Öğeleri yedeklemek veya silmek için Otomatik Arşiv kullanma

Microsoft Outlook posta kutunuz siz öğeler (öğe: Outlook'ta bilgi tutan (diğer programlardaki dosyalarla benzerlik gösteren) temel öğedir. Öğeler arasında e-posta iletileri, randevular, kişiler, görevler, günlük girişleri, notlar, gönderilmiş öğeler ve belgeler bulunur.) oluşturdukça ve aldıkça genişler. Posta kutunuzun kapladığı yeri veya kullandığınız posta sunucusundaki alanı yönetmek için, önemli ancak sık kullanılmayan eski öğeleri başka bir yerde (arşivde) depolamanız gerekebilir. Otomatik Arşiv öğeleri bir arşiv konumuna , Outlook Kişisel Klasörler dosyasına (.pst) (Kişisel Klasörler dosyası (.pst): İletilerinizi ve diğer öğelerinizi bilgisayarınızda depolayan veri dosyası. Bir .pst dosyasını e-posta iletileriniz için varsayılan teslim yeriniz olarak atayabilirsiniz. Öğeleri güvenli bir biçimde korumak üzere yedeklemek ve düzenlemek için bir .pst dosyası kullanabilirsiniz.) taşıyarak bu depolama işlemini otomatik olarak yapar. Bununla birlikte, varsayılan ayarların büyük bölümünü depolama gereksinimlerinize uygun olarak özelleştirebilirsiniz.

 Not   Posta kutunuzdaki öğeler, kuruluşunuzun alıkoyma ilkelerine ve ileti kayıtları yönetimine tabi olabilir. Bu ilkeler kullanıcının iletileri ve diğer kayıtları, kuruluş tarafından tanımlanmış belirli bir süreden daha uzun zaman alıkoyma yeteneğini kısıtlar. Bu ilkeler uygulandığında, Otomatik Arşiv ayarlarından daha önceliklidir ve Microsoft Exchange kullanacak şekilde ayarlanan Outlook profillerinden Otomatik Arşiv özelliği kaldırılır.

Ne yapmak istiyorsunuz?



Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme veya değiştirme

Otomatik Arşiv süresi sona eren, başka bir deyişle bekleme süreleri geçen öğeleri Outlook'taki özgün konumlarından bir arşiv dosyası klasörüne taşır. Ayrıca, süresi sona eren öğelerin silinmesi için seçenekler ayarlayabilirsiniz.

 Önemli   Öğeleri depolama ve silme hakkında daha fazla bilgi

  • Bir veya birden çok Otomatik Arşiv ayarını değiştirip süresi biten öğelerin silinmesini seçmediğiniz sürece, öğeler arşiv konumlarında depolanır. Öğeler arşiv konumlarından silinmez, bunları ancak arşiv konumuna taşınmadan önce otomatik olarak silmek mümkündür. Arşivlendikten sonra yalnızca el ile silinebilirler
  • Öğelerin kalıcı olarak silinmesine neden olan bir seçenek belirttiğinizde, öğeler süreleri bittiğinde otomatik olarak silinir. Arşivlenmezler. Örneğin, Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri) seçeneğini tıklatırsanız, bu seçenek Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler veya Taslaklar gibi tüm e-posta klasörlerinizde yer alan iletilerin tümünü siler. İletiler arşivlenmez.

İletiler, randevular ve görevler gibi farklı Outlook öğelerinin farklı bekleme süreleri vardır. Bu varsayılan bekleme süreleri, bunların ayarlarını el ile değiştirmediğiniz sürece değişmez.

GösterBelirli Outlook öğelerinin süre sonları hakkında bana daha fazla bilgi ver

Outlook klasörlerinin süre sonu veya silinme zamanı gelmeden önceki varsayılan bekleme süreleri şunlardır:

Klasör Bekleme süresi
Gelen Kutusu ve Taslaklar 6 ay
Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler 2 ay
Giden Kutusu 3 ay
Takvim 6 ay
Görevler 6 ay
Notlar 6 ay
Günlük 6 ay
Kişiler Süre sonu yok

 Not   Oluşturduğunuz ve Gelen Kutusu, Takvim, Görevler, Notlar veya Günlük ile aynı tür öğeleri içeren klasörlerin varsayılan bekleme süreleri de aynı şekilde 6 aydır.

