| Uygulama |
| Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1 |
Matt Cannard
Bilgisayar ekranınızın çevresinden sarkan küçük not kağıtlarından kurtulmak ister misiniz? El yazısı notları ekip üyelerinizle paylaşma çabalarından yorgun düşmüş de olabilirsiniz: Bunları diğer üyeler için fotokopiyle çoğaltabilirsiniz ama kimsenin elinde bir elektronik kopyası olmaz. Bir de, toplantıdan çıktıktan sonra notlarınızı bilgisayara geçirmek insana ne kadar zor gelir. Benim kadar çok toplantıya katılıyor, proje izliyor ve not alıyorsanız, benzer sorunları yaşıyor olmalısınız.
OneNote: öncesinde ve sonrasındaki danışmanlık yaşamım
Bir danışman olarak, bir numaralı önceliğim müşterilerin işlerini geliştirmelerine katkıda bulunmak ve bu da zamanımı aldığım notları çoğaltmaya değil değer katan etkinlikleri sürdürmeye harcamam gerektiği anlamına geliyor. Çeşitli elektronik not alma teknikleri denediysem de, hiçbiri notlarımı kolayca başkalarıyla paylaşabilmenin yanı sıra kağıt-kalemle not almanın esnekliğini sağlayamamıştı; yani Microsoft'un yeni not alma programı OneNote'u keşfedene kadar durum buydu.
OneNote'u keşfetmeden önce, bilgileri deftere yazarak not alıyordum çünkü diyagramlar oluşturmak ve notlarımı sayfanın istediğim yerine yazmak açılarından kağıdın sağladığı esnekliği tercih ediyordum. Bu yöntemin dezavantajı yavaş olmasıydı. Çalışma yaşamımın büyük bölümünü bilgisayar önünde geçirdiğimden klavyeyle el yazısından daha hızlı yazıyorum ve klavye kullanma hızımı kağıt-kalemin sağladığı esneklikle birleştirememek beni rahatsız ediyordu.
El yazısı notlarımı başkalarıyla paylaşabilmek için elektronik bir belgeye yazmam gerekiyordu ve bunun için de değerli çalışma saatlerimi harcıyordum. Yapılacak işlerin ucunu kaçırmamak, tümünü bir arada tutabilmek ve yeni öğeler eklenip eskileri de tamamlandıkça durumu izlemeye devam edebilmek için bunları her gün yeni bir sayfaya yeniden yazmam gerekiyordu.
Geçenlerde, kağıdı-kalemi bıraktım ve OneNote kullanmaya başladım. Sonuçlar müthişti. OneNote benim için günlük çalışmamda dayandığım vazgeçilmez bir araç haline gelmekle kalmadı, artık ekibim de OneNote kullanmaya başladı. Günlük iletişimimizin bir parçası olarak birbirimize OneNote (.one) dosyaları veriyoruz; bu da hem zaman kazandırıyor hem de verimliliğimizi artırıyor. Artık iş hedeflerine ulaşmak için daha çok zaman, bilgilerin nasıl paylaşılacağı konusunu dert etmeye ise daha az zaman ayırıyorum.
Notlarınızı düzenli tutma
Bazı bakımlardan OneNote, farklı konu başlıkları altındaki bilgileri depolamak için farklı bölümleri olan çok amaçlı bir deftere benzer ama OneNote'un büyük bir avantajı var. Topladığınız bilgiler OneNote'ta hiyerarşik ve özelleştirilebilir bir düzende tutulur. Klasörler, bölümler ve sayfalar kolayca eklenebilir, silinebilir, yeniden adlandırılabilir veya taşınabilir. Bu klasörlerin ve bölümlerin içindeki sayfalara da, belirli bir konu veya toplantıyla ilgili bilgilere ekleme yapmak için kullanabileceğiniz alt sayfalar eklenebilir. Artı olarak, OneNote'ta tüm yapı gezinti yoluyla görülebildiğinden, kağıt defterler yığınında arama yapmak yerine not defterinizdeki tüm bölümleri bir bakışta görebilirsiniz.
Not defterinizdeki notlar birçok farklı kaynaktan toplanabilir. Örneğin, bilgileri kopyalayıp not defterinizin sayfalarına yapıştırabilir ve Web'deki veya belgelerdeki bilgilerin ekran görüntülerini yakalayabilirsiniz. Hatta, not alırken başvuruda bulunmak üzere not defterinize bir belgeyi resim olarak ekleyebilirsiniz. Örneğin, yaklaşan bir toplantı için bir Microsoft Office PowerPoint® sunusunun üzerinde çalışmak istiyorsanız, tek yapmanız gereken sunuyu not defterinize eklemek ve OneNote'ta sununun üzerine notlar almaktır. Bu işlem, toplantı için notlarınızı tek bir yerde tutmanıza yardımcı olur.
