Sorgu kullanarak verileri toplama

Bu makalede, bir sonuç kümesindeki verileri toplamak için toplu işlev olarak adlandırılan işlev türünü nasıl kullanacağınız açıklanmaktadır. Ayrıca, bu makalede, bir sonuç kümesindeki değerleri saymak veya değerlerin ortalamasını almak için SAY ve ORT gibi diğer toplu işlevleri nasıl kullanacağınız kısaca açıklanmaktadır. Ek olarak bu makalede, sorgularınızın tasarımını değiştirmeden verileri toplamak için kullandığınız ve Microsoft Office Access 2007 uygulamasında yeni bir özellik olan Toplam Satırı'nı nasıl kullanacağınız anlatılmaktadır.

Ne yapmak istiyorsunuz?


Veri toplamanın yollarını anlama

Toplu işlev olarak adlandırılan işlev türünü kullanarak sorguda sayılardan oluşan bir sütunda toplama yapabilirsiniz. Toplu işlevler, veri sütununda bir hesaplama yapar ve tek bir değer döndürür. Access Topla, Say, Ort (hesaplama ortalamaları için), EnAz ve EnÇok gibi çeşitli toplu işlevler sunar. Sorgunuza Topla işlevini ekleyerek verileri toplayabilir, Say işlevini ekleyerek sayım yapabilirsiniz.

Ek olarak, Office Access 2007, sorgunuza Topla'yı ve diğer toplu işlevleri eklemek için birkaç yol sunar. Şunları yapabilirsiniz:

  • Sorgunuzu, Veri Sayfası görünümünde açın ve bir Toplam satırı ekleyin. Office Access 2007 uygulamasında yeni bir özellik olan Toplam Satırı, sorgunuzun tasarımını değiştirmeden sorgu sonuç kümesinin bir veya daha fazla sütununda toplu işlev kullanmanıza olanak tanır.
  • Toplamlar sorgusu oluşturun. Toplamlar sorgusu, kayıt gruplarında alt toplamları hesaplar; Toplam satırı, bir veya daha fazla veri sütununun (alanının) genel toplamını hesaplar. Örneğin, şehre göre veya üç aylık satışların alt toplamını almak isterseniz, kayıtlarınızı istediğiniz kategoriye göre gruplandırmak için bir toplamlar sorgusu kullanın ve sonra satış rakamlarını toplayın.
  • Çapraz sorgu oluşturun. Çapraz sorgu, sonuçlarını Microsoft Office Excel 2007 çalışma sayfasını andıran bir kılavuzda görüntüleyen özel bir sorgu türüdür. Çapraz sorgular, değerlerinizi özetler ve sonra onları iki olgu kümesine göre gruplandırır — bir küme, yan tarafta aşağıya doğru (satır başlıkları), diğeri üst boyunca (sütun başlıkları) uzanır. Örneğin, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, son üç yılda her şehre göre yapılan satışların toplamlarını görüntülemek için bir çapraz sorgu kullanabilirsiniz:
Şehir 2003 2004 2005
Paris 254.556 372.455 467.892
Sidney 478.021 372.987 276.399
Cakarta 572.997 684.374 792.571
... ... ... ...

 Not   Bu belgedeki nasıl yapılır bölümlerinde genellikle Topla işlevinin kullanımı açıklanmaktadır, ancak Toplam satırlarınızda ve sorgularınızda diğer toplu işlevleri kullanabileceğinizi unutmayın. Diğer toplu işlevleri kullanma hakkında daha fazla bilgi için bu makalenin sonraki bölümlerinde yer alan Toplu işlev başvurusu bölümüne bakın.

Diğer toplu işlevleri kullanma yöntemleri hakkında daha fazla bilgi için Veri sayfasında sütun toplamlarını görüntüleme başlıklı makaleye bakın.

Aşağıdaki bölümlerdeki adımlarda, Toplam satırını nasıl ekleyebileceğiniz, gruplardaki verileri toplamak için toplamlar sorgusunu nasıl kullanabileceğiniz ve gruplar ve zaman aralıklarındaki verilerin alt toplamını alan çapraz sorguyu nasıl kullanabileceğiniz açıklanmaktadır. Devam ettikçe, toplu işlevlerin birçoğunun yalnızca belirli veri türüne ayarlanan alanlardaki verilerde çalıştığını unutmayın. Örneğin, TOPLA işlevi yalnızca Sayı, Ondalık veya Para Birimi veri türlerine ayarlanan alanlarla çalışır. Her işlevin gerektirdiği veri türleri hakkında daha fazla bilgi için bu makalenin sonraki bölümlerinde yer alan Toplu işlev başvurusu bölümüne bakın.

Veri türleri hakkında genel bilgi için Alan için ayarlanmış veri türünü değiştirme başlıklı makaleye bakın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Bazı örnek veriler hazırlama

Bu makalede yer alan nasıl yapılır bölümlerinde, örnek veri içeren tablolar sağlanmıştır. Nasıl yapılır adımları toplama işlevlerinin nasıl çalıştığını anlamınıza yardımcı olmak için örnek tabloları kullanır. İsterseniz, örnek tabloları yeni veya varolan bir veritabanına ekleyebilirsiniz.

Access bu örnek tabloları bir veritabanına eklemek için bazı yollar sunar. Verileri el ile girebilir, her tabloyu bir elektronik tablo programına (Microsoft Office Excel 2007 gibi) kopyalayıp çalışma sayfalarını Access'e alabilir veya verileri Not Defteri gibi bir metin düzenleyicisine yapıştırıp, elde edilen metin dosyalarından verileri alabilirsiniz.

