การสร้างและพิมพ์แบบฟอร์มจดหมายออกทางเครื่องพิมพ์

คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน เพื่อสร้างฟอร์มจดหมาย

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล จากนั้นคลิก จดหมายเวียน
  2. ภายใต้ เลือกชนิดของเอกสาร ให้คลิก จดหมาย

    เอกสารที่ใช้งานอยู่จะกลายเป็นเอกสารหลัก (เอกสารหลัก ในการเขียนจดหมายเวียนด้วย Word เอกสารนั้นจะประกอบด้วยข้อความหรือรูปภาพที่เหมือนกันสำหรับรุ่นของเอกสารผสานแต่ละรุ่น ตัวอย่าง ที่อยู่ผู้ส่งหรือคำขึ้นต้นของจดหมายในจดหมายทางการ)

  3. คลิก ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร

แสดงคำแนะนำ

ถ้าคุณคุ้นเคยกับคุณลักษณะของจดหมายเวียนหรือต้องการทำงานภายนอกบานหน้าต่างงาน คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) จดหมายเวียน ซึ่งปุ่มต่างๆ ถูกจัดเรียงไว้ตามลำดับจากซ้ายไปขวา

ข้อมูลทีละขั้นตอนเพิ่มเติม

บานหน้าต่างงานจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการสร้างจดหมายเวียน ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติม ที่ได้แสดงไว้ตามลำดับทีละขั้นตอน

แสดงตั้งค่าและแสดงจดหมาย

  1. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    แสดงเริ่มด้วยเอกสารที่ได้แสดงไว้ในหน้าต่างเอกสารในปัจจุบัน

    • คลิก ใช้เอกสารปัจจุบัน

    จากนั้นพิมพ์ข้อความจดหมายลงในหน้าต่างเอกสาร หรือจะรอจนกว่ามีข้อความแจ้งเตือนจากบานหน้าต่างงานให้พิมพ์ข้อความจดหมายในขั้นตอนถัดจากนี้ก็ได้

    แสดงเริ่มด้วยแม่แบบ

    1. คลิก เริ่มจากแม่แบบ

    2. คลิก เลือกแม่แบบ

    3. บนแท็บ จดหมายเวียน ที่อยู่ในกล่องโต้ตอบ เลือกแม่แบบ ให้เลือกแม่แบบที่ต้องการ จากนั้นคลิก ตกลง

    แสดงเริ่มด้วยเอกสารอื่นๆ ที่มีอยู่แล้ว

    1. คลิก เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่

    2. ในกล่อง เริ่มจากที่มีอยู่ ให้เลือกเอกสารที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก เปิด

      ถ้าคุณไม่เห็นเอกสาร ให้คลิก แฟ้มเพิ่มเติม จากนั้นคลิก เปิด ในกล่องโต้ตอบ เปิด และกำหนดตำแหน่งเอกสารที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก เปิด

  2. คลิก ถัดไป: เลือกผู้รับ

แสดงกำหนดตำแหน่งหรือสร้างแหล่งข้อมูล จากนั้นเลือกผู้รับ

  1. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    แสดงเชื่อมต่อไปยังรายการที่ติดต่อ Microsoft Outlook

    1. ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้คลิก เลือกจากผู้ติดต่อใน Outlook
    2. คลิก เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ
    3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์รายการที่ติดต่อ ให้คลิกรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ตกลง

    ที่ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกลั่นกรองรายชื่อผู้รับที่จะรวมเข้าไปในการผสานนั้นได้

    แสดงเชื่อมต่อไปยังรายการชนิดอื่น เช่น ฐานข้อมูลหรือรายการที่อยู่ Office

    1. ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้คลิก เลือกรายการที่มีอยู่
    2. คลิก เรียกดู
    3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล กำหนดตำแหน่ง และคลิกแหล่งข้อมูล (แหล่งข้อมูล: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ผสานเข้ากับเอกสาร ตัวอย่าง บัญชีรายชื่อและที่อยู่ซึ่งคุณต้องการใช้ในการผสานเมล์ คุณต้องเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลก่อนที่จะใช้ข้อมูลนั้น)ที่คุณต้องการ

      โดยค่าเริ่มต้น Microsoft Word จะเปิดโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน

    4. คลิก เปิด

      กล่องโต้ตอบอื่นๆ อาจปรากฏขึ้นเพื่อขอให้คุณจัดหาข้อมูลเฉพาะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก

      ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นสมุดงาน Microsoft Excel ที่มีข้อมูลอยู่บนหลายๆ แผ่นงาน คุณต้องเลือกแผ่นงานที่มีข้อความที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ตกลง

