Outlook toplantı istekleri: Temelde yapılması ve yapılmaması gerekenler

Uygulama
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2000 ve 2002

Bilgisayar başında genç kadın

Birisinin şöyle dediğini hiç duydunuz mu: "Bugün 3:30'da toplantımız mı var? Toplantı isteğini görmedim!" İster toplantı zamanlayın ister bir toplantıya katılın, aşağıdaki toplantı isteğiyle yapılabilenler ve yapılamayanlar sayesinde toplantının düzgün ilerlemesine yardımcı olabilirsiniz:

  • Seçim yapın     Aldığınız her toplantı isteğini, özellikle önceden kabul etmiş olduğunuz toplantı isteklerinin güncelleştirmelerini kabul edin, belirsiz olduğunu belirtin veya reddedin. Seçim yaparak, toplantıyı düzenleyenin kararınız hakkında bilgi sahibi olmasını sağlarsınız ve katılmak istediğiniz toplantıların yanlışlıkla silinmesini önlersiniz. Bir toplantıya katılmanız gerekiyorsa ancak zamanlaması size uymuyorsa, toplantı için yeni bir zaman önerebilirsiniz.

Toplantı isteğini tümüyle silmemeye özen gösterin çünkü toplantıları "kaybetmenin" tek yolu budur.

  • Güncelleştirmeleri gönderin    Kendi toplantı isteklerinizden birini değiştirdikten sonra, güncelleştirilmiş isteği tüm alıcılara göndermek üzere Güncelleştirme Gönder'i tıklatmayı unutmayın.
  • Tek bir toplantıyı iptal edin     Toplantıyı iptal etmeniz gerekiyorsa, davet ettiğiniz kişilere durumu bildirmeniz yerinde olur. Toplantıyı takviminizden silin, İptal gönder ve toplantıyı sil'i tıklatın ve davet ettiğiniz herkese iptal iletisini gönderin.
  • Yinelenen toplantıyı iptal edin     Toplantıyı düzenleyen kişi olarak, yinelenen bir dizi toplantıyı sona erdiriyorsanız, bu toplantıyı takviminizde açın, yeni bir bitiş tarihi ayarlayın ve güncelleştirme gönderin. Bu işlem, geçmiş toplantıların herkesin takviminde kalmasını, ancak bitiş tarihinden sonraki toplantıların kaldırılmasını sağlar.
  • Toplantıyı düzenleyenleri değiştirin     Yinelenen bir toplantıyı düzenleyen kişi değişiyorsa, toplantının sahipliğini yeniden atamanın yolu yoktur. İlk düzenleyen kişinin yeni bir bitiş tarihiyle güncelleştirme göndermesi gerekir; eski toplantılar herkesin takviminde kalır, ancak bitiş tarihinden sonraki toplantılar kaldırılır. Toplantıyı yeni düzenleyen kişi de, gelecekteki toplantılar için yeni bir toplantı isteği göndermelidir.
  • Toplantıları kaybolmaktan koruyun     Outlook'u iki bilgisayarda çalıştırıyorsanız ve bunlardan birini kullanırken bir toplantıyı kabul ettiyseniz, toplantı isteğini diğer bilgisayarın Gelen Kutusundan silmeyin. İstek orada duruyorsa, yeniden kabul edin. İsteği bir bilgisayarda kabul ettikten sonra diğer bilgisayarda silmek, toplantının takviminizden kaybolmasına neden olabilir.
  • Toplantı isteklerini ve güncelleştirmelerini Gelen Kutusunda işleyin     Toplantı isteklerini her zaman Gelen Kutunuzda kabul edin veya reddedin. Evet, Outlook toplantıları takviminizde kendi zaman aralığı içinde kabul etmenize veya reddetmenize olanak tanır, ancak bu yöntemde toplantı isteği Gelen Kutunuzda kalır. Toplantı isteğinin Gelen Kutunuzda kalması, daha sonra kafanızı karıştırabilir ve atadığınız temsilcilerin (temsilci: Bir başkasının klasörlerini açma, öğeler oluşturma veya o kişi adına isteklere yanıt verme iznine sahip biri. Yetkili iznini veren kişi yetkilinin erişebileceği klasörleri ve yapabileceği değişiklikleri belirler.) toplantının kabul edilip edilmediği konusunda kesinlikle ikilemde kalmasına neden olur.
  • Toplantı notlarınızı ayrı tutun     Toplantıya katılan biri olarak, kendi özel notlarınızı takviminizdeki toplantı isteğinin gövdesine eklemekten kaçının. Düzenleyen kişi toplantıyı güncelleştirirse, notlarınız kaybolur.
  • Toplantı isteklerini taşımayın     Toplantı isteğini kabul veya reddetmeden ya da toplantı takviminizde görüntülenmeden önce, toplantı isteğini Gelen Kutunuzdan başka bir klasöre taşımayın.

Toplantı isteği Gelen Kutunuza ulaştıktan kısa süre sonra, "algılayıcı" olarak adlandırılan bir Outlook kod parçası toplantıyı otomatik olarak takviminize ekler ve durumunu belirsiz olarak işaretler. Bu, Gelen Kutunuzda isteği gözden kaçırdığınız durumlarda toplantının kaybolmasını engellemeye yönelik bir güvenlik mekanizmasıdır. Öte yandan, algılayıcı toplantıyı düzenleyeni yanıtlayamaz. Bunu yine kendiniz yapmalı ve isteği kabul ederek, belirsiz olduğunu belirterek veya reddederek yanıtlamalısınız.