Bu bölümdeki adımlarda, boş bir çalışma sayfasına verilerin nasıl girileceği ve ayrıca örnek tabloların nasıl bir elektronik tablo programına kopyalanıp Access 2007'ye alınacağı açıklanmaktadır. Metin verileri oluşturma ve alma konusunda daha fazla bilgi için, Metin dosyasındaki verileri alma veya bağlama başlıklı makaleye bakın.

Bu makaledeki nasıl yapılır adımlarında aşağıdaki tablolar kullanılmıştır. Kendi örnek verilerinizi oluşturmak için bu tabloları kullanın:

Kategoriler tablosu:

Kategori
Oyuncaklar
Oyunlar ve Bulmacalar
Sanat ve Çerçeveleme
Video Oyunları
DVD'ler ve Filmler
Modeller ve Hobiler
Sporlar

Ürünler tablosu:

Ürün Adı Fiyat Kategori
Programcı eylem şekli 12,95 YTL Oyuncaklar
C# ile eğlenin (Tüm aile için bir tabla oyunu) 15,85 YTL Oyunlar ve Bulmacalar
İlişkisel Veritabanı Diyagramı 22,50 YTL Sanat ve Çerçeveleme
Sihirli Bilgisayar Yongası (500 Parça) 32,65 YTL Oyunlar ve Bulmacalar
Access! Oyun! 22,95 YTL Oyunlar ve Bulmacalar
Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 78,50 YTL Video Oyunları
Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 14,88 YTL DVD'ler ve Filmler
Son Uçan Pizza 36,75 YTL Sporlar
Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 65,00 YTL Modeller ve Hobiler
Bureaucrat non-action figure 78,88 YTL Oyuncaklar
Kasvet 53,33 YTL Video Oyunları
Kendi Klavyenizi Oluşturun 77,95 YTL Modeller ve Hobiler

Siparişler tablosu:

Sipariş Tarihi Teslim tarihi Teslim Şehri Teslim Ücreti
14.11.2005 15.11.2005 Cakarta 55,00 YTL
14.11.2005 15.11.2005 Sidney 76,00 YTL
16.11.2005 17.11.2005 Sidney 87,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Cakarta 43,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Paris 105,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 YTL
18.11.2005 19.11.2005 Viyana 215,00 YTL
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 YTL
20.11.2005 21.11.2005 Viyana 198,00 YTL
20.11.2005 21.11.2005 Paris 187,00 YTL
21.11.2005 22.11.2005 Sidney 81,00 YTL
23.11.2005 24.11.2005 Cakarta 92,00 YTL

Sipariş Ayrıntıları tablosu:

Sipariş No Ürün Adı Ürün No Birim Fiyat Miktar İndirim
1 Kendi Klavyenizi Oluşturun 12 77,95 YTL 9 %5
1 Bureaucrat non-action figure 2 78,88 YTL 4 %7.5
2 Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 7 14,88 YTL 6 %4
2 Sihirli Bilgisayar Yongası 4 32,65 YTL 8 0
2 Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 6 78,50 YTL 4 0
3 Access! Oyun! 5 22,95 YTL 5 %15
4 Programcı Eylem Figürü 1 12,95 YTL 2 %6
4 Son Uçan Pizza 8 36,75 YTL 8 %4
5 Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 9 65,00 YTL 4 %10
6 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 12 %6.5
7 Kasvet 11 53,33 YTL 6 %8
7 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 4 %9

 Not   Tipik bir veritabanında, sipariş ayrıntıları tablosunda yalnızca Ürün No alanının bulunacağını, Ürün Adı alanının bulunmayacağını unutmayın. Örnek tabloda, verilerin okunması kolaylaştırmak için Ürün Adı alanı kullanılmıştır.

Örnek verileri el ile girme

  1. Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda Tablo'yu tıklatın.

Access veritabanınıza yeni, boş bir tablo ekler.

 Not   Yeni, boş bir veritabanı açarsanız, bu adımı uygulamanız gerekmez, ancak veritabanına her tablo eklemeniz gerektiğinde uygulamanız gerekecektir.

  1. Örnek tabloda başlık satırındaki ilk hücreyi çift tıklatın ve alanın adını yazın.

Varsayılan olarak, Access başlık satırındaki boş alanları buradaki gibi Yeni Alan Ekleyin metniyle gösterir:

Veri sayfasında yeni alan

  1. Ok tuşlarını kullanarak sonraki boş başlık hücresine geçin ve ikici alan adını yazın (SEKME tuşuna da basabilir veya yeni hücreyi çift tıklatabilirsiniz). Tüm alan adlarını girene kadar bu adımı yineleyin.
  2. Örnek tabloya verileri girin.

Siz verileri girdikçe, Access her alan için bir veri türü tahmin eder. İlişkisel veritabanlarında yeniyseniz, tablolarınızdaki alanların her biri için Sayı, Metin veya Tarih/Saat gibi belirli bir veri türünü ayarlamanız gerekir. Veri türü ayarlamak doğru veri girişi yapılmasına yardımcı olur ve hesaplamalarda telefon numaraları kullanmak gibi hatalar yapmayı önlemeye yardımcı olur. Bu örnek tablolar için, Access'in veri türünü tahmin etmesine izin vermelisiniz.

  1. Verileri girmeniz bittiğinde Kaydet'i tıklatın.

Klavye kısayolları  CTRL+S tuşlarına basın.

Farklı Kaydet iletişim kutusu görünür.

  1. Tablo Adı kutusuna, örnek tablonun adını girin ve Tamam'ı tıklatın.

Nasıl yapılır bölümlerindeki sorgularda kullanıldıkları için, her bir örnek tablonun adını kullanın.

