Adres e-posta birleştirme işlemi oluşturma

Çoğunlukla aynı olan, ancak her biri bazı benzersiz bilgiler de içeren çok sayıda ileti göndermek istediğinizde adres e-posta birleştirmeyi kullanın. Örneğin, ayrı müşteri bölümlerini hedefleyen kişiselleştirilmiş notlar veya değişik içerik içeren ayrı ayrı özelleştirilmiş e-posta iletileri oluşturmak için adres e-posta birleştirmeyi kullanabilirsiniz. İlk 100 müşterinize göndermek üzere, yayın metninin çoğu veya tümü aynı olan, ancak her müşteri için e-posta adresi farklı olan bir ürün duyurusu oluşturmak için de adres e-posta birleştirmeyi kullanabilirsiniz.

 Not   Adres e-posta birleştirme özelliği Microsoft Office Outlook 2007 veya Microsoft Outlook Express (sürüm 5.0 veya daha sonraki bir sürüm) kullanılmasını gerektirir.

Adres e-posta birleştirmesi oluşturmak için E-posta Birleştirme görev bölmesini kullanın. Yeni veya varolan bir yayında E-posta Birleştirme görev bölmesini açmak için, Araçlar menüsünde Mektuplar ve Kataloglar öğesinin üzerine gelin ve ardından E-posta Birleştirme öğesini tıklatın.

Bu makalede


Alıcı listesi oluşturma veya alıcı listesine bağlanma

Adres e-posta birleştirme işlemi gerçekleştirmek için, yeni veya varolan bir yayını açmanız, sonra da eklemek istediğiniz benzersiz bilgileri içeren bir dosya olan veri kaynağına bağlamanız gerekir. Veri dosyası ad ve e-posta adresi listesi, ürün verileri veya resimler içerebilir. Veri dosyası, aşağıdakiler dahil çeşitli biçimlerde olabilir:

  • Microsoft Office Outlook Kişi listesi
  • Microsoft Office Excel çalışma sayfaları
  • Microsoft Office Word tabloları
  • Microsoft Office Access veritabanı tabloları
  • Sekme, virgül, noktalı virgül veya diğer ayırıcıların sütunları, paragraf sonlarının da satırları böldüğü metin dosyaları

Varolan bir listeye veya veri kaynağına bağlanabilir ya da yeni bir alıcı listesi oluşturabilirsiniz. Yalnızca birleştirme işleminizdeki bazı liste girdilerini kullanmak istiyorsanız, listenize belirli ölçütlere göre filtre uygulayabilirsiniz. Ayrıca, girdileri alfabetik sırada sıralayabilirsiniz.

 Not   Yayın sayfalarınıza resim birleştirmek istiyorsanız, veri kaynağınız birleştirmek istediğiniz resim dosyalarına ilişkin dosya adlarını veya yollarını (yol: İşletim sisteminin bir klasör veya dosyayı bulmak için kullandığı yol; örneğin, C:\Ev giderleri\\Mart.doc) içermelidir. Resim veya görüntülerin kendilerini veri kaynağınıza yerleştirmeyin.

Varolan listeyi kullanma

  1. Alıcı listesi oluştur altından, Varolan listeyi kullan ve ardından İleri: Alıcı listesi oluştur veya alıcı listesine bağlan seçeneklerini tıklatın.

Microsoft Office Publisher varsayılan olarak verileri Veri Kaynaklarım klasörüne depolar. Veri kaynağınızı bulmak için aramanız gerekebilir.

  1. Veri Kaynağı Seç iletişim kutusunda istediğiniz veri kaynağını tıklatın.
  2. öğesini tıklatın.

Seçtiğiniz veri kaynağının türüne bağlı olarak, belirli bilgiler isteyen diğer iletişim kutusu görünebilir.

Örneğin, veri kaynağınız birden çok çalışma sayfasında bulunan bilgileri içeren Microsoft Office Excel çalışma kitabıysa, istediğiniz bilgileri içeren çalışma sayfasını seçmeniz ve sonra Tamam düğmesini tıklatmanız gerekir.

Listedeki tüm kişiler, birleştirmeye katılacak alıcıların listesini filtreleyip sıralayabileceğiniz Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda görünür.

