Microsoft Office Access 2007 ile birlikte gelen yeni şablonlardan birini kullanarak bir veritabanı oluşturduğunuzu düşünelim. Bu bir Kişiler veritabanı olabilir ve Microsoft Office Outlook 2007 uygulamasından kişi bilgileri almış olabilirsiniz. Belirli bir aşamada, verileriniz çoğalır ve belirli kayıtları bulmak için veri sayfasına hızlı bir bakıştan daha fazlası gerekir.

Belirli kayıtları bulmanın dört yolu vardır:

• Gezinme  Gezinmek, bir tablo veya görünüm içinde, genellikle bir kerede bir tane olmak üzere kayıtlar arasında hareket etmektir.

   Not   Görünüm, tablolarda saklanan bilgileri görüntüleyen bir veritabanı nesnesidir. Form, sorgu ve raporların tümü görünüm olabilir.

• Arama  Aramak, ölçüt (arama deyimleri) ve karşılaştırma işleçleri ("eşittir" veya "içerir" gibi) belirtip, belirtilen koşullara uyan kayıtları görüntülemektir. Koşullarınıza uyan kayıtlar vurgulanır,  buna karşılık, koşullara uymayan kayıtlar da görünür, ancak bunlar vurgulanmaz.
• Filtre uygulama  Arama gibi, filtre uygulama yönteminde de ölçüt ve karşılaştırma işleçleri belirtilir. Aramanın tersine, bir filtre yalnızca kayıtlardan hangilerinin görüntüleneceğine sınırlama getirir. Filtreler açılıp kapatılabilir ve böylece aynı verilerin filtre uygulanmış ve uygulanmamış görünümleri arasında geçiş yapmak kolaylaşır.
• Sorgu  Sorgular (sorgu: Tablolarınızda depolanan veriler hakkında bir soru veya veriler üzerinde eylem gerçekleştirme isteği. Bir sorgu, birden fazla tablodaki verileri, form, rapor veya veri erişim sayfası için veri kaynağı görevi görecek şekilde bir araya getirebilir.) belirli kayıtları bulmak için çok güçlü ve esnek bir yoldur. Bir sorgu özelleştirilmiş aramalar yapmanıza, özelleştirilmiş filtreler uygulamanıza ve kayıtları sıralamanıza olanak sağlar. Sorgular kaydedilip yeniden kullanılabilir, form (form: Eylemleri gerçekleştirmek veya alanlardaki verileri girmek, görüntülemek ve düzenlemek için denetimler yerleştirdiğiniz bir Access veritabanı nesnesi.) ve rapor (rapor: Belirtimlerinize göre biçimlendirilmiş ve düzenlenmiş bilgileri yazdıran bir Access veritabanı nesnesi. Rapor örnekleri arasında satış özetleri, telefon numarası listeleri ve adres etiketleri yer alır.) oluşturmada kullanılabilir.

Office Access 2007 şablonlarının tümü, hemen kullanabileceğiniz sorgular içerir. Ayrıca belirli kayıtlara odaklanmanıza ve belirli soruları yanıtlamanıza yardımcı olacak kendi sorgularınızı da oluşturabilirsiniz.

Bu makalede kayıtlarda gezinmek, aramak ve filtre uygulamak için kullanabileceğiniz teknikler açıklanmaktadır. Bu makale ayrıca, belirli kayıtları bulmak üzere bir sorgu kullanma örneği içermekte ve sorgu kullanma konusunda daha ayrıntılı bilgi için diğer yardım makalelerine bağlantılar sağlamaktadır.

---

• Kayıtlar arasında gezinme

• Belirli kayıtları arama

• Kayıtlara filtre uygulama

• Sorgu kullanarak kayıt bulma

---

Kayıtlar arasında gezinme

Kayıtlar arasında gezinebilmenizin (göz atmanızın) birkaç yolu vardır. Kayıtlar arasında birer birer sırayla hareket etmek için SEKME tuşuna basabilirsiniz. Veri sayfası görünümünde (Veri Sayfası görünümü: Tablodan, formdan, sorgudan, görünümden veya depolanmış yordamdan gelen verileri satır-sütun biçiminde görüntüleyen bir pencere. Veri Sayfası görünümünde, alanları düzenleyebilir, veri ekleyip silebilir ve veri arayabilirsiniz.) bir tablo veya görünümü açtığınızda, kayıtlar arasında hareket etmek için kayıt gezinti düğmelerini kullanabilirsiniz. Çoğu formda da kayıt gezinti düğmeleri vardır. Office Access 2007 şablonlarında, bazı formların, anahtar alanlardaki verilere bağlı olarak kayıt seçmenize olanak sağlayan Git kutusu vardır.

