การใช้ซ้ำและแจกจ่ายส่วนประกอบของเอกสาร

หน่วยการสร้างเป็นส่วนของเนื้อหาที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้ หรือส่วนของเอกสารอื่นที่ถูกเก็บไว้ในแกลเลอรี คุณสามารถเข้าถึงและใช้หน่วยการสร้างซ้ำได้ เมื่อใดก็ได้ อีกทั้งคุณยังสามารถบันทึกหน่วยการสร้างและแจกจ่ายด้วยแม่แบบโดยที่ผู้ใช้คนอื่น สามารถใช้หน่วยการสร้างที่คุณสร้างขึ้นได้

คุณต้องการทำสิ่งใด


สร้างหน่วยการสร้างที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้

  1. เลือกส่วนของเนื้อหาหรือเอกสารที่คุณต้องการจะเก็บไว้เป็นหน่วยการสร้างที่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้

เมื่อต้องการเก็บการจัดรูปแบบย่อหน้า  ซึ่งประกอบไปด้วยการย่อหน้า การจัดตำแหน่ง ระยะห่างบรรทัด และการแบ่งหน้า  พร้อมกับรายการที่มีเครื่องหมายย่อหน้า (เครื่องหมายย่อหน้า ) อยู่ในตัวเลือกด้วย

 หมายเหตุ    เมื่อต้องการดูเครื่องหมายย่อหน้า บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย่อหน้า ให้คลิก แสดง/ซ่อน

  1. คลิก บันทึกตัวที่เลือกไว้ที่แกลเลอรี ชื่อแกลเลอรี

แกลเลอรีหน่วยการสร้างสามารถใช้งานได้ตลอด Microsoft Office Word 2007 ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหัวกระดาษที่คุณต้องการจะใช้ซ้ำ บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม หัวกระดาษ & ท้ายกระดาษ ให้คลิก บันทึกตัวที่เลือกไว้ที่แกลเลอรีหัวกระดาษ

  1. กรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างหน่วยการสร้างใหม่ ดังนี้
    • ชื่อ    พิมพ์ชื่อหน่วยการสร้างใหม่ที่ไม่ซ้ำ
    • แกลเลอรี    เลือก แกลเลอรีที่คุณต้องการให้แสดงหน่วยการสร้าง
    • ประเภท    เลือกประเภท เช่น ทั่วไป หรือ มีอยู่แล้วภายใน หรือสร้างประเภทใหม่ขึ้นมา
    • คำอธิบาย    พิมพ์คำอธิบายของหน่วยการสร้าง
    • บันทึก    คลิกชื่อของแม่แบบในรายการแบบหล่นลง

ต้องเปิดแม่แบบเพื่อแสดงในรายการแบบหล่นลงของชื่อแม่แบบ

  • ตัวเลือก    เลือกทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้
    • เลือก แทรกเนื้อหาในหน้า เพื่อวางหน่วยการสร้างในหน้าที่ถูกแยกออกมาด้วยตัวแบ่งหน้าทั้งก่อนและหลังหน่วยการสร้าง
    • เลือก แทรกในย่อหน้า เพื่อเพิ่ม เนื้อหาลงไปในย่อหน้า แม้ว่าเคอร์เซอร์ของผู้ใช้อยู่ตรงกลางย่อหน้าก้ตาม
    • เลือก แทรกเฉพาะเนื้อหา สำหรับเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ค้นหาและใช้หน่วยการสร้าง

  1. คลิกที่ที่คุณต้องการจะแทรกหน่วยการสร้างในเอกสาร
  2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน แล้วคลิก ตัวจัดระเบียบแบบเอกสารสำเร็จรูป

ถ้าคุณทราบชื่อของหน่วยการสร้าง ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลำดับตามชื่อ

  1. คลิก แทรก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนชื่อหน่วยการสร้าง

  1. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน แล้วคลิก ตัวจัดระเบียบแบบเอกสารสำเร็จรูป
  1. คลิกที่ชื่อของหน่วยการสร้างที่คุณต้องการจะเปลี่ยนชื่อ แล้วจากนั้นคลิก แก้ไขคุณสมบัติ
  2. ในกล่องโต้ตอบ ปรับเปลี่ยนหน่วยการสร้าง ให้พิมพ์ชื่อใหม่ของข้อมูล แล้วจากนั้นคลิก ตกลง
  3. เมื่อมีการถามว่าคุณต้องการจะกำหนดข้อมูลหน่วยการสร้างซ้ำหรือไม่ ให้คลิก ใช่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกและแจกจ่ายหน่วยการสร้างด้วยแม่แบบ

