Tümünü Göster

Tümünü Gizle

Bu makalede, Gelen Kutusu konumunuzdaki etkinlikleri güncel tutmak ve düzenli kalmak için kuralların ne olduğu ve bu kuralları nasıl kullanabileceğiniz açıklanmaktadır.

• Kurallar iletileri yönetmenize nasıl yardımcı olur

• Şablondan kural oluşturma

• Sıfırdan kural oluşturma

• İletiden kural oluşturma

• Kuralı düzenli, ancak her zaman olmayacak biçimde çalıştırma

• Sunucu tabanlı kurallar ve salt istemci kuralları

• Teslim bilgileri, oylama yanıtları ve işyeri dışında bildirimleri

• Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler

• Dağıtım listeleri

• İletileri kuruluşunuzun dışına iletme

Kurallar iletileri yönetmenize nasıl yardımcı olur

Kural, kuralın içinde belirttiğiniz koşulları karşılayan iletinin gelmesi veya gönderilmesinde Microsoft Office Outlook uygulamasının otomatik olarak gerçekleştirdiği eylemdir. Kurallar ve Uyarılar Sihirbazı kullanarak birçok koşul ve eylem seçebilirsiniz. Kurallar okunmuş iletilerde değil, yalnızca okunmamış olanlarda geçerlidir.

Kurallar iki genel kategoriye ayrılır: düzenleme ve bildirim. Kurallar ve Uyarılar Sihirbazı en yaygın kullanılan kuralların şablonlarını içerir.

• Düzenli kal  Bunlar, iletileri dosyalamanıza ve izlemenize yardımcı olan kurallardır. Belirli bir göndericiden, gelen iletiler için kural oluşturabilirsiniz; örneğin, Can Etikan'dan gelen,Konu satırında "satış" sözcüğü geçen iletilere izlenmek üzere bayrak atanacak, Satış kategorisine konacak ve Can'ın Satışları klasörüne taşınacak biçiminde kural oluşturabilirsiniz.
• Güncel kal  Bunlar, belirli bir ileti aldığınızda bazı yollardan sizi bilgilendiren kurallardır. Örneğin ailenizden birinden ileti aldığınızda cep telefonunuza otomatik olarak bir uyarı gönderecek bir kural oluşturabilirsiniz.
• Boş bir kuraldan başla  Bunlar, sıfırdan oluşturduğunuz kurallardır.



Şkl. 2  Kurallar ve Uyarılar Sihirbazı'nda şablon diye adlandırılan, önceden tanımlanmış bazı kurallar vardır.

Özel Durumlar

İletiye izleme eyleme için bayrak eklenmesi veya yüksek önemde işaretlenmesi gibi durumlar için kurallarınıza özel durumlar ekleyebilirsiniz. Belirlediğiniz özel durumlardan herhangi biri gerçekleştiğinde bile kural iletiye uygulanmaz.

 Sayfanın Başı

Şablondan kural oluşturma

1. Gezinti Bölmesi'nde (Gezinti Bölmesi: Outlook penceresinin sol tarafında yer alan, Kısayollar veya Posta gibi bölmeler içeren ve her bölmesinde kısayollar ve klasörler bulunan sütun. İçerdiği öğelerin görüntülenmesini istediğiniz klasörü tıklatın.) Posta öğesini tıklatın.
2. Araçlar menüsünden Kurallar ve Uyarılar seçeneğini tıklatın.
3. Birden çok e-posta hesabınız varsa, Değişiklikleri bu klasöre uygula listesinde istediğiniz Gelen Kutusu seçeneğini belirleyin.
4. Yeni Kural öğesini tıklatın.
5. 1. Adım: Bir şablon seçin altında, Düzenli Kal veya Güncel Kal şablon topluluğundan istediğiniz şablonu seçin.
6. Adım 2: Kural tanımını düzenle altında altı çizili bir değer seçin. Örneğin, kişi veya dağıtım listesi bağlantısını tıklatırsanız Adres Defteri açılır.
7. 1. Adım: Koşulları seçin altında, kuralın uygulanması için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.
8. Adım 2: Kural tanımını düzenle altında, daha önce yapmadıysanız altı çizili bir değeri, ardından da İleri düğmesini tıklatın.
9. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.
10. Adım 2: Kural tanımını düzenlealtında, daha önce yapmadıysanız altı çizili bir değeri, ardından da İleri düğmesini tıklatın.
11. Adım 1: İfadeleri seç altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri düğmesini tıklatın.
12. Kural oluşturmayı bitirmek için kural için bir ad girip istediğiniz diğer seçenekleri belirleyin.
    • Bu kuralı klasörlerinizden birinde zaten varolan iletiler için çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı şimdi "klasör" klasöründeki iletilerde çalıştır onay kutusunu seçin.
    • Bu kuralı tüm e-posta hesaplarınızda ve her hesapla ilişkili Gelen Kutusu'nda çalıştırmak için, Tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.
13. Son düğmesini tıklatın.

