การสร้างดัชนี

  1. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งข้างล่างนี้ เพื่อทำเครื่องหมายรายการดัชนี (รายการดัชนี: โค้ดเขตข้อมูลที่ทำเครื่องหมายข้อความเฉพาะข้อความที่จะรวมเข้าไว้ในดัชนี เมื่อคุณทำเครื่องหมายระบุว่าข้อความนั้นเป็นรายการดัชนี Microsoft Word จะแทรกรูปแบบเขตข้อมูล XE (Index Entry - รายการดัชนี) ให้เป็นข้อความซ่อน)

    แสดงเครื่องหมายคำหรือวลีต่างๆ

    1. เมื่อต้องการใช้ข้อความที่มีอยู่เป็นรายการดัชนี ให้เลือกข้อความนั้น เมื่อต้องการใส่ข้อความของคุณเองเป็นรายการดัชนี ให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกรายการดัชนี
    2. กดแป้น ALT+SHIFT+X
    3. เมื่อต้องการสร้างรายการดัชนีหลัก ให้พิมพ์หรือแก้ไขข้อความในกล่อง รายการหลัก คุณสามารถปรับแต่งรายการนั้นได้โดยสร้างรายการย่อย (รายการย่อย: รายการดัชนีที่อยู่ภายใต้หัวเรื่องทั่วๆ ไป ตัวอย่างเช่น รายการดัชนีของ "ดาวเคราะห์" สามารถมีรายการย่อยเป็น "ดาวอังคาร" และ "ดาวศุกร์") หรือสร้างอ้างอิงไขว้กับรายการอื่น

      หมายเหตุ

      • เมื่อต้องการรวมรายการระดับที่สาม ให้พิมพ์ข้อความรายการย่อย ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:) จากนั้น พิมพ์ข้อความของรายการระดับที่สาม
      • ถ้าคุณต้องการใช้สัญลักษณ์หนึ่งๆ เช่น @ ในรายการ พิมพ์ ;# (เครื่องหมายอัฒภาคตามด้วยเครื่องหมายตัวเลข) ทันทีตามด้วยสัญลักษณ์
    4. เมื่อต้องการเลือกรูปแบบให้หมายเลขหน้าที่จะปรากฏในดัชนีนั้น ให้คลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตัวหนา หรือ ตัวเอียง ข้างล่าง รูปแบบหมายเลขหน้า ถ้าคุณต้องการจัดรูปแบบข้อความให้ดัชนีนั้น คลิกขวาที่ดัชนีใน รายการหลัก หรือกล่อง รายการย่อย จากนั้นคลิก แบบอักษร เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้
    5. เมื่อต้องการทำเครื่องหมายรายการดัชนี ให้คลิก ทำเครื่องหมาย ถ้าต้องการทำเครื่องหมายสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมดของข้อความนี้ในเอกสาร คลิกที่ ทำเครื่องหมายทั้งหมด
    6. เมื่อต้องการทำเครื่องหมายรายการดัชนีเพิ่มเติม ให้เลือกข้อความ คลิกในกล่องโต้ตอบ ทำเครื่องหมายรายการดัชนี จากนั้นทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ถึง 5

    แสดงการทำเครื่องหมายรายการให้ข้อความที่อยู่ในช่วงหนึ่งของหน้ากระดาษ

    1. เลือกช่วงของข้อความที่คุณต้องการให้รายการดัชนีอ้างถึง
    2. บนเมนู แทรก ให้คลิก ที่คั่นหน้า
    3. ในกล่อง ชื่อที่คั่นหน้า ให้พิมพ์ชื่อ จากนั้นคลิก เพิ่ม
    4. ในเอกสาร ให้คลิกที่ท้ายของข้อความที่คุณได้ทำเครื่องหมายไว้ด้วยที่คั่นหน้า
    5. กดแป้น ALT+SHIFT+X
    6. ในกล่อง รายการหลัก ให้พิมพ์รายการดัชนีสำหรับข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้
    7. เมื่อต้องการเลือกรูปแบบให้หมายเลขหน้าที่จะปรากฏในดัชนีนั้น คลิกเลือกในกล่องกาเครื่องหมาย ตัวหนา หรือ ตัวเอียง ข้างล่าง รูปแบบหมายเลขหน้า ถ้าคุณต้องการจัดรูปแบบข้อความให้ดัชนีนั้น คลิกขวาที่ดัชนีในกล่อง รายการหลัก หรือ รายการย่อย แล้วคลิก แบบอักษร เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้
    8. ภายใต้ ตัวเลือก ให้คลิก ขอบเขตที่พิมพ์
    9. ในกล่อง ที่คั่นหน้า ให้พิมพ์หรือเลือกชื่อที่คั่นหน้าที่คุณได้พิมพ์ไว้ในขั้นตอนที่ 3
    10. คลิก ทำเครื่องหมาย