Öğelerin bekleme süreleri öğe türüne göre belirlenir:

Öğe türü Bekleme süresinin başlangıcı
E-posta iletisi İletiyi aldığınız tarih/saat veya son değiştirdiğiniz ya da kaydettiğiniz zaman (hangisi daha sonraysa).
Toplantı, olay veya randevu Öğeyi son değiştirdiğiniz veya kaydettiğiniz tarih (hangisi daha sonraysa). Yinelenen öğelere Otomatik Arşiv uygulanmaz.
Görev Tamamlanma tarihi veya son değiştirilme ve kaydedilme tarihi. Tamamlanmış olarak işaretli olmayan görevler için Otomatik Arşivleme uygulanmaz. Diğer kişilere atanan görevler, yalnızca tamamlanmış olarak işaretliyseler arşivlenir.
Not Notu son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz zaman.
Günlük girdisi Günlük girdisinin oluşturulduğu veya en son değiştirildiği ve kaydedildiği tarih.
Kişi Kişiler varsayılan olarak arşivlenmez. Ancak bunları el ile arşivleyebilirsiniz.

Outlook'u ilk çalıştırışınızda, Otomatik Arşiv varsayılan olarak açıktır ve her 14 günde bir çalışır. Otomatik Arşiv'in çalışma sıklığını değiştirebilir, arşivlenen öğelerin depolanmasında kullanılacak Outlook veri dosyasını (.pst) belirtebilir ve Outlook klasörlerinizdeki öğelerin ne zaman arşivlemeye katılacağını seçebilirsiniz.

  1. Araçlar menüsünden Seçenekler'i tıklatın, sonra Diğer sekmesini tıklatın.
  2. Otomatik Arşiv seçeneğini tıklatın.

 Not   Bilgisayarınızın ayarlarına ve eklentilerine bağlı olarak, Seçenekler iletişim kutusunda farklı sekmeler görebilirsiniz.

Araçlar/Seçenekler iletişim kutusunda Otomatik Arşiv

  1. Otomatik Arşivlemeyi her n günde çalıştır onay kutusunu seçin ve sonra Otomatik Arşiv'in hangi sıklıkta çalıştırılacağını belirtin.
  2. İstediğiniz seçenekleri seçin.

GösterOtomatik Arşiv ayarları ve aşağıdaki resimde yer alan 1-9 numaralı seçenekler hakkında daha fazla bilgi edinmek için burayı tıklatın.

Çağrı 1 Otomatik Arşivle'yi x günde bir çalıştır   Otomatik Arşiv'in ne sıklıkta çalıştırılmasını istediğinizi seçin. Aynı anda çok sayıda öğenin arşivlenmesi bilgisayarınızın performansını düşürebilir. Bu nedenle, Otomatik Arşiv işlemini kısaltacak bir süre belirlemeniz iyi olabilir. Belirli bir zamanda normal olarak aldığınız öğelerin sayısını göz önünde bulundurun ve zaman çerçevesini buna göre ayarlayın. Otomatik Arşivle çalışmadan önce sor    Otomatik Arşiv Outlook öğelerinizi işlemeye başlamadan önce Outlook'un bir anımsatıcı ileti görüntülemesini istiyorsanız bu seçeneği belirtin. İletiyi gördüğünüzde Hayır'ı tıklatarak bu Otomatik Arşiv oturumunu iptal edebilirsiniz.
Çağrı 2 Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri)   Bu seçenek varsayılan olarak seçili değildir. Bekleme süreleri sona eren e-posta iletilerinin silinmesini sağlamak için seçebilirsiniz. Taslaklar ve Gelen Kutusu öğelerinizin varsayılan süresi altı ay, Gönderilmiş Öğelerinizin de üç aydır; bununla birlikte Bu tarihten önceki öğeleri sil seçeneğini kullanarak bu dönemleri değiştirebilirsiniz.
Çağrı 3 Eski öğeleri arşivle ve sil   Otomatik Arşiv'in süresi sona eren öğelerin bazılarını veya tümünü silmesini istiyorsanız bu seçeneği belirtmelisiniz. Bu seçenek, bekleme süresi dolan öğelerden hangilerinin arşivleneceğine ve hangilerinin silineceğine karar vermenizi sağlayan diğer seçenekleri etkinleştirir. Bundan sonra, hem arşivleme hem de silme işlemlerine uygulanacak ek ayarları seçin.

 Not   Otomatik Arşiv iletişim kutusunda, "klasörler" sözcüğü Takvim klasörü ve Görev klasörü gibi ana Outlook özellik alanlarınıza ve tek tek e-posta klasörlerine karşılık gelir. Bunun nedeni, Takvim ve Görev öğelerinizin sırasıyla kendi Takvim ve Görev klasörlerinde depolanmasıdır.