  1. Bu bölümün başında listelenen örnek tabloların her birini oluşturana kadar bu adımları yineleyin.

Verileri el ile girmek istemezseniz, verileri bir elektronik tablo dosyasına kopyalayıp, sonra da elektronik tablo dosyasından Access'e almak için sıradaki adımları izleyin.

Örnek çalışma sayfaları oluşturma

  1. Elektronik tablo programınızı başlatıp yeni, boş bir dosya oluşturun. Excel'i kullanıyorsanız, varsayılan olarak yeni, boş bir çalışma kitabı oluşturur.
  2. Yukarıda sağlanan ilk örnek tabloyu kopyalayın ve ilk hücreden başlayarak ilk çalışma sayfasına yapıştırın.
  3. Elektronik tablo programınızın sağladığı yöntemi kullanarak, çalışma sayfasını yeniden adlandırın. Çalışma sayfasına örnek tabloyla aynı adı verin. Örneğin, örnek tablonun adı Kategoriler ise, çalışma sayfanıza da aynı adı verin.
  4. 2 ve 3 numaralı adımları yineleyerek, örnek tabloların her birini boş bir çalışma sayfasına kopyalayın ve çalışma sayfasını yeniden adlandırın.

 Not   Elektronik tablo dosyanıza çalışma sayfaları eklemeniz gerekebilir. Bu görevi gerçekleştirme konusunda bilgi için, elektronik tablo programınızın yardımına bakın.

  1. Çalışma kitabını bilgisayarınızda veya ağınızda kullanışlı bir konuma kaydedin ve sonraki adımlara gidin.

Çalışma sayfalarından veritabanı tabloları oluşturma

  1. Dış Veri sekmesinin Al grubunda Excel'i tıklatın.

-veya-

Tümü'nü tıklatın ve listeden bir elektronik tablo programı seçin.

Dış Veri Al - Program Adı Elektronik Tablo iletişim kutusu görünür.

  1. Gözat'ı tıklatın, önceki adımda oluşturduğunuz elektronik tablo dosyasını açın ve ardından Tamam'ı tıklatın.

Elektronik Tablo Alma Sihirbazı başlar.

  1. Varsayılan olarak sihirbaz, çalışma kitabındaki birinci çalışma sayfasını seçer (önceki bölümdeki adımları izlediyseniz Müşteriler çalışma sayfası) ve çalışma sayfasındaki veriler sihirbaz sayfasının alt bölümünde görünür. İleri'yi tıklatın.
  2. Sihirbazın sonraki sayfasında, İlk satır sütun başlıklarını içerir öğesini tıklatın ve sonra İleri seçeneğini tıklatın.
  3. İsteğe bağlı olarak, sonraki sayfada, alan adlarını ve veri türlerini değiştirmek veya alanları alma işleminin dışında tutmak için Alan Seçenekleri öğesinin altındaki metin kutularını ve listeleri kullanın. Aksi takdirde İleri düğmesini tıklatın.
  4. Access birincil anahtarı eklesin seçeneğini işaretlenmiş olarak bırakın ve İleri düğmesini tıklatın.
  5. Varsayılan olarak Access, çalışma sayfasının adını yeni tablonuza uygular. Bu adı kabul edin veya başka bir ad girin ve ardından Son düğmesini tıklatın.
  6. Çalışma kitabındaki her çalışma sayfasından bir tablo oluşturana kadar, 1 ila 7. adımları yineler.

Birincil anahtar alanları yeniden adlandırma

 Not   Çalışma sayfalarını aldığınızda, Access her tabloya otomatik olarak birincil anahtar sütunu ekler ve varsayılan olarak, Access, bu sütunu "No" olarak adlandırır ve OtomatikSayı veri türüne ayarlar. Buradaki adımlarda, her birincil anahtar alanını nasıl yeniden adlandırabileceğiniz açıklanmaktadır. Bu işlem, sorgudaki tüm alanları açıkça tanımlamanıza yardımcı olur.

  1. Gezinti Bölmesi'nde, önceki adımlarda oluşturduğunuz tabloların her birini sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü öğesini tıklatın.
  2. Her tablo için, birincil anahtar alanını konumlandırın. Varsayılan olarak, Access her alanı No olarak adlandırır.
  3. Alan Adı sütununda, her birincil anahtar alanı için tablonun adını ekleyin.

Örneğin, Kategoriler tablosu için No alanını "Kategori No" olarak ve Siparişler tablosu için alanı "Sipariş No" olarak yeniden adlandırabilirsiniz. Sipariş Ayrıntıları tablosu için alanı "Ayrıntı No" olarak yeniden adlandırın. Ürünler tablosu için, alanı "Ürün No" olarak yeniden adlandırın.

  1. Değişikliklerinizi kaydedin.

Bu makalede örnek tablolar, birincil anahtar alanı içerecek şekilde ve alan, önceki adımlarda açıklandığı gibi yeniden adlandırılmış olarak görüntülenmektedir.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Toplam satırını kullanarak veri toplama

Sorgunuzu Veri sayfası görünümünde açıp, satırı ekleyip ve sonra Topla, EnAz, EnÇok veya Ort gibi kullanmak istediğiniz toplu işlevi seçerek, sorguya bir Toplam satırı ekleyebilirsiniz. Bu bölümdeki adımlarda, basit seçme sorgusunu nasıl oluşturabileceğiniz ve Toplam satırını nasıl ekleyebileceğiniz açıklanmaktadır. Önceki bölümde anlatılan örnek tabloları kullanmanız gerekmez.

Basit seçme sorgusu oluşturma

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
  1. Tabloları Göster iletişim kutusunda, sorgunuzda kullanmak istediğiniz tablo veya tabloları çift tıklatın ve sonra Kapat öğesini tıklatın.

