Access'te posta etiketleri oluşturma

Microsoft Office Access 2007, Access tablolarınızda depolanan verileri içeren etiketleri oluşturmak için size birkaç farklı seçenek sunar. En basit olanı, oluşturduğunuz bir rapordan etiketlerinizi oluşturmak ve yazdırmak için Access'te Etiket Sihirbazı'nı kullanmaktır. Ek olarak, Microsoft Office Excel 2007 çalışma kitapları ve Microsoft Office Outlook 2007 ilişki listeleri gibi diğer kaynaklardan Access'e veri alarak, o verileri veya varolan Access tablolarını bir Microsoft Office Word 2007 belgesiyle "birleştirebilir" ve ardından Word'de etiketleri oluşturarak yazdırabilirsiniz.

Ne yapmak istiyorsunuz?


Etiket oluşturmak ve yazdırmak için Access kullanma

Access'te, etiketleri, istenen etikete uyacak şekilde küçük sayfa boyutuyla biçimlendirilmiş bir rapor olarak oluşturursunuz. Etiketlerin en yaygın kullanımı posta içindir, ancak her Access verisi çeşitli amaçlar için bir etiket biçimde yazdırılabilir. Posta etiketlerinde, rapor, adresleri içeren tablolardan veya sorgulardan adres verilerini alır. Raporun yazdırılması size temel kayıt kaynağından her adres için tek bir etiket verir.

 Not   Bu makaledeki adımlarda, etiketlerinizde bulunmasını istediğiniz verileri içeren tabloların (veya bağlı tabloların) yer aldığı Access veritabanını önceden oluşturduğunuz varsayılmaktadır. Ayrıca Bkz: bölümünde, Access ile çalışmaya başlama hakkında daha fazla bilgiye ulaşmanızı sağlayacak bir bağlantı bulabilirsiniz.

Etiket Sihirbazı, etiketleriniz ve onların üzerinde görüntülemek istediğiniz veriler hakkında size çeşitli sorular sorar. Sihirbaz, gerekirse daha sonra özelleştirebileceğiniz raporu oluştur.

Access'te Etiket Sihirbazı'nı kullanarak etiket oluşturma

  1. Gezinti Bölmesi'nde, etiketleriniz için kayıt kaynağı olacak tablo veya sorguyu seçin ya da açın.
  2. Oluştur sekmesinin Raporlar grubunda EtiketlerDüğme resmi düğmesini tıklatın.

Access, Etiket Sihirbazı öğesini başlatır.

Etiket sihirbazının ilk sayfası

  1. Etiketlerin üreticisini ve ürün numarasını biliyorsanız:
    • Üreticiye göre filtre uygula kutusunda üreticiyi seçin.
    • Hangi etiket boyutunu istersiniz? kutusunda etiketinizi seçin.

Aksi takdirde, Boyutlar ve Etiket sayısı sütunlarındaki değerleri, etiketlerinizle eşleşen bir ürün bulmaya çalışın.

Benzer bir etiket bulamazsanız:    

  • Özelleştir'i ve ardından Yeni'yi tıklatın.

Yeni Etiket iletişim kutusu görüntülenir.

Etiket sihirbazının Yeni Etiket sayfası

  • Etiketlerinizi ölçün ve ölçümleri Yeni Etiket iletişim kutusundaki uygun kutulara girin.
  • Etiket Adı metin kutusuna özel etiketler için bir ad girin, istediğiniz etiket türünü seçin ve Tamam'ı tıklatın.

Önceden özel bir etiket oluşturduysanız ve bunu seçmek istiyorsanız:    

  • Özel etiket boyutlarını göster'i tıklatın ve sonra istediğiniz özel etiketi tıklatın.
  1. Etiket Türü altında Sayfa besleme veya Sürekli seçeneğini belirleyin ve ardından İleri'yi tıklatın.
  2. Yazı tipini, boyutunu, ağırlığı ve etiketinizde istediğiniz metin rengini seçin ve İleri'yi tıklatın.
  3. Sihirbazın Posta etiketinizde nelerin olmasını istersiniz? sayfasında, etiketlerinizde istediğiniz alanları Kullanılabilir alanlar listesinden seçin ve Örnek etiket kutusuna eklemek için çift tıklatın.

