Tümünü Göster

Tümünü Gizle

Önemli bir belgeyi iş arkadaşları veya müşterilerle paylaşmadan önce, her şeyin doğru olduğundan ve başka kişilerle paylaşmak istemediğiniz bir şey içermediğinden emin olmak için büyük olasılıkla redaksiyon yapar veya belgenin içeriğini gözden geçirirsiniz. Microsoft Office belgesinin elektronik kopyasını paylaşmayı planlıyorsanız, belgenin kendisinde veya belge özelliklerinde (meta veri (meta veri: Başka verileri tanımlayan veri. Örneğin bir belgedeki sözcükler veridir; meta veri örneği olarak ise sözcük sayısı verilebilir.)) depolanmış olabilecek gizli veriler veya kişisel bilgiler bulunup bulunmadığını görmek için fazladan bir gözden geçirme adımı daha uygulamak iyi bir fikirdir. Bu gizli bilgiler kuruluşunuz veya belgenin kendisi hakkında herkesle paylaşmak istemediğiniz ayrıntıları açığa çıkarabileceğinden, belgeyi diğer kişilerle paylaşmadan önce bu gizli bilgileri kaldırmak isteyebilirsiniz.

Bu makalede, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ve Microsoft Office PowerPoint 2007 programlarındaki Belge Denetimcisi'nin Office belgelerinizdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza nasıl yardımcı olacağı açıklanmaktadır.

• Office belgelerinde hangi türlerde gizli veri ve kişisel bilgi depolanır?

• Belge Denetimcisi hangi bilgileri bulur ve kaldırır?

• Office belgelerimdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri nasıl bulur ve kaldırırım?

Office belgelerinde hangi türlerde gizli veri ve kişisel bilgi depolanır?

Office belgelerinde birkaç türde gizli veri ve kişisel bilgi kaydedilebilir. Office programında belgeyi görüntülediğinizde bu bilgiler hemen görünmeyebilir, ancak başka kişilerin bilgileri görmesi veya alması mümkün olabilir.

Gizli bilgiler, belgeyi yazmak ve düzenlemek için başka kişilerle birlikte çalışmanızı sağlamak amacıyla Office programlarının belgeye eklediği verileri içerebilir. Ayrıca bunlar, sizin özellikle gizli kalmasını hedeflediğiniz bilgileri de içerebilir.

Office belgeleri aşağıdaki türlerde gizli veri ve kişisel bilgi içerebilir:

• Açıklamalar, izlenen değişikliklerden düzeltme işaretleri, sürümler ve mürekkep ek açıklamaları  Belgenizi oluştururken başka kişilerle birlikte çalıştıysanız, belgeniz izlenen değişikliklerden düzeltme işaretleri, açıklama, mürekkep ek açıklaması veya sürüm gibi öğeler içeriyor olabilir. Bu bilgiler diğer kişilerin, belge üzerinde çalışmış olan kişilerin adlarını, gözden geçirenlerin açıklamalarını ve belgenizde yapmış olduğunuz değişiklikleri görmesine olanak verebilir.
• Belge özellikleri ve kişisel bilgiler  Meta veri (meta veri: Başka verileri tanımlayan veri. Örneğin bir belgedeki sözcükler veridir; meta veri örneği olarak ise sözcük sayısı verilebilir.) olarak da bilinen belge özellikleri, belgeniz hakkında yazar, konu ve başlık gibi ayrıntıları içerir. Belge özellikleri, belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulma tarihi gibi Office programları tarafından otomatik olarak tutulan bilgileri de içerir. Belirli özellikler kullandıysanız, belgenizde e-posta üstbilgileri, gözden geçirmek için gönderme bilgileri, dolaştırma notları, yazıcı yolları ve Web sayfalarında yayımlama için dosya yolu bilgileri gibi başka türlerde kişiye özel bilgiler (PII) (kişisel kimliği ortaya koyabilecek bilgiler (PII): Kişinin adı, adresi, e-posta adresi, kimlik numarası, IP adresi veya başka bir programda PII ile ilişkilendirilmiş herhangi bir benzersiz tanıtıcısı gibi bu kişiyi tanımlamak için kullanılabilecek bilgiler.) bulunabilir.
• Üstbilgiler, altbilgiler ve filigranlar  Word belgeleri ve Excel çalışma kitaplarının üstbilgilerinde ve altbilgilerinde bilgi bulunabilir. Buna ek olarak, Word belgenize filigran eklemiş de olabilirsiniz.
• Gizli metin  Word belgeleri gizli metin olarak biçimlendirilmiş metin içerebilir. Belgenizin gizli metin içerip içermediğini bilmiyorsanız, aramak için Belge Denetimcisi'ni kullanabilirsiniz.
• Gizli satırlar, sütunlar ve çalışma sayfaları  Excel çalışma kitabında satırlar, sütunlar ve çalışma sayfalarının tamamı gizli olabilir. Gizli satır, sütun veya çalışma sayfası içeren çalışma kitaplarının kopyasını dağıtırsanız, başka kişiler bu satır, sütun veya çalışma sayfalarını görünür hale getirebilir ve buralardaki verileri görebilir.
• Görünmeyen içerik  PowerPoint sunuları ve Excel çalışma kitapları, görünmeyecek şekilde biçimlendirildiği için görünür olmayan nesneler içerebilir.
• Slayt dışı içerik  PowerPoint sunularınız, slayttan slayt dışı alana sürüklendiğinden hemen görünür olmayan nesneler içeriyor olabilir. Bu slayt dışı içerikte metin kutuları, küçük resimler, grafikler ve tablolar bulunabilir.
• Sunu notları  PowerPoint sunusunun Notlar bölümü, özellikle de bu notlar yalnızca sunuyu veren kişinin kullanımı için yazıldıysa, herkesle paylaşmak istemediğiniz metinler içeriyor olabilir.
• Belge sunucusu özellikleri  Belgeniz Belge Çalışma Alanı sitesi veya Microsoft Windows SharePoint Services'a dayanan kitaplık gibi bir belge yönetim sunucusundaki bir konuma kaydedildiyse, belgede bu sunucu konumuyla ilgili ek belge özellikleri veya bilgileri bulunabilir.
• Özel XML verileri  Belgeler, belgenin kendisinde görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetimcisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

