การสร้างฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกใน Word

คุณต้องทำงานหลายอย่างให้สมบูรณ์เพื่อสร้างฟอร์ม (ฟอร์ม: เอกสารที่มีช่องว่าง หรือเขตข้อมูลฟอร์มเพื่อให้คุณป้อนข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มการลงทะเบียนแบบออนไลน์ใน Microsoft Word โดยใช้กล่องรายการแบบหล่นลงเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกรายการได้)สำหรับให้ผู้ใช้ดู และกรอกใน Microsoft Word

  1. การสร้างแม่แบบ (แม่แบบ: แฟ้มที่ประกอบด้วยโครงสร้างและเครื่องมือสำหรับการสร้างรูปร่างให้กับองค์ประกอบต่างๆ เช่น ลักษณะและเค้าโครงหน้ากระดาษของแฟ้มสำเร็จรูป ตัวอย่างเช่น แม่แบบ Word สามารถสร้างรูปร่างของเอกสารเดี่ยว และแม่แบบ FrontPage สามารถสร้างรูปร่างของทั้งเว็บไซต์) 

    แสดงวิธีการ

    1. การเริ่มเอกสารใหม่ หรือเปิดเอกสารหรือแม่แบบที่คุณต้องการยึดแม่แบบนั้นตาม 

    2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
    3. ในกล่อง เก็บเป็นชนิด ให้คลิก แม่แบบเอกสาร
    4. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับแม่แบบใหม่ จากนั้นคลิก บันทึก

      หมายเหตุ  แม่แบบใหม่จะปรากฏขึ้นบนแท็บ ทั่วไป

  2. การออกแบบฟอร์มโดยการร่างเค้าโครงก่อน หรือใช้ฟอร์มที่มีอยู่เป็นแนวทาง

    หมายเหตุ  ในฟอร์มของคุณ คุณสามารถใช้ เขตข้อมูลฟอร์ม (เขตข้อมูลฟอร์ม: ในฟอร์ม คือ ตำแหน่งที่ตั้งซึ่งเป็นที่จัดเก็บชนิดของข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ชื่อหรือที่อยู่) ฟอร์ม ตัวควบคุม (ตัวควบคุม: วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น) ตาราง (ตาราง: แถวของเซลล์อย่างน้อยหนึ่งแถวที่ปกติจะใช้เพื่อแสดงตัวเลขและรายการอื่นๆ สำหรับการอ้างอิงและการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว รายการในตารางจะถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์) และ ตารางที่ซ้อนกัน (ตารางที่ซ้อนกัน: ตารางที่ถูกแทรกเข้าไปในเซลล์ของอีกตารางหนึ่ง ถ้าคุณใช้ตารางเพื่อวางเค้าโครงของหน้า และคุณต้องการใช้อีกตารางเพื่อจัดเรียงข้อมูล คุณสามารถแทรกตารางที่ซ้อนกันได้) และ กล่องข้อความ (กล่องข้อความ (text box): ที่บรรจุข้อความหรือรูปภาพที่สามารถเคลื่อนย้ายและเปลี่ยนขนาดได้ ซึ่งใช้กล่องข้อความในการตั้งตำแหน่งบล็อกของข้อความบนเพจหรือให้ข้อความในทิศทางที่ต่างจากข้อความอื่นในเอกสารนั้น)

  3. บนเมนู มุมมอง ให้ชี้ไปที่ แถบเครื่องมือ จากนั้นคลิก ฟอร์ม เพื่อเปิด แถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ)ฟอร์ม
  4. การเพิ่มเขตข้อมูลฟอร์มสำหรับกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย และรายการแบบหล่นลง

    แสดงวิธีการ

    1. ในเอกสารให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลฟอร์ม 

    2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

      แสดงการแทรกเขตข้อมูล fill-in ในตำแหน่งที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความ

      • บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม ให้คลิก เขตข้อมูลฟอร์มชนิดตัวอักษรภาพปุ่ม 

        คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลเพื่อระบุรายการเริ่มต้นเพื่อให้ผู้ใช้ไม่ต้องพิมพ์รายการเว้นเสียแต่เพื่อเปลี่ยนการตอบสนอง

      แสดงการแทรกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับตัวเลือกอิสระที่ผู้ใช้เลือกหรือล้าง

      • บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม ให้คลิก เขตข้อมูลฟอร์มชนิดกล่องกาเครื่องหมาย ภาพปุ่ม.

        นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ปุ่มนี้เพื่อแทรกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการแต่ละรายการในกลุ่มของตัวเลือกที่ไม่ได้เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลร่วมกัน   นั่นคือ ผู้ใช้สามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรายการ

      แสดงการแทรกกล่องรายการแบบหล่นลงที่จำกัดตัวเลือกที่พร้อมใช้งานไปยังผู้ที่คุณระบุ

      1. บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม ให้คลิก เขตข้อมูลฟอร์มชนิดหล่นลงภาพปุ่ม 

      2. ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลฟอร์มชนิดหล่นลง
      3. เมื่อต้องการเพิ่มรายการ ให้พิมพ์ชื่อของรายการนั้นในกล่อง รายการแบบหล่นลง จากนั้นคลิก เพิ่ม
  5. ถ้าจำเป็น ให้แก้ไขลักษณะที่ปรากฏของเขตข้อมูล เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

    แสดงการเอาออก หรือการเปลี่ยนลำดับของรายการในเขตข้อมูลฟอร์มของรายการแบบหล่นลง

    1. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลฟอร์มแบบหล่นลงที่คุณต้องการเปลี่ยน
    2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ จากนั้นคลิก ตกลง:
      • เมื่อต้องการลบรายการ ให้คลิกรายการนั้นในกล่อง ข้อความในกล่องรายการแบบหล่นลง จากนั้นคลิก เอาออก 
      • เมื่อต้องการย้ายรายการ ให้คลิกรายการในกล่อง ข้อความในกล่องรายการแบบหล่นลง จากนั้นคลิกปุ่มลูกศร ย้าย

    แสดงการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบของผลลัพธ์ของเขตข้อมูลฟอร์ม

    1. ให้เลือกเขตข้อมูลฟอร์มที่ต้องการจัดรูปแบบ
    2. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร
    3. ให้เลือกตัวเลือกต่างๆ ที่คุณต้องการ

    แสดงการแสดงหรือการเอาการแรเงาออก

    • ให้คลิก แรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม

    หมายเหตุ  การแรเงาปรากฏบนหน้าจอเพื่อให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเขตข้อมูลที่พวกเขาต้องการตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว การแรเงาจะไม่ได้รับการพิมพ์

  6. การตั้งค่าหรือแก้ไขคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลฟอร์ม

    แสดงวิธีการ

    1. ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยน
    2. เปลี่ยนตัวเลือกต่างๆ ที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ตกลง
  7. การเพิ่มวิธีใช้หรือเพิ่มโดยอัตโนมัติไปยังฟอร์ม เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

    แสดงการเพิ่มข้อความวิธีใช้ไปยังตัวควบคุมฟอร์ม

    1. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลฟอร์มที่คุณต้องการเพิ่มข้อความวิธีใช้
    2. คลิก เพิ่มข้อความวิธีใช้
    3. เมื่อต้องการแสดงข้อความวิธีใช้ที่แถบสถานะ ให้คลิกแท็บ แถบสถานะ คลิก พิมพ์ข้อความเอง จากนั้นพิมพ์ข้อความวิธีใช้ของคุณลงในกล่อง

      เมื่อต้องการแสดงข้อความวิธีใช้ลงในกล่องข้อความเมื่อผู้ใช้กดแป้น F1 ให้คลิกแท็บ แป้นวิธีใช้ (F1) คลิก พิมพ์ข้อความเอง จากนั้นพิมพ์ข้อความวิธีใช้ของคุณลงในกล่อง

    แสดงการทำฟอร์มของคุณให้เป็นฟอร์มอัตโนมัติ

    1. สร้างแมโครที่คุณต้องการใช้ และเก็บลงในแม่แบบฟอร์ม

      ถ้าแม่แบบอีกแม่แบบหนึ่งมีแมโครอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้ ให้คัดลอกแมโครเหล่านั้นไปไว้ที่แม่แบบฟอร์ม

      การรักษาความปลอดภัย  ให้ใช้ความระมัดระวังเมื่อจะเพิ่มแมโครลงในฟอร์มของคุณ แมโครอาจถูกออกแบบมาในลักษณะที่อาจเกิดความไม่ปลอดภัยเมื่อใช้ได้ ขอแนะนำให้คุณใช้แมโครจากแหล่งที่เชื่อถือได้เท่านั้น

    2. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลฟอร์มที่คุณต้องการกำหนดแมโครไป
    3. เมื่อต้องการเรียกใช้แมโครเมื่อจุดแทรกเข้าไปในเขตข้อมูลฟอร์ม ให้คลิกแมโครในกล่อง รายการ

      เมื่อต้องการเรียกใช้แมโครเมื่อจุดแทรกออกจากเขตข้อมูลฟอร์ม ให้คลิกแมโครในกล่อง จบการทำงาน

