Microsoft Office Project'i kullanarak, projenizin temel maliyet (maliyet: Görev, kaynak veya atama ya da tüm projenin zamanlanan toplam maliyeti. Bazen geçerli maliyet de denir. Project'te temel maliyetlere genellikle "bütçe" denir.) bilgilerini tahmin edebilir ve izleyebilirsiniz. Çeşitli maliyet türleri kullanabilirsiniz ve proje ilerledikçe Project bu maliyetleri sizin için hesaplar.
Bu makalede
Project'te hangi maliyet türleri kullanılabilir?
Maliyetler proje zamanlaması ve denetiminin önemli bir yönüdür. Project çeşitli maliyet türleri sağlar. Project'i kullanarak aşağıdaki maliyet türlerini girebilir ve izleyebilirsiniz:
- Fiyat tabanlı maliyet; kaynak (kaynak: Projedeki görevleri tamamlamak için kullanılan kişi, araç ve malzeme.) için belirtilen ücretler (ödeme fiyatı: Saat başına kaynak maliyeti. Project iki tür ödeme fiyatı içerir: standart fiyat ve fazla mesai fiyatı.) ve bu kaynak tarafından gerçekleştirilen çalışma (çalışma: Görevlerde, görevi tamamlamak için gereken toplam çalışma. Atamalarda, kaynağa atanan çalışma miktarı. Kaynaklarda, kaynağın atandığı tüm görevlerdeki toplam çalışma miktarı. Çalışma, görev süresinden farklıdır.) miktarı temelinde hesaplanan maliyet.
- Kullanım başına maliyet (kullanım başına maliyet: Kaynak kullanımı için belirlenmiş, bir değişkenin yerine geçebilecek veya üzerine eklenebilecek ücret. Çalışma kaynakları için kaynağın her kullanılışında kullanım başına maliyet tahakkuk edilir. Malzeme kaynakları için kullanım başına maliyet bir kere tahakkuk edilir.); kaynağın her kullanılışında veya kaynağın atandığı her görevin (görev: Başlangıcı ve bitişi olan etkinlik. Proje planları görevlerden oluşur.) tamamlanışında tahakkuk ettirilen maliyet.
- Sabit maliyet (sabit maliyet: Görev süresinden veya kaynak tarafından gerçekleştirilen çalışmadan bağımsız olarak sabit kalan görev maliyetleri.); kaynak için değil görev için ayarlanan maliyet. Sabit maliyet, görevin süresi (süre: Görevi tamamlamak için gereken toplam etkin çalışma zamanı yayılımı. Bu genellikle proje ve kaynak takvimlerinde belirtildiği şekilde, görevin başlangıcından bitişine kadar olan çalışma süresidir.) veya kaynağın görevi yerine getirmek için yaptığı çalışma ne olursa olsun değişmez.
- Maliyet kaynağı (gider kaynakları: Bir görevdeki iş miktarına veya görevin süresine bağlı olmayan kaynaklar (uçak parası veya konaklama gibi).); görevi ait maliyetleri bir kerede veya düzenli olarak tahakkuk ettirmenize olanak tanıyan kaynak. Maliyet kaynakları uçak biletlerini ve konaklamayı içerebilir. Bu, görev başına bir kerelik maliyetin tipik bir örneğidir ancak görevin süresi boyunca bu maliyet için birkaç ayrı giriş yapılabilir.
- Bütçe kaynağı (bütçe kaynağı: Proje için para, çalışma veya malzeme birimlerini harcarken en yüksek kapasiteyi yakalayan kaynak. Bütçeler, proje özet görevine bir bütçe kaynağı atama yoluyla yalnızca proje düzeyinde uygulanabilir.); projeye bir bütün olarak uygulanan kaynak. Bütçe kaynakları, proje için harcanabilecek para, çalışma veya malzemelere ilişkin en yüksek kapasiteyi temsil eder. Öte yandan bu, projenin bütçesini aşamayacağı anlamına gelmez. Bütçe kaynağı daha çok, planladığınız rakamları devam etmekte olan maliyetlerinizle karşılaştırmak ve böylece projenizin mali durumunu izlemek için size bir yol sağlar.
Notlar
Sayfanın Başı
Nasıl bütçe oluşturabilirsiniz ve bütçeye göre maliyetleri nasıl izleyebilirsiniz?
