Geçen yıllar boyunca kuruluşlar, belgeleri, e-posta iletilerini, videoları, anlık iletileri, Web sayfalarını ve daha birçoğunu içine alan çok büyük bir hacimde yapılandırılmamış içerik oluşturmuştur. Bu içerik çoğunlukla, kuruluşun bu değerli varlıkları daha iyi bilgi paylaşım, gelişmiş müşteri iletişimi ve artan süreç etkinliği amaçlarına yönelik olarak düzgün kullanmasını engelleyen, yönetilmeyen bir karışıklık halinde varlığını sürdürür. Microsoft'un sunduğu Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) kuruluş altyapısının anahtar bileşenlerinden biri olup, şirketlerin bu güçlüklerin üstesinden gelmesine yardım edebilir.

İyi tümleştirilmiş bir platform üzerine kurulan Microsoft ECM, Microsoft Office sistemi gibi bilindik araçlar ile tümleşimi sayesinde içerik yönetiminin kapsamını kuruluştaki her bilgi çalışanını içine alacak şekilde kolayca genişletir. Microsoft ECM çözümü işletmelerin aşağıdakileri yapmasına yardımcı olabilir:

Çok çeşitli içeriği yönetme

Microsoft tümleşik ECM çözümündeki veri yönetimi özellikleri, kuruluşların çok sayıda dosya paylaşımından ve kişisel sürücüden alınan çeşitli içeriği merkezi olarak yönetilen bir havuzda tutarlı kategoriler halinde bir araya getirmesine yardımcı olabilir. Böylece, tümleşik arama yetenekleri, kişilerin bu bilgileri bulmalarına ve paylaşmalarına yardımcı olabilir. Aynı zamanda, BT kuruluşları merkezi olarak yönetilen bu havuzdaki içeriği yetkisiz erişime karşı koruyabilir.

Otomatikleştirilmiş iş akışı gibi tümleşik işbirliği yetenekleri, kişilerin birlikte daha iyi çalışarak belgeleri daha da yapılandırılmış bir yolla oluşturmalarına, incelemelerine ve onaylamalarına yardımcı olur. Bu sayede, belgeleri paylaşmak için yalnızca e-postaya güvenmek zorunda kalmazlar. Hareket halinde çalışanlar da, ağa bağlı olmadıklarında bu belgeleri çevrimdışı kullanabilirler.

Uyumluluk gereklerini ve yasal gereksinimleri karşılama

Microsoft ECM çözümü ayrıca, kuruluşlara işle ilgili kayıtları son hallerini almış olarak depolayabilme ve koruyabilme olanağı veren tümleşik kayıt yönetim yeteneklerini içerir. Bu kayıtlara uygulanan son geçerlilik tarihi ilkeleri, kayıtların düzenlemelere veya şirketin iş ilkelerine uyacak şekilde uygun süreyle tutulmasını sağlar ve böylece, kuruluşun yasal riskini azaltır. Denetim izlemeleri, iç ve dış denetçilere kayıtların uygun şekilde tutulduğuna dair kanıt sağlar. Yasal keşif konusu belirli kayıtların imha edilmesini önlemek için bu kayıtlar beklemeye alınabilir.

Çok sayıda Web sitesini verimli bir biçimde yönetme

Tümleşik Web içeriği yönetimi yetenekleri kişilerin kullanımı kolay bir içerik yazma aracı ve yerleşik bir onay işlemi yardımıyla Web içeriği yayınlamalarına olanak sağlar. Böylece, BT personeline ağır bir yük vermeden, içeriğin zamanında Web sitelerine yüklenmesi sağlanmış olur. Ana Sayfalar ve Sayfa Düzenleri biçimindeki şablonlar tüm sayfalara tutarlı bir markalamanın uygulanmasına imkan tanıyarak, marka varlıklarının tam anlamıyla kullanılmasını sağlamaya yardımcı olur. Intranet, extranet ve Internet sitelerinin yanı sıra çok dilli sitelere yönelik tek bir dağıtım ve yönetim altyapısı, BT bölümleri açısından maliyeti ve karmaşıklığı azaltır.

İş süreçlerine akıcılık kazandırma

Microsoft ECM çözümü, içerik yönlendirmeli, ortak iş süreçleriyle ilgili görevleri otomatikleştirmek için gerekli araçları ve platformu sağlayarak, işletmelerin bu süreçlere akıcılık kazandırmalarına olanak tanır. Elektronik form çözümleri; Web siteleri, mobil aygıtlar ve Microsoft Office sistemi programları genelinde bu iş süreçlerinin girdilerinin toplanması ve geçerliliklerinin denetlenmesi için bir mekanizma sağlar. Formlar bir kez oluşturulabilir ve yönetim araçları BT'nin bu formları çok sayıda kanala kolaylıkla dağıtmasına ve bu formların kanallarda kullanımını izlemesine imkan tanır.