Etiket sihirbazında bir etikete alan ekleme

  • Örnek etiket kutusunda alanların arasına boşluk eklemek için ARA ÇUBUĞU'na basın.
  • Yeni bir satır oluşturmak için ENTER tuşuna basın.
  • Alanların ve satırların arasında hareket etmek için ok tuşlarını kullanın.
  • Kutudan bir alanı kaldırmak için GERİ AL tuşuna basın.
  • Başka metin veya noktalama işareti (örneğin, şehir adından sonra virgül) eklemek için, metnin görünmesini istediğiniz yeri tıklatarak imleci yerleştirin ve yazmaya başlayın. Bu metin, her etikette aynı olacaktır.

 Not   Etiket Sihirbazı'nı kullanarak yalnızca şu veri türünde alanlar ekleyebilirsiniz: Metin, Sayı, Tarih/Saat, Para Birimi, Evet/Hayır veya Ek. Not, OLENesnesi veya Köprü veri türünde alanlar eklemek için, Etiket Sihirbazı'nı tamamladıktan sonra etiket raporunu Tasarım görünümünde açın ve alanları eklemek için Alan Listesi bölmesini kullanın. Rapor, Tasarım görünümünde açıkken Alan Listesi bölmesini açmak için, ALT+F8 tuşlarına basın.

Etiketlerinizde alanları istediğiniz şekilde düzenledikten sonra İleri'yi tıklatın.

  1. Sonraki sayfada, etiketlerinizin sıralanacağı alanları seçebilirsiniz. Örneğin, büyük bir posta için posta koduna göre sıralamanız uygun olabilir. Sıralamak istediğiniz alanları Kullanılabilir alanlar listesinden seçin ve Sıralama Ölçütü kutusuna eklemek için çift tıklatın. Bitirdiğinizde İleri'yi tıklatın.

Etiket sihirbazında sıralama düzenini ayarlama

  1. Son sayfada, etiketleriniz için bir ad girin ve Son'u tıklatın.

Etiket sihirbazının son sayfası

Etiket Sihirbazı'nın son sayfasında Etiketleri, yazdırıldıklarında görünecekleri gibi görmek istiyorum seçeneğini belirlerseniz, Access etiketleri Baskı Önizleme'de görüntüler. Yakınlaştırmak ve uzaklaştırmak için etiketi tıklatabilir veya durum çubuğundaki yakınlaştırma denetimini kullanabilirsiniz.

Yakınlaştırma denetimi

Etiket Sihirbazı'nın son sayfasında Etiket tasarımını değiştirmek istiyorum seçeneğini belirlerseniz, Access etiket raporunu Tasarım görünümünde görüntüler.

Etiketin görünümünü özelleştirme

Sonuçtaki etiketler istediğiniz şekilde görünmüyorsa, raporu Tasarım görünümünde açıp, değişikliklerinizi yaparak yerleşimi özelleştirebilirsiniz. Etiketlerle çalışırken, yerleşim üzerinde daha tam bir denetiminiz olan Tasarım görünümünü kullanmak genellikle daha kolaydır. Tasarım görünümünde yaptığınız değişikliklerin sonuçlarını görmek için Baskı Önizleme'ye geçin.

Verileriniz etiketlere doğru olarak uymuyorsa

Birçok durumda, Tasarım görünümünde ayarlamalar yaparak etiketinizle ilgili küçük sorunları çözebilirsiniz. Denetimleri taşıyabilir ve Ayrıntı bölümünün genişlik veya yüksekliğini değiştirerek etiket boyutunu ayarlayabilirsiniz.

Tasarım görünümüne geçmek için, Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve kısayol menüsünden Tasarım GörünümüDüğme resmi düğmesini tıklatın.

Kenar boşluklarını veya etiketlerin arasındaki aralığı değiştirmeniz gerekirse, Tasarım görünümündeyken Sayfa Yapısı iletişim kutusunu kullanabilirsiniz.

Sayfa Yapısı sekmesinin Sayfa Düzeni grubunda, SütunlarDüğmesi resmi düğmesini tıklatın. Sütunlar sekmesi seçilmiş olarak Sayfa Yapısı iletişim kutusu görüntülenir.

Sayfa Yapısı iletişim kutusunun Sütunlar sekmesi

Sayfa Yapısı iletişim kutusunun üç bölümünde aşağıdaki ayarları değiştirebilirsiniz:

Bölüm Seçenek Açıklama
Kılavuz Ayarları Sütun Sayısı Bu, sayfadaki etiketlerin sayısına eşit olmalıdır.
  Satır Aralığı Etiketlerin satırlarının arasındaki dikey boşluğu artırmak veya azaltmak için yeni bir değer girin.
  Sütun Aralığı Etiketlerin sütunlarının arasındaki yatay boşluğu artırmak veya azaltmak için yeni bir değer girin.
Sütun Boyutu Genişlik

Bu değeri ayarlarken kenar boşluğu ayarlarını ve sütun aralığını dikkate alın.