Seçili tablo veya tablolar, sorgu tasarımcısının üst bölümünde pencere olarak görüntülenir.

  1. Sorgunuzda kullanmak istediğiniz tablo alanlarını çift tıklatın.

Ad ve açıklamalar gibi tanımlayıcı veriler içeren alanları da ekleyebilirsiniz, ancak sayısal veriler veya para birimi verileri içeren bir alan eklemeniz gerekir.

Her alan, tasarım kılavuzunda bir hücrede görüntülenir.

  1. Sorguyu çalıştırmak için ÇalıştırDüğme görüntüsü düğmesini tıklatın.

Sorgu sonuç kümesi, Veri sayfası görünümünde görüntülenir.

  1. İsteğe bağlı olarak, Tasarım görünümüne geçin ve sorgunuzu ayarlayın. Bunu yapmak için sorgunun belge sekmesini sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü'nü tıklatın. Daha sonra, tablo alanları ekleyerek veya bunları kaldırarak sorgunuzu gerektiği gibi ayarlayabilirsiniz. Bir alanı kaldırmak için tasarım kılavuzunda sütunu seçin ve DELETE tuşuna basın.
  2. Sorgunuzu kaydedin.

Toplam satırı ekleme

  1. Sorgunuzun Veri Sayfası görünümünde açık olduğundan emin olun. Bunu yapmak için, sorgunun belge sekmesini sağ tıklatın ve Veri Sayfası Görünümü'nü tıklatın.

-veya-

Gezinti Bölmesi'nde, sorguyu çift tıklatın. Bu, sorguyu çalıştırır ve sonuçları veri sayfasına yükler.

  1. Giriş sekmesinin Kayıtlar grubunda Toplamlar'ı tıklatın.

Veri sayfanızda yeni bir Toplam satırı görüntülenir.

  1. Toplam satırında, alanda toplamak istediğiniz hücreyi tıklatın ve sonra listeden Topla'yı seçin.

Toplam satırını gizleme

  • Giriş sekmesinin Kayıtlar grubunda Toplamlar'ı tıklatın.

Toplam satırını kullanma hakkında daha fazla bilgi için Veri sayfasında sütun toplamlarını görüntüleme başlıklı makaleye bakın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Sorgu kullanarak genel toplamları hesaplama

Genel toplam, bir sütundaki tüm değerlerin toplamıdır. Aşağıdakiler dahil olmak üzere çeşitli genel toplam türlerini hesaplayabilirsiniz:

  • Tek bir sütundaki verileri toplayan basit bir genel toplam. Örneğin, toplam teslim ücretlerini hesaplayabilirsiniz.
  • Birden fazla sütundaki değerleri toplayan, hesaplanan bir genel toplam. Örneğin, çeşitli öğelerin maliyeti ile sipariş edilen öğelerin sayısını çarparak ve sonra sonuç değerleri toplayarak toplam satışı hesaplayabilirsiniz.
  • Bazı kayıtları atlayan genel toplam. Örneğin, yalnızca son Cuma gününün toplam satışını hesaplayabilirsiniz.

Aşağıdaki bölümlerdeki adımlarda, her genel toplam türünün nasıl oluşturulacağı açıklanmaktadır. Bu adımlara, Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tabloları kullanılmaktadır.

Siparişler tablosu

Sipariş No Sipariş Tarihi Teslim tarihi Teslim Şehri Teslim Ücreti
1 14.11.2005 15.11.2005 Cakarta 55,00 YTL
2 14.11.2005 15.11.2005 Sidney 76,00 YTL
3 16.11.2005 17.11.2005 Sidney 87,00 YTL
4 17.11.2005 18.11.2005 Cakarta 43,00 YTL
5 17.11.2005 18.11.2005 Paris 105,00 YTL
6 17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 YTL
7 18.11.2005 19.11.2005 Viyana 215,00 YTL
8 19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 YTL
9 20.11.2005 21.11.2005 Viyana 198,00 YTL
10 20.11.2005 21.11.2005 Paris 187,00 YTL
11 21.11.2005 22.11.2005 Sidney 81,00 YTL
12 23.11.2005 24.11.2005 Cakarta 92,00 YTL

Sipariş Ayrıntıları tablosu

Ayrıntı No Sipariş No Ürün Adı Ürün No Birim Fiyat Miktar İndirim
1 1 Kendi Klavyenizi Oluşturun 12 77,95 YTL 9 0,05
2 1 Bureaucrat non-action figure 2 78,88 YTL 4 0,075
3 2 Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 7 14,88 YTL 6 0,04
4 2 Sihirli Bilgisayar Yongası 4 32,65 YTL 8 0,00
5 2 Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 6 78,50 YTL 4 0,00
6 3 Access! Oyun! 5 22,95 YTL 5 0,15
7 4 Programcı Eylem Figürü 1 12,95 YTL 2 0,06
8 4 Son Uçan Pizza 8 36,75 YTL 8 0,04
9 5 Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 9 65,00 YTL 4 0,10
10 6 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 12 0,065
11 7 Kasvet 11 53,33 YTL 6 0,08
12 7 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 4 0,09

Basit genel toplamı hesaplama

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
  1. Tablo Göster iletişim kutusunda, sorgunuzda kullanmak istediğiniz tabloyu çift tıklatın ve sonra Kapat öğesini tıklatın.

Örnek veri kullanırsanız, Siparişler tablosunu çift tıklatın.

Tablo, sorgu tasarımcısının üst bölümünde bir pencerede görüntülenir.

