sayfanın sağ kenarına ulaşana kadar böyle devam eder. Daha sonra, bir satır alta geçer ve sayfanın sol kenarına geri gidersiniz. Örneğin, sayfanın enine üç sütun ve sayfanın altına doğru 10 satır etiket içeren etiket kağıtlarıyla çalışıyorsanız, bir sayfa için kayıt sayısı da bu şekilde olur:

Bir etiket kağıdı için kayıt sayıları

  1. Yeni belgenin içermesini istediğiniz etiketleri seçtiğinizde Tamam'ı tıklatın.

Seçtiğiniz etiketleri içeren yeni bir belge açılır. Her etiket sayfası yeni belgedeki bir bölümdür. Bu, etiketlerin yazdırılma biçimini etkilemeyecektir.

  1. Yazdır iletişim kutusunda yazıcınızı ve diğer seçenekleri belirtin.

Etiket kağıtlarınızın yazıcıyı beslemeye hazır olduğundan ve uygun kağıt kaynağını (örneğin, etiket kağıtlarını içeren tepsi) seçtiğinizden emin olun. Ayrıca, yazıcınızın kağıtların yalnızca bir yüzüne yazdıracak şekilde ayarlandığından emin olun. Kağıt kaynağı ve yazdırma tercihleri genellikle, Yazdır iletişim kutusunda Özellikler tıklatılarak belirtilir.

  1. Tamam'ı tıklatın.

Yazdırırken karşılaşabileceğiniz bazı sorunlar

  • Bilgiler yerine alanlar yazdırılıyor    Yazdırılan etiketlerinizde alanlara ilişkin değerler yerine alanları görüyorsanız («Adres Bloğu» gibi), bir ayarı değiştirmeniz gerekebilir. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklatın. Yazdır sekmesinde, Belge ile birlikte altında, Alan Kodları onay kutusunun temizlendiğinden emin olun.
  • Yazdırılan sonuçlar önizlemeyle uyuşmuyor    Yazdırılan sonuç önizlemede gördüklerinizle eşleşmiyorsa, büyük olasılıkla tarihi geçmiş veya bozuk bir yazıcı sürücüsü kullanıyorsunuz demektir. Yazıcı üreticinizin Web sitesinden en son yazıcı sürücülerini yükleyebilirsiniz.

Ana etiket belgesini kapatmadan önce

Ana etiket belgesini ayarlama ve bu belgeyi bir posta listesi veri dosyasına bağlamaya yönelik olarak tüm güçlükleri aşmış bulunuyorsunuz. Ana etiket belgesini kaydederek, harcadığınız emeği koruyabilir ve bir dahaki sefere gereksiniminiz olduğunda etiket kümesi oluşturmayı kolaylaştırıp hızlandırabilirsiniz. Ana etiket belgesini kaydettiğinizde, belgenin bağlantısını veri dosyasına kaydetmiş olursunuz.

Belgeyi bir sonraki açışınızda, veri dosyasından alınan bilgilerin belgeye yerleştirileceğini belirten bir ileti göreceksiniz. Devam etmek için Evet'i tıklatın. Veri dosyanız olarak Outlook Kişiler listesi kullandıysanız, Kişi Listesi Seç iletişim kutusu da göreceksiniz. Başlangıçta bağlandığınız Kişiler listesi klasörünü seçin ve Tamam'ı tıklatın. Araçlar menüsünde, Mektuplar ve Postalar'ın üzerine gelin ve sonra Adres Mektup Birleştirme'yi tıklatın. Adres Mektup Birleştirme görev bölmesi, bağlanmak istediğiniz veri dosyasını seçebileceğiniz Alıcıları seçin adımında açılır.

  • Herhangi bir filtre veya sıralama uygulamadan aynı veri dosyasını kullanmak isterseniz, Sonraki: Etiketlerinizi düzenleyin bağlantısını tıklatmanız ve adres mektup birleştirme işlemine devam etmeniz yeterlidir.
  • Yeni bir etiket kümesi oluşturmak için, veri dosyasındaki alıcı listesine filtre uygulamak veya sıralama yapmak isterseniz, Alıcı listesini düzenle'yi tıklatın.
  • Farklı bir veri dosyasından alınan alıcı bilgilerini birleştirmek isterseniz, Farklı bir liste seçin'i tıklatın.

Etiketlerinizi çok daha keyifli oluşturmanız dileğiyle,

Connie, Yanıt Kutusu gözlemcisi

Yazar hakkında

Microsoft Office Kullanıcı Yardımı ekibinin yazarı Connie Miller, Word Yanıt Kutusu'nun dikkatine gönderilen soruları alır ve yanıtlar. Size yanıt verebileceğimiz sorularınızı ayrıntılı olarak iletmek için, görüşlerinizi bize gönderin.

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Word 2003