Sayfa Yapısı iletişim kutusunda Yazdırma Seçenekleri öğesini tıklatarak kenar boşluklarını denetleyebilir ve ayarlayabilirsiniz.

  Yükseklik Her etiketin yüksekliğini gereken şekilde ayarlayın.
  Ayrıntı İle Aynı Bu seçildiğinde, sütun genişliğini ve yüksekliğini, Tasarım görünümündeki Ayrıntı bölümünün genişliğine ve yüksekliğine eşit olarak ayarlar.
Sütun Yerleşimi Önce Aşağı Sonra Yana Bu seçildiğinde, etiket verileriniz birinci sütundan aşağı doğru, sonra ikinci sütundan aşağı doğru yazdırılır ve bu şekilde devam eder.
  Önce Yana Sonra Aşağı Bu seçildiğinde etiket verileriniz birinci satır boyunca, sonra ikinci satır boyunca yazdırılır ve bu şekilde devam eder.

 Not   Baskı Önizleme'deyken Sayfa Yapısı iletişim kutusunu da kullanabilirsiniz. İletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklattığınızda, yeni ayarlarınızın etiketleri nasıl etkilediğini görebilirsiniz.

Özellikle çok sütunlu sayfa beslemeli etiketler için, etiketlerdeki verilerinizin en iyi hizalamasına ulaşmayı denemeniz gerekebilir. Etiket raporu, çok sayıda yer kaplayıcı alandan oluşur. Örneğin, etiketlerin kendileri, etiketlerin arasındaki boşluk ve sayfa kenar boşluklarının kapladığı boşluk vardır. Dolayısıyla, etiket sayfanızın genişliği 8,5 inç ise ve solda ve sağda 0,25 inç kenar boşluğu kullanıyorsanız, yalnızca 8 inç kullanılabilir alan vardır (8,5 eksi 0,5). Raporunuzu iki etiket sütunu için tasarlar ve etiketlerin arasındaki boşluk için 0,25 inç kullanırsanız (Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki sütun aralığı ayarı), şimdi etiketlerin kendileri için yalnızca 7,75 inç kullanabilirsiniz. Bu nedenle, etiket verilerinin düzgün şekilde sığması için Ayrıntı bölümünün genişliği 3,875 inçten (7,75 / 2 sütun) fazla olmamalıdır. Aynı ilke dikey boyut için de geçerlidir; etiketlerinizin yüksekliğini ayarlarken üst ve alt kenar boşluklarını ve satır aralığını dikkate almanız gerekir.

Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki ayarlar ve/veya rapor tasarımındaki denetimlerin genişliği, yazdırıldığı veya önizlemede görüntülendiği zaman bazı bilgilerin sayfaya sığmamalarıyla sonuçlanırsa, Access "Bazı veriler görüntülenmeyebilir" iletisini görüntüler. Bu, sayfa ayarlarınızda ince ayar yapmanız ve belki rapor tasarımınızdaki denetimlerin boyutunu ayarlamanız gerektiği konusunda kesin bir işarettir. Bu iletiyi görürseniz aşağıdakilerden birini deneyin:

  • Ayrıntı bölümündeki denetimlerin genişliğini azaltarak, tek bir etiket için kullanılabilen hesaplanmış alana sığmalarını sağlayın. Kullanılabilen alanın nasıl hesaplandığını öğrenmek için, bu sütunda daha önce verilen örneğe bakın.
  • Sayfa Yapısı iletişim kutusunda sayfa kenar boşluklarının boyutunu azaltın. Bu, etiketlerinizde bilgiler için kullanılabilen alanı artırır.

Etiket yazdırma

  1. Raporu herhangi bir görünümde açın (veya Gezinti Bölmesi'nde raporu seçin).
  2. Microsoft Office Düğmesi'ni Düğme resmi ve sonra da Yazdır'ı tıklatın.Düğme görüntüsü

Access Yazdır iletişim kutusunu görüntüler.