  1. Toplamak istediğiniz alanı çift tıklatın. Alanın Sayı veya Para Birimi veri türüne ayarlandığından emin olun. Metin alanı gibi sayısal olmayan alanlardaki verileri toplamayı denerseniz, sorguyu çalıştırdığınızda Access, Ölçüt ifadesinde veri türü uyuşmazlığı hata iletisini görüntüler.

Örnek veri kullanırsanız, Teslim Ücreti sütununu çift tıklatın.

 Not   Genel toplamlarını hesaplamak istediğiniz ek sayısal alanları kılavuza ekleyebilirsiniz. Toplamlar sorgusu, birden fazla sütunun genel toplamını hesaplayabilir.

  1. Tasarım sekmesinin Göster/Gizle grubunda Toplamlar'ı tıklatın.Düğme görüntüsü

Toplam satırı tasarım kılavuzunda, Gruplandır ise Teslim Ücreti sütunundaki hücrede görüntülenir.

  1. Toplam satırında bulunan hücredeki değeri Topla ile değiştirin.
  2. Sorguyu çalıştırmak ve sonuçlarını Veri Sayfası görünümünde görüntülemek için ÇalıştırDüğme görüntüsü öğesini tıklatın.

 İpucu   Access topladığınız alanın adının başına "Toplamı" sözcüğünü ekler. Sütun başlığını, Toplam Teslim gibi daha anlamlı bir ifadeyle değiştirmek için Tasarım görünümüne geri dönün ve tasarım kılavuzundaki Teslim Ücreti sütununun Alan satırını tıklatın. İmleci Teslim Ücreti'nin yanına getirin ve Toplam Teslim sözlerini yazın ve iki nokta koyun; şu şekilde olmalıdır: Toplam Teslim: Teslim Ücreti.

  1. İsteğe bağlı olarak, sorguyu kaydedin ve kapatın.

Bazı kayıtları atlayan genel toplamı hesaplama

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
  1. Tablo Göster iletişim kutusunda, Sipariş tablosunu ve Sipariş Ayrıntıları tablosunu çift tıklatın ve sonra iletişim kutusunu kapatmak için Kapat'ı tıklatın.
  2. Siparişler tablosundan Sipariş Tarihi alanını sorgu tasarım kılavuzundaki ilk sütuna ekleyin.
  3. İlk sütunun Ölçüt satırına Tarih() -1 yazın. Bu ifade, geçerli günün kayıtlarını hesaplanan toplamdan çıkarır.
  4. Daha sonra, her işlemin satış miktarını hesaplayan sütunu oluşturun. Kılavuzdaki ikinci sütunun Alan satırına aşağıdaki ifadeyi yazın:

Toplam Satış Değeri: (1-[Sipariş Ayrıntıları].[İndirim]/100)*([Sipariş Ayrıntıları].[Birim Fiyat]*[Sipariş Ayrıntıları].[Miktar])

İfade başvuru alanlarınızın, Sayı veya Para Birimi veri türlerine ayarlandığından emin olun. İfadeniz, diğer veri türlerine ayarlanmış alanlara başvuru yapıyorsa, sorguyu çalıştırmayı denediğinizde Access Ölçüt ifadesinde veri türü uyuşmazlığı iletisini görüntüler.

  1. Tasarım sekmesinin Göster/Gizle grubunda Toplamlar'ı tıklatın.

Toplam satırı tasarım kılavuzunda, Grupla ise birinci ve ikinci sütunlarda görüntülenir.

  1. İkinci sütunda, Toplam satırındaki hücre değerini Topla ile değiştirin. Topla işlevi tek tek satış rakamlarını ekler.
  2. Sorguyu çalıştırmak ve sonuçlarını Veri Sayfası görünümünde görüntülemek için ÇalıştırDüğme görüntüsü öğesini tıklatın.
  3. Sorguyu Günlük Satışlar olarak kaydedin.

 Not   Sorguyu Tasarım görünümünde daha sonra tekrar açtığınızda, Toplam Satış Değeri sütununun Alan ve Toplam satırlarında belirtilen değerlerde küçük değişiklikler fark edebilirsiniz. İfade, Topla işlevinin içine alınmış şekilde görüntülenir ve Toplam satırı, Topla yerine İfade'yi görüntüler.

Örneğin, örnek veri kullanır ve sorguyu oluşturursanız (önceki adımlarda gösterildiği gibi), şunu görebilirsiniz:

Toplam Satış Değeri: Topla((1-[Sipariş Ayrıntıları].İndirim/100)*([Sipariş Ayrıntıları].BirimFiyat*[Sipariş Ayrıntıları].Miktar))

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Toplamlar sorgusu kullanarak grup toplamlarını hesaplama

Bu bölümdeki adımlarda, veri gruplarındaki alt toplamları hesaplayan toplamlar sorgusunu nasıl oluşturacağınız açıklanmaktadır. Devam ettikçe, toplamlar sorgusunun, varsayılan olarak, yalnızca "kategoriler" alanı gibi grup verilerinizi içeren alan veya alanları ve "satışlar" alanı gibi toplamak istediğiniz verileri içeren alanı kapsayabileceğini aklınızdan çıkarmayın. Toplamlar sorguları, bir kategorideki öğeleri tanımlayan diğer alanları içeremez. Bu tanımlayıcı verileri görmek isterseniz, toplamlar sorgunuzdaki alanlar ile ek veri alanlarını birleştiren ikinci bir seçme sorgusu oluşturabilirsiniz.