คุณสามารถเข้าถึงและใช้หน่วยการสร้างซ้ำได้ตลอดเวลา อีกทั้งยังสามารถแจกจ่ายหน่วยการสร้างด้วยแม่แบบได้อีก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหน่วยการสร้างในแม่แบบ และแจกจ่ายแม่แบบไปยังผู้ใช้คนอื่นๆ ได้ ซึ่งเป็นผู้ที่สามารถบันทึกแม่แบบไว้ในโฟลเดอร์หน่วยการสร้าง และใช้หน่วยการสร้างที่คุณสร้างขึ้นมา

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด แล้วคลิก สร้าง
  1. คลิก เอกสารเปล่าและจากนั้นคลิก สร้าง
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
  1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้คลิก แม่แบบ (Windows Vista) หรือ แม่แบบที่เชื่อถือได้ (Microsoft Windows XP)
  2. พิมพ์ชื่อของแม่แบบใหม่ ให้คลิก แม่แบบ Word ในรายการ เก็บเป็นชนิด และจากนั้นคลิก บันทึก

 หมายเหตุ   อีกทั้งคุณยังสามารถบันทึกแม่แบบให้เป็น แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโคร Word (.dotm file) หรือ แม่แบบ Word 97-2003 (.dot file)

  1. ในแม่แบบที่เปิดอยู่ ให้สร้างหน่วยการสร้างที่คุณต้องการจะให้ผู้ใช้ คนอื่น

ตัวอย่างเช่น การสร้างหัวกระดาษของคุณเอง การเลือกเนื้อหา แล้วจากนั้นบนแท็บ แทรก ในกลุ่ม หัวกระดาษ & ท้ายกระดาษ ให้คลิก หัวกระดาษ แล้วจากนั้นคลิก บันทึกส่วนที่เลือกให้แกลเลอรีหัวกระดาษ

  1. เมื่อคุณกรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างหน่วยการสร้างใหม่ ให้ตรวจสอบว่าได้คลิกชื่อแม่แบบในรายการ บันทึกใน

ใช้ชื่อประเภทเดียวกันหมดสำหรับตัวเลือกทั้งหมดที่คุณต้องการให้ผู้ใช้มีไว้สำหรับหน่วยการสร้างเฉพาะหนึ่งหน่วย

 หมายเหตุ   หลังจากที่คุณบันทึกหน่วยการสร้างในแกลเลอรี คุณสามารถลบเนื้อหาออกจากแม่แบบได้ ซึ่งเนื้อหาก็ยังถูกกำหนดความสัมพันธ์กับหน่วยการสร้าง

  1. แจกจ่ายแม่แบบ

สั่งให้ผู้รับแม่แบบเพื่อบันทึกแม่แบบลงในโฟลเดอร์ข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ เพื่อว่าหน่วยการสร้างที่คุณได้บันทึกโดยแม่แบบจะใช้งานได้ในแกลเลอรีที่คุณระบุไว้ และใน ตัวจัดระเบียบหน่วยการสร้าง

ใน Windows Vista โฟลเดอร์ข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ตั้งอยู่ในค่าเริ่มต้นที่ C:\Users\user name\AppData

 เคล็ดลับ   อีกทั้งคุณยังสามารถเปิดโฟลเดอร์ AppData โดยการคลิกปุ่ม เริ่มรูปภาพปุ่ม แล้วให้พิมพ์ว่า %appdata% ในกล่อง เริ่มการค้นหา

ใน Microsoft Windows XP โฟลเดอร์ข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ตั้งอยู่ในค่าเริ่มต้นที่ C:\Documents and Settings\user name\Application Data

 เคล็ดลับ   อีกทั้งคุณยังสามารถเปิดโฟลเดอร์ข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ได้โดยการคลิก เรียกใช้ บนเมนู เริ่มและจากนั้นให้พิมพ์ว่า %appdata%

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ลบหน่วยการสร้าง

  1. เปิดแม่แบบที่มีหน่วยการสร้างที่คุณต้องการจะลบ
  2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน แล้วคลิก ตัวจัดระเบียบแบบเอกสารสำเร็จรูป

ถ้าคุณทราบชื่อของหน่วยการสร้าง ให้คลิก ชื่อ เพื่อเรียงลำดับตามชื่อ

  1. เลือกข้อมูล และคลิก ลบ
  2. ปิดแม่แบบ และจากนั้นคลิก ใช่ เมื่อคุณพร้อมท์ที่จะบันทึกแม่แบบ

หน่วยการสร้างที่คุณลบไปแล้วนั้น จะไม่สามารถใช้ได้ในแกลเลอรีเมื่อคุณแจกจ่ายแม่แบบอีกต่อไป แม้ว่าเนื้อหาจะยังปรากฏอยู่ในแม่แบบก็ตาม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2007