  1. Yazıcı, yazdırma aralığı ve kopya sayısı gibi seçenekler için seçimlerinizi girin.
  2. Tamam'ı tıklatın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Etiket oluşturma ipuçlarını ve püf noktalarını öğrenme

  • Yazdırmak istediğiniz adresleri seçme    Temel kayıt kaynağındaki tüm adresleri yazdırmak istemiyorsanız aşağıdakilerden birini yapın:
    • Bir veya daha çok ölçüt belirleyerek adresleri seçme    Bir parametre sorgusu oluşturun ve etiket raporunun kayıt kaynağı olarak bu sorguyu belirleyin. Raporu açtığınızda, sorgu, kayıtları almak için ölçütleri belirlemenizi ister. Ölçütlerinizle eşleşen kayıtlar daha sonra alınır ve etiket raporunun onları kullanması sağlanır.

Adresleri oluşturmak ve yazdırmak için Word kullanıyorsanız, adres mektup birleştirme işlemi sırasında veri kaynağı olarak parametre sorgusunu belirtin.

  • Adres kayıtlarına göz atarak adres seçme     Adres listenize göz atmak ve etiket yazdırmak istediklerinizi seçmek için aşağıdakileri yapın:
    1. Tasarım görünümünde, temel adres tablosuna EtiketYazdır adlı bir Evet/Hayır alanı ekleyin. Veri sayfası görünümüne geçtiğinizde, EtiketYazdır sütununda, her satırda bir onay kutusu görürsünüz.
    2. Tüm adres alanlarını ve EtiketYazdır alanını içeren bir sorgu oluşturmak için Basit Sorgu Sihirbazı'nı kullanın.
    3. Tasarım görünümünde sorguyu açın ve EtiketYazdır alanının Ölçüt hücresine Evet yazın. Sorgu, yalnızca yazdırmak istediğiniz adresleri alır.
    4. Etiket raporunun KayıtKaynağı özelliğini sorgunun adına ayarlayın.
    5. Etiketleri yazdırmadan önce, Veri Sayfası görünümünde tabloyu açın ve yazdırmak istediğiniz adreslerin onay kutularını seçin. Yazdırmak istemediğiniz adreslerin onay kutularını temizleyin. Sonra, raporu açın ve yazdırın.
  • Adresleri doğrudan zarflara yazdırma    Adresleri etiketlere yazdırmak ve ardından basılı etiketleri zarflara uygulamak yerine, doğrudan zarflara yazdırabilirsiniz. Etiketi zarfa yazdırmak için özel bir etiket tanımlamanız gerekir. Sihirbazın 1. adımında, etiket ayrıntılarını belirtmeniz istendiğinde Özelleştir'i tıklatın ve 4. adımdaki yönergeleri izleyin. Etiket Türü öğesini Sayfa Besleme olarak ayarlamayı unutmayın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

Word'de Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanarak Access verilerini yazdırma

Adresleriniz Access'te depolanıyorsa, ancak etiketlerinizi biçimlendirmek ve yazdırmak için adres mektup birleştirme işlevini kullanabilmek için adresleri Word'e vermek istiyorsanız, Word'de Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanabilirsiniz.

  1. Gezinti Bölmesi'nde, yazdırmak istediğiniz verileri içeren tablo veya sorguyu seçin.
  2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Tümü'nü tıklatın ve sonra Microsoft Office Word ile Birleştir'i tıklatın.

Microsoft Word Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı başlatılır.

  1. Zaten bir belge oluşturduysanız ve verilerinizi ona bağlamak istiyorsanız Veriler varolan bir Microsoft Word belgesine bağlansın'ı tıklatın. Aksi takdirde Yeni belge oluşturulsun ve sonra veriler ona bağlansın'ı tıklatın.
  2. Tamam'ı tıklatın.

Veriler varolan bir Microsoft Word belgesine bağlansın'ı seçtiyseniz, Microsoft Word Belgesi Seç iletişim kutusu açılır. İstediğiniz belgeyi seçin ve 'ı tıklatın. Belge Word'de açılır.

Yeni bir belge oluşturmayı seçerseniz, Word boş bir belgeyle açılır.

  1. Word'de, Adres Mektup Birleştirme bölmesindeki yönergeleri izleyin. Word Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı hakkında daha fazla bilgi için Word Yardımına bakın.

 Not   Adreslerin nerede depolandığına bakılmaksızın, adreslerinizi yazdırmak için Word'ü kullanabilirsiniz. Word'den Excel, Outlook ve Access gibi çeşitli programlarda depolanan adres listelerine bağlanabilirsiniz. Ayrıca, Adres listeniz yoksa, Word'de bir adres listesi oluşturabilir ve ardından etiketleri yazdırabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Word Yardımına bakın.

Sayfanın Başı Sayfanın Başı

 
 
Uygulandığı uygulamalar:
Access 2007