Bu bölümdeki adımlarda, her ürünün toplam satışını tanımlamak için gereken toplamlar ve seçme sorgularını nasıl oluşturacağınız açıklanmaktadır. Adımlarda, bu örnek tabloların kullanıldığı varsayılmaktadır:

Ürünler tablosu

Ürün No Ürün Adı Fiyat Kategori
1 Programcı Eylem Figürü 12,95 YTL Oyuncaklar
2 C# ile eğlenin (Tüm aile için bir tabla oyunu) 15,85 YTL Oyunlar ve Bulmacalar
3 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 22,50 YTL Sanat ve Çerçeveleme
4 Sihirli Bilgisayar Yongası (500 Parça) 32,65 YTL Sanat ve Çerçeveleme
5 Access! Oyun! 22,95 YTL Oyunlar ve Bulmacalar
6 Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 78,50 YTL Video Oyunları
7 Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 14,88 YTL DVD'ler ve Filmler
8 Son Uçan Pizza 36,75 YTL Sporlar
9 Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 65,00 YTL Modeller ve Hobiler
10 Bureaucrat non-action figure 78,88 YTL Oyuncaklar
11 Kasvet 53,33 YTL Video Oyunları
12 Kendi Klavyenizi Oluşturun 77,95 YTL Modeller ve Hobiler

Sipariş Ayrıntıları tablosu

Ayrıntı No Sipariş No Ürün Adı Ürün No Birim Fiyat Miktar İndirim
1 1 Kendi Klavyenizi Oluşturun 12 77,95 YTL 9 %5
2 1 Bureaucrat non-action figure 2 78,88 YTL 4 %7,5
3 2 Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 7 14,88 YTL 6 %4
4 2 Sihirli Bilgisayar Yongası 4 32,65 YTL 8 0
5 2 Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 6 78,50 YTL 4 0
6 3 Access! Oyun! 5 22,95 YTL 5 %15
7 4 Programcı Eylem Figürü 1 12,95 YTL 2 %6
8 4 Son Uçan Pizza 8 36,75 YTL 8 %4
9 5 Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 9 65,00 YTL 4 %10
10 6 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 12 %6,5
11 7 Kasvet 11 53,33 YTL 6 %8
12 7 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 4 %9

Aşağıdaki adımlarda, Siparişler tablosu ve Sipariş Ayrıntıları tablosunda yer alan Ürün No alanları arasında (Siparişler tablosu ilişkinin "bir" tarafıdır) bir çok ilişkisi olduğu varsayılmaktadır.

Toplamlar sorgusunu oluşturma

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
  1. Tablo Göster iletişim kutusunda, çalışmak istediğiniz tabloları seçin, Ekle'yi tıklatın ve tabloları ekledikten sonra Kapat'ı tıklatın.

-veya-

Kullanmak istediğiniz tabloları çift tıklatın ve sonra Kapat'ı tıklatın. Her tablo, sorgu tasarımcısının üst bölümünde bir pencere olarak görüntülenir.

Daha önce listelenen örnek tabloları kullanırsanız, Ürünler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını ekleyin.

  1. Sorgunuzda kullanmak istediğiniz tablo alanlarını çift tıklatın.

Kural olarak, sorguya yalnızca grup alanını ve değer alanını eklersiniz. Ancak, değer alanı yerine hesaplama kullanabilirsiniz — sonraki adımlarda nasıl yapmanız gerektiği açıklanmaktadır.

  1. Kategori alanını Ürünler tablosundan tasarım kılavuzuna ekleyin.
  2. Kılavuzdaki ikinci sütuna aşağıdaki ifadeyi yazarak, her işlem için satış miktarını hesaplayan sütunu oluşturun:

Toplam Satış Değeri: (1-[Sipariş Ayrıntıları].[İndirim]/100)*([Sipariş Ayrıntıları].[Birim Fiyat]*[Sipariş Ayrıntıları].[Miktar])

İfadede başvuru yaptığınız alanların Sayı veya Para Birimi veri türlerinden olmasına dikkat edin. Diğer veri türlerinin alanlarına başvuru yaparsanız, Veri sayfası görünümüne geçmeyi denediğinizde Access, Ölçüt ifadesinde veri türü uyuşmazlığı hata iletisini görüntüler.

  1. Tasarım sekmesinin Göster/Gizle grubunda Toplamlar'ı tıklatın.

Toplam satırı tasarım kılavuzunda ve bu satırda Grupla birinci ve ikinci sütunlarda görüntülenir.

  1. İkinci sütunda, Toplam satırındaki değeri Topla ile değiştirin. Topla işlevi tek tek satış rakamlarını ekler.
  2. Sorguyu çalıştırmak ve sonuçlarını Veri Sayfası görünümünde görüntülemek için ÇalıştırDüğme görüntüsü öğesini tıklatın.
  3. Sonraki bölümde kullanmak için sorguyu açık tutun.

Toplamlar sorgusu ile ölçüt kullanma

Önceki bölümde oluşturduğunuz sorguda temel alınan tablolardaki tüm kayıtlar bulunmaktadır. Toplamları hesaplarken hiçbir siparişi atlamaz ve tüm kategorilerin toplamlarını görüntüler.

Bazı kayıtları atlamanız gerekirse, sorguya ölçüt ekleyebilirsiniz. Örneğin, 100 YTL'den az işlemleri göz ardı edebilir veya yalnızca bazı ürün kategorilerinizin toplamlarını hesaplayabilirsiniz. Bu bölümdeki adımlarda üç ölçüt türünü nasıl kullanacağınız açıklanmaktadır:

  • Toplamları hesaplarken belli grupları atlayan ölçüt.    Örneğin, sadece Video Oyunları, Sanat ve Çerçeveleme ve Sporlar kategorilerinin toplamlarını hesaplayabilirsiniz.
  • Belirli toplamları hesapladıktan sonra gizleyen ölçüt.    Örneğin, yalnızca 150.000 YTL'den fazla olan toplamları görüntüleyebilirsiniz.
  • Ayrı ayrı kayıtların toplama eklenmesini engelleyen ölçüt.    Örneğin, değer (Birim Fiyat * Miktar) 100 YTL'nin altına düştüğünde özel satış işlemlerini atlayabilirsiniz.