 Sayfanın Başı

Sıfırdan kural oluşturma

Kendi koşullarınızı, eylemlerinizi ve özel durumlarınızı seçerek kural oluşturmak için şunları yapın:

1. Gezinti Bölmesi'nde (Gezinti Bölmesi: Outlook penceresinin sol tarafında yer alan, Kısayollar veya Posta gibi bölmeler içeren ve her bölmesinde kısayollar ve klasörler bulunan sütun. İçerdiği öğelerin görüntülenmesini istediğiniz klasörü tıklatın.) Posta öğesini tıklatın.
2. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar seçeneğini tıklatın.
3. Birden çok e-posta hesabınız varsa, Değişiklikleri bu klasöre uygula listesinde istediğiniz Gelen Kutusu seçeneğini belirleyin.
4. Yeni Kural öğesini tıklatın.
5. Boş bir kuraldan başla altında Ulaştığında iletileri denetle veya Gönderdikten sonra iletileri denetle seçeneğini belirleyip İleri düğmesini tıklatın.
6. 1. Adım: Koşulları seçin altında, uygulanacak kural için iletilerin uymasını istediğiniz koşulları seçin.
7. Adım 2: Kural tanımını düzenlealtında, daha önce yapmadıysanız altı çizili bir değeri, ardından da İleri düğmesini tıklatın.
8. 1. Adım: Eylemleri seçin altında, belirtilen koşullara uyulduğunda kuralın gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi seçin.
9. Adım 2: Kural tanımını düzenlealtında, daha önce yapmadıysanız altı çizili bir değeri, ardından da İleri düğmesini tıklatın.
10. Adım 1: İfadeleri seç altında, kuralla ilişkili özel durumları seçip İleri düğmesini tıklatın.
11. Kural oluşturmayı bitirmek için kural için bir ad girip istediğiniz diğer seçenekleri belirleyin.
    • Bu kuralı klasörlerinizden birinde varolan iletilerde çalıştırmak istiyorsanız, Bu kuralı şimdi "klasör" klasöründeki iletilerde çalıştır onay kutusunu seçin.
    • Bu kuralı tüm e-posta hesaplarınızda ve her hesapla ilişkili Gelen Kutusu konumunda çalıştırmak için, Tüm hesaplarda bu kuralı oluştur onay kutusunu seçin.
12. Son seçeneğini tıklatın.

 Sayfanın Başı

İletiden kural oluşturma

Kuralı doğrudan bir iletiden oluşturabilirsiniz. Örneğin, belirli bir kişiden gelen iletileri belirli bir klasöre taşımak için kural oluşturabilirsiniz.

1. Kuralın temel almasını istediğiniz iletiyi sağ tıklatın ve sonra kısayol menüsünden Kural Oluştur seçeneğini tıklatın.

   Kural Oluştur iletişim kutusunda, seçtiğiniz iletiye ait bilgilerle zaten doldurulmuş olan seçenekler için onay kutularını seçin.

2. Öğeyi klasöre taşı onay kutusunu seçin.
3. İletileri depolamak için varolan bir klasörü veya yeni bir klasör oluşturmak için Yeni seçeneğini tıklatın.
4. Kurala daha fazla koşul, eylem veya özel durum eklemek için Gelişmiş Seçenekler seçeneğini tıklatıp Kurallar ve Uyarılar Sihirbazı'ndaki diğer yönergeleri izleyin.

   İpucu   Kuralı oluşturur oluşturmaz çalıştırmak için Kurallar ve Uyarılar Sihirbazı'nın son sayfasındaki Bu klasörü şimdi "klasör" klasöründeki iletilerde çalıştır onay kutusunu seçin.

   Gelen Kutusu konumunuzdaki veya seçtiğiniz herhangi bir klasörde yer alan, kuralla ilişkili koşullara ve özel durumlara uyan tüm iletiler belirtilen klasöre taşınır. Yeni kuralınızı sınamak için yeni klasörünüzü açın. Doğru iletiler taşınmış mı?

 Sayfanın Başı

Kuralı düzenli, ancak her zaman olmayacak biçimde çalıştırma

Kuralı düzenli, ancak her zaman olmayacak biçimde çalıştırmak istiyorsanız, aşağıdakileri yapın:

1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar seçeneğini tıklatın.
2. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, kuralın yanındaki onay kutusunu temizleyerek kuralı kapatın.
3. Kuralları Şimdi Çalıştır seçeneğini tıklatın.
4. Kuralları Şimdi Çalıştır iletişim kutusunda, Çalıştırılacak kuralları seçin altında çalıştırmak istediğiniz kuralın yanındaki onay kutusunu seçin.
5. Kuralı uygulamak istediğiniz klasörü seçin.
6. Kuralı uygulamak istediğiniz ileti kategorisini seçin.

   Örneğin, kuralı yalnızca bir klasördeki okunmamış iletiler için uygulayabilirsiniz.