Kayıt gezinti düğmelerini kullanma

Kayıt gezinti düğmelerini kullanarak bir kayıttan diğerine gidebilirsiniz. Bu düğmelerden hangisini tıklattığınıza bağlı olarak, ilk, önceki, sonraki, son veya yeni bir kayda gidersiniz.

Geçerli Kayıt kutusunu tıklattığınızda, bir kayıt numarası yazıp ENTER tuşuna basarak bu kayda gidebilirsiniz. Kayıt numarası, form veya veri sayfasının başından başlanarak sıralı olarak sayılır. Bu herhangi bir alan değerine karşılık gelmez.

Filtre göstergesi düğmesi filtre uygulanmış olup olmadığını gösterir. Filtre uygulanmamışsa veya tüm filtreler temizlenmişse, Filtre Yok olarak görünür. Filtre Uygulanmış olarak görüntülendiği sırada, filtreyi kaldırmak için bu düğmeyi tıklatabilirsiniz. Aynı şekilde, Filtre Uygulanmış olarak göründüğü sırada, varsa kullandığınız son filtreyi uygulamak için de bu düğmeyi tıklatabilirsiniz.

Ara kutusuna metin girerken, girdiğiniz her karakterle birlikte gerçek zamanlı olarak, eşleşen ilk değer vurgulanır. Eşleşen değer içeren bir kaydı hızlı şekilde aramak için bu özelliği kullanabilirsiniz.

Git kutusunu kullanarak kayıt seçme

Git kutusu bir açılır listeden belirli bir kaydı seçmenize olanak sağlar. Bunu, Access şablonu kullanılarak oluşturulmuş veritabanlarında,  genellikle, kişiler hakkında bilgi görüntüleyen ayrıntı formlarında bulursunuz (örneğin, Kişiler şablonuna dayalı veritabanlarında Kişi Ayrıntıları formunda). Git kutusu bazen Pazarlama Projeleri şablonuna dayalı veritabanlarındaki Projeler ve Görevler formu gibi başka formlarda da bulunur.

Bir formda Git kutusu varsa, formun sol üst bölümünde bulunur ve aşağıdaki şekildekine benzer:

Git kutusunu kullanma

1. Kutunun kenarındaki oku tıklatın.
2. Açılır listeden bir kayıt seçin.

    Not   Gitmek istediğiniz kaydın ilk birkaç karakterini biliyorsanız, kaydı hızlı şekilde bulmak için bu karakterleri Git kutusuna yazabilirsiniz.

Git kutusu yalnızca, her kaydı benzersiz şekilde tanımlamaya yetecek kadar veri görüntüler. Listeden bir kaydı seçtiğinizde, Access bu kaydın verilerinin kalan kısmını formun ana bölümünde görüntüler.

 Sayfanın Başı

Belirli kayıtları arama

Belirli kayıtları aramak için Bul ve Değiştir iletişim kutusundaki Bul sekmesini kullanabilirsiniz. Belirli bir alanda ya da bir tablo veya görünümün tamamında arama yapabilirsiniz.

 Not   Tablo veya görünümde veriler görüntülenmekteyse, yalnızca Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kullanabilirsiniz. Uygulanan bir filtre nedeniyle görünürde kayıt olmasa bile bu durum geçerlidir.

Kayıt arama  

1. Arama yapmak istediğiniz tablo veya görünümü açın.
2. Aramak istediğiniz alanı tıklatın.
3. Giriş sekmesinin Bul grubunda Bul'u tıklatın.

   –veya–

   Klavye kısayolları  CTRL+F tuşlarına basın.