Aşağıdaki adımlarda ölçütü ayrı ayrı nasıl ekleyebileceğiniz ve sorgu sonucunda etkisini nasıl görebileceğiniz açıklanmaktadır.

Sorguya ölçüt ekleme

  1. Önceki bölümdeki sorguyu Tasarım görünümünde açın. Bunun için sorgunun belge sekmesini sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü'nü tıklatın.

-veya-

Gezinti Bölmesi'nde, sorguyu sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü'nü tıklatın.

  1. Kategori No sütununun Ölçüt satırına =Oyuncaklar Veya Sporlar veya Sanat ve Çerçeveleme yazın.
  2. Sorguyu çalıştırmak ve sonuçlarını Veri Sayfası görünümünde görüntülemek için ÇalıştırDüğme görüntüsü öğesini tıklatın.
  3. Tasarım görünümüne dönün ve Toplam Satış Değeri sütununun Ölçüt satırına >100 yazın.
  4. Sonuçları görmek için sorguyu çalıştırın ve sonra Tasarım görünümüne geri dönün.
  5. Şimdi 100 YTL'den az olan ayrı ayrı satış işlemlerini atlamak için ölçütü ekleyin. Bunu yapmak için başka bir sütun eklemeniz gerekir.

 Not   Toplam Satış Değeri sütununda üçüncü ölçütü belirleyemezsiniz. Bu sütunda belirlediğiniz herhangi bir ölçüt ayrı ayrı değerlere değil, toplam değere uygulanır.

  1. İfadeyi ikinci sütundan üçüncü sütuna kopyalayın.
  2. Yeni sütunun Toplamsatırında, Koşul'u seçin ve Ölçüt satırına yaz >20. yazın.
  3. Sonuçları görmek için sorguyu çalıştırın ve sonra sorguyu kaydedin.

 Not   Sorguyu daha sonra Tasarım görünümünde açtığınızda, tasarım kılavuzunda küçük değişiklikler fark edebilirsiniz. İkinci sütunda, Alan satırındaki ifade, Topla işlevinin içine alınmış olarak görüntülenir ve Toplam satırındaki değer Topla yerine İfade'yi görüntüler.

Toplam Satış Değeri: Topla((1-[Sipariş Ayrıntıları].İndirim/100)*([Sipariş Ayrıntıları].BirimFiyat*[Sipariş Ayrıntıları].Miktar))

Dördüncü sütunu da göreceksiniz. Bu sütun ikinci sütunun kopyasıdır, ancak ikinci sütunda belirttiğiniz ölçüt gerçekte yeni sütunun parçası olarak görüntülenir.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Çapraz sorgu kullanarak birden çok grupta veri toplama

Çapraz sorgu, sonuçlarını Excel çalışma sayfasına benzeyen bir kılavuzda görüntüleyen özel bir sorgu türüdür. Çapraz sorgular, değerlerinizi özetler ve sonra onları iki olgu kümesine göre gruplandırır — bir küme, yan tarafta aşağıya doğru (satır başlıkları kümesi), diğeri üst boyunca (sütun başlıkları kümesi) yer alır. Aşağıdaki şekilde, örnek çapraz sorguya yönelik sonuç kümesinin bir parçası gösterilmektedir:

Örnek çapraz sorgu

Çapraz sorgu, sonuç kümesindeki tüm alanları her zaman doldurmayacaktır, çünkü sorguda kullandığınız tablolar her olası veri noktasının değerlerini her zaman içermez.

Çapraz sorgu oluşturduğunuzda, tipik olarak, birden fazla tablodan veriler ekler ve her zaman üç veri türü eklersiniz: satır başlıkları olarak kullanılan veriler, sütun başlıkları olarak kullanılan veriler ve toplamak istediğiniz veya aksi takdirde hesaplamak istediğiniz değerler.

Bu bölümdeki adımlarda aşağıdaki tabloların kullanıldığı varsayılmıştır:

Siparişler tablosu

Sipariş Tarihi Teslim tarihi Teslim Şehri Teslim Ücreti
14.11.2005 15.11.2005 Cakarta 55,00 YTL
14.11.2005 15.11.2005 Sidney 76,00 YTL
16.11.2005 17.11.2005 Sidney 87,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Cakarta 43,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Paris 105,00 YTL
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00 YTL
18.11.2005 19.11.2005 Viyana 215,00 YTL
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00 YTL
20.11.2005 21.11.2005 Viyana 198,00 YTL
20.11.2005 21.11.2005 Paris 187,00 YTL
21.11.2005 22.11.2005 Sidney 81,00 YTL
23.11.2005 24.11.2005 Cakarta 92,00 YTL

Sipariş Ayrıntıları tablosu

Sipariş No Ürün Adı Ürün No Birim Fiyat Miktar İndirim
1 Kendi Klavyenizi Oluşturun 12 77,95 YTL 9 %5
1 Bureaucrat non-action figure 2 78,88 YTL 4 %7,5
2 Bilgisayar Mucizeleri için Alıştırma! DVD! 7 14,88 YTL 6 %4
2 Sihirli Bilgisayar Yongası 4 32,65 YTL 8 0
2 Bilgisayar Mucizeleri ve Masal Yaratıkları 6 78,50 YTL 4 0
3 Access! Oyun! 5 22,95 YTL 5 %15
4 Programcı Eylem Figürü 1 12,95 YTL 2 %6
4 Son Uçan Pizza 8 36,75 YTL 8 %4
5 Harici 5.25 inç Disket Sürücüsü (1/4 Ölçek) 9 65,00 YTL 4 %10
6 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 12 %6,5
7 Kasvet 11 53,33 YTL 6 %8
7 İlişkisel Veritabanı Diyagramı 3 22,50 YTL 4 %9

Aşağıdaki adımlarda, toplam satışları şehre göre gruplandıran çapraz sorguyu nasıl oluşturacağınız açıklanmaktadır. Biçimlendirilmiş tarihi ve satış toplamını getirmek için sorguda iki ifade kullanılmaktadır.

