มีหลายๆ ปัจจัยที่มีผลต่อรูปแบบการวางตำแหน่งของข้อความ โดยระยะขอบ (ระยะขอบ: ช่องว่างภายนอกพื้นที่พิมพ์บนหน้ากระดาษ)เป็นตัวกำหนดระยะห่างของทุกข้อความโดยนับจากขอบของหน้า ในขณะที่การเยื้องและการจัดตำแหน่งย่อหน้าเป็นตัวกำหนดรูปแบบการวางย่อหน้าระหว่างระยะขอบต่างๆ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด ตลอดจนระยะห่างก่อนหน้าและหลังจากของย่อหน้าต่างๆ ได้อีกด้วย
การวางตำแหน่งและการจัดตำแหน่งข้อความ
ระยะขอบจะกำหนดความกว้างโดยรวมของพื้นที่ข้อความหลัก หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ระยะห่างระหว่างข้อความกับขอบของหน้า
การเยื้องจะกำหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือขวา โดยคุณสามารถเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าหรือกลุ่มของย่อหน้าได้จากการตั้งค่าระยะขอบต่างๆ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างเยื้องติดลบ (หรือเรียกว่า เยื้องนอก) ซึ่งจะดึงย่อหน้าเข้าหาระยะขอบซ้าย และสร้างกั้นหน้าลอยซึ่งจะเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้ารวมทั้งเยื้องบรรทัดถัดๆ มาของย่อหน้านั้นด้วย

ขอบหน้ากระดาษ
การเยื้องของย่อหน้า
การจัดตำแหน่งแนวนอนจะกำหนดลักษณะที่ปรากฏและการวางแนวของขอบย่อหน้า นั่นคือ ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง หรือชิดขอบ (ชิดขอบ: การปรับช่องว่างในแนวนอนจัดระยะข้อความให้เท่ากันตามแนวขอบทางด้านซ้ายและด้านขวา การจัดข้อความให้ชิดขอบจะทำให้ขอบซ้ายและขอบขวาของข้อความมีความเป็นระเบียบเสมอกัน) ตัวอย่างเช่น ในย่อหน้าที่จัดชิดซ้าย (เป็นการจัดตำแหน่งที่ใช้กันทั่วไป) นั้น ขอบซ้ายของย่อหน้าจะเรียงเสมอกันกับระยะขอบซ้าย
การจัดตำแหน่งแนวตั้งจะกำหนดตำแหน่งของย่อหน้าเทียบกับระยะขอบบนและล่าง ซึ่งเหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการสร้างหน้าสำหรับใส่ชื่อเรื่อง เนื่องจากสามารถวางตำแหน่งข้อความไว้ด้านบน ด้านล่างหรือกึ่งกลางของหน้าได้อย่างเที่ยงตรง หรือคุณสามารถอาจจะจัดย่อหน้าชิดขอบแบบแนวตั้งเพื่อให้ย่อหน้ามีระยะห่างสม่ำเสมอกันจากด้านบนสู่ด้านล่างของหน้าก็ได้
ตัวอย่างของการเยื้องบนย่อหน้า
- ข้อความที่มีเยื้องบรรทัดแรก

- ข้อความที่มีกั้นหน้าลอย

- ข้อความที่มีการเยื้องที่เป็นลบ

ระยะห่างระหว่างบรรทัดหรือย่อหน้า
ระยะบรรทัด (ระยะห่างบรรทัด: จำนวนช่องว่างจากขอบล่างของบรรทัดของข้อความหนึ่ง ไปยังขอบล่างของบรรทัดต่อไป Microsoft Word จะปรับระยะห่างบรรทัดให้เหมาะสมกับแบบอักษรที่ใหญ่ที่สุด หรือกราฟิกที่สูงที่สุดในบรรทัดนั้น) จะกำหนดขนาดของระยะห่างแนวตั้งระหว่างบรรทัดข้อความในย่อหน้าๆ หนึ่ง โดยค่าเริ่มต้นแล้ว บรรทัดต่างๆ จะถูกเว้นระยะห่างแบบหนึ่งเท่า ซึ่งมีขนาดเท่ากับแบบอักษร (แบบอักษร: การออกแบบกราฟิกที่นำไปใช้กับตัวเลข สัญลักษณ์ และอักขระทั้งหมด ซึ่งอาจเรียกว่าตัวพิมพ์หรือหน้าตาตัวพิมพ์ Arial และ Courier New เป็นตัวอย่างของแบบอักษร โดยปกติแบบอักษรจะมีหลายขนาด เช่น 10 พอยท์ และมีลักษณะพิเศษอื่นๆ เช่น ตัวหนา)ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในบรรทัดนั้นบวกกับระยะห่างพิเศษอีกเล็กน้อย
ระยะย่อหน้าจะกำหนดขนาดระยะห่างข้างบนหรือข้างล่างของย่อหน้าๆ หนึ่ง
ถ้าในบรรทัดใดบรรทัดหนึ่งมีอักขระขนาดใหญ่ กราฟิก หรือสูตร Microsoft Word ก็จะเพิ่มระยะห่างให้กับบรรทัดนั้น หากต้องการเว้นระยะห่างให้สม่ำเสมอกันทุกบรรทัด ให้ระบุขนาดระยะห่างที่ต้องการโดยต้องมีขนาดใหญ่กว่าอักขระหรือกราฟิกที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในบรรทัดใดบรรทัดหนึ่ง หากมีอักขระหรือกราฟิกใดถูกบดบัง ก็ให้เพิ่มขนาดระยะห่างขึ้นอีก
ชนิดของระยะบรรทัด
- 1 บรรทัด
- มีขนาดเท่ากับแบบอักษร (แบบอักษร: การออกแบบกราฟิกที่นำไปใช้กับตัวเลข สัญลักษณ์ และอักขระทั้งหมด ซึ่งอาจเรียกว่าตัวพิมพ์หรือหน้าตาตัวพิมพ์ Arial และ Courier New เป็นตัวอย่างของแบบอักษร โดยปกติแบบอักษรจะมีหลายขนาด เช่น 10 พอยท์ และมีลักษณะพิเศษอื่นๆ เช่น ตัวหนา)ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในบรรทัดนั้นบวกกับระยะห่างพิเศษอีกเล็กน้อย ซึ่งระยะห่างพิเศษนี้จะแตกต่างกันไปตามแบบอักษรที่ใช้อยู่
- 1.5 บรรทัด
- หนึ่งเท่าครึ่งของระยะห่างแบบ 1 บรรทัด
- 2 บรรทัด
- สองเท่าของระยะห่างแบบ 1 บรรทัด
- อย่างน้อย
- ระยะบรรทัดน้อยสุดที่พอดีกับขนาดแบบอักษรหรือกราฟิกที่มีขนาดใหญ่ที่สุดบนบรรทัดใดบรรทัดหนึ่ง
- ค่าแน่นอน
- ระยะบรรทัดแบบคงที่ซึ่ง Microsoft Word จะไม่ปรับขนาด
- หลายบรรทัด
- ระยะบรรทัดที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามเปอร์เซ็นต์ที่คุณระบุ ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าระยะบรรทัดเป็น 1.2 จะเพิ่มระยะห่างขึ้น 20 เปอร์เซ็นต์