Ama benim için OneNote'ta bilgileri yakalamanın en kullanışlı yollarından biri, bunu Pocket PC aracılığıyla yapmaktır. Genellikle dolaşırım, toplantılara girip çıkarım ve dizüstü bilgisayarım yanımda olmadığı zamanlarda (veya bunu kullanmanın uygun olmayacağını düşündüğüm durumlarda) notlarımı Pocket PC'de alabiliyorum ve daha sonra bunları OneNote'a kopyalıyorum.
Toplantılarda birlikte çalışabilme
Toplantı hazırlığı sırasında OneNote müthiş kullanışlı. Toplantılardan önce, toplantı ayrıntılarını Microsoft Office Outlook® 2003 takvimimden OneNote'a kopyalıyorum. OneNote tarih, yer, katılımcılar ve gündem gibi Outlook toplantı ayrıntılarını Outlook randevusundan doğrudan notlarınıza eklemenize olanak veriyor. Toplantı sırasında, bir tepegözle toplantı gündemini dizüstü bilgisayarımdan tahtaya yansıtabilirim. Ayrıca, toplantı ayrıntılarının bulunduğu sayfaya el yazısıyla veya klavyeyle notlar yazabilir, diyagramlar çizebilirim ve katılımcılar da topladığım bilgiler konusunda görüşlerini bildirebilirler. Bu çalışmanın güzel taraflarından biri de, notlarım zaten OneNote'ta olduğundan toplantı bittiğinde tahtadan hiçbir şey kopyalamak zorunda kalmamam. Daha sonra notları e-posta iletisiyle tüm katılımcılara gönderebilirim. Katılımcılar notlarda eksik kaldığını düşündükleri noktaları veya ek görüşlerini ve izlenecek öğeleri bana yanıt olarak gönderebilirler.
Bu şekilde kullanıldığında OneNote toplantılarımda birlikte çalışmaya fazlasıyla katkıda bulunuyor ve ekibimin önemli noktaları hızla belirleyip ileride başvurmak üzere arşivlemesini sağlayarak verimliliği artırıyor. Aşağıdaki çizimde, bölüm toplantılarından birinde aldığım notlardan bir örnek gösteriliyor. Görevlerimi ve önceliklerimi kolayca düzenleyebilmek için not bayrakları eklediğimi fark edeceksiniz. Bir sonraki bölümde, görevler ve üzerinde işlem yapılması gereken öğeler hakkında diğerleriyle iletişim kurmak için Outlook 2003'le birlikte not bayraklarının kullanımından söz edeceğim.
Notlarınızı başkalarıyla paylaşma
OneNote not almanızı kolaylaştırmakla kalmaz, bu notları başkalarıyla paylaşmanız için çeşitli yollar da sağlar. Bu yollar, notlarınızı başkalarının okuması için Microsoft Windows® SharePoint™ Services Web sitesi paylaşılan bir ağ konumunda göndermek, canlı not alma oturumu sırasında not sayfalarını başkalarıyla paylaşmak veya notlarınızı e-posta iletisinin eki olarak göndermektir.
Not Bu paylaşım seçeneklerinin tümüne OneNote'taki Başkalarıyla Paylaş görev bölmesinden kolaylıkla erişilebilir.
Örneğin, müşterilerimden biri belgelerinin tümünü göndermek ve gözden geçirmek için SharePoint sitesini kullanıyor. Bu, başkalarıyla birlikte çalışmak ve iletişim kurmak için müthiş kullanışlı bir yol. OneNote kullanarak aldığınız toplantı notlarını gönderebilirsiniz ve SharePoint sitesi bunları gözden geçirmek için kullanışlı bir arşiv sağlar.
Seyahatte veya başka bir yerde olan ekip üyeleriyle gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmak istersem, paylaşılan bir not alma oturumu başlatabilir ve ekip üyelerimi katılmaya davet edebilirim, sonra da aynı OneNote sayfasında eş zamanlı olarak yazı yazabilir veya çizim yapabiliriz. Bu, özellikle beyin fırtınası için veya görsel olarak da desteklenmesi gereken kavramları başkalarına açıklarken kullanışlı bir yöntemdir. Paylaşılan not alma oturumu sırasında, malzeme üzerinde telefonda tartışırken bir yandan da OneNote sayfası üzerine çizim yapmayı kullanışlı buluyorum. OneNote'ta birlikte çalışmak, e-posta iletileri gönderip almak veya toplantılar için çeşitli yerlere gitmek için harcayacağım zamanı kazanmamı sağlıyor.