Gelen toplantı isteğini algılayıcı daha işleyemeden, siz veya oluşturduğunuz bir kural Gelen Kutusundan taşırsa, toplantı hiçbir zaman takviminizde görüntülenmez ve toplantıyı kaybedersiniz.

  • Adrienne de gelebilir mi?     Toplantı daveti alırsanız ve başka birinin daha bu toplantıya katılması gerektiğini düşünüyorsanız, toplantı isteğini bu kişiye iletmek yerine, toplantıyı düzenleyenden söz konusu kişiyi katılanlar listesine eklemesini ve ardından güncelleştirilmiş toplantı isteğini herkese göndermesini isteyin. Bu şekilde, toplantıyı düzenleyen beklenmeyen bir katılımcıyla şaşırtılmamış olur ve toplantı isteklerinin kaybolmaması sağlanır.
  • Bir kişiye daha her zaman yer bulunur     Toplantı düzenliyorsanız ve özgün toplantı isteğini gönderdikten sonra başka birini daha davet etmek isterseniz, bu kişiyi özgün toplantı dizisinin katılanlar listesine (Kime satırı) ekleyin ve tüm katılanlara birer güncelleştirme gönderin.
  • Randevuyu toplantı isteğine dönüştürün     Takviminizdeki bir randevudan toplantı oluşturmak istiyorsanız, randevuyu açın, Katılanları Davet Et'i tıklatın ve ardından davet etmek istediğiniz kişileri seçin. Bu işlem randevuyu bir toplantı isteğine dönüştürür.
  • Doğrudan kaldırın     Toplantı iptali alırsanız, toplantıyı takviminizden kaldırmak için Takvimden Kaldır'ı tıklatın. İptali Gelen Kutunuzdan silerseniz, toplantı takviminizden kaldırılmaz.
  • Varolan katılan listesini değiştirmemeye çalışın    Toplantı isteklerinizden birinin katılan listesinde aynı kişinin adının iki kez yazıldığını varsayalım. Adlardan birini siler ve sonra toplantı güncelleştirmesini "Kaldırılan veya Eklenen Katılanlara" gönderirseniz, söz konusu kişi bir iptal alır. Benzer biçimde, toplantı güncelleştirmesini "Tüm Katılanlara" gönderirseniz, söz konusu kişi hem iptal hem de güncelleştirme alır.
  • Dağıtım listeleriyle çalışırken dikkatli olun     Toplantı isteklerini dağıtım listelerine (özellikle sizin de üyesi olduklarınıza) göndermekten kaçının. Dağıtım listesinin tüm üyelerini davet etmeniz gerekiyorsa, isteği göndermeden önce Kime satırındaki listeyi genişletin. Genişletilmemiş bir dağıtım listesine önceden göndermiş olduğunuz bir toplantı isteğinde katılanlar eklemeye veya katılanlardan bazılarını kaldırmaya gerek duyarsanız, listeyi genişletip adları eklemeye veya silmeye başlamayın. Bunun yerine, toplantıyı iptal edin ve yeni bir toplantı oluşturun.
  • İstekleri otomatik olarak kabul etmeyin     Bir veya birden çok kişiye takviminiz üzerinde temsilci erişimi verdiyseniz veya sizin başka birinin takvimi üzerinde temsilci erişiminiz varsa, toplantı isteklerinin otomatik kabulünü kapatın. Otomatik kabulü kapatarak, temsilci iş akışında sorun çıkmasını engellemiş olursunuz.
  • Takvimde kargaşadan kaçının     İnsanların zamanlamanız hakkında bilgi sahibi olması veya ne zaman ofis dışında olmayı planladığınızı bilmesi için, zamanlamanızın bir bölümünün onların takviminde kapatılmasına neden olacak toplantı istekleri göndermeyin veya randevular iletmeyin. Bunun yerine, onlarla takviminizi paylaşın.

Takviminizi paylaşmak istemiyorsanız, insanlara ne zaman ofis dışında olacağınızı haber vermek için yine de toplantı isteği kullanabilirsiniz. Sizin Meşgul veya Ofis Dışında olduğunuz sürenin diğer insanların takvimlerinde kapatılmasını engellemek için, toplantı isteğini göndermeden önce Saat gösterme şekli seçeneğini Serbest olarak ayarlayın.

Peki birisi size takviminizin bazı bölümlerini kapatacak bir toplantı isteği veya randevu gönderirse ne yapacaksınız? Öğeyi (öğe: Outlook'ta bilgi tutan (diğer programlardaki dosyalarla benzerlik gösteren) temel öğedir. Öğeler arasında e-posta iletileri, randevular, kişiler, görevler, günlük girişleri, notlar, gönderilmiş öğeler ve belgeler bulunur.) kabul ederseniz, bu öğenin Saat gösterme şekli seçeneğini Serbest olarak ayarlayın.

  • Toplantı isteği yanıtlarını almak istemiyorsanız...     Genelde zamanladığınız bir toplantıya kimlerin katılmayı planladığını önceden bilmek en iyisidir. Varsayılan olarak, Outlook toplantı isteklerinde davet ettiğiniz herkesten yanıt istenir. Toplantı isteğinizin yanıtlarını almama seçeneğiniz vardır, ancak bu durumda kimlerin kabul ettiğini, kimlerin durumunun belirsiz olduğunu veya kimlerin reddettiğini bilemezsiniz.

Öte yandan, geniş çaplı bir toplantı veya olay zamanlıyorsanız ve davet ettiğiniz herkesten yanıt almak istemiyorsanız, toplantı isteğini göndermeden önce Yanıt İste seçeneğini kapatın.

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Outlook 2003