Excel Şablon Sihirbazı ile veri giriş formu oluşturma

Uygulandığı yerler
Microsoft Excel 2002

Excel 2002 Şablon Sihirbazı, bir veritabanını Microsoft Excel formundan girilen verileri depolayacak biçimde ayarlayan ve karşıdan yüklenebilen bir eklentidir. Microsoft Office Online'ın Yüklemeler bölümünden, Excel 2002 Şablon Sihirbazı eklentisini yükleyebilirsiniz. Yüklemeler sayfasındaki yönergeleri izleyerek, tmplwiz.exe adlı eklenti programını karşıdan yükleyin ve Excel'e kurun.

Eklenti programı yüklendikten sonra, Excel'in Veri menüsüne Şablon Sihirbazı komutu eklenir. Bu sihirbazı, veri girişi için atanmış hücreler içeren tüm çalışma sayfası formlarında kullanabilirsiniz.

Sihirbaz, oluşturduğunuz çalışma sayfasından diğer benzer çalışma kitaplarında kullanabileceğiniz bir şablon oluşturur ve belirlediğiniz hücreleri oluşturduğu veritabanındaki alanlara bağlar. Şablonu kullanarak yeni bir çalışma kitabı oluşturduğunuzda, veritabanına bağlı olan hücrelere veri girin ve çalışma kitabını kaydedin; Excel, forma girdiğiniz verileri içeren yeni bir kaydı veritabanında oluşturur.

Örneğin, birden çok üretim biriminde gerçekleşen işle ilgili yaralanmaları izlemek istediğinizi varsayalım. Öncelikle, çalışma sayfasında yaralanma raporu için bir form oluşturmalısınız. Ardından, Şablon Sihirbazı'nı kullanarak bu formdan bir şablon oluşturabilir ve veritabanına bağlayabilirsiniz. Çalışanlar şablona dayalı formda yaralanma raporunu doldurduğunda (ve formu kaydettiğinde), yazdırılabilen bir raporun yanı sıra veritabanında bir kayıt da oluşturulur.

GösterVeritabanını oluşturma ve veri ekleme

Şablon Sihirbazı'nı kullandığınızda, Excel çalışma kitabından bir şablon (*.xlt) ve bir veritabanı oluşturulur. Şablona her veri girişinizde, bu veriler veritabanına kopyalanır. Veritabanında bulunmasını istediğiniz verilere sahip başka çalışma kitaplarınız da varsa, veritabanına bağlı şablonla aynı biçimde düzenlenmiş oldukları sürece, Şablon Sihirbazı bu verileri otomatik olarak ekleyebilir.

Örneğin, Personal_Data (Kişisel_Veriler) sayfasının D4 hücresindeki verilerin, veritabanındaki Employee ID (Çalışan No) alanına bağlı olduğunu Şablon Veritabanı'nda belirtirseniz, veritabanına eklemek istediğiniz verilere sahip varolan tüm çalışma kitaplarının da Personal_Data (Kişisel_Veriler) sayfasının D4 hücresinde çalışan numarası olmalıdır.

Veritabanı türleri

Sihirbazın sizin için oluşturduğu veritabanı bir Excel çalışma kitabı olabilir. Gereken ODBC sürücüsünü yüklemiş olduğunuz bir Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE veya Paradox veritabanı da olabilir. Veritabanını, tüm form kullanıcılarının erişebileceği bir ağ konumunda saklayın.

Veritabanına kayıt eklemek amacıyla bir veri girişi oluşturma

  1. Veritabanına kopyalamak istediğiniz verileri gireceğiniz çalışma kitabını açın.
  2. Verilerin çalışma sayfasında girilmesini istediğiniz hücrelerin üstüne veya soluna, etiket olarak kullanılacak metinler girin. Bu etiketler, veritabanında alan adları olarak kullanılır.
  3. Veri menüsünden Şablon Sihirbazı'nı tıklatın.
  4. Sihirbazdaki adımları izleyin. Bir adım hakkında yardım için sihirbaz ekranında Yardım düğmesini tıklatın.

 Notlar 

  • Şablon Sihirbazı'nın 4. adımında veritabanını oluştururken varolan çalışma kitaplarındaki verileri de dahil ederseniz, bu çalışma kitaplarındaki verilerin konumu, şablondaki veri alanlarının konumlarıyla eşleşmelidir. Örneğin, Personal-Data (Kişisel_Veriler) sayfasının D4 hücresindeki verilerin, veritabanındaki Employee ID (Çalışan No) alanına bağlı olduğunu belirtirseniz, tüm çalışma kitaplarının Personal-Data (Kişisel_Veriler) sayfasının D4 hücresinde çalışan numarası olmalıdır.
  • Veri konumları eşleşmezse, sihirbaz veritabanına tamamlanmamış veya boş kayıtlar ekleyebilir.
  • Şablon Sihirbazı'nın 2. adımında veritabanı türü olarak dBASE veya Microsoft FoxPro seçerseniz, yalnızca veritabanını içeren klasörü seçin. Veritabanının konumunu ve adını yazın kutusuna dosya adı girmeyin. Bunu yaparsanız, veritabanını seçtiğinizde "Beklenmeyen hata" iletisi görüntülenir.
  • Şablonun tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmesini sağlamak için şablonu erişilebilir bir ağ konumunda saklayın. Ardından, şablona bir kısayol oluşturun ve kullanıcıların kısayolu Templates (Şablonlar) klasörlerine kopyalamalarını sağlayın.

GösterVeritabanındaki kayıtları güncelleştirme ve raporlar oluşturma

Veritabanı programınızı diğer veritabanları gibi kullanabilir ve kaydedilen verilerden raporlar oluşturabilirsiniz. Kaydın içerdiği verileri değiştirmek için kayıtla ilişkili formun kaydedilen kopyasını yeniden açabilir ve düzenleyebilirsiniz. Formun kopyasını silerseniz, karşılık gelen kayıt veritabanında saklanır ve kayda sonradan yapılacak güncelleştirmeler veritabanı programı içinden gerçekleştirilebilir. Kaydı, o veritabanı türündeki diğer kayıtlar gibi silebilirsiniz.

Şablon Sihirbazı ile oluşturulan bir veritabanı kaydını değiştirme

  1. Dosya menüsünden 'ı tıklatın.
  2. Ara kutusunda, değiştirmek istediğiniz veritabanı kaydıyla ilişkili formun kaydedilen kopyasının bulunduğu klasörü tıklatın.
  3. Formu içeren çalışma kitabını, ardından da 'ı tıklatın.
  4. Formda dilediğiniz bilgileri değiştirin.
  5. Dosya menüsünden Kaydet'i tıklatın.
  6. Varolan kaydı güncelleştirmek veya yeni kayıt oluşturmak seçeneklerinden istediğinizi seçin ve Tamam'ı tıklatın. Kayıtları güncelleştirmeden de işleme devam edebilirsiniz.

 Notlar 

  • Değiştirmek istediğiniz kaydı içeren formun kaydedilmiş bir kopyası yoksa veya kayıtla ilişkili olan çalışma kitabının hangisi olduğundan emin değilseniz, veritabanı programınızı kullanarak kaydı veritabanından değiştirin.
  • Veritabanında henüz kayıt yoksa, varolan kaydı güncelleştirme seçeneği kullanılamaz.