    แสดงการทำรายการเครื่องหมายอัตโนมัติโดยใช้แฟ้มที่สอดคล้อง

    1. สร้างแฟ้มที่สอดคล้อง (แฟ้มที่สอดคล้อง: รายการของคำที่จะรวบรวมเอาไว้ในดัชนี การใช้แฟ้มที่สอดคล้องใน Microsoft Word จะทำให้คุณทำเครื่องหมายรายการดัชนีได้รวดเร็วขึ้น)

      แสดงวิธีการ

      1. คลิก แทรกตาราง ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) มาตรฐาน
      2. ลากเพื่อเลือกคอลัมน์สองคอลัมน์
      3. ในคอลัมน์แรก ป้อนข้อความที่คุณต้องการให้ Microsoft Word ค้นหาและทำเครื่องหมายเป็นรายการดัชนี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้อนข้อความตรงกับข้อความที่ปรากฏในเอกสาร จากนั้นกดแป้น TAB
      4. ในคอลัมน์ที่สอง พิมพ์รายการดัชนีให้ข้อความในคอลัมน์แรก จากนั้นกดแป้น TAB ถ้าคุณต้องการสร้างรายการย่อย (รายการย่อย: รายการดัชนีที่อยู่ภายใต้หัวเรื่องทั่วๆ ไป ตัวอย่างเช่น รายการดัชนีของ "ดาวเคราะห์" สามารถมีรายการย่อยเป็น "ดาวอังคาร" และ "ดาวศุกร์") พิมพ์รายการหลักตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:) และรายการย่อย
      5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 สำหรับแต่ละดัชนีอ้างอิงและรายการ
      6. บันทึกแฟ้มที่สอดคล้อง

      แสดงคำแนะนำ

      • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word ทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการทำดัชนี รายการฟอร์มทั้งหมดของข้อความที่คุณต้องการค้นหา ตัวอย่างเช่น พิมพ์ erupt, erupting และ eruption แต่ละคำแยกลงสามเซลล์ในคอลัมน์ซ้าย จากนั้นพิมพ์ volcanoes ในเซลล์ที่ตรงกันในคอลัมน์ขวา
      • เมื่อต้องการเร่งความเร็วในการสร้างแฟ้มที่สอดคล้อง ขั้นแรก ให้เปิดทั้งแฟ้มที่สอดคล้องและเอกสารที่คุณต้องการทำดัชนีพร้อมกัน เมื่อต้องการดูทั้งสองเอกสารพร้อมกัน ให้คลิก จัดเรียงทั้งหมด บนเมนู หน้าต่าง แล้วคัดลอกข้อความจากเอกสารที่คุณต้องการทำดัชนีไปที่คอลัมน์แรกของแฟ้มที่สอดคล้อง
    2. เปิดเอกสารที่คุณต้องการทำดัชนี
    3. บนเมนู แทรก ให้ชี้ไปที่ การอ้างอิง คลิก ดัชนีและตาราง จากนั้นคลิกแท็บ ดัชนี
    4. คลิก ทำเครื่องหมายอัตโนมัติ
    5. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ป้อนชื่อของแฟ้มที่สอดคล้องที่คุณต้องการใช้
    6. คลิก เปิด

    Word จะค้นหาแต่ละข้อความที่เกิดขึ้นในคอลัมน์แรกของแฟ้มที่สอดคล้องจากภายในเอกสารทั้งเอกสาร จากนั้น Word จะใช้ข้อความในคอลัมน์ที่สองเป็นรายการดัชนี Word จะทำเครื่องหมายเฉพาะรายการแรกที่เกิดขึ้นในแต่ละย่อหน้า

    หมายเหตุ  Microsoft Word แทรกแต่ละรายการดัชนีที่ทำเครื่องหมายไว้เป็นเขตข้อมูล XE (รายการดัชนี) ในรูปแบบข้อความที่ซ่อน (ข้อความที่ซ่อน: การจัดรูปแบบอักขระที่ให้คุณแสดงหรือซ่อนข้อความที่ระบุ Microsoft Word จะระบุข้อความที่ซ่อนด้วยการขีดเส้นใต้ข้อความนั้นเป็นเส้นจุด) ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูล XE ให้คลิก แสดง/ซ่อน เครื่องหมายย่อหน้า ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) มาตรฐาน

  2. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกดัชนีที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
  3. เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นใส่เลขลำดับหน้าไว้ถูกต้อง คุณจำเป็นต้องซ่อนโค้ดเขตข้อมูลและข้อความที่ซ่อน ถ้าเห็นเขตข้อมูล XE (รายการดัชนี) คลิก แสดง/ซ่อน เครื่องหมายย่อหน้า ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ มาตรฐาน
  4. บนเมนู แทรก ให้ชี้ไปที่ การอ้างอิง คลิก ดัชนีและตาราง จากนั้นคลิกแท็บ ดัชนี
  5. ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งตามนี้
  6. ถ้าคุณกำลังสร้างดัชนีสำหรับข้อความในภาษาอื่น ให้คลิกภาษาในกล่อง ภาษา
  7. เลือกตัวเลือกดัชนีอื่นๆ ที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการปรับดัชนีให้ทันสมัย คลิกด้านซ้ายของเขตข้อมูลแล้วกดแป้น F9

หมายเหตุ

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2003, Word 2003, Word