Notlarınızı paylaşılan bir ağ konumuna göndermenin veya paylaşılan not alma oturumları yürütmenin yanı sıra, notlarınızı e-posta iletisinin eki olarak da gönderebilirsiniz. Notlarımda yer alan görevleri izleyebilmek için Outlook 2003'le birlikte not bayraklarını kullanıyorum. Üzerinde işlem yapılması gereken öğeleri belirtmek için notlarıma Yapılacak bayrakları ekliyorum ve OneNote'un içinden her öğe için bir Outlook görevi oluşturuyorum, bu görevi ekip üyelerimden birini atıyorum, sonra da görevi söz konusu kişiye gönderiyorum.
OneNote ileti örneğiyle düzeninizi koruma
OneNote ileti örneği, düzenli kalmak ve bilgileri açık, tutarlı bir biçimde paylaşmak için çok iyi bir yoldur. Düzenli olarak kullandığım OneNote ileti örneklerinden biri Projeye Genel Bakış ileti örneğidir.
Danışman olarak projeler önermek ve uygulamaya konduğunda bunları izlemek benim görevim. Projeye Genel Bakış ileti örneği, proje süresince ekibimle paylaşabileceğim ve müşterilerimle yaptığım toplantılarda başvuruda bulunabileceğim önemli proje ayrıntılarının listesini sağlıyor. Projeye Genel Bakış ileti örneğini açıp bilgileri bu iş için ayrılmış alanlara doğrudan yazabilmenin rahatlığını seviyorum. Ayrıca OneNote ileti örneğini gereksinimlerime uyacak şekilde özelleştirebilme esnekliği de hoşuma gidiyor. İleti örneği, projelerim arasında tutarlılığı korumamı sağlıyor.
İpucu
Microsoft Office Online Şablonlar Giriş Sayfası'nda başka OneNote ileti örneği şablonlarını bulabilirsiniz. İleti Örneği görev bölmesinde Office Online'da İleti Örneği'ni tıklatın.
Yan notları kullanma
OneNote'ta yan notlar olarak adlandırılan bir özellik vardır. Yan not, başka programlarda çalışırken hızla not almanıza olanak sağlayan minyatür bir OneNote penceresidir.
İpucu
OneNote önceden çalıştırılmamışsa, Microsoft Windows görev çubuğunun sağ ucundaki bildirim alanında yer alan OneNote simgesini tıklatarak yan notu açabilirsiniz. Tablet PC'de Windows logo tuşu+N tuşuna basarak yan notu açabilirsiniz.
Yan notları, üzerinde işlem yapılacak öğeler aklıma geldiğinde hemen not almak için kullanıyorum. Ayrıca, Web adreslerini, resimleri, metinleri, hatta dosya konumlarını, başka bir deyişle çalışmaya devam ederken izlemek istediğim her şeyi yan notlarıma sürüklüyorum. Aşağıdaki resimde, tarayıcı penceresinin üstünde görünen bir Yapılacaklar listesi örneğini görebilirsiniz.
Sizin de görebileceğiniz gibi, OneNote aklıma gelen fikirleri, iş akışımı aksatmadan yakalamama olanak sağlıyor. Bu, aynı anda birçok iş yapan birinin hayallerinin gerçekleşmesi demek.
Sonuç
OneNote, toplantı notları almak, bunları düzenlemek ve paylaşmak için müthiş bir araç. Sonuçta, OneNote çalışma günüme verimli saatler ekledi. Toplantılarda topladığım bilgiler hemen elimin altında olduğundan, daha birikime dayalı kararlar verebiliyorum. Son olarak da, OneNote'ta sağlanan bilgi paylaşma özellikleri, farklı yerlere dağılmış olduğumuzda bile ekibimin birlikte hareket etme gücünü artırıyor. Bir danışman olarak bunların müşterilerim açısından yararlı noktalar olduğunu düşünüyorum. Müşterilerim için iyi olan benim için de iyidir.
Matt Cannard, merkezi Seattle'da bulunan ve uygulama teknolojisi, portallar ve içerik yönetim çözümleriyle tümleşik pazarlama alanlarında uzmanlaşmış bir teknoloji ve pazarlama danışmanlık şirketinin üst düzey danışmanlarından biridir.
