Gelen e-postaya giriş

Windows SharePoint Services 3.0'te, site sahibi olarak gelen e-posta özelliğini sitelerinizle tümleştirebilirsiniz. Bu yeni özellik ekiplere SharePoint listelerindeki ve kitaplıklarındaki e-posta iletilerini biriktirme olanağı sağlar; böylelikle site üyeleri, diğer ekip üyelerine gönderdikleri e-postaları SharePoint sitesini açmadan ve e-postayla gönderilen içeriği yüklemeden arşivleyebilirler. Windows SharePoint Services 3.0 'teki çoğu liste veya kitaplık türü benzersiz bir e-posta adresine atanabilir. Site üyeleri, e-posta gönderirken e-posta istemci uygulamalarının Kime veya Bilgi kutusuna söz konusu listelerin e-posta adreslerini ekleyebilir veya diğer site üyelerinin e-posta adreslerinin yanı sıra e-postayı bu listelerin e-posta adreslerini içeren bir dağıtım listesine de gönderebilirler.

E-posta desteği Web uygulama düzeyinde Yönetim Merkezi'nde etkinleştirilir. Bu düzeyde etkinleştirildiğinde, e-posta desteği varsayılan olarak site koleksiyon düzeyinde de etkinleştirilir, ancak bir üst düzey site sahibi tarafından site koleksiyon düzeyinde devre dışı bırakılabilir. Bir e-posta etkin site koleksiyonunda oluşturulan tüm yeni siteler aynı zamanda e-posta etkin özelliğine sahiptir. Bir alt site için oluşturduğunuz listelerden herhangi bir varsayılan olarak e-posta etkin özelliğine sahip olup olmadığı alt siteyi oluştururken yaptığınız seçimlere bağlıdır. Bir liste oluşturma izni olan herhangi biri bir e-posta etkin sitesinde liste oluştururken liste için e-posta adresi de seçebilir.

 Not   Üst düzey site sahibi olarak, Site Ayarları sayfasında Site Koleksiyon Yönetimi öğesinin altındaki E-posta bağlantısını tıklatarak, tüm site koleksiyonundaki gelen e-postaları etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz. Web uygulama düzeyinde e-posta desteği devre dışı bırakılırsa, E-posta bağlantısı, sayfanın en üstündeki Site Ayarları sayfasında görüntülenmez.

Gelen e-posta, Yönetim Merkezi'nde ve site koleksiyon düzeyinde etkinleştirildikten sonra, sitenizde bulunan aşağıdaki liste ve kitaplık türleri için e-posta desteğini etkinleştirebilir ve yapılandırabilirsiniz: belge kitaplıklarını, resim kitaplıklarını, form kitaplıklarını, duyurular listesini, takvim listelerini, web günlüklerini ve tartışma panoları. Toplantı Çalışma Alanı sitelerinde bulunan listelere e-posta göndererek içerik ekleyemeyeceğinizi unutmayın.

Bu makalede


Gelen e-postalara ait gerçek örnekler

Ekipler, daha etkin ve verimli şekilde iletişim kurmak için gelen e-postadan yararlanmaktadır. Ekiplerin iletişimlerini geliştirmek için SharePoint sitesiyle birlikte gelen e-postayı nasıl kullanıldıklarına dair birkaç örnek:

Ekibe ait e-postayı arşivleme    Yeni bir ekibe katıldıktan sonra, site üyesi siteyi açar ve hem üyelerden gelen doğrudan postaları hem de Microsoft Office Outlook gibi bir e-posta istemcisi tarafından tartışma panosuna gönderilen içeriğin bulunduğu en son tartışmaları görür. Site üyesi aynı zamanda ekiple ilgili en önemli sorunları ve görevleri tanımlar ve tüm önemli konuların arkasındaki esas sorunu öğrenmek için tartışmalarda ilgili bağlantıları izler.

Bir site üyesi e-posta iletisini yanıtladığından ve yanıtına listenin e-posta adresini eklediğinde, söz konusu yanıt tartışma panosunda arşivlenir ve arşivlenen özgün iletiyle ilişkilendirilir. Bu, arşivlenen bilgileri SharePoint sitesinde görüntüleyen site üyelerine belirli bir e-posta zinciriyle ilgili bu bilgileri ilişkilendirmelerini sağlar.