Outlook kişilerinden alıcıları seçme

  1. Alıcı listesi oluştur altından, Outlook kişilerinden seç ve ardından İleri: Alıcı listesi oluştur veya alıcı listesine bağlan seçeneklerini tıklatın.
  2. Bir posta profili seçmeniz istenirse, istediğiniz profili tıklatın ve Tamam düğmesini tıklatın.
  3. Kişileri Seç iletişim kutusunda istediğiniz kişi listesini tıklatın ve sonra Tamam düğmesini tıklatın.

Klasördeki tüm kişiler, birleştirmeye katılacak alıcıların listesini filtreleyip sıralayabileceğiniz Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda görünür.

Yeni liste yazma

Bağlanacağınız hazır bir listeniz yoksa, yeni bir liste oluşturabilirsiniz.

  1. Alıcı listesi oluştur altından, Yeni liste yaz ve ardından İleri: Alıcı listesi oluştur veya alıcı listesine bağlan seçeneklerini tıklatın.
  2. Yeni Adres Listesi iletişim kutusunda, gerekli yeni alanları ve sütun başlıklarını ekleyin.

GösterNasıl Yapılır?

Yeni Adres Listesi iletişim kutusunda, Sütunları Özelleştir öğesini tıklatıp, ardından aşağıdakilerden birini yapın:

  • Alan eklemek için, eklemek istediğiniz alanın adını tıklatın ve ardından Ekle öğesini tıklatın.
  • Bir alanı kaldırmak için, kaldırmak istediğiniz alanın adını tıklatın ve ardından Sil öğesini tıklatın.
  • Bir alanı yeniden adlandırmak için, yeniden adlandırmak istediğiniz alanın adını tıklatıp, ardından Alanı Yeniden Adlandır iletişim kutusunda, Yeni ad metin kutusuna yeni adı yazın.
  • Bir alanı listede yukarı veya aşağı taşımak için, taşımak istediğiniz alanın adını tıklatıp, ardından, istediğiniz konuma gelene kadar Yukarı Taşı veya Aşağı Taşı öğesini tıklatın.
  1. İlk girdiyle ilgili olan, alıcının e-posta adresini de içeren bilgileri ilgili alanlara yazın. Her alanı doldurmanız gerekmez.
  2. İlk girdi için bilgi girme işlemini tamamladığınızda, Yeni Giriş öğesini tıklatın.
  3. Girdi eklemeyi bitirinceye kadar 3. ve 4. adımları yineleyin ve sonra OK düğmesini tıklatın.
  4. Adres Listesini Kaydet iletişim kutusundaki Dosya adı kutusuna adres listesine ilişkin bir ad yazın ve ardından listenin kaydedilmesi için bir klasör seçin.

Varsayılan olarak, Microsoft Office Publisher adres listesini Veri Kaynaklarım klasörüne kaydeder. Adres listesini burada saklamak iyi bir yöntemdir, çünkü bu klasör Publisher'ın veri kaynakları için baktığı varsayılan klasördür.

Yeni listenizdeki tüm kişiler, birleştirmeye katılacak alıcıların listesini filtreleyip sıralayabileceğiniz Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda görünür.

Alıcıları seçme

Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda, birleştirmeye dahil etmek istediğiniz alıcıları seçebilirsiniz. Dahil etmek istediğiniz her alıcının yanındaki onay kutusunu seçin, istemediğinizin yanındaki onay kutusunu temizleyin.

GösterListedeki tüm girdileri seçme veya temizleme

  • Başlık satırındaki onay kutusunu seçin veya temizleyin.

Birleştirme işleminizde yalnızca bazı liste girdilerini kullanmak istiyorsanız, listenize belli bir alana veya ölçüte göre filtre uygulayabilirsiniz. Listeye filtre uyguladıktan sonra, kayıtları dahil etmek veya çıkarmak için onay kutularını kullanabilirsiniz.