Bütçeler, aşağıdan yukarıya (aşağıdan yukarıya tahmin: Görev, kaynak ve proje maliyet toplamlarının tek tek çalışma öğelerinin veya kaynakların temel maliyetlerinden hesaplanmasına yönelik bir tahmin yöntemi.) veya yukarıdan aşağıya (yukarıdan aşağıya tahmin: Geçerli projenin maliyet toplamları tahmininde daha önceki benzer bir projenin fiili maliyetlerini temel olarak kullanan bir tahmin yöntemi. Projeyle ilgili sınırlı bilgiye sahip olunduğunda genellikle bu yöntem kullanılır.) tahmin yöntemi kullanılarak iki yönden birinde oluşturulabilir ve izlenebilir. Microsoft Office Project her iki yöntemi de destekler.
Aşağıdan yukarıya yöntemini kullanarak bütçe oluşturma
Aşağıdan yukarıya yaklaşımında, kaynaklar için temel fiyatlar veya kullanım başına maliyetler ve tek tek görevler (görev: Başlangıcı ve bitişi olan etkinlik. Proje planları görevlerden oluşur.) için maliyet kaynakları (gider kaynakları: Bir görevdeki iş miktarına veya görevin süresine bağlı olmayan kaynaklar (uçak parası veya konaklama gibi).) tahmini yapılır. Microsoft Office Project kaynaklar, görevler ve projenin tamamı için maliyet toplamlarını hesaplar. Bu yöntem (aşağıdan yukarıya tahmin (aşağıdan yukarıya tahmin: Görev, kaynak ve proje maliyet toplamlarının tek tek çalışma öğelerinin veya kaynakların temel maliyetlerinden hesaplanmasına yönelik bir tahmin yöntemi.) olarak da bilinir) güvenilir ve isabetli sonuçlar üretmeye yardımcı olur.
Microsoft Office Project'te aşağıdan yukarıya bir bütçe oluşturduğunuzda:
- Önce, ücretleri, kullanım başına maliyetleri, sabit maliyetleri ve maliyet kaynaklarını girersiniz.
- Sonra, her görev için tahmini çalışmayı veya süreyi girersiniz.
- Son olarak, kaynakları görevlere atarsınız.
Not Bütçe kaynakları yukarıdan aşağıya planlama için daha uygundur. Bunlar yalnızca proje özet görevine (özet görev: Alt görevlerden oluşan ve bu alt görevleri özetleyen görev. Özet görev oluşturmak için anahat özelliğini kullanın. Project, alt görevlerdeki bilgileri kullanarak özet görev bilgilerini [süre ve maliyet gibi] otomatik olarak belirler.) bir bütçe kaynağı (bütçe kaynağı: Proje için para, çalışma veya malzeme birimlerini harcarken en yüksek kapasiteyi yakalayan kaynak. Bütçeler, proje özet görevine bir bütçe kaynağı atama yoluyla yalnızca proje düzeyinde uygulanabilir.) atamak yoluyla proje düzeyinde uygulanabilir.
Bundan sonra Microsoft Office Project projedeki tüm görevleri tamamlamanın toplam tahmini maliyetlerini hesaplar. Bu toplam bütçenizle uyumlu değilse, ücretleri, kaynak atamalarını ayarlamalı ve benzeri düzenlemeler yapmalısınız.
Tahmini maliyetlerinizi düzenledikten sonra bir temel plan (temel plan: Projedeki ilerlemeyi izlemek üzere kullanılan özgün proje planları; proje başına en fazla 11 tane olabilir. Temel plan, temeli kaydettiğiniz andaki zamanlamanızın görüntüsüdür ve görevler, kaynaklar ve atamalar hakkında bilgi içerir.) kaydederek projenin bütçesini hazırlayabilirsiniz.
Bütçe hazır olduktan sonra, fiili harcamaları planladığınız harcama miktarlarıyla karşılaştırabilir ve bütçeyi aşmamak için gereken ayarlamaları yapabilirsiniz. Çoğu durumda, tek yapmanız gereken her görevin fiili maliyet miktarlarını girmektir. Microsoft Office Project, projenin ilerlemesine göre görevin maliyetini hesaplar. Gerekirse, belirli maliyetler de girebilirsiniz.
Not İzleme amacıyla maliyet toplamlarını üç yoldan biriyle görebilirsiniz: Proje Bilgileri iletişim kutusu, Proje görünümleri (özellikle Görev Kullanımı ve kaynak Kullanımı görünümleri) ya da raporda. Görsel Raporlar kullanarak bu maliyet bilgilerini başka programlara, örneğin Microsoft Office Excel 2007 ve Microsoft Office Visio 2007'ye de verebilirsiniz.