    รายการทั้งหมดในแหล่งข้อมูลจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกลั่นกรองรายชื่อผู้รับที่จะรวมเข้าไปในการผสานนั้นได้

    แสดงสร้างรายการที่อยู่พื้นฐานใหม่

    1. ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้คลิก พิมพ์รายการใหม่
    2. คลิก สร้าง
    3. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้พิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการรวมเข้าไปในรายการแรกภายใต้ โปรดพิมพ์ข้อมูลที่อยู่ ตัวอย่างเช่น ตำแหน่ง ชื่อ และข้อมูลที่อยู่ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ทุกเขตข้อมูล
    4. เมื่อต้องการทำรายการแรกให้สมบูรณ์ และย้ายไปยังรายการใหม่ ให้คลิก สร้างรายการ
    5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกระทั่งคุณได้เพิ่มรายการที่อยู่ที่คุณต้องการทั้งหมดแล้ว จากนั้นคลิก ปิด
    6. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกรายการนั้นลงไป

      โดยค่าเริ่มต้น รายการที่อยู่จะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน เป็นการดีที่สุดที่จัดเก็บรายการที่อยู่ ไว้ที่ แหล่งข้อมูลของฉัน เพราะโฟล์เดอร์นี้เป็นโฟล์เดอร์เริ่มต้นที่ Microsoft Word ค้นหาแหล่งข้อมูล (แหล่งข้อมูล: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ผสานเข้ากับเอกสาร ตัวอย่าง บัญชีรายชื่อและที่อยู่ซึ่งคุณต้องการใช้ในการผสานเมล์ คุณต้องเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลก่อนที่จะใช้ข้อมูลนั้น) ดังนั้นถ้าคุณต้องการใช้รายการที่อยู่นี้ในจดหมายเวียนในภายหลัง คุณจึงไม่จำเป็นต้องนำทางไปตามแฟ้ม และโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อค้นหาตำแหน่งของรายการที่อยู่นี้

    7. คลิก บันทึก
    รายการทั้งหมดในรายการใหม่ของคุณจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกลั่นกรองรายชื่อผู้รับที่จะรวมเข้าไปในการผสานนั้นได้
  2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกผู้รับ ที่คุณต้องการรวมเข้าไป

    แสดงวิธีการ

    1. ปฏิบัติตามขั้นตอนใดก็ได้ต่อไปนี้

      แสดงใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อกำหนดผู้รับ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากที่สุดถ้ารายการของคุณสั้น

      • เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับผู้รับที่คุณต้องการรวมเข้าไป และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับผู้รับที่คุณต้องการคัดออก

      แสดงคำแนะนำ

      ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการรวมรายการทั้งหมดเข้าไปในการผสานของคุณ การคลิก เลือกทั้งหมด ก่อนทำให้ง่ายต่อการล้างระเบียนใดๆ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการรวมระเบียนในรายการไม่กี่ระเบียนเท่านั้น ให้คลิก ล้างทั้งหมด จากนั้นเลือกระเบียนที่คุณต้องการ

      แสดงเรียงลำดับรายการต่างๆ ในรายการ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากถ้าคุณต้องการดูรายการต่างๆ ตามลำดับตัวอักษรหรือลำดับตัวเลข

      • คลิกหัวเรื่องคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการนั้นตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกหัวเรื่องคอลัมน์ของ นามสกุล

      แสดงการกรองรายการต่างๆ ในรายการ

      วิธีนี้มีประโยชน์มากถ้ารายการนั้นมีระเบียนที่คุณทราบว่าคุณไม่ต้องการดูหรือรวมเข้าไปในการผสานนั้น เมื่อคุณได้ทำการกรองรายการนั้น คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวม และคัดระเบียนต่างๆ ออกดังที่ได้อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้านี้

      1. คลิกลูกศร คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับหัวเรื่องคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง
      2. ให้คลิกอย่างหนึ่งอย่างใดต่อไปนี้
        • (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดซึ่งเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันว่าง
        • (ไม่ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดซึ่งเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันมีข้อมูล
        • ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณประกอบด้วยระเบียนต่างๆ ที่มีข้อมูลอันใดอันหนึ่งซ้ำกัน โดยมีจำนวนข้อมูลที่ซ้ำกันนั้นไม่ต่ำกว่าสิบครั้งในคอลัมน์ๆ หนึ่ง ก็สามารถกรองเฉพาะข้อมูลที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น กรณีที่มีชื่อประเทศหรือภูมิภาคเป็นออสเตรเลียซ้ำกันอยู่ในหลายๆ ระเบียน ก็สามารถใช้ตัวกรองเป็น ออสเตรเลีย ได้

        กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่กำหนด เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

    2. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน Microsoft Word จะใช้ผู้รับที่คุณกำหนดสำหรับการผสาน

    แสดงคำแนะนำ

    • สำหรับการเรียงลำดับ และการกรองขั้นสูง ให้คลิกลูกศรติดกับชื่อคอลัมน์ใดๆ จากนั้นคลิก ขั้นสูง ใช้แท็บ กรองระเบียน และ เรียงลำดับระเบียน เพื่อตั้งค่าการเรียงลำดับหรือการกรองแบบสอบถามที่คุณต้องการ
    • ถ้าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ คุณสามารถคลิก ถูกต้อง ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องที่อยู่ของผู้รับของคุณ
  3. คลิก ถัดไป โปรดเขียนจดหมายของคุณ

แสดงพิมพ์ข้อความจดหมายให้เสร็จสิ้นและเพิ่มเขตข้อมูลผสาน

  1. หากยังไม่ได้มีการพิมพ์ข้อความจดหมาย ก็ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการให้แสดงไว้ในแบบฟอร์มจดหมายทุกแบบฟอร์มลงในเอกสารหลัก
  2. แทรกเขตข้อมูลผสาน (เขตข้อมูลผสาน: ตัวยึดตำแหน่งที่คุณแทรกลงในเอกสารหลัก ตัวอย่างเช่น การแทรกเขตข้อมูลผสาน ??City?? เพื่อให้ Word ทำการแทรกชื่อเมือง เช่น "Paris," ที่จะถูกเก็บในเขตข้อมูลข้อมูล 'เมือง')ไว้บริเวณที่ต้องการผสานชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นจากแหล่งข้อมูล (แหล่งข้อมูล: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ผสานเข้ากับเอกสาร ตัวอย่าง บัญชีรายชื่อและที่อยู่ซึ่งคุณต้องการใช้ในการผสานเมล์ คุณต้องเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลก่อนที่จะใช้ข้อมูลนั้น)

    แสดงวิธีการ

    1. ในเอกสารหลักให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล (เขตข้อมูล: ชุดของโค้ดที่สั่งให้ Microsoft Word แทรกข้อความ กราฟิก หมายเลขหน้า และวัสดุอื่นๆ ลงในเอกสารให้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลวันที่จะแทรกวันที่ปัจจุบัน)
    2. ให้แทรกสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้

      แสดงบล็อกที่อยู่พร้อมชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ

      1. คลิก บล็อกที่อยู่
      2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือกองค์ประกอบของที่อยู่ที่คุณต้องการรวมเข้าไป และรูปแบบที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ตกลง
      3. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น Microsoft Word อาจไม่พบข้อมูลบางรายการที่ Microsoft Word จำเป็นต้องใช้สำหรับบล็อกที่อยู่ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ (ไม่พร้อมใช้งาน) จากนั้นเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน

      แสดงบรรทัดแสดงคำทักทาย

      1. คลิก บรรทัดแสดงคำทักทาย
      2. เลือกรูปแบบของบรรทัดแสดงคำทักทาย ซึ่งประกอบด้วย คำขึ้นต้น รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนที่ต่อท้าย
      3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Microsoft Word ไม่สามารถตีความหมายของชื่อผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลสำหรับผู้รับ มีแต่ชื่อบริษัทเท่านั้น
      4. คลิก ตกลง
      5. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น Word อาจไม่พบข้อมูลบางรายการที่ Word จำเป็นต้องใช้สำหรับบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ (ไม่พร้อมใช้งาน) จากนั้นเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน 

      แสดงเขตข้อมูลอื่นๆ ของข้อมูล

      1. คลิก รายการเพิ่มเติม
      2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
        • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ถึงแม้ว่าเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลจะไม่มีชื่อเดียวกันกับเขตข้อมูลของคุณก็ตาม ให้คลิก เขตข้อมูลที่อยู่
        • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่รับข้อมูลโดยตรงจากคอลัมน์ในฐานข้อมูลเสมอ ให้คลิก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล
      3. ในกล่อง เขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการ 
      4. คลิก แทรก จากนั้นคลิก ปิด
      5. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น Microsoft Word อาจไม่พบข้อมูลบางรายการที่ Microsoft Word จำเป็นต้องใช้ในการแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ (ไม่พร้อมใช้งาน) จากนั้นเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน

      หมายเหตุ  ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูลของฐานข้อมูล จากนั้นสลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันในภายหลัง Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นเข้าไปในเอกสารที่ผสานได้

      แสดงไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

      ในการเพิ่มไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์ก่อน เช่นโปรแกรมที่คุณได้ซื้อจากบริการบนเวิลด์ไวด์เว็บ (เวิลด์ไวด์เว็บ (WWW): เป็นการใช้งานอินเทอร์เน็ตในรูปแบบของมัลติมีเดียซึ่งไม่ได้แสดงเพียงแค่ข้อความ แต่ยังแสดงกราฟิก เสียง และวิดีโอด้วย เมื่ออยู่บนเว็บ ผู้ใช้สามารถข้ามจากรายการหนึ่งไปยังอีกรายการหนึ่ง เพจหนึ่งไปยังอีกเพจหนึ่ง หรือไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่งได้อย่างง่ายดายโดยใช้การเชื่อมโยงหลายมิติ)

      1. คลิก ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

        หากคุณไม่มีโปรแกรมตราไปรษณียากรอิเล็กทรอนิกส์ติดตั้งอยู่ Microsoft Word จะเตือนให้คุณติดตั้ง และเสนอให้เชื่อมต่อไปยังเว็บไซต์ของ Microsoft Office Online จากเว็บไซต์นั้นคุณสามารถที่จะได้รับข้อมูลเพิ่มเติม รวมทั้งการเชื่อมโยงไปยังไซต์ทำตราไปรษณียากรอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ได้

      2. แทรกไปรษณีย์ตามขั้นตอนการใช้ของโปรแกรมนั้น

      แสดงบาร์โค้ดไปรษณีย์

      คุณต้องเลือกชนิดของป้ายชื่อ หรือซองจดหมายที่สนับสนุนบาร์โค้ด POSTNET

      1. คลิก บาร์โค้ดไปรษณีย์
      2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบาร์โค้ดไปรษณีย์ ให้เลือกเขตข้อมูลที่อยู่ที่เหมาะสม

      หมายเหตุ  ตัวเลือก บาร์โค้ดไปรษณีย์ จะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อคุณใช้โปรแกรม Microsoft Word รุ่นภาษาอังกฤษ (อเมริกัน)

    3. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2 กับทุกเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรก

    หมายเหตุ

  3. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบของข้อมูลผสานได้

    แสดงวิธีการ

    เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลัก อย่าจัดรูปแบบข้อมูลนี้ในแหล่งข้อมูล เพราะการจัดรูปแบบของข้อมูลนี้จะไม่ได้ถูกเก็บไว้เมื่อคุณผสานข้อมูลนี้เข้าไปในเอกสาร

    1. ในเอกสารหลัก ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ ซึ่งประกอบด้วยอักขระรอบข้างเขตข้อมูลผสาน («« »»)
    2. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แบบอักษร จากนั้นเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    แสดงการจัดรูปแบบโดยใช้โค้ดเขตข้อมูล

    เมื่อต้องการควบคุมการจัดรูปแบบลักษณะอื่นๆ ให้กดแป้น ALT+F9 เพื่อแสดงโค้ดเขตข้อมูล (โค้ดเขตข้อมูล: ข้อความตัวยึดตำแหน่งที่แสดงจุดที่ข้อมูลที่ระบุจากแหล่งข้อมูลของคุณจะปรากฏขึ้น คือองค์ประกอบในเขตข้อมูลที่สร้างผลลัพธ์ของเขตข้อมูลนั้น โค้ดเขตข้อมูลประกอบด้วยอักขระเขตข้อมูล ชนิดของเขตข้อมูล และคำสั่ง) จากนั้นเพิ่มสวิตช์ (สวิตช์: คำสั่งพิเศษที่ทำให้มีการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานกับเขตข้อมูล โดยทั่วไปแล้วจะมีการเพิ่มสวิตช์ไปยังเขตข้อมูลเพื่อปรับเปลี่ยนผลลัพธ์)ลงในเขตข้อมูลผสาน

    ตัวอย่างเช่น

    • เมื่อต้องการแสดงจำนวน "34987.89" เป็น "$34,987.89" ให้เพิ่มสวิตช์รูปแบบตัวเลข (\# $#,###.00)
    • เมื่อต้องการพิมพ์ชื่อลูกค้าเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ให้เพิ่มสวิตช์การจัดรูปแบบตัวพิมพ์ใหญ่ (\* บน)
    • เมื่อต้องการมั่นใจว่าข้อมูลผสานมีแบบอักษรและขนาดเดียวกันกับที่คุณกำหนดใช้ไปยังเขตข้อมูลผสาน ให้เพิ่มสวิตช์ \* MERGEFORMAT
  4. หลังจากที่คุณได้จัดการเอกสารหลัก และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก บันทึกเป็น บนเมนู แฟ้ม ตั้งชื่อเอกสารนั้น จากนั้นคลิก บันทึก
  5. คลิก ถัดไป แสดงจดหมายของคุณ