Topluluk oluşturma     Site sahibi, bir şirketteki bisiklet sürücüleri topluluğu için yeni bir dağıtım listesi oluşturuyor. Bir kullanıcı şirket ana sayfasında geziniyor ve topluluğa ait bağlantıyı tıklatıyor. Kullanıcı, dağıtım listesi için bir ad, SharePoint topluluk sitesi için tanım ve topluluğun önde gelen üyelerinin listesini soran bir sihirbazı tıklatır. Ardından, kullanıcı yeni bir topluluk sitesine gönderilir.

Merkezi bilgi değişimi oluşturma     Bir site üyesi şirket ana portal sitesindeki topluluk bölümüne gider ve bir soru sormak için site arama özelliğini kullanır. Bisiklet sürücüleri topluluğu için bir saniyeden az bir sürede bir ziyaretçi görüntülenir. Site üyesi yanıtta verilen bağlantıyı tıklatır ve topluluk sitesinin ana sayfasına yönlendirilir. Bu sayfada sıkça sorulan soruların yanı sıra bisikletçilerin bir listesi de bulunmaktadır. Bisikletçilerin hiçbiri yakın olmadığından, site sahibi yerel bisikletçilerle ilgili olarak topluluğa bir e-posta gönderir. Topluluk üyesi, e-postayı yakın bir çevrede bulunan bir bisikletçiyle ilgili bilgileri vererek yanıtlar.

Teknik yardım alma veya önerme     Site üyesi ana siteye gider, teknik desteği sıralayan dizini bulur ve yeni bir e-posta iletisi oluşturmak için bağlantıyı tıklatır. İletiyi gönderdikten sonra, site üyesi teknik yardım isteğinin durumunu görüntülemek için kullanılan bir takip numarası alır. Site üyesi otomatik olarak teknik yardım isteğiyle ilgili olarak abone yapılır, böylece üye istekle ilgili değişikliklerden her zaman haberdar olabilir. İstek formda verilen bilgilere dayanılarak en kısa zamanda doğru kişiye yönlendirildiğinde site üyesi yanıtı hızlı bir şekilde alır. Bu senaryoyu tam olarak uygulamak için gerekli olan özel kod. Windows SharePoint Services 3.0 otomatik takip numaraları veya bir formdaki bilgilere dayanan ileti yönlendirmesi sunmaz

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Yeni site oluşturma adımları

Bir e-posta etkin site koleksiyonunda oluşturulan tüm alt siteler aynı zamanda otomatik olarak e-posta etkin özelliğine sahiptir. Site oluşturma sırasında varolan bir grubu kullanmayı seçerseniz, üst sitenin (varsa) dağıtım listesi yeni siteyle ilişkilendirilir.

 Not   Dağıtım listeleri SharePoint Dizin Yönetim Hizmeti, Yönetim Merkezi'nde etkinleştirildiğinde kullanılabilir.

Site oluşturma sırasında varolan bir grubu kullanma yerine yeni bir grup oluşturmayı seçerseniz, Windows SharePoint Services 3.0 aşağıdaki eylemleri gerçekleştirir:

  • SharePoint Dizin Yönetim Hizmeti, Yönetim Merkezi'nde etkinleştirildiğinde, bir e-posta dağıtım listesi oluşturabilir ve yeni liste için e-posta adresi belirtebilirsiniz.
  • Yeni gruba eklediğiniz tüm site üyeleri ekip sitesinde "Üyelere adında bir gruba eklenir. SharePoint Dizin Yönetim Hizmeti, Yönetim Merkezi'nde etkinleştirildiğinde, söz konusu site üyeleri otomatik olarak "Üyeler" grubuyla eşit kılınan bir dağıtım listesine eklenir, böylelikle bir yerde yapılan değişiklikler otomatik olarak diğer yerde eşitlenmektedir.
  • SharePoint Dizin Yönetim Hizmeti, Yönetim Merkezi'nde etkinleştirildiğinde, ekip sitesinin tartışma panosu ve takvim e-posta etkin özelliğine sahip olur ve otomatik olarak e-posta adreslerine eklenir. Bu e-posta adresleri otomatik olarak ekip dağıtım listesine eklenir.

 Not   Varsayılan olarak, bu ili listeye ait e-posta adresleri aşağıdaki formda olacaktır: GrupAdres.tartışmaları ve GrupAdres.takvimi.

Dağıtım listesindeki tartışma panosu ve takvime ait e-posta adreslerini eklediğinizde, bu dağıtım listesine gönderilen tüm e-posta ve toplantı davetleri ekip sitesinde arşivlenir.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

E-posta işleyicileri hakkında

Windows SharePoint Services 3.0 Fiili olarak herhangi bir e-posta istemcinizden SharePoint sitenizdeki bir listeye gelen e-postaları yönlendirmek için e-posta işleyicilerini kullanır. Her e-mail etkin listesi benzersiz bir e-posta adresiyle, her e-posta işleyicisi ise belirli türdeki bir listeyle ilişkilendirilir.

