Outlook Takvim'deki bir zaman bölümünü tıklatarak, basılı bir düzenleyicide olduğu gibi yazmaya başlayabilirsiniz. Yeni ara renkler sayesinde geçerli günü ve saati kolayca görebilirsiniz. Günün saati yalnızca Gün ve Çalışma Haftası görünümlerinde renkle vurgulanır. Zamanı geldiğinde randevu, toplantı veya olayları size anımsatmak üzere sesler veya iletiler ayarlayabilir, öğeleri bir bakışta tanıyabilmenizi sağlayacak biçimde renklendirebilirsiniz.

Takvim'inizde bir zaman seçin, randevuyu oluşturun ve davet edeceğiniz insanları seçin. Outlook, kişilerin serbest oldukları en yakın zamanı bulmanıza yardım edecektir. Toplantı notu davetlilere e-posta yoluyla gönderildiğinde, her birinin Gelen Kutusu'na bir toplantı isteği ulaşır. Toplantı isteğini açtıklarında, Outlook kendilerine bu toplantının Takvim'lerindeki başka bir toplantı ile çakışıp çakışmadığını bildirir, bundan sonra davetli tek bir düğmeyi tıklatarak isteği kabul edebilir, belirsiz şekilde kabul edebilir veya reddedebilir. Toplantı düzenleyicisi olarak izin verdiyseniz davetliler farklı bir toplantı zamanı önerebilirler. Toplantıyı düzenleyici olarak açtığınızda kabul edenleri, reddedenleri veya farklı bir toplantı zamanı önerenleri görebilirsiniz.

Bir grup kişiye veya kaynaklara ait zamanlamaları aynı anda gösteren takvimler oluşturabilirsiniz. Örneğin, toplantıları daha etkin ve çabuk bir biçimde zamanlamak için, bölümünüzdeki tüm kişilerin veya binanızdaki toplantı odaları gibi tüm kaynakların planlamalarını görüntüleyebilirsiniz.

Temsilci erişimi özelliği ile bir kişi başka birinin Takvim'ini kolayca yönetmek için kendi Outlook kopyasını kullanabilir. Örneğin, bir yönetici yardımcısı yöneticinin Takvim'ini yönetebilir. Yardımcı, yönetici tarafından temsilci olarak atanmışsa, yönetici adına randevuları oluşturup, taşıyabilir veya silebilir, bunun yanı sıra toplantı da oluşturabilir.