    หมายเหตุ  ถ้าคุณเก็บแมโครเข้าและออกในแม่แบบปกติ แล้วแจกจ่ายฟอร์มให้ผู้อื่น แมโครเข้าและออกอาจจะไม่ทำงาน เพราะผู้ใช้จะไม่มีแมโครเหล่านี้ คุณต้องบันทึกแมโครที่คุณใช้ในฟอร์มลงในแม่แบบฟอร์ม

  8. เพิ่มการป้องกันให้กับ ผู้ใช้จะไม่สามารถกรอกฟอร์มได้จนกว่าคุณจะเพิ่มการป้องกันให้กับฟอร์มนั้น Word มีชนิดของการป้องกันอยู่หลายชนิด ให้ทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดต่อไปนี้:

    แสดงเพิ่มการป้องกันเพื่อทดสอบฟอร์มขณะที่คุณออกแบบหรือเปลี่ยนแปลงฟอร์มอยู่

    • บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม ให้คลิก ป้องกันฟอร์มภาพปุ่ม 

    หมายเหตุ  คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลฟอร์มใหม่ได้ด้วยมือด้วยการคลิก ตั้งค่าเขตข้อมูลฟอร์มใหม่ ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ ฟอร์ม

    แสดงเพิ่มการป้องกันเพื่อไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงฟอร์มได้

    หมายเหตุ  เมื่อคุณทำตามขั้นเหล่านี้เพื่อเพิ่มการป้องกันให้กับเอกสาร เขตข้อมูลฟอร์ม (เขตข้อมูลฟอร์ม: ในฟอร์ม คือ ตำแหน่งที่ตั้งซึ่งเป็นที่จัดเก็บชนิดของข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ชื่อหรือที่อยู่)จะถูกตั้งค่าใหม่

    1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก การป้องกันเอกสาร
    2. ในบานหน้าต่างงาน การป้องกันเอกสาร ภายใต้หัวข้อ ข้อจำกัดของการแก้ไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ใช้เพียงรูปแบบของการแก้ไขนี้ในเอกสาร จากนั้นคลิก กรอกฟอร์ม ในรายการข้อจำกัดของการแก้ไข
    3. เมื่อต้องการเพิ่มการป้องให้กับฟอร์มเพียงบางส่วน ให้คลิก เลือกส่วน จากนั้นล้างกล่องกาเครื่องหมายของ ส่วน (ส่วน: ส่วนของเอกสารที่คุณได้ตั้งตัวเลือกการจัดรูปแบบหน้าบางอย่างเอาไว้ คุณต้องสร้างส่วนใหม่เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของลำดับเลขบรรทัด จำนวนคอลัมน์ หรือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ) ที่คุณไม่ต้องการเพิ่มการป้องกันลงไป

      หมายเหตุ  เมื่อต้องการเพิ่มการป้องกันเพียงบางส่วนของฟอร์ม จะต้องทำให้ส่วนเหล่านั้นอยู่ในส่วนที่แยกต่างหากจากส่วนอื่นๆ (บนเมนู แทรก ให้คลิก ตัวแบ่ง เพื่อที่จะสร้างตัวแบ่งส่วน)

    4. คลิก ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน
    5. เมื่อต้องการกำหนดรหัสผ่านให้กับฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้ที่ทราบรหัสผ่านเท่านั้นจึงจะสามารถเอาการป้องกันออกและเปลี่ยนแปลงฟอร์มได้ ให้พิมพ์รหัสผ่านลงในกล่อง ป้อนรหัสผ่านใหม่ (ใส่หรือไม่ก็ได้) จากนั้นยืนยันรหัสผ่าน ส่วนผู้ใช้ที่ไม่ทราบรหัสผ่านก็ยังสามารถกรอกข้อมูลลงในเขตข้อมูลฟอร์มได้อยู่
  9. ให้บันทึกฟอร์มนั้น จากนั้นกระจายฟอร์มนั้นเช่นเดียวกับที่คุณจะทำกับเอกสารอื่นๆ ที่คุณส่งให้ตรวจทานแก้ไข

แสดงคำแนะนำ

  • คุณยังสามารถสร้างฟอร์มได้โดยการเริ่มต้นจากแม่แบบตัวอย่าง แม่แบบตัวอย่างมากมายมีให้พร้อมใช้งานอยู่บนเว็บไซต์ Microsoft Office Online

  • ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถทดสอบฟอร์มก่อนที่คุณจะกระจายฟอร์มนั้น ให้เปิดฟอร์มนั้น กรอกฟอร์มนั้นเช่นเดียวกับที่ผู้ใช้จะกรอก จากนั้นบันทึกสำเนาไว้ในตำแหน่งที่ตั้งที่กำหนด
 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2003, Word 2003, Word