 Sayfanın Başı

Belge Denetimcisi hangi bilgileri bulur ve kaldırır?

Belge Denetimcisi, farklı türlerdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmak ve kaldırmak için kullanabileceğiniz birkaç farklı Denetimci içerir. Bu Denetimcilerden bazıları ayrı ayrı Office programlarına özgüdür. Belge Denetimcisi, Office Word 2007, Office Excel 2007 ve Office PowerPoint 2007 programlarında farklı Denetimci kümeleri görüntüleyerek, bu programların her birine özgü olan gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza olanak tanır.

Belirli bir Microsoft Office programında Belge Denetimcisi'nin hangi türlerdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulabildiği ve kaldırabildiği hakkında daha fazla bilgi edinmek için, aşağıdaki tabloları gözden geçirin.

 Not   Kuruluşunuz Belge Denetimcisi'ni başka Denetimci modülleri ekleyerek özelleştirdiyse, belgelerinizde ek bilgi türlerini de denetleyebilirsiniz.

Office Word 2007

Office Excel 2007

Office PowerPoint 2007

 Sayfanın Başı

Office belgelerimdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri nasıl bulur ve kaldırırım?

Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 programlarında ve bu Office programlarının önceki sürümlerinde oluşturulan Office belgelerindeki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmak ve kaldırmak için Belge Denetimcisi'ni kullanabilirsiniz. Office belgenizin bir elektronik kopyasını, örneğin e-posta ekinde paylaşmadan önce Belge Denetimcisi'ni kullanmanız akıllıcadır.

1. Gizli veriler veya kişisel bilgiler bulunup bulunmadığını denetlemek istediğiniz Office belgesini açın.
2. Microsoft Office Düğmesi'ni tıklatın, Farklı Kaydet seçeneğini tıklatın ve özgün belgenizin bir kopyasını kaydetmek için Dosya adı kutusuna bir ad yazın.

    Önemli   Belge Denetimcisi'nin kaldırdığı verileri geri yüklemek her zaman mümkün olmadığından, Belge Denetimcisi'ni özgün belgenizin bir kopyası üzerinde kullanmak akıllıcadır.

3. Özgün belgenizin kopyasında, Microsoft Office Düğmesi'ni tıklatın, Hazırla'nın üzerine gelin ve ardından Belgeyi İncele seçeneğini tıklatın.
4. Belge Denetimcisi iletişim kutusunda, denetlenmesini istediğiniz gizli içerik türlerini belirtmek için onay kutularını seçin. Tek tek denetimciler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Belge Denetimcisi hangi verileri bulabilir ve kaldırabilir?
5. Denetle düğmesini tıklatın.
6. Belge Denetimcisi iletişim kutusunda denetimin sonuçlarını gözden geçirin.
7. Belgenizden kaldırmak istediğiniz gizli içerik türlerini gösteren denetim sonuçlarının yanında Tümünü Kaldır öğesini tıklatın.

    Önemli   Gizli içeriği belgenizden kaldırırsanız, Geri Al öğesini tıklatarak bunları geri yükleyemeyebilirsiniz.

 Sayfanın Başı