Yukarıdan aşağıya yöntemini kullanarak bütçe oluşturma
Bütçe tahmini için yukarıdan aşağıya yaklaşımında, bir bütün olarak kaynak, görev ve proje maliyeti toplamları daha önceki benzer proje deneyimlerine dayalı olarak tahmin edilir. Projeye harcayabileceğiniz sabit bir miktar paranız varsa, yukarıdan aşağıya yöntemi diğerine göre daha tercih edilir bir yöntemdir.
Projeniz için yukarıdan aşağıya bir bütçe oluşturduğunuzda:
Sayfanın Başı
Fiyat tabanlı maliyetler nelerdir ve nasıl hesaplanır?
Fiyat tabanlı kaynak maliyetleri, çoğunlukla saat temelinde değerlendirilen standart ve (uygunsa) fazla mesai fiyatları (fazla mesai: Atanan kaynağın normal çalışma saatlerinin dışına taşacak şekilde zamanlanan ve fazla mesai fiyatından gider olarak kaydedilen atamayla ilgili çalışma miktarı. Fazla mesai, atamada fazla mesai olarak belirtilen çalışma miktarını belirtir.) atadığınız kişiler veya kiralık donanım gibi çalışma kaynaklarının (çalışma kaynağı: Görevdeki çalışmayı gerçekleştiren kişiler ve donatım. Çalışma kaynakları görevleri gerçekleştirmek için zaman [saat veya gün] tüketirler.) maliyetleridir. Göreve kaynak atadığınızda, Microsoft Office Project belirtilen kaynak fiyatları ve görevi yerine getirmek için gereken zaman (veya süre (süre: Görevi tamamlamak için gereken toplam etkin çalışma zamanı yayılımı. Bu genellikle proje ve kaynak takvimlerinde belirtildiği şekilde, görevin başlangıcından bitişine kadar olan çalışma süresidir.)) bilgilerini kullanarak toplam kaynak maliyetini hesaplar.
Not Varsayılan olarak, Microsoft Office Project görevi tamamlamak için kullanılan çalışma miktarının tamamına ilişkin maliyetleri hesaplamak için standart kaynak fiyatlarını kullanır. Microsoft Office Project ek saatleri otomatik olarak fazla mesai çalışması olarak hesaplamaz; ek saatleri fazla mesai olarak atamanız gerekir.
Çalışma her zaman tamamlanan toplam çalışma miktarını temsil ettiğinden, fazla mesai çalışması miktarı toplam çalışma miktarına eklenmez; bu miktarın içindedir. Örneğin, bir kişinin dört gün boyunca her gün 8 saat normal çalışma ve 2 saat de fazla mesai çalışması olmak üzere toplam 40 saat çalışacağı zamanlandıysa, günde 10 saatlik çalışma atarsınız ve sonra bu 10 saatin 2 saatini fazla mesai çalışması olarak belirlersiniz. Microsoft Office Project fazla mesai çalışması olarak belirlenen saatlerin maliyetini hesaplamak için belirlenen fazla mesai fiyatını kullanır. Kalan saatler standart ücret üzerinden hesaplanır.
Fiyat tabanlı malzeme maliyetleri, inşaat malzemeleri veya sarf malzemeleri gibi standart fiyatlar atadığınız (ancak normalde saat başına hesaplanan fiyatlar değil) tüketim malzemeleri kaynaklarının maliyetleridir. Malzeme kaynaklarına maliyet atamak için, metre fiyatı veya ton fiyatı gibi malzeme birimi başına fiyat ayarlarsınız. Malzeme kaynağını bir göreve atadığınızda, Microsoft Office Project belirtilen malzeme kaynağı fiyatını görevi tamamlamak için kullanılan malzeme birimi sayısıyla çarparak malzeme maliyeti toplamlarını hesaplar.
Maliyetler hesaplanırken, kimi zaman çalışma kaynaklarına uygulanan bir maliyet fiyatı tablosu (maliyet fiyatı tablosu: Kaynak fiyatları hakkındaki bilgiler; standart fiyat, fazla mesai fiyatı, kullanım başına maliyet ve ödeme fiyatının etkin olacağı tarih bilgilerini içerir. Her kaynak için en fazla beş farklı maliyet fiyatı tablosu oluşturabilirsiniz.) olabilir. Maliyet fiyatı tablosu, malzemeler ve çalışma kaynakları için fiyatlar ve kullanım başına maliyetler koleksiyonudur. Microsoft Office Project A ile E arasında adlandırılan beş maliyet fiyatı tablosu sağlar (adlar değiştirilemez); bu şekilde bir kaynağın ayrı çalışma türleri için ayrı fiyatları varsa, bu kaynağa en çok beş ayrı fiyat kümesi atayabilirsiniz. Örneğin, bir marangoz cilalama işine iskelet hazırlamadan daha yüksek bir fiyat uyguluyorsa, cilalama işi atamasına bir maliyet fiyatı tablosu ve iskelet hazırlama atamasına başka bir maliyeti fiyatı tablosu uygulayabilirsiniz.