7. Şimdi Çalıştır öğesini tıklatın.

 Sayfanın Başı

Sunucu tabanlı kurallar ve salt istemci kuralları

Sunucu tabanlı kurallar  Microsoft Exchange hesabınız varsa, Outlook çalışmadığında bile sunucu kuralları iletilere uygulayabilir. Bunlar sunucu tabanlı kurallar olarak adlandırılır. Kurallar iletilere, sunucudaki Gelen Kutunuza ulaştığında uygulanacak şekilde ayarlanmalıdır ve sunucuda tamamlanabilecek nitelikte olmalıdır. Örneğin eylemde iletinin yazdırılması belirtiliyorsa kural tamamlanmak üzere sunucuda çalıştırılamaz. Kural sunucuda uygulanamıyorsa, Outlook'u başlattığınızda uygulanır.

Yalnızca istemci kuralları  "İstemci" bir kişinin bilgisayarında çalışan e-posta programıdır. Yalnızca kişinin bilgisayarlarında çalıştığından, sunucu tarafından uygulanamayan kural "yalnızca istemci kuralıdır". Kural listenizde hem sunucuda uygulanabilecek hem de uygulanamayacak kurallar varsa, önce sunucu tabanlı kurallar, ardından yalnızca istemci kuralları uygulanır.

 Sayfanın Başı

Teslim bilgileri, oylama yanıtları ve işyeri dışında bildirimleri

Teslim bilgileri, okunda bilgileri, oylama yanıtları ve işyeri dışında bildirimleri ileti olarak kabul edilir. Örneğin Konu kutusunda "toplantı" sözcüğü bulunan öğeleri (öğe: Outlook'ta bilgi tutan (diğer programlardaki dosyalarla benzerlik gösteren) temel öğedir. Öğeler arasında e-posta iletileri, randevular, kişiler, görevler, günlük girişleri, notlar, gönderilmiş öğeler ve belgeler bulunur.) belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturduğunuzda, bu koşula uyan tüm teslim bilgileri, oylama yanıtları ve işyeri dışında iletileri de taşınır.

 Not   Bir oylama yanıtı Gelen Kutusu'ndan taşınırsa, yanıt özgün iletide otomatik olarak izlenmez.

 Sayfanın Başı

Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler

Toplantı istekleri, görev istekleri ve belgeler ileti olarak kabul edilir. Örneğin Konu kutusunda "toplantı" sözcüğü bulunan öğeleri (öğe: Outlook'ta bilgi tutan (diğer programlardaki dosyalarla benzerlik gösteren) temel öğedir. Öğeler arasında e-posta iletileri, randevular, kişiler, görevler, günlük girişleri, notlar, gönderilmiş öğeler ve belgeler bulunur.)belirli bir klasöre taşıyan bir kural oluşturduğunuzda, bu koşula uyan görev istekleri veya toplantı istekleri de taşınır. Ancak bu türde öğeleri etkileyen kurallar oluştururken aşağıdaki sınırlamaları unutmayın:

• Posta klasörü olmayan bir klasöre taşınan öğeler, taşındıktan sonra beklediğiniz şekilde çalışmayabilir. Örneğin bir ileti Takvim klasörüne taşınırsa, yeni bir randevu oluşturulur.
• Bir toplantı isteği kural kullanılarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, özgün öğe yanıtı izlemez.
• Toplantı isteği otomatik olarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşınırsa, toplantı Takvim öğesine eklenmez.
• Gönderdiğiniz iletileri etkileyen kurallar görev isteklerine veya toplantı isteklerine uygulanmaz.

 Sayfanın Başı

Dağıtım listeleri

Dağıtım listesiyle ilgili yeni bir kural, kuralı oluşturma biçiminize göre farklı davranacaktır:

• Dağıtım listesine gönderilen iletileri bir klasöre taşı  Bu kural şablonunu seçerseniz, yalnızca dağıtım listesine gönderilen iletiler belirtilen klasöre taşınır. O anda dağıtım listesinde olan kişilere ait iletiler belirtilen klasöre taşınmayacaktır.

   Not   Bu kural yalnızca Exchange hesapları için geçerlidir.

• Birisinden gelen iletileri bir klasöre taşı  Bu kural şablonunu seçerseniz, belirttiğiniz dağıtım listesi üyesi olan kişilere ait iletiler de belirtilen klasöre taşınır.

 Sayfanın Başı

İletileri kuruluşunuzun dışına iletme

Varsayılan olarakExchange kullanılan bir kuruluşta çalışıyorsanız, kuruluşunuzun dışındaki e-posta adreslerine kural kullanarak ilettiğiniz iletiler gönderilmez. Bu ayarla amaçlanan, şirket verilerinin dışarıdan öğrenilmesini önlemeye ve Exchange yöneticinizin denetimi altında kalmasına yardımcı olmaktır.

 Sayfanın Başı