Verileri alfabetik veya sayısal sıralamaya göre değil kullanıcı tanımlı bir düzene göre (özel veya mantıksal sıralama da denir) sıralamak istediğiniz durumlar olabilir. Örneğin, haftanın günlerini Pazartesi önce görünecek şekilde sıralamak, Cuma'nın önce görüneceği alfabetik sıralama yapmaktan daha mantıklıdır. Bir tablo veya sorgunun Veri Sayfası görünümünde veya bir formun Form görünümünde verileri sıralayabilirsiniz.

• Küçük, sınırlı sayıda benzersiz alan değerini sıralama

• Çok sayıda benzersiz alan değerini sıralama

Küçük, sınırlı sayıda benzersiz alan değerini sıralama

Bu yordamda, çalışanların unvanlarını sıralamak için IIf işlevini kullanan bir ifade yazacaksınız.

Önce üç alan içeren bir tablo oluşturun: Unvan, Ad ve Soyad. Unvan alanına, dört yeni kayıt için aşağıdaki değerleri girin:

• İç Satış Koordinatörü
• Satış Müdürü
• Satış Temsilcisi
• Başkan Yardımcısı, Satış

Dört kaydın Ad ve Soyad alanlarına istediğiniz adları girin.

1. Şimdi tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın.
2. Giriş sekmesinin Sırala ve Filtre Uygula grubunda Gelişmiş'i ve sonra da kısayol menüsünde Gelişmiş Filtre/Sıralama'yı tıklatın.
3. Ad, Soyadı ve Unvan gibi alanlardan istediklerinizi kılavuza ekleyin.
4. İlk boş sütunda Alan satırını sağ tıklatın, Yakınlaştır komutunu tıklatın ve aşağıdaki ifadeyi yazın:

   IIf([Unvan] = "Başkan Yardımcısı, Satış", 1, IIf([Unvan] = "Satış Müdürü", 2, IIf([Unvan] = "Satış Temsilcisi", 3, IIf([Unvan] = "İç Satış Koordinatörü", 4, 5))))

   Unvan, derecelendirilen değerleri içeren alanın adıdır. Tırnak işaretleri içine alınan değerler alana depolanmış tekil değerlerdir. Ardından gelen sayısal değer ona atanmış derecedir. Yukarıdaki ifade dört farklı unvana 1'den 4'e kadar derece atar ve geri kalanların tümüne 5 derecesini atar. Sıralama yaptığınızda, bu ifadede geçmeyen unvanlara aynı derece (5) atanır.

5. İfadeyi içeren sütunun Sırala satırında, Artan öğesini tıklatın.
6. Giriş sekmesinin Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtre Değiştir'i tıklatın.

   IIf işlevi, Unvan alanındaki değere karşılık gelen sayısal değeri döndürür. Örneğin, Unvan alanındaki değer Satış Müdürü ise, atanan sayı 2'dir. Unvan alanında işlevde bağımsız değişken olarak listelenmeyen bir değer varsa  (örneğin, Bölge Koordinatörü ) ona 5 sayısı atanır. Ardından sorgu bu sayıları artan düzende sıralar.

 Sayfanın Başı

Çok sayıda benzersiz alan değerini sıralama

Sıralanacak çok sayıda değeriniz varsa, verileri sıralamanın daha iyi bir yolu arama tablosu oluşturarak sıralamaktır.

Çalışanlar tablosunun 50'nin üzerinde farklı unvan içerdiğini varsayın. Önce bir arama tablosu oluşturup yeni tabloyu aramak için varolan tabloyu hazırlamanız gerekir. Ardından bu iki tabloyu ilişkilendirip bir sorgu oluşturursunuz.

Arama tablosu oluşturma ve varolan tabloyu değiştirme

1. Unvanları depolayacak yeni bir arama tablosu oluşturun. Tabloyu tblUnvanlar olarak adlandırın ve alanları aşağıdaki tablodaki gibi parantez içinde gösterilen veri türlerine ayarlayın:

   UnvanNo (Otomatik Sayı)	Unvan (Metin)
   1	Başkan Yardımcısı, Satış
   2	Satış Müdürü
   3	Satış Temsilcisi
   4	İç Satış Koordinatörü

2. UnvanNo alanını birincil anahtar olarak ayarlayın.
3. Çalışanlar tablosunu, tblUnvanlar tablosunu arayacak şekilde değiştirin.
   • Tasarım görünümünde, Unvan alanının adını UnvanNo olarak değiştirin.
   • Veri Türü sütununda, Veri Türü hücresini Sayı olarak değiştirin.
4. Genel sekmesinde, Alan Özellikleri altında, Alan Boyutu değerini Uzun Tamsayı olarak değiştirin.
5. Tabloyu kaydedin ve veri kaybıyla ilgili uyarıyı yoksayın.
6. Veri Sayfası görünümüne geçin.
7. Unvanlar sütununu unvan değerine karşılık gelen UnvanNo değeriyle doldurun.

   Örneğin, Unvan değerinin Satış Müdürü olduğu kayıtlar için, 2 yazın. Satış Temsilcisi için, 3 yazın.

8. Tabloyu kaydedin ve kapatın.

İki tabloyu ilişkilendirme

1. Veritabanı Araçları sekmesinin Göster/Gizle grubunda İlişkiler'i tıklatın.
2. Tasarım sekmesinin Göster/Gizle grubunda Tablo Adları'nı tıklatın.
3. tblTitles ve Çalışanlar tablolarını seçin ve İlişkiler penceresine taşımak için Ekle komutunu tıklatın. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.
4. UnvanNo alanını tblUnvanlar tablosundan Çalışanlar tablosundaki UnvanNo alanına sürükleyin.

   İlişkileri Düzenle iletişim kutusu açılır.

5. İki sütunda da görüntülenen alan adının UnvanNo olduğundan ve aynı zamanda İlişki Türü kutusunun Bir-Çok İlişki'yi görüntülediğinden emin olun. Alan adlarını gerekirse değiştirebilirsiniz.
6. Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunu seçin.
7. İlişkiyi oluşturmak için Oluştur düğmesini tıklatın.

   İlişkileri Düzenle iletişim kutusu kapanır ve değişiklikleri kaydeder.

8. İlişkiler sekmesini kapatın.

Sorgu oluşturma

1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesini tıklatın, Çalışanlar tablolarını çift tıklatın ve ardından tblTitles öğesini çift tıklatın.
3. Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatın.
4. Çalışanlar tablosundan ÇalışanKimliği, Soyadı ve Ad alanlarını tblUnvanlar tablosundan da Unvan alanını sorgu tasarım kılavuzuna ekleyin.
5. Veri Sayfası görünümüne geçin.

 Sayfanın Başı