Maliyet fiyatı tablolarının her birinde, gelecekte uygulanacak fiyat değişikliklerini (ücret artışları veya malzeme maliyeti değişiklikleri gibi) girmek için kullanabileceğiniz en çok 25 satır bulunur. Her fiyat değişikliği için, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihi belirtirsiniz. Örneğin, kaynağın ücretine altı ayda bir zam yapılacağını biliyorsanız, Microsoft Office Project'i o tarihte otomatik olarak yeni fiyat kullanılacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Not Microsoft Office Project Professional 2003'ü kullanıyor ve kurumsal kaynaklarla (kurumsal kaynaklar: Kuruluşun tüm kaynaklarının listesinde yer alan kaynaklar. Kurumsal kaynaklar projeler arasında paylaştırılabilir.) çalışıyorsanız, kuruluşunuz fiyat tablolarına kısıtlama getirmeyi seçebilir. Örneğin, kuruluşunuzda fiyat tablosu A faturalanan fiyatlara ve tablo B de faturalanmayan fiyatlara ayrılmış olabilir. Daha fazla bilgi için yöneticinize (yönetici: Kullanıcı hesaplarını kurar ve yönetir, izinleri atar ve kullanıcıların ağ veya sunucu erişimi sorunlarının çözümlenmesine yardımcı olur. Bu kişi Project Professional ve Project Server içindeki çeşitli öğeleri de yönetip özelleştirebilir.) başvurun.
Sayfanın Başı
Kullanım başına maliyetler nelerdir ve nasıl hesaplanır?
Kullanım başına maliyetler, donanım gibi bir kaynağın bir kerelik kullanım fiyatlarıdır. Kullanım başına maliyetlerde hiçbir zaman yapılan çalışma hesaplanmaz. Bunun yerine, bu maliyetler kaynak her kullanıldığında tahakkuk ettirilen tek seferlik maliyetlerdir. Çalışma kaynağının kullanım başına maliyeti kullanılan atama birimlerinin (atama birimleri: Göreve atanan çalışma kaynağının zaman yüzdesi veya birimleri.) sayısına bağlı olsa da, maliyet kaynağı için kullanım başına maliyet tek bir kez uygulanır. Örneğin, duvarcı ustasının kullanım başına maliyeti 100 YTL ise (saat ücreti kullanılmıyorsa) ve görevin tamamlanması için üç duvarcı ustası gerekiyorsa, maliyet 300 YTL olur. Öte yandan, çimento gibi bir malzeme kaynağının teslim maliyeti 100 YTL olduğunda, ister 10 ton ister 100 ton çimento teslim edilsin, bu maliyet teslim başına yalnızca bir kez uygulanır.
Not Kullanım başına maliyetler Kaynak Bilgileri iletişim kutusunun Maliyetler sekmesinde ayarlanır.
Sayfanın Başı
Sabit maliyetler nelerdir ve nasıl hesaplanır?
Sabit maliyetler, görevin görev süresine, kaynak tarafından yerine getirilen çalışmanın miktarına ve atama birimlerinin sayısına bakılmaksızın sabit kalan maliyetleridir.
Not Görev planlanandan daha uzun sürdüğünde fiyat tabanlı kaynak maliyeti artabilir ancak sabit maliyet artmaz. Örneğin, marangoz fiyat tabanlı bir kaynaksa (yani, marangoza saat ücreti ödeniyorsa) ve görevi beş günde tamamlaması planlandığı halde bu yedi gün sürerse, marangoza bütçelenenden daha çok ücret ödenir. Öte yandan marangoza çalışma için sabit bir maliyet ödeniyorsa, görevin tamamlanması ne kadar sürerse sürsün maliyet aynı kalır.
Fiyat tabanlı kaynak maliyetlerinin de atandığı bir göreve sabit maliyetler atayabilirsiniz. Örneğin, göreve atanmış fiyat tabanlı bir kaynak seyahat maliyetleri de tahakkuk ettiriyorsa, seyahat maliyetlerini aynı göreve sabit miktar olarak ekleyebilirsiniz. Sabit maliyetler hem proje aşamalarının (özet görevlerde (özet görev: Alt görevlerden oluşan ve bu alt görevleri özetleyen görev. Özet görev oluşturmak için anahat özelliğini kullanın. Project, alt görevlerdeki bilgileri kullanarak özet görev bilgilerini [süre ve maliyet gibi] otomatik olarak belirler.)) hem de proje tamamının maliyet toplamlarına eklenir.