GösterListedeki girdilere filtre uygulama

  1. Filtre uygulamak istediğiniz öğenin sütun başlığının yanındaki oku tıklatın.
  2. Aşağıdakilerden birini tıklatın:
    • (Boş olanlar) ilgili alanın boş olduğu tüm kayıtları görüntüler.
    • (Boş olmayanlar) ilgili alanın bilgi içerdiği tüm kayıtları görüntüler.
    • (Gelişmiş), birden çok ölçüte göre filtre uygulamak için kullanabileceğiniz Filtre Uygula ve Sırala iletişim kutusunu açar. Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda Alıcı listesini iyileştir altında Filtre seçeneğini tıklatarak da Filtre Uygula ve Sırala iletişim kutusunu açabilirsiniz.

 İpucu   Veri kaynağınız, bazı alanlarda aynı bilgiler bulunan birden çok kayıt içeriyorsa ve bir sütunda 10 veya daha az benzersiz değer varsa, belli bir bilgiye göre filtre uygulayabilirsiniz. Örneğin, ülke/bölge olarak Avustralya'yı listeleyen birden çok adres varsa, Avustralya üzerinde filtre uygulayabilirsiniz.

Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusu yalnızca ölçütlerle eşleşen kayıtları görüntüler. Tüm kayıtları tekrar görüntülemek için, (Tümü) seçeneğini tıklatın.

Listenizdeki kayıtları alfabetik sırada görmek istiyorsanız, onları sıralayabilirsiniz.

GösterListedeki girdileri sıralama

  • Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda sıralamak istediğiniz öğenin sütun başlığını tıklatın.

Örneğin, listenin soyadına göre alfabetik olarak görüntülenmesini istiyorsanız Soyadı sütun başlığını tıklatın.

  • Birden çok ölçüt kullanarak sıralamak için, Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda Alıcı listesini iyileştir altında Sırala seçeneğini tıklatın. Filtre Uygula ve Sırala iletişim kutusunda, sıralamak istediğiniz ölçütleri seçin.

E-posta Birleştirme görev bölmesine dönmek için Tamam düğmesini tıklatın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Yayınınızı hazırlama

Adres e-posta birleştirme, her kopyada aynı olan bilgileri içeren bir iletiyi ve her kopyada benzersiz olan bilgiler için de bir veya daha çok yer tutucuyu birleştirir. Yayınınızı oluşturduktan sonra, selamlama gibi adres e-posta birleştirme yayınınızın her kopyasında görünmesini istediğiniz diğer metinleri ve alıcıların adları gibi benzersiz bilgiler için yer tutucuları ekleyin.

Şimdiye kadar yapmadıysanız, bir metin kutusu ekleyin, adres e-posta birleştirme yayınınızın her sürümünde görünmesini istediğiniz metni yazın ve benzersiz bilgiler için yer tutucuları ekleyin.

Metin kutusu ekleme

  1. Nesneler araç çubuğunda Metin Kutusu öğesini Düğme resmi tıklatın.
  2. Yayınınızda, metin kutusunun köşelerinden birinin görünmesini istediğiniz yerin üzerine gelin, sonra da metin kutusu istediğiniz kutu boyutuna ulaşıncaya kadar çapraz eksende sürükleyin.

Her sürümde olmasını istediğiniz metni ekleme

  • Metin kutusunun içini tıklatın ve her adres e-posta birleştirme yayınınızda görünmesini istediğiniz metni yazın.

Yayınınıza veri alanları ekleme

  1. Adres e-posta birleştirme yayınınızda, veri alanı (veri alanı: Veri kaynağındaki bir bilgi sütununa dek gelen bilgi kategorisi. Her veri alanının adı veri kaynağının ilk satırında (başlık satırı) sıralanır. "PostaKodu" ve "SoyAd" birer veri alanı adı örneğidir.) eklemek istediğiniz metin kutusunun içini tıklatın.
  2. Aşağıdakilerden herhangi birini ekleyin:

GösterAdres alanları

E-posta Birleştirme görev bölmesinde (Yayınınızı hazırlayın), Yayınınızı hazırlayın altındaki listeden, eklenmesini istediğiniz alanı onun için oluşturduğunuz metin kutusunun içine sürükleyin.

 Notlar 

  • Ek öğeler altında Adres alanları öğesini de tıklatabilir ve ardından, Adres Alanı Ekle iletişim kutusunda, eklemek istediğiniz her adres öğesini tıklatabilirsiniz.
  • Veri kaynağınızdaki veri alanlarının adları Publisher'ın adres alanları için kullandığı alan adlarıyla eşleşmiyorsa, Adres Alanı Ekle iletişim kutusundaki Alanları Eşleştir öğesini tıklatmanız gerekir. Alanları Eşleştir iletişim kutusunda, veri kaynağınızdaki Publisher alanlarına karşılık gelen alanları seçmek için açılan listeleri kullanın.