Windows SharePoint Services 3.0 aşağıdaki liste türleri için yerleşik bir e-posta işleyicisi sunar: tartışma panoları, duyurular, takvimler, belge kitaplıkları, resim kitaplıkları, form kitaplıkları ve web günlükleri. Bu liste türlerinden herhangi biri için e-posta desteğini etkinleştirdiğinizde, varsayılan olarak Windows SharePoint Services 3.0 tarafından sunulan e-posta işleyicileri kullanılır. E-posta işleyicileri gelen e-posta iletilerini ayrıştırır, iletilerin alan eşlemesini gerçekleştirir ve yapılandırma ayarlarına bağlı olarak iletilerin gönderildiği e-posta adresiyle ilişkilendirilen listedeki iletileri ve ekleri arşivler.

Aşağıdaki alanlar bir e-posta iletisinden listeye eşlenir: E-Posta Gönderen, E-Posta Kime, E-Posta Bilgi, E-Posta Konu, İleti gövdesi ve ekler.

 Not   Yerleşik e-posta işleyicilerinin alan eşleme yöntemini beğenmediyseniz, varsayılanların yerine özel e-posta işleyicisini kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için, bir geliştirici özel e-posta işleyicisini yazmalı ve sunucu yöneticisi bunu olay işleyici olarak dağıtmalıdır.

Bir liste için e-posta desteğini etkinleştirdiğinizde ve yapılandırdığınızda, site sahibi çok sayıda seçeneği işaretleyebilir. Örneğin, orijinal e-posta iletisinin bir .eml dosyası olarak arşivlenip arşivlenmeyeceğini, eklerin arşivlenip arşivlenmeyeceğini, toplantı davetlerinin yapılandırmakta olduğunuz listede arşivlenip arşivlenmeyeceğini seçebilirsiniz. Mevcut seçenekler liste türüne göre değişmektedir.

Güvenlikle ilgili dikkat edilmesi gereken konular

Belirli bir liste ve kitaplıktaki e-posta güvenlik ayarlarını yapılandırırken bu işlem için, yalnızca listeye yazabilen kullanıcıları veya e-postayı listeye arşivleyen herhangi bir kullanıcıya izin verebilirsiniz. Tüm gönderenlere ait e-postanın arşivlenmesi herkese (kimliği doğrulanmamış kullanıcılar da dahil) listenize veya kitaplığınıza yazmasına olanak tanır. Olası bir güvenlik riskinden dolayı bu seçeneği dikkatlice düşündükten sonra vermelisiniz.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

E-postaları başka bir sunucu aracılığıyla yönlendirme

Gelen e-posta sunucu adresi Yönetim Merkezi'nde yapılandırılmış olmakla birilikte gelen e-postanın başka bir e-posta sunucusu tarafından yönlendirilip yönlendirilmediğini veya doğrudan, Windows SharePoint Services 3.0 çalıştıran sunucuya gönderilip gönderilmediğini bilmek yararlı olabilir. Bu konuda tereddütleriniz varsa, merkez yöneticinizle konuşun.

E-postayı Microsoft Exchange Server gibi başka bir e-posta sunucusundan yönlendirmenin öncelikli avantajları şunlardır:

Kullanıcı kimlik doğrulaması     SMTP hizmeti, sitenize e-posta gönderen kullanıcının kimliğini doğrulamaz, ancak bir Exchange sunucusu doğrular. Sunucu yöneticisi yalnızca Exchange sunucusu üzerinden gönderilen e-postayı onaylayıp onaylamayacağını seçmek için Yönetim Merkezi'nden yararlanabilir.

İstenmeyen postalara filtre uygulama    Exchange sunucuları ilgili hedefe iletilmeden önce istenmeyen ticari e-postaları elemek için istenmeyen postalara filtre uygulama özelliğini sunar, bu durumda hedef Windows SharePoint Services 3.0 uygulaması çalıştırılan sunucudur. İstenmeyen postaları azaltmanın bir başka yöntemi ise, üzerlerine yazma izni verdiğiniz listelerdeki e-postaları arşivlemek üzere yalnızca ekip sitesinin üyelerine izin vermektir.

Virüs koruması    Exchange sunucuları Exchange sunucusu üzerinden yönlendirilen e-postalar için virüs koruma özelliği sunmaktadır.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0