Veri kaynağınızı posta birleştirme veya katalog birleştirme projenize hazırlık olarak oluşturduğunuzda veya güncelleştirdiğinizde, birleştirmek istediğiniz resim dosyalarına ait dosya adlarını veya yollarını (yol: İşletim sisteminin bir klasör veya dosyayı bulmak için kullandığı yol; örneğin, C:\Ev giderleri\\Mart.doc) eklemeniz gerekmektedir. Veri kaynağınıza gerçek resimler veya görüntüler eklemeyin.

Her birleştirme alanı için yalnızca bir tane resim birleştirebilirsiniz. Veri kaynağınızdaki her kayda ilişkin olarak birkaç resim birleştirmek istiyorsanız, kullanmak istediğiniz her resim için veri kaynağınıza kayıt başına bir sütun veya veri alanı (veri alanı: Veri kaynağındaki bir sütunun bilgilerine karşılık gelen bilgi kategorisi. Veri alanlarının adları veri kaynağının ilk satırında (başlık satırı) listelenir. "PostaKodu" ve "Soyadı" birer veri alanı adı örneğidir.) eklemeniz gerekecektir.

1. Güncelleştirmek istediğiniz bilgileri içeren veri kaynağı dosyasını açın, örneğin, Microsoft Excel çalışma sayfası.
2. Eklemek istediğiniz her resim türü için yeni bir sütun veya veri alanı oluşturun.
3. Oluşturduğunuz her resim alanı için benzersiz bir sütun başlığı veya adı yazın.

   Bu adlar posta birleştirmenizi veya katalog birleştirmenizi oluştururken seçtiğiniz birleştirme alanlarının (birleştirme alanı: Yayınınıza eklediğiniz metin veya resimler için yer tutucu. Her birleştirme alanına veri kaynağındaki bilgiler (ad, adres veya resim gibi) eklenir. Birleştirme alanını biçimlendirebilir, kopyalayabilir, taşıyabilir veya silebilirsiniz.) adları olacaktır. Her adın benzersiz olduğundan ve her alanın hangi resmi temsil ettiğini belirleyebileceğinizden emin olmalısınız.

4. Veri kaynağınızdaki kayıtların her birine ilişkin her resim alanında, aşağıdakilerden birini yapın:
   • Resim dosyalarınızı ve veri kaynağınızı aynı klasörde kaydetmeyi planlıyorsanız, ilgili resme ait dosya adını yazın. Örneğin: ilkresim.jpg.
   • Resim dosyaları veri kaynağından farklı bir klasöre konumlandırılacaksa, ilgili resme ait yolu yazın. Örneğin: C:\Documents and Settings\Kullanıcıadı\My Documents\My Pictures\Catalog Project\ilkresim.jpg.
5. Veri kaynağınıza resim bilgileri girmeyi tamamladığınızda, güncelleştirilmiş veri kaynağı dosyanızı kaydedin.

Yayınınıza resin eklemek istiyorsanız, birleştirme alanını ilk eklediğinizde Resim Olarak Ekle'yi tıklatarak bir resim dosyasını resim dosyası olarak temsil eden herhangi bir birleştirme alanı (birleştirme alanı: Yayınınıza eklediğiniz metin veya resimler için yer tutucu. Her birleştirme alanına veri kaynağındaki bilgiler (ad, adres veya resim gibi) eklenir. Birleştirme alanını biçimlendirebilir, kopyalayabilir, taşıyabilir veya silebilirsiniz.)'nı eklediğinizden emin olmalısınız. Resimler için birleştirme alanları belirlemezseniz, Microsoft Publisher resim dosyası bilgilerini veri kaynağınızdan düz metin olarak alacaktır.