GösterKişiselleştirilmiş köprü

  1. E-posta Birleştirme görev bölmesinde (Yayınınızı hazırlayın), Ek öğeler altında Kişiselleştirilmiş köprü ekle öğesini tıklatın.
  2. Kişiselleştirilmiş Köprü Ekle iletişim kutusunda, görüntülenmesini istediğiniz metni ve alıcıların, köprüyü tıklattıklarında gitmelerini istediğiniz Web sitesinin adresini yazın.
  3. Ekrandaki metne bir veri alanı eklemek isterseniz, ekran metni kutusunda veri alanını eklemek istediğiniz yeri tıklatın ve ardından, sağdaki listede, eklemek istediğiniz veri alanını tıklatın.

 Not   Bir veri alanı eklerseniz, eklenen veri alanına karşılık gelen boş girdiler için bir yedek ekran metni ve Web adresi belirtebilirsiniz. Gereken şekilde Boş girdiler için varsayılan metni kullan ve Boş girdiler için varsayılan köprüyü kullan onay kutularını seçin ve yedek metin ve Web adresini yazın.

GösterResim alanı

  1. E-posta Birleştirme görev bölmesinde (Yayınınızı hazırlayın), Ek öğeler altında Resim alanı öğesini tıklatın.
  2. Resim Alanı Ekle iletişim kutusunda, eklemek istediğiniz resim dosyası adı listesine karşılık gelen alanı tıklatın.

GösterSelamlama satırı

  1. E-posta Birleştirme görev bölmesinde (Yayınınızı hazırlayın), Ek öğeler altında Selamlama satırı öğesini tıklatın.
  2. Selamlama Satırı Ekle iletişim kutusunda bir selamlama satırı biçimini seçin. Her selamlama satırı biçimi, selamlamayı, ad biçimini ve izleyen noktalama işaretlerini içerir.
  3. Publisher'ın bir alıcının adını yorumlayamaması durumunda görünmesini istediğiniz metni seçin (örneğin, veri kaynağının alıcı bölümünde herhangi bir ad veya soyadı yoksa, ancak yalnızca şirket adı varsa).

 Not   Veri kaynağınızdaki veri alanlarının adları Publisher uygulamasının selamlama satırı için kullandığı alanların adlarıyla eşleşmiyorsa, Selamlama Satırı Ekle iletişim kutusundaki Alanları Eşleştir öğesini tıklatmanız gerekebilir. Alanları Eşleştir iletişim kutusunda, veri kaynağınızdaki Publisher alanlarına karşılık gelen alanları seçmek için açılan listeleri kullanın.

Veri alanlarını biçimlendirme

İsterseniz, birleştirilmiş verilerin görünümünü değiştirmek için veri alanlarına ve eklediğiniz başka herhangi metne (örneğin, Merhaba gibi bir selamlama veya Sevgili gibi bir hitap) metin biçimlendirmeleri uygulayabilirsiniz. Birleştirilen verileri biçimlendirmek için adres e-posta birleştirme yayınınızdaki veri alanlarını biçimlendirmelisiniz.

  1. Adres e-posta birleştirme yayınınızda biçimlendirmek istediğiniz bilgiyi içeren alanı seçin.
  2. Biçim menüsünde Yazı Tipi öğesini tıklatın ve sonra istediğiniz seçenekleri seçin.

Yayınınızdaki veri alanlarındaki alıcı verilerinin önizlemesine bakma

Artık, birleştirilmiş veri alanlarda gerçek veriler görüntülendiğinde yayınınızın nasıl görüneceğini izleyebilirsiniz.

  1. Yayınınızın önizlemesine bakmak için, aşağıdakilerden birini yapın:
    • Girdileri, birleştirilmiş yayınınızda görüntülenecekleri sırayla önizlemek için, E-posta Birleştirme görev bölmesinde Alıcı önizlemesi altındaki gezinti düğmelerini Düğme görüntüsü Düğme görüntüsü tıklatın.