Bu yetenekler, Microsoft tarafında tek bir tümleşik iş üretkenlik altyapısında sağlanır. BT kuruluşu artık, çözümü yönetmek için ortak bir araç ve yöntembilim kümesine sahip olduğundan, bu altyapı BT kuruluşu üzerindeki yükü önemli ölçüde azaltır. Microsoft Office sistemi programları gibi bilindik araçlarla sıkı tümleşim, Microsoft ECM çözümünün bu yeteneklerin kapsamını kuruluştaki her bir bilgi çalışanını içine alacak şekilde kolayca genişletmesine olanak sağlar. Böylece, kuruluşlarının içerik yönetimi stratejisine katkıda bulunabilmek için bundan böyle yeni araçları öğrenmelerine veya çalışma biçimlerini değiştirmelerine gerek kalmayan kullanıcılar üzerindeki yük azalmış olur.

İş akışı özellikleri kullanıcının uyum sağlamasına yönelik engellerin azaltılmasına yardımcı olur. Daha büyük görüntüle.

Microsoft ECM'nin Yetenekleri

Microsoft ECM çözümü, yapılandırılmamış içeriğin oluşturulmasından itibaren son kullanıldığı tarihe kadar tüm kullanım ömrünü, birleştirilmiş tek bir platform üzerinde yönetmeye ilişkin yetenekler sağlar. Bu yetenekler, belge yönetimi, kayıt yönetimi, Web içeriği yönetimi ve form çözümlerini içerir.

Belge yönetimi

• Zamandan kazanma ve bilgileri kolaylıkla yeniden kullanma.  Bilgileri düzenleme, sınıflandırma, gezinti yapma ve doğru bilgileri hızla arama bakımından tutarlı bir yöntem sağlamak için, içeriği merkezi bir belge havuzunda düzenleyin ve sınıflandırın.
• Önemli bilgilerin korunmasına yardımcı olma.  Belgenin gidebileceği her yere belgeyle birlikte giden tümleşik hak yönetimi sayesinde, belgelerin korunmasını yardımcı olun. Ayrı ayrı öğeler için kullanıcı erişim hakları belirtilebilir ve nihai yayım öncesinde belgelerdeki meta verileri kaldırılabilir.
• Ortak belge oluşturmaya akıcılık kazandırma.  Yerleşik belge iş akışları sayesinde, belgeye yönelik süreçleri doğrudan Microsoft Office sistemi masaüstü programlarından başlatabilir, izleyebilir ve ortak çalışabilirsiniz. Önemli uyarılar ve görev bilgilerinin belgede görüntülenebilmesi, iş akışı adımlarının uygun şekilde izlenmesine yardımcı olur.

Kayıt yönetimi

• Yasal düzenlemelere uygunluğu artırma.  İşle ilgili kayıtların uygun biçimde elde bulundurulmasını sağlamak için, bu kayıtlara bilgi elde bulundurma, koruma ve denetleme ilkelerini uygulayın.
• İş kayıtlarının ve hayati kayıtların güvenceye alınmasına yardımcı olma.  Güvenliği geliştirilmiş bir havuz, kayıtların son haliyle kilitlenmesine yardımcı olur.
• İhtilaf durumunda kayıtların kolay bulunması.  Yasal keşif için gerekli bilgilerin etkin maliyetli bir biçimde geri alınabilmesini ve keşif gereksinimleri uyarınca bekletilebilmesini sağlayın.

Uzun süreli saklama için Kayıt Deposu. Daha büyük görüntüle.

Web içeriği yönetimi

• İçeriği hızlı ve kolay bir biçimde yazma ve yayımlama.  İş grupları, en az BT desteği alarak, kullanımı kolay yazma araçları ve tümleşik iş akışlarıyla Web içeriğini zamanında yazabilir ve yayımlayabilir.
• Web sitelerinizin her yerinde tutarlı bir görünüm ve etkiyi koruma.  Site gezintisinin ve markalamanın bir kez belirtilip, içerik yazarları tarafından yeniden kullanılabilmesini sağlamak için, onaylı ana sayfalar ve sayfa düzenleri kullanarak tutarlılığı koruyun.
• Web sitelerinizin dağıtım ve yönetim maliyetlerini düşürme.   İçeriği intranet, extranet ve Internet sitelerinde yayımlamak için tek bir çok katmanlı altyapı uygulayın.

Form çözümleri

• İş süreçlerini otomatikleştirme.  Windows Workflow Foundation'ı kullanarak elle yapılan birçok görevi otomatikleştirin. Microsoft Visual Studio 2005 ve Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gibi araçlarla yeni iş akışları oluşturun.
• Elektronik formları kullanarak bilgi toplama.  İşletmeler, Microsoft Office InfoPath 2007'yi kullanarak elektronik formlar oluşturabilir; bu formlar daha sonra Web siteleri, mobil aygıtlar ve zengin istemci uygulamaları gibi değişik kanallara dağıtılır.
• Form çözümlerini hızla dağıtma ve yönetme.  Kapalı kalma süresinin en aza inmesini sağlamaya yardımcı olmak için, form çözümlerini yan yana yükseltmeler ile hızla dağıtın. Dağıtılan tüm formların durumunu tek bir görünümde görün.

 Sayfanın Başı