แสดงแสดงตัวอย่างจดหมายและปรับแต่งรายชื่อผู้รับ

  1. แสดงตัวอย่างรายการข้อมูลต่างๆ แล้วปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้
    • เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างตามลำดับ ให้คลิกปุ่มลูกศร ปุ่มย้อนกลับ ปุ่มไปข้างหน้า
    • เมื่อต้องการค้นหาตำแหน่ง และแสดงตัวอย่างรายการที่ระบุ ให้คลิก ค้นหาผู้รับ จากนั้นพิมพ์เกณฑ์การค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ
  2. ปรับแต่งรายชื่อผู้รับตามต้องการ แล้วปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้
    • เมื่อต้องการคัดผู้รับรายใดรายหนึ่งออกจากการผสานนี้ ให้คลิก ไม่รวมผู้รับรายนี้
    • เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้รับ ให้คลิก แก้ไขรายการผู้รับ จากนั้นดำเนินการเปลี่ยนแปลงของคุณในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน
  3. คลิก ถัดไป: การผสานจดหมายเสร็จสมบูรณ์

แสดงการผสานเสร็จสมบูรณ์

ปฏิบัติตามขั้นตอนใดก็ได้ต่อไปนี้

แสดงปรับแต่งจดหมายแต่ละฉบับให้เป็นแบบส่วนตัว

เมื่อต้องการปรับแต่งเอกสารแต่ละฉบับให้มีรูปแบบเฉพาะ ก็จะต้องตั้งค่าเกี่ยวกับจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้นเสียก่อน จากนั้นจึงแก้ไขข้อมูลที่ต้องการในเอกสารที่ผสานเสร็จแล้ว

  1. คลิก แก้ไขแต่ละจดหมาย

  2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ ให้เลือกระเบียนที่คุณต้องการผสาน

  3. คลิก ตกลง

    Microsoft Word จะสร้างและเปิดเอกสารที่ผสานฉบับใหม่ โดยเอกสารหลักยังคงเปิดไว้อยู่ คุณจึงสลับกลับไปยังเอกสารหลักได้หากต้องการทำการเปลี่ยนแปลงกับทุกเอกสาร

  4. เลื่อนไปยังข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข และทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ

  5. พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์หรือบันทึกเอกสารเช่นเดียวกับเอกสารปกติ

แสดงพิมพ์จดหมาย

ปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้

แสดงกรณีที่คุณต้องการพิมพ์โดยตรงจากบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน

  1. ในขั้นตอนที่ 6 ของบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (การผสานเสร็จสมบูรณ์) ให้คลิก การพิมพ์
  2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้ จากนั้นจึงคลิก ตกลง
    • เมื่อต้องการพิมพ์ทุกเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิก ทั้งหมด
    • เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารที่ปรากฏอยู่ในหน้าต่างเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิก ระเบียนปัจจุบัน
    • เมื่อต้องการพิมพ์ช่วงของเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิก จาก แล้วพิมพ์หมายเลขระเบียนลงในกล่อง จาก และ ถึง
  3. ในกล่องโต้ตอบ การพิมพ์ ให้เลือกตัวเลือกต่างๆ ตามต้องการ

แสดงบันทึกจดหมายที่ผสานไว้ใช้ในครั้งต่อไป

ถ้าคุณต้องการแก้ไขจดหมายที่ผสานหรือบันทึกจดหมายที่ผสานไว้ใช้ในครั้งต่อไป ก็สามารถเก็บรวบรวมจดหมายนั้นไว้ในเอกสารฉบับเดียวได้

  1. คลิก แก้ไขแต่ละจดหมาย
  2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานเป็นเอกสารใหม่ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้ จากนั้นคลิก ตกลง
    • เมื่อต้องการผสานเอกสารทั้งหมด ให้คลิก ทั้งหมด
    • เมื่อต้องการผสานเอกสารที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสารเท่านั้น ให้คลิก ระเบียนปัจจุบัน
    • เมื่อต้องการผสานเอกสารช่วงหนึ่ง ให้คลิก จาก จากนั้นพิมพ์หมายเลขระเบียนลงในกล่อง จาก และ ถึง

    Microsoft Word จะเปิดเอกสารใหม่ฉบับเดียวที่มีข้อความของทุกจดหมายรวมอยู่ ซึ่งคุณอาจจะบันทึกเอกสารนี้ไว้ใช้ในครั้งต่อไปเช่นเดียวกับเอกสารปกติก็ได้

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2003, Word 2003, Word