Çağrı 4 Klasör listesinde arşiv klasörünü göster   Gezinti Bölmesi'nde diğer çalışma klasörlerinizle birlikte Arşiv klasörünün de listelenmesi için bunu seçin. Ana Arşiv klasöründe, alt klasörleri açabilir ve arşivlenmiş öğelerinizi görebilirsiniz. Arşivlenmiş öğelerinize bakarak doğru öğelerin arşivlendiğinden emin olabilir ve gerek duyduğunuz öğeleri çalışma klasörüne geri sürükleyebilirsiniz.
Çağrı 5 Bu tarihten önceki öğeleri sil    Öğelerinizin ne zaman arşivleneceğini gösteren varsayılan ayarı gün, hafta veya ay cinsinden belirtin. Bir günden 60 haftaya kadar istediğiniz süreyi ayarlayabilirsiniz. "Temizleme", öğeleri arşivleme (depolama) anlamına gelir. Başka bir yerde klasörler için silme ayarını belirtmediğiniz sürece, "silme" anlamına gelmez.
Çağrı 6 Eski öğeleri buraya taşı    Bu konumun varsayılan ayarı Microsoft Windows Vista ile Windows XP işletim sistemlerini çalıştıran bilgisayarlarda birbirinden farklıdır.

Windows Vista: C:\Users\kullanıcı\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\kullanıcı \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Arşivlenmiş öğeler için başka bir hedef ayarlamak istiyorsanız, başka bir konuma göz atabilir ve seçim yapabilirsiniz. Bekleme süresi dolan öğeler söz konusu konuma taşınır.

 Not   Özel bir konuma arşivlenen öğeler, siz klasörleri açıp silme işlemini el ile yapmadığınız sürece silinmez.

Çağrı 7 Öğeleri kalıcı olarak sil   Bu seçenek süresi dolan öğeleri varsayılan konuma, sizin belirttiğiniz başka bir klasöre veya Silinmiş Öğeler klasörüne taşımak yerine hemen siler.
Çağrı 8 Bu ayarları tüm klasörlere hemen uygula    Bu seçenek Otomatik Arşiv ayarlarını, yaptığınız değişikliklerle birlikte klasörlerinizin tümüne uygular. Bir veya birden çok klasöre farklı ayarlar belirlemek isterseniz bu seçeneği seçmeyin. Bunun yerine, aşağıdaki düğmenin altında gösterilen ve tek tek klasörlerin ayarlarının nasıl belirtileceğini açıklayan yönergeleri kullanın. Bu yönergeler "Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme" bölümüne de eklenmiştir. Belirli klasörler için yapılan değişiklikler yalnızca o klasörlerde geçerli olur.
Çağrı
9 Bekletme İlkesi Bilgileri    Kuruluşunuzda, sistem yöneticisi posta kutusu öğelerinizin ne zaman ve nasıl otomatik olarak arşivleneceğini belirleyen bekletme ilkeleri ayarlamış olabilir. İlkeleri burada görebilirsiniz, ancak uygun izinleriniz olmadıkça bunları değiştiremezsiniz.

Otomatik Arşiv ayarlarını uygulama

  1. Tamam'ı tıklatın.

 Notlar 

  • Eski öğeleri buraya taşı altında listelenmiş olan arşiv dosyasını değiştirirseniz, Otomatik Arşiv her çalıştırıldığında bu yeni dosya kullanılır.
  • Önce varsayılan klasör seçeneklerini ayarlayın ve bunun ardından tek tek klasör ayarlarını özelleştirin; böyle yapmazsanız, varsayılan ayarları yanlışlıkla değiştirebilirsiniz.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Tek bir klasörün Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirme

  1. Gezinti Bölmesi (Gezinti Bölmesi: Bilgilerinizi düzenlemek için kullanılan klasörlere erişim sağlayan bir sütun. Bir klasörün içerdiği öğeleri göstermek için klasörü tıklatın. Ayrıca Sık Kullanılan Klasörler bölümü ve Posta, Takvim, Görevler ve diğer görünümler arasında geçiş yapmayı sağlayan düğmeler içerir.)'ndeki klasör listesinde, değiştirmek istediğiniz klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler'i tıklatın.
  2. Otomatik Arşiv sekmesini tıklatın.
  3. İstediğiniz seçenekleri belirtin.

 Not   Ayarlar hakkında daha fazla bilgi için lütfen yukarıdaki "Varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirme ve değiştirme" bölümünün 4. adımına bakın.

  1. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Outlook 2007