   Bul ve Değiştir iletişim kutusu Bul sekmesi seçili olarak görüntülenir.

4. Aranan kutusuna, aramak istediğiniz değeri yazın. Bu sizin arama ölçütünüzdür.
5. İsterseniz, arama yapmak istediğiniz alanı değiştirmek veya temeldeki tablonun tamamında arama yapmak için Bak listesini kullanın.
6. İsterseniz, Eşleştirme listesinde, Alanın Bir Bölümü öğesini tıklatın. Bu olabilecek en geniş kapsamlı aramayı sağlar.

   Eşleştirme listesi karşılaştırma işlecinizi gösterir. Alanın Bir Bölümü öğesi, "içerir" işlecine denktir ve arama yaptığınız alanın herhangi bir bölümünde bu ölçütün her bulunduğu yerde arama ölçütünüzün başarıyla eşleştirilmesini sağlar.

7. Ara listesinde, Tümü'nü seçin ve sonra Sonrakini Bul'u tıklatın.
8. Aradığınız öğe vurgulandığında, iletişim kutusunu kapatmak için Bul ve Değiştir iletişim kutusunda İptal'i tıklatın.

Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kullanma konusunda daha fazla bilgi için, Verileri değiştirmek için Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kullanma başlıklı makaleye bakın.

 Sayfanın Başı

Kayıtlara filtre uygulama

Görüntülenen kayıtları, yalnızca ölçütünüzle eşleşenlerle sınırlamak için filtre uygulayabilirsiniz. Filtre uygulamak, istediğiniz kayıtları bulmayı kolaylaştırır. Örneğin, görüntülenen kayıtların kapsamını hemen daraltmak için, değerini eşleştirmek istediğiniz bir alanı sağ tıklatın ve kısayol menüsünün en altındaki Eşittir, Eşit Değildir, İçerir veya İçermez menü seçeneklerinden birini belirleyin.

Seçime göre filtre uygulama

1. Bir tablo veya formu açın.
2. Tablo veya forma zaten filtre uygulanmamış olduğundan emin olmak için, Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş'i tıklatın ve Tüm Filtreleri Temizle komutu kullanılabiliyorsa tıklatın.
3. Filtrenin parçası olarak kullanmak istediğiniz değerin bulunduğu kayda gidin ve alanı tıklatın. Kısmi bir seçime göre filtre uygulamak için, yalnızca istediğiniz karakterleri seçin.
4. Giriş sekmesinin Sırala ve Filtre Uygula grubunda Seçim'i tıklatın ve sonra da uygulamak istediğiniz filtreyi tıklatın.

   -veya-

   Alanı sağ tıklatın ve kısayol menüsünün en altındaki Eşittir, Eşit Değildir, İçerir veya İçermez menü seçeneklerinden birini belirleyin.

5. Bir seçime dayalı olarak başka alanlara da filtre uygulamak için, önceki 3 ve 4 numaralı adımları yineleyin.

Diğer filtre formlarına gitmek için, Giriş sekmesindeki Sırala ve Filtre Uygula grubunda bulunan komutları kullanın.

Filtre uygulama konusunda daha fazla bilgi için Filtre: Bir görünümündeki kayıt sayısını sınırlama başlıklı makaleye bakın.

 Sayfanın Başı

Sorgu kullanarak kayıt bulma

Kayıtları aramak ve filtre uygulamak için kullanabileceğiniz teknikler, elinizdeki durumla ilgili belirli kayıtları bulmada çok kullanışlıdır. Ancak bazen, aynı arama veya filtre uygulama işlemini belirli aralıklarla gerçekleştirmek istersiniz. Arama ve filtre uygulama adımlarını her seferinde yeniden uygulamak yerine, bir sorgu oluşturabilirsiniz.

Farklı türde bilgiler farklı türde veriler olarak saklanır. Örneğin, adlar metin verisi olarak saklanırken, doğum günleri tarih/saat verisi olarak saklanır. Aramak veya filtre uygulamak için sorgu kullandığınızda, arayacağınız verilerin türüne göre ölçüt kullanırsınız.