Veri kaynağınızın ilk kaydındaki bilgiler veri alanlarını doldurur. Veri kaynağı girdilerinizi yayınınızın sayfalarında düzenleyemezsiniz, ancak veri alanlarını orada biçimlendirebilir, taşıyabilir veya silebilirsiniz.

  • Veri kaynağındaki belli bir girdiyi bulmak ve önizlemek için Alıcı bul öğesini tıklatın ve sonra Giriş Bul iletişim kutusuna arama ölçütünü girin.
  1. Gerekiyorsa, alıcı listenizde değişiklik yapın. Aşağıdakilerden birini yapın:
    • Birleştirmeden belli bir alıcıyı çıkarmak için Bu alıcıya gönderme öğesini tıklatın.
    • Alıcı listesini değiştirmek için Alıcı listesini düzenle öğesini tıklatın ve sonra Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda değişikliklerinizi yapın.
  2. Adres e-posta birleştirme yayınınızı tamamladıktan ve tüm birleştirme alanlarını ekledikten sonra, Dosya menüsünde Farklı Kaydet öğesini tıklatın. Dosya adı kutusunda yayınınız için bir ad yazın ve sonra Kaydet öğesini tıklatın.
  3. İleri: Birleştirilmiş yayınlar oluştur seçeneğini tıklatın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Birleştirilmiş yayını oluşturma

E-posta Birleştirme görev bölmesinde, E-posta Birleştirme Çıkışı Seç altında, şunları yapabilirsiniz:

  • Birleştirilmiş yayınınızı e-posta iletisi olarak gönderme.
  • Birleştirilmiş yayınınızın önizlemesine bakma (tüm sürümleri göndermeden önce nasıl görüneceğine bakmak ve olası sorunları gidermek için).

Birleştirilmiş yayınınızın önizlemesine bakma

  1. E-Posta önizleme öğesini tıklatın.
  2. Her e-posta iletisini, gönderildiğinde görüntüleneceği şekilde önizlemek için İleri ve Geri düğmelerini tıklatın.

 Not   Tasarım Denetleyicisi, adres e-posta birleştirme işleminizin başarıyla tamamlanmasını engelleyebilecek sorunlar bulursa, E-posta Birleştirme görev bölmesinde E-Posta önizleme altında size bilgi verilir. Olası sorunları görüntülemek ve çözümlemek için Tasarım Denetleyicisi öğesini tıklatın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Birleştirilmiş yayınınızı gönderme

  1. E-posta gönder seçeneğini tıklatın.
  2. E-postayla Birleştir iletişim kutusunda, Kime açılan listesinden alıcı alanını seçin. Çoğu durumda E-posta Adresi seçeneği, adres e-posta birleştirme için uygundur.
  3. Konu altında, konu satırını yazın. Eklenecek öğeler altında, konu satırına eklemek istediğiniz veri alanlarını tıklatın.
  4. Bilgi veya Gizli alıcıları veya ileti ekleri gibi diğer seçenekleri belirtmek için Seçenekler öğesini tıklatın.
  5. Gönder öğesini tıklatın.

E-postanın gönderildiği veya gönderilmediği alıcıların listesini görüntüleyerek posta işlemini onaylayabilmeniz için Birleştirilmiş E-posta İletileri Gönder iletişim kutusu açılır.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Birleştirmeyi iptal etme

Birleştirilmiş e-posta iletilerinizi göndermeden önce herhangi bir zamanda, e-posta birleştirme yayınının veri kaynağıyla bağlantısını kesmek için bir birleştirmeyi iptal edebilirsiniz.

  1. Araçlar menüsünden, Mektuplar ve Kataloglar komutunun üzerine gelin ve Adres Mektup Birleştirmeyi İptal Et seçeneğini tıklatın.
  2. Birleştirmeyi iptal etmek isteyip istemediğiniz sorulduğunda Evet düğmesini tıklatın.

Yayının veri kaynağıyla bağlantısı kesilir.

 Not   Bir adres e-posta birleştirmeyi iptal ederseniz, bazı veri alanları metne dönüştürülürken, adres blokları, adres alanları ve selamlama satırları etkin veri alanları olarak kalır.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Publisher 2007