Not Görev görünümlerinden birinde (Gantt Grafiği gibi) sabit maliyetleri ayarlamak için, uygun Maliyet fiyatı tablosunu uygular ve sonra Sabit Maliyet alanında maliyet miktarının ayarlarsınız.
Sayfanın Başı
Maliyet kaynakları nelerdir ve nasıl hesaplanır?
Sabit maliyetlerden ve kullanım başına maliyetlerden farklı olarak, maliyet kaynakları (konaklama veya uçak bileti gibi) bir kaynak türü olarak oluşturulur ve sonra göreve atanır. Çalışma kaynaklarından farklı olarak maliyet kaynaklarına bir takvim uygulanamaz; bu nedenle, bunlar görevin zamanlamasını etkilemez. Maliyet kaynaklarının miktarı, görevde yapılan çalışmanın miktarına bağımlı değildir.
Maliyet kaynakları, tek bir göreve, görevde yapılan çalışmanın miktarına göre değişmeyen, ayrı ayrı birden çok maliyet uygulamak istediğinizde kullanılır. Örneğin, yeni bir proje teklifi üzerinde çalışan bir yöneticinin kendisine uygulanan üç ayrı maliyet kaynağı olabilir: biri uçak biletleri, biri yemek masrafları ve biri de otel odası harcamaları için. Bu şekilde, tek bir göreve birkaç "sabit" maliyet uygulanabilir. Çalışma kaynaklarından ve malzeme kaynaklarından farklı olarak, maliyet kaynaklarına maliyet fiyatları uygulanamaz.
Not Maliyet kaynakları Kaynak Sayfası'nda oluşturulur. (Kaynak Bilgileri iletişim kutusunun Genel sekmesindeki Tür listesinde Maliyet'i tıklatın.) Maliyet kaynağını oluşturduktan sonra, bunları gerektiğinde görevlere atayabilirsiniz. Maliyet kaynağı göreve atandıktan sonra, söz konusu görevin Görev Bilgileri iletişim kutusunu, Atama Bilgileri iletişim kutusunu veya bir Maliyet tablosunun uygulanmış olduğu Görev Kullanımı görünümünü kullanarak maliyet miktarını ayarlayabilirsiniz.
Sayfanın Başı
Nakit akışını nasıl düzenleyebilirsiniz?
Görevlere ve kaynaklara maliyet atarken, maliyetlerin ne zaman tahakkuk ettirileceğini (tahakkuk yöntemi: Kaynak maliyetlerinin oluşacağı ve fiili maliyetlerin projeye gider olarak kaydedileceği zamanı belirler. Maliyetleri görevin başlangıç [Başlangıç] veya bitişinde [Bitiş] ya da proje süresince eşit dağıtarak [Eşit Dağıtılmış] oluşturabilirsiniz.) belirtebilirsiniz. Projenizde nakit akışı önemli bir etkense, tek tek görevler için maliyetlerin nasıl tahakkuk ettirileceğini değiştirmek, böylece bu maliyetlerin ancak bunları ödeyecek yeterli fonunuz olduğunda tahakkuk ettirilmesini sağlamak isteyebilirsiniz.
Her zaman görevin başlangıcında tahakkuk ettirilen kullanım başına maliyetler dışında, Microsoft Office Project varsayılan olarak maliyetleri eşit dağıtır ve maliyet tahakkukunu görevin tüm süresine dağıtarak tamamlanan görev yüzdesi temelinde tahakkuku hesaplar. Bununla birlikte, maliyetlerin görevin başlangıcında (başlangıçta toptan ödeyeceğiniz bir miktar varsa) veya görevin sonunda (çalışma tamamlanana kadar ödemeyi tutuyorsanız) tahakkuk ettirilmesini de sağlayabilirsiniz.
Not Tahakkuk yöntemi, maliyetin türüne bağlı olarak çeşitli yollarla ayarlanabilir. Kaynak türlerinin çoğunda (çalışma, malzeme ve kaynak maliyetleriyle kullanım başına maliyetler de içinde olmak üzere), tahakkuk yöntemini Kaynak Bilgileri iletişim kutusunun Maliyet sekmesinde ayarlarsınız. Sabit maliyetler için, tahakkuk yöntemini Sabit Maliyet Tahakkuku alanını kullanarak ayarlarsınız.
Sayfanın Başı