Bazen, var olduğunu bildiğiniz belirli bir kaydı bulamazsınız. Kayıtları, belirli bir alanın değeri yüzünden belirli kayıtları görüntülemeyen bir form veya sorguda görüntülerseniz, böyle bir durumla karşılaşılabilir. Örneğin, Sorunlar şablonunda, Sorun Listesi formu, "Kapalı" durumunda olan sorunları görüntülemez, çünkü kayıtlar, bu olayları özellikle dışarıda tutan bir sorgudan gelmektedir. Kapatılmış olayları görmek için, bunları Sorunlar tablosunda veya Sorun Ayrıntıları formunda arayabilir, Kapatılan Olaylar raporunu kullanabilir veya kapatılan olayları görüntüleyen bir sorgu oluşturabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte, kayıt bulmak için sorgu kullanma gösterilmiştir.

Sorunları izlemek için, Access 2007 Sorunlar şablonuyla oluşturulmuş bir veritabanı kullandığınızı düşünelim. Sorunlar tablosunda, belirli bir sorunun etkin, çözülmüş veya kapatılmış olduğunu gösteren Durum adında bir alan vardır. Buradaki adımları izleyerek, kapatılmış durumunda olan sorunları görüntüleyen bir sorgu oluşturabilirsiniz:

1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Sorunlar'ı çift tıklatın ve ardından Kapat'ı tıklatın.
3. Sorgu tasarımcısında, Sorunlar tablosunda yıldızı (*) çift tıklatın. Bunu yapmanız, sorgunun döndürdüğü kayıtlardan tüm alanları görüntülemesini sağlar.

   Tasarım kılavuzunun ilk sütununda Alan satırında Sorunlar.* görüntülenir. Bu, Sorunlar tablosundan tüm alanların döndürülmesi gerektiğini gösterir.

4. Sorgu tasarımcısında, Sorunlar tablosunda Durum'u çift tıklatın.

   Tasarım kılavuzunun ikinci sütununda Alan satırında Durum görüntülenir.

5. Tasarım kılavuzunun ikinci sütununda, Göster satırındaki onay kutusunu temizleyin. Bunu yapmanız, sorgunun Durum alanını görüntülememesini sağlar.

   Durum sütunundaki Göster onay kutusunu temizlemezseniz, Durum alanı sorgu sonuçlarında iki kez görüntülenir.

6. Tasarım kılavuzunun ikinci sütununda, Ölçüt satırına, ="Kapatıldı" yazın. Bu sizin arama ölçütünüzdür. Sorgunun yalnızca Durum değeri "Kapatıldı" olan kayıtları görüntülemesini bu şekilde sağlarsınız.

    Not   Bu örnekte yalnızca bir arama ölçütü kullanılmıştır. Daha fazla alana ölçüt ekleyerek ve veya satırıyla birlikte veya'nın altında ek satırlar kullanarak, herhangi bir arama için pek çok arama ölçütü kullanabilirsiniz.

   Sorgunuz çalışmaya hazırdır ve buradakine benzer:

   

7. Tasarım sekmesinin Sonuçlar grubunda Çalıştır'ı tıklatın.

    Not   Sorunları izleme başlamadıkça ve Sorunlar tablosunda verileriniz olmadığı sürece  (ve en azından bir sorunun durumunu "Kapatıldı" olarak ayarlamadığınız sürece)  sorgu hiçbir sonuç döndürmez. Bununla birlikte, sorguyu kaydedebilir ve ileride istediğiniz zaman kullanabilirsiniz.

8. Sorguyu kaydetmek için CTRL+S tuşlarına basın. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, sorgu için bir ad, örneğin, Kapatılan Sorunlar yazın ve Tamam'ı tıklatın.

Artık, kapatılmış durumunda olan sorunları görüntüleyen bir sorgunuz var.

Kayıt bulmanıza yardımcı olacak sorgular oluşturma konusunda daha fazla bilgi için, Basit bir seçme sorgusu oluşturma ve Birden fazla tabloyu temel alan sorgu oluşturma başlıklı makalelere bakın.

Arama ve filtre uygulama ölçütleri hakkında daha fazla bilgi için Sorgu ölçütü örnekleri başlıklı makaleye bakın.

 Sayfanın Başı