การบันทึกเอกสาร

เมื่อต้องการบันทึกเอกสารอย่างรวดเร็ว ให้คลิก บันทึก ภาพปุ่ม บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) มาตรฐาน เมื่อต้องการบันทึกเอกสารในตำแหน่งหรือรูปแบบอื่น ให้ใช้กระบวนงานข้างล่างนี้

แสดงการบันทึกสำเนาของแฟ้ม

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
  2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อใหม่สำหรับแฟ้มนั้น
  3. คลิก บันทึก

แสดงคำแนะนำ

เมื่อต้องการบันทึกสำเนาในโฟลเดอร์อื่น ให้คลิกตำแหน่งอื่นในรายการ บันทึกใน หรือโฟลเดอร์อื่นในรายการโฟลเดอร์ หรือทำทั้งสองอย่าง เมื่อต้องการบันทึกสำเนาในโฟลเดอร์ใหม่ ให้คลิก สร้างโฟลเดอร์ใหม่ ภาพปุ่ม

แสดงการบันทึกแฟ้มเป็นรูปแบบอื่น

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
  2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อใหม่สำหรับแฟ้ม
  3. คลิกรายการ เก็บเป็นชนิด จากนั้นคลิกรูปแบบแฟ้มที่คุณต้องการบันทึกแฟ้ม
  4. คลิก บันทึก 

แสดงการบันทึกแฟ้มโดยอัตโนมัติเมื่อทำงาน

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิกแท็บ บันทึก
  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ
  3. ในกล่อง นาที ให้พิมพ์ช่วงเวลาความถี่บ่อยที่คุณต้องการให้บันทึกแฟ้ม ยิ่งแฟ้มของคุณถูกบันทึกบ่อยเท่าใด ข้อมูลก็จะถูกกู้คืนมากขึ้นเท่านั้นในกรณีที่กระแสไฟฟ้าขัดข้องหรือมีปัญหาที่คล้ายคลึงกันเกิดขึ้นในขณะที่เปิดแฟ้ม

หมายเหตุ  การกู้คืนอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งทดแทนสำหรับการบันทึกแฟ้มของคุณเป็นประจำ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่บันทึกแฟ้มกู้คืนหลังจากที่เปิดแฟ้มนั้น แฟ้มนั้นจะถูกลบ และการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้ถูกบันทึกของคุณจะสูญหาย ถ้าคุณบันทึกแฟ้มกู้คืนนั้น แฟ้มนั้นจะแทนที่แฟ้มต้นฉบับ (เว้นเสียแต่ว่าคุณจะตั้งชื่อแฟ้มนั้นใหม่)

แสดงการเพิ่มความเร็วในการบันทึกแฟ้ม

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิกแท็บ บันทึก
  2. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังแฟ้มเท่านั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้บันทึกอย่างรวดเร็ว จากนั้นทำการบันทึกต่อไปขณะที่คุณทำงานบนแฟ้มนั้น
  3. เมื่อต้องการบันทึกแฟ้มที่สมบูรณ์ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้บันทึกอย่างรวดเร็ว เมื่อคุณทำงานบนแฟ้มนั้นเสร็จแล้ว จากนั้นบันทึกแฟ้มนั้นเป็นครั้งสุดท้าย การบันทึกแบบเต็มจะเกิดขึ้นเมื่อกล่องกาเครื่องหมายนี้ถูกล้าง

แสดงการบันทึกเอกสาร Word เป็นเว็บเพจหรือเฟรมเพจ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็นเว็บเพจ
  2. ถ้าคุณต้องการบันทึกเอกสารในโฟลเดอร์อื่น ให้ค้นหาตำแหน่งที่ตั้ง และเปิดโฟลเดอร์นั้น
  3. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อเอกสาร
  4. คลิก บันทึก

แสดงการบันทึกเอกสารไปยัง FTP ไซต์

เมื่อต้องการทำกระบวนงานนี้ บริษัทของคุณจะต้องมีอินทราเน็ต (อินทราเน็ต : เครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต (เช่น โพรโทคอลแบบ HTTP หรือ FTP) คุณสามารถค้นหาวัตถุ เอกสาร เพจ หรือปลายทางต่างๆ ในอินทราเน็ตได้โดยการใช้งานการเชื่อมโยงหลายมิติ) หรือคุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ต (อินเทอร์เน็ต: เครือข่ายทั่วโลกที่เชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เล็กๆ และคอมพิวเตอร์สำหรับการค้า การศึกษา ส่วนราชการ และส่วนบุคคลอีกจำนวนมาก อินเทอร์เน็ตมีลักษณะเหมือนเมืองอิเล็กทรอนิกส์ที่มีทั้งห้องสมุดเสมือน ร้านค้าเสมือน หอศิลป์เสมือนและอื่นๆ)ไซต์ที่สนับสนุนการบันทึกแฟ้ม และคุณต้องมีสิทธิ์ในการบันทึกแฟ้มด้วย

ก่อนที่คุณจะสามารถบันทึกเอกสารไปยัง FTP (FTP: โพรโทคอลในการสื่อสารที่ทำให้ผู้ใช้สามารถถ่ายโอนแฟ้มระหว่างตำแหน่งที่ตั้งระยะไกลในเครือข่ายได้ โพรโทคอลนี้ยอมให้ผู้ใช้ใช้งานคำสั่งของ FTP ได้ เช่น การแสดงรายชื่อแฟ้มและโฟลเดอร์ เพื่อทำงานกับแฟ้มในตำแหน่งที่ตั้งในระยะไกล) ไซต์ คุณต้องเพิ่ม FTP ไซต์ไปยังรายการของอินเทอร์เน็ตไซต์

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
  2. ในกล่อง บันทึกใน ให้คลิก ตำแหน่ง FTP
  3. ในรายการของ FTP ไซต์ ให้คลิกสองครั้งที่ไซต์ที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกสองครั้งที่ตำแหน่งของไซต์ที่คุณต้องการใช้ในการบันทึกเอกสาร
  4. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อเอกสาร
  5. คลิก บันทึก

แสดงการบันทึกเอกสารเป็นแฟ้ม XML

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น
  2. ในกล่อง เก็บเป็นชนิด ให้คลิก เอกสาร XML
  3. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อเอกสาร
  4. คลิก บันทึก

หมายเหตุ  เมื่อต้องการบันทึกเอกสารทั้งหมดที่เปิดอยู่ในคราวเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิก บันทึกทั้งหมด บนเมนู แฟ้ม Microsoft Word จะบันทึกเอกสาร และแม่แบบ (แม่แบบ: แฟ้มที่ประกอบด้วยโครงสร้างและเครื่องมือสำหรับการสร้างรูปร่างให้กับองค์ประกอบต่างๆ เช่น ลักษณะและเค้าโครงหน้ากระดาษของแฟ้มสำเร็จรูป ตัวอย่างเช่น แม่แบบ Word สามารถสร้างรูปร่างของเอกสารเดี่ยว และแม่แบบ FrontPage สามารถสร้างรูปร่างของทั้งเว็บไซต์)ทั้งหมดที่เปิดอยู่ในคราวเดียวกัน ถ้าเอกสารที่เปิดอยู่ใดๆ ไม่ได้เคยถูกบันทึก กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณสามารถตั้งชื่อเอกสารเหล่านั้นได้

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2003, Word 2003, Word