Çapraz sorgu oluşturma

  1. Oluştur sekmesinin Diğer grubunda Sorgu Tasarımı'nı tıklatın.
  1. Tablo Göster iletişim kutusunda, sorgunuzda kullanmak istediğiniz tabloları çift tıklatın ve sonra Kapat öğesini tıklatın.

Her tablo, sorgu tasarımcısının üst bölümünde bir pencere olarak görüntülenir.

Örnek tabloları kullanırsanız, Siparişler tablosunu ve Sipariş Ayrıntıları tablosunu çift tıklatın.

  1. Sorgunuzda kullanmak istediğiniz alanları çift tıklatın.

Her alan adı, tasarım kılavuzunun Alan satırındaki boş hücrede görüntülenir.

Örnek tabloları kullanırsanız, Siparişler tablosundan Sevk Şehri ve Teslim Tarihi alanlarını ekleyin.

  1. Alan satırında sonraki boş hücreye aşağıdaki ifadeyi kopyalayıp yapıştırın veya yazın: Toplam Satış: Topla(CCur([Sipariş Ayrıntıları].[Birim Fiyat]*[Miktar]*(1-[İndirim])/100)*100)
  2. Tasarım sekmesinin Sorgu Türü grubunda Çapraz'ı tıklatın.

Toplam satırı ve Çapraz satırı tasarım kılavuzunda görüntülenir.

  1. Şehir alanında Toplam satırındaki hücreyi tıklatın ve Grupla'yı seçin. Teslim Tarihi alanı için de aynı işlemi yapın. Toplam Satış alanında Toplam hücresindeki değeri İfade ile değiştirin.
  2. Çapraz satırında, Şehir alanındaki hücreyi Satır Başlığı, Teslim Tarihi alanını Sütun Başlığı ve Toplam Satış alanını Değer olarak ayarlayın.
  3. Tasarım sekmesinin Sonuçlar grubunda Çalıştır'ı tıklatın.

Sorgu sonuçları, Veri sayfası görünümünde görüntülenir.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Toplu işlev başvurusu

Bu tabloda, Access'in Toplam satırında ve sorgularda sunduğu toplu işlevler listelenmekte ve açıklanmaktadır. Access'in, Toplam satırı için sunduğundan daha fazla toplu işlevleri sorgular için sunduğunu unutmayın. Ayrıca, bir Access projesiyle (Microsoft SQL Server veritabanına bağlı olan bir Access ön ucu) çalışıyorsanız, SQL Server uygulamasının sunduğu daha çok toplu işlevi kullanabilirsiniz. Bu işlevler kümesi hakkında daha fazla bilgi için Microsoft SQL Server Çevrimiçi Kitaplar'a bakın.

İşlev ıklaması Kullanıldığı veri türleri
Ortalama Bir sütunun ortalama değerini hesaplar. Sütunun sayı, para birimi veya tarih/saat verisi içermesi gerekir. Bu işlev boş değerleri yok sayar. Sayı, Para Birimi, Tarih/Saat
Sayı Bir sütundaki öğelerin sayısını hesaplar.

Çok değerli listelerin sütunu gibi karmaşık, yinelenen skalar veriler hariç tüm veri türleri.

Çok değerli listeler hakkında daha fazla bilgi için Çok değerli alanlar kılavuzu ve Birden çok değer depolamanıza izin veren arama alanı ekleme veya değiştirme başlıklı makalelere bakın.

En Fazla En yüksek değere sahip öğeyi döndürür. Metin verileri için en yüksek değer son alfabetik değerdir — Access büyük/küçük harf ayrımı yapmaz. Bu işlev boş değerleri yok sayar. Sayı, Para Birimi, Tarih/Saat
En Az En düşük değere sahip öğeyi döndürür. Metin verileri için en düşük değer ilk alfabetik değerdir — Access büyük/küçük harf ayrımı yapmaz. Bu işlev boş değerleri yok sayar. Sayı, Para Birimi, Tarih/Saat
Standart Sapma

Değerlerin ortalama değerden (orta değer) ne kadar uzaklaştığını ölçer.

Bu işlevi kullanma hakkında daha fazla bilgi için Veri sayfasında sütun toplamlarını görüntüleme başlıklı makaleye bakın.

Sayı, Para Birimi
Topla Bir sütundaki öğeleri toplar. Yalnızca sayı ve para birimi verileriyle çalışır. Sayı, Para Birimi
Varyans

Bir sütundaki tüm değerlerin istatistik varyansını hesaplar. Bu işlevi yalnızca sayı ve para birimi verilerinde kullanabilirsiniz. Tablo ikiden az satır içeriyorsa, Access boş değer döndürür.

Varyans işlevleri hakkında daha fazla bilgi için Veri sayfasında sütun toplamlarını görüntüleme başlıklı makaleye bakın.

Sayı, Para Birimi

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Access 2007