แชร์เอกสารโดยใช้ SharePoint หรือ OneDrive

สิ่งต่อไปนี้อาจดูเป็นเรื่องที่คุ้นเคย แต่ก็มักจะสร้างความยุ่งยากใช่หรือไม่ คุณส่งไฟล์ไปให้เพื่อนร่วมงานทางอีเมล เพื่อนร่วมงานของคุณเพิ่มคำติชม จากนั้นคุณต้องรวมข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงต่างๆ จากสำเนาต้นฉบับของคุณ 3 หรือ 4 สำเนาเข้าไว้ด้วยกัน

ยังมีอีกวิธีหนึ่ง ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้บน SharePoint หรือ Microsoft OneDrive คุณสามารถบันทึกไฟล์ Word ลงไปบนตำแหน่งเหล่านั้นได้ จากนั้นใช้คำสั่ง แชร์ เพื่ออนุญาตให้คนอื่นๆ สามารถอ่านหรือแก้ไขสำเนาไฟล์ของคุณได้ ไม่ต้องมีไฟล์จำนวนมากอีกต่อไป มีแค่เพียงสำเนาเดียวพร้อมกับข้อคิดเห็นของทุกคนรวมอยู่ในนั้น (แน่นอนว่าสิ่งที่พวกเขาสามารถทำกับไฟล์ของคุณได้นั้นจะขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณมอบให้)

ต่อไปนี้คือกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด ข้ามไปยังส่วนที่คุณต้องการ

เริ่มต้นด้วยการเพิ่ม SharePoint หรือ OneDrive ลงในรายการสถานที่ของคุณใน Word

  1. ใน Word ให้คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น > เพิ่มสถานที่

คำสั่ง เพิ่มสถานที่ ใน Word 2013

  1. ภายใต้ เพิ่มสถานที่ ให้คลิกบริการที่คุณต้องการใช้ เช่น Office 365 SharePoint หรือ OneDrive
  2. กรอกข้อมูลในหน้าจอ ลงชื่อเข้าใช้ ที่ปรากฎขึ้นของบริการใดๆ ให้เรียบร้อย คุณอาจต้องติดต่อแผนกไอทีของคุณเพื่อขอรับชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

เมื่อคุณดำเนินการเสร็จแล้ว ตำแหน่งที่ตั้งใหม่จะปรากฏภายใต้ สถานที่ บนบานหน้าต่าง บันทึกเป็น ของ Word

บันทึกไปยังสถานที่ใหม่ของคุณแล้วแชร์

หลังจากที่คุณเพิ่มสถานที่ในระบบคลาวด์ลงในรายการสถานที่ของคุณแล้ว คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณได้ คุณต้องดำเนินการนี้เพียงครั้งเดียวต่อไฟล์เท่านั้น

  1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการนำมาแชร์
  2. คลิก ไฟล์ > แชร์ > บันทึกไปยัง Cloud

ปุ่ม บันทึกไปยัง Cloud ใน Backstage

  1. บนหน้า บันทึกเป็น ให้ดับเบิลคลิกตรงตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการใช้ เช่น ไลบรารีเอกสาร SharePoint, ตำแหน่งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ไซต์ของฉัน หรือ OneDrive ของคุณ
  2. ตั้งชื่อให้กับไฟล์ แล้วคลิก บันทึก ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังแท็บ ข้อมูล จากนั้นให้คลิก แชร์ อีกครั้ง
  3. ภายใต้ เชิญบุคคลอื่นๆ ให้ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณจะทำการแชร์ให้

การเชิญให้บุคคลอื่นแชร์เอกสาร

  1. คุณสามารถเลือก สามารถแก้ไข หรือ สามารถดู ได้ ถ้าต้องการ ตัวเลือกแรกจะช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ ส่วนตัวเลือกที่สองจะช่วยเก็บรักษาให้ไฟล์ของคุณมีความปลอดภัยยิ่งขึ้น
  2. ใส่ข้อความในกล่องด้านล่างบรรทัดที่อยู่ถ้าคุณต้องการ แล้วคลิก แชร์

แชร์เอกสารที่ได้บันทึกไว้แล้ว

ถ้าคุณได้บันทึกไฟล์ไปยัง SharePoint หรือ OneDrive แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

  1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์
  2. คลิก ไฟล์ > แชร์ > เชิญบุคคลอื่นๆ
  3. ภายใต้ เชิญบุคคลอื่นๆ ให้ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณจะทำการแชร์ให้
  4. ถ้าคุณต้องการ ให้คลิก สามารถแก้ไข หรือ ผู้ใช้ต้องลงชื่อเข้าใช้ก่อนที่จะใช้เอกสาร ตัวเลือกแรกจะช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ ตัวเลือกที่สองจะเก็บไฟล์ของคุณให้มีความปลอดภัยยิ่งขึ้น
  5. ใส่ข้อความในกล่องด้านล่างบรรทัดที่อยู่ถ้าคุณต้องการ แล้วคลิก แชร์

หยุดการแชร์กับบุคคลอื่น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อหยุดการแชร์เอกสารได้

  1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์
  2. คลิก ไฟล์ > แชร์
  3. ภายใต้ เชิญบุคคลอื่นๆ ให้คลิกขวาที่บุคคลที่คุณต้องการเอาออกแล้วคลิก เอาผู้ใช้ออก

เพิ่มเติมเกี่ยวกับ OneDrive และ Office 365

  • เมื่อต้องการเปิดบัญชีผู้ใช้ OneDrive ให้ดูที่ การลงทะเบียนบัญชี Microsoft
  • เมื่อต้องการสมัครใช้งานบัญชีผู้ใช้ Office 365 SharePoint ให้ดูที่โฮมเพจของ Microsoft Office 365
  • ถ้าบริษัทของคุณมี SharePoint และคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ SharePoint ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2013