การเลือกแหล่งข้อมูลต่างๆ ให้เอกสารหลัก

แสดงทั้งหมด

ซ่อนทั้งหมด

ไม่ว่าคุณจะเปิดเอกสารหลัก (เอกสารหลัก ในการเขียนจดหมายเวียนด้วย Word เอกสารนั้นจะประกอบด้วยข้อความหรือรูปภาพที่เหมือนกันสำหรับรุ่นของเอกสารผสานแต่ละรุ่น ตัวอย่าง ที่อยู่ผู้ส่งหรือคำขึ้นต้นของจดหมายในจดหมายทางการ)อีกครั้งที่ได้เคยใช้งานมาก่อนใน Microsoft Word หรือกำลังดำเนินการสร้างจดหมายเวียนอยู่ในขณะนี้ ก็สามารถที่จะใช้แหล่งข้อมูล (แหล่งข้อมูล: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ผสานเข้ากับเอกสาร ตัวอย่าง บัญชีรายชื่อและที่อยู่ซึ่งคุณต้องการใช้ในการผสานเมล์ คุณต้องเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลก่อนที่จะใช้ข้อมูลนั้น)อื่นได้

1. ถ้าเอกสารหลักยังไม่ได้ถูกเปิดไว้ ให้เปิดเอกสารหลักนั้น
2. ถ้าบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ไม่ปรากฏอยู่ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล บนเมนู เครื่องมือ จากนั้นคลิก จดหมายเวียน
3. ข้ามไปสู่ขั้นตอนที่ 3 ของบานหน้าต่างงาน (เลือกผู้รับ) ด้วยการคลิก ถัดไป
4. คลิก เลือกรายการที่แตกต่างออกไป
5. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้ระบุตำแหน่งที่ตั้งแล้วเลือกแหล่งข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นคลิก เปิด

   รายชื่อผู้รับจะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งเป็นแหล่งที่ใช้ปรับแต่งรายชื่อผู้รับ

   วิธีการ

   1. ปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้:

      ใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อกำหนดผู้รับ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากที่สุดถ้ารายการของคุณสั้น

      • เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับผู้รับที่คุณต้องการรวมเข้าไป และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับผู้รับที่คุณต้องการคัดออก

      คำแนะนำ

      ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการรวมรายการทั้งหมดเข้าไปในการผสานของคุณ การคลิก เลือกทั้งหมด ก่อนทำให้ง่ายต่อการล้างระเบียนใดๆ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการรวมระเบียนในรายการไม่กี่ระเบียนเท่านั้น ให้คลิก ล้างทั้งหมด จากนั้นเลือกระเบียนที่คุณต้องการ

      เรียงลำดับรายการต่างๆ ในรายการ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากถ้าคุณต้องการดูรายการต่างๆ ตามลำดับตัวอักษรหรือลำดับตัวเลข

      • คลิกหัวเรื่องคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการนั้นตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกหัวเรื่องคอลัมน์ของ นามสกุล

      การกรองรายการต่างๆ ในรายการ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากถ้ารายการนั้นมีระเบียนที่คุณทราบว่าคุณไม่ต้องการดูหรือรวมเข้าไปในการผสานนั้น เมื่อคุณได้ทำการกรองรายการนั้น คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวม และคัดระเบียนต่างๆ ออกดังที่ได้อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้านี้

      1. คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับหัวเรื่องคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง
      2. ให้คลิกอย่างหนึ่งอย่างใดต่อไปนี้
         • (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดซึ่งเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันว่าง
         • (ไม่ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดซึ่งเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันมีข้อมูล
         • ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณประกอบด้วยระเบียนต่างๆ ที่มีข้อมูลอันใดอันหนึ่งซ้ำกัน โดยมีจำนวนข้อมูลที่ซ้ำกันนั้นไม่ต่ำกว่าสิบครั้งในคอลัมน์ๆ หนึ่ง ก็สามารถกรองเฉพาะข้อมูลที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น กรณีที่มีชื่อประเทศหรือภูมิภาคเป็นออสเตรเลียซ้ำกันอยู่ในหลายๆ ระเบียน ก็สามารถใช้ตัวกรองเป็น ออสเตรเลีย ได้

         กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่กำหนด เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

   2. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน Microsoft Word จะใช้ผู้รับที่คุณกำหนดสำหรับการผสาน

   คำแนะนำ

   • สำหรับการเรียงลำดับ และการกรองขั้นสูง ให้คลิกลูกศรติดกับชื่อคอลัมน์ใดๆ จากนั้นคลิก ขั้นสูง ใช้แท็บ กรองระเบียน และ เรียงลำดับระเบียน เพื่อตั้งค่าการเรียงลำดับหรือการกรองแบบสอบถามที่คุณต้องการ
   • ถ้าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ คุณสามารถคลิก ถูกต้อง ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องที่อยู่ของผู้รับของคุณ