Excel'de alt toplamları hesaplama ve düzeylerle çalışma

Uygulama
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002
Kitap kapağı resmi Bu makale, Curtis Frye'ın Microsoft Office Excel 2003 Step by Step (Adım Adım Microsoft Office Excel 2003) adlı çalışmasından uyarlanmıştır. Bu kitabı satın almak için Microsoft Eğitim sitesini ziyaret edin.

Çalışma sayfası verilerinizin belirli bölümlerinde Excel'in alt toplamları ve toplamları hesaplamasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, üç farklı ürün kategorisinde satış verilerinin yer aldığı bir çalışma sayfasında, ürünleri önce kategoriye göre sıralayabilir, sonra da verileri içeren tüm hücreleri seçip Alt toplam iletişim kutusunu (Veri menüsü, Alt toplamlar komutu) açabilirsiniz.

Alt toplam iletişim kutusu resmi

Alt toplam iletişim kutusunda, alt toplamlarınıza temel oluşturacak sütunları (Hafta sütunundaki her değer değişikliği gibi), gerçekleştirmek istediğiniz özet toplam hesaplamalarını, özetlenecek değerlerin yer aldığı sütunları seçebilirsiniz. Örneğin (önceki resimde görüldüğü gibi), her kategoride satılan birim sayısının alt toplamlarını hesaplayabilirsiniz. Alt toplamlarınızı belirledikten sonra, bunlar çalışma sayfanızda görüntülenir.

Seviyelendirme uygulanmış satır grupları resmi

Önceki resimde gösterildiği gibi çalışma sayfasına alt toplamlar eklediğinizde, Excel, alt toplamları hesaplamakta kullanılan satırları temel alarak grupları da tanımlar. Gruplandırmalar, alt toplamları gruplandırmak için kullandığınız ölçütleri temel alarak çalışma sayfanızın seviyelendirmesini oluşturur. Örneğin mobilya ürünlerinin bulunduğu tüm satırlar bir grupta, araçların bulunduğu tüm satırlar bir başka satırda yer alır. Çalışma sayfasının solundaki seviyelendirme bölümü, satır gruplarını görüntülemek veya gizlemek için kullanabileceğiniz denetimleri içerir.

Seviyelendirilmiş alt toplamlar resmi

Seviyelendirme bölümünde üç tür denetim vardır:

  • Ayrıntıları gizle düğmeleri    Bir gruptaki satırlar görünüyorsa, grubun yanında ayrıntıları gizle düğmesi Ayrıntıları gizle düğmesi resmi görüntülenir.
  • Ayrıntıları göster düğmeleri    Bir satır grubunu gizlediğinizde, grubun yanındaki düğme ayrıntıları göster düğmesi Ayrıntıları göster düğmesi resmi olarak değişir. Ayrıntıları göster düğmesi tıklatıldığında, bu gruptaki satırlar çalışma sayfasına geri yüklenir.
  • Düzey düğmeleri    Numaralı düzey düğmelerinin Numaralı düzey düğmesi resmi her biri çalışma sayfasında organizasyonun düzeyini gösterir; düzey düğmesi tıklatıldığında, tıklatılan düğmenin altındaki ayrıntının tüm düzeyleri gizlenir.

Aşağıdaki tablo, önceki grafikte yer alan üç organizasyon düzeyini tanımlar.

Düzey Açıklama
1 Genel toplam
2 Her gruba ait alt toplamlar
3 Çalışma sayfasında tek tek satırlar

Önceki resimde gösterilen çalışma sayfasında, 2. düzey düğmesi tıklatılırsa tek tek ürün satışları hakkında verilerin yer aldığı satırlar gizlenir, ancak genel toplamın yer aldığı satır (1. düzey) ve çalışma sayfasında görünen ürünlerin alt toplamlarının yer aldığı satırlar (2. düzey) bırakılır.

İkinci grup düzeyi resmi

Esneklik için, Excel'in oluşturduğu seviyelendirmeye ayrıntı düzeyleri ekleyebilirsiniz; bu zaman zaman belirli ayrıntıları gizlemenizi sağlar. Örneğin, iyi satıldığını bildiğiniz bambu paravan, bambu çan ve bambu çubukların satışlarını gizleyip, diğer ürünlerin satışlarını karşılaştırmalı olarak görebilirsiniz.

Varolan grupta yeni seviye grubu oluşturma

  1. Gruplandırmak istediğiniz satırları seçin.
  2. Veri menüsünden Gruplandır ve Seviyelendir'in üzerine gelin ve Gruplandır'ı tıklatın.

Excel, aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yeni bir düzeyde (4. düzey) yeni bir grup oluşturacaktır.

Birden çok grup düzeyi resmi

Grup kaldırma

  1. Gruptaki satırları seçin.
  2. Veri menüsünden Gruplandır ve Seviyelendir'in üzerine gelin ve Grubu Çöz'ü tıklatın.

 İpucu   Çalışma sayfasından tüm alt toplamları kaldırmak istiyorsanız, Veri menüsünde Alt Toplam'ı, sonra da Tümünü Kaldır'ı tıklatın.

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Excel 2003