การสร้างและพิมพ์ซองจดหมายสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก

เมื่อคุณต้องการใช้ซองจดหมายเพื่อส่งจดหมายจำนวนมากไปที่รายการที่อยู่ของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างชุดของซองจดหมาย โดยที่ซองจดหมายแต่ละซองมีที่อยู่จากรายการของคุณ

กระบวนการจดหมายเวียนจะใช้ขั้นตอนโดยรวมต่อไปนี้

  1. การติดตั้งซองจดหมาย คุณติดตั้งเค้าโครงของซองจดหมายครั้งเดียวสำหรับซองจดหมายทั้งหมดในจดหมายเวียน ในจดหมายเวียน เอกสารที่คุณใช้เพื่อทำเช่นนี้เรียกว่าเอกสารหลัก ในเอกสารหลักซองจดหมาย คุณยังสามารถติดตั้งเนื้อหาใดๆที่คุณต้องการทำซ้ำบนป้ายผนึกแต่ละป้าย เช่น ที่อยู่ผู้ส่ง โลโก้ของบริษัท หรือข้อความต้นแบบ
  2. การเชื่อมต่อซองจดหมายกับรายการที่อยู่ของคุณ รายการที่อยู่ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ Microsoft Office Word ใช้ในจดหมายเวียน ซึ่งเป็นแฟ้มที่มีที่อยู่ที่จะพิมพ์บนซองจดหมาย
  3. การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ Word สร้างซองจดหมายสำหรับที่อยู่แต่ละรายการในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ถ้าคุณต้องการสร้างซองจดหมายสำหรับที่อยู่เฉพาะรายการในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่อยู่ หรือระเบียน ที่จะรวมไว้
  4. การเพิ่มตัวยึดที่เรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียนไปที่ซองจดหมาย เมื่อคุณดำเนินการจดหมายเวียน เขตข้อมูลจดหมายเวียนจะเต็มไปด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณ
  5. การแสดงตัวอย่างและทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถแสดงตัวอย่างซองจดหมายแต่ละซองก่อนที่คุณจะพิมพ์หรือส่งทั้งเซต

คุณใช้คำสั่งบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อดำเนินการจดหมายเวียน

 เคล็ดลับ   คุณยังสามารถดำเนินการจดหมายเวียนโดยใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (บานหน้าต่างงาน: หน้าต่างที่อยู่ในโปรแกรมประยุกต์ Office สามารถใช้คำสั่งนี้ได้ ที่ตั้งและขนาดหน้าต่างที่เล็กนี้ยอมให้คุณใช้คำสั่งเหล่านั้นได้ในขณะที่ยังทำงานกับแฟ้มของคุณ)ที่แนะนำคุณทีละขั้นตอนตลอดกระบวนการ เมื่อต้องการใช้บานหน้าต่างงาน ในกลุ่ม เริ่มต้นจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิก เริ่มต้นจดหมายเวียน จากนั้นให้คลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ในขั้นตอนที่ 1 ของกระบวนการ ภายใต้ เลือกชนิดเอกสาร ให้คลิก ซองจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

ติดตั้งซองจดหมาย

ถ้าคุณต้องการรวมที่อยู่ผู้ส่งบนซองจดหมาย คุณสามารถติดตั้งก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานบนเอกสารหลักซองจดหมาย ขอแนะนำให้พยายามพิมพ์ซองจดหมายทดสอบสองสามครั้งเพื่อตรวจสอบว่าตัวเลือกการพิมพ์ของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องสำหรับเครื่องพิมพ์ของคุณ

การตั้งค่าที่อยู่ผู้ส่ง

  1. เริ่ม Word
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Word
  1. คลิก ขั้นสูง
  2. เลื่อนลง และภายใต้ ทั่วไป ให้พิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งในกล่อง ที่อยู่ทางไปรษณีย์

Word จะเก็บที่อยู่เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการแทรกที่อยู่ผู้ส่งของคุณในเอกสาร

  1. คลิก ตกลง

การตรวจสอบตัวเลือกการพิมพ์

ก่อนที่คุณจะเรียกใช้ชุดของซองจดหมายทางเครื่องพิมพ์ของคุณด้วยวิธีที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบว่าได้ติดตั้งตัวเลือกเครื่องพิมพ์อย่างถูกต้องหรือไม่

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก ซองจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

  1. คลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิกแท็บ ตัวเลือกซองจดหมาย
  2. ในกล่อง ขนาดซองจดหมาย ให้คลิกตัวเลือกที่ตรงกับขนาดของซองจดหมายของคุณ

ถ้าไม่มีตัวเลือกใดตรงกับขนาดซองจดหมายของคุณ ให้เลื่อนไปที่ด้านล่างของรายการ แล้วคลิก ขนาดแบบกำหนดเอง จากนั้นพิมพ์ขนาดซองจดหมายของคุณในกล่อง ความกว้าง และ ความสูง

  1. คลิกแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์

โปรแกรมควบคุมเครื่องพิมพ์ส่งข้อมูลไปยัง Word เกี่ยวกับวิธีที่ควรโหลดซองจดหมายลงในเครื่องพิมพ์ ข้อมูลนี้ถูกแสดงบนแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย


แท็บตัวเลือกการพิมพ์ของกล่องโต้ตอบตัวเลือกซองจดหมาย

บรรยายภาพ 1 วิธีป้อนจะกำหนดตำแหน่งของซองจดหมาย (ขวา กลาง ซ้าย) และด้านตามแนวยาวหรือด้านตามแนวกว้างที่จะถูกป้อนลงในเครื่องพิมพ์
บรรยายภาพ 2 ซองจดหมายสามารถหงายขึ้นหรือคว่ำลง ด้านหงายคือด้านที่จะพิมพ์ที่อยู่
บรรยายภาพ 3 ถ้าครั้งแรกป้อนซองจดหมายในด้านตามแนวกว้าง อาจจำเป็นต้องหมุนซองจดหมายเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความกลับหัวกลับหางบนหน้าซองจดหมาย

ซองจดหมายในภาพประกอบด้านล่างถูกวางในตำแหน่งทางขวา คว่ำลง วางที่ด้านบน และกำลังป้อนด้านตามแนวกว้างลงในเครื่องพิมพ์ ตามการตั้งค่าในกล่องโต้ตอบที่แสดงไว้ข้างต้น

เครื่องพิมพ์ที่กำลังได้รับการป้อนซองจดหมาย

รูปข้างบนถูกตัดทอนจากการฝึกอบรมบน Microsoft Office Online

  1. โหลดซองจดหมายตามที่ระบุในกล่องโต้ตอบ
  2. คลิก ตกลง
  3. พิมพ์ข้อความทดสอบบางข้อความในกล่อง ที่อยู่ผู้รับ แล้วคลิก พิมพ์ เพื่อพิมพ์ซองจดหมาย
  4. ตรวจสอบว่าพิมพ์ซองจดหมายได้อย่างถูกต้อง
  5. ถ้าไม่ได้พิมพ์ซองจดหมายอย่างถูกต้อง ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
    • ดูรายละเอียดของเครื่องพิมพ์ของคุณ ถ้ามีข้อมูลอยู่ เพื่อค้นหาวิธีการโหลดซองจดหมายเข้าเครื่องพิมพ์
    • ปรับปรุงโปรแกรมควบคุมเครื่องพิมพ์ของคุณ
    • กลับไปยังแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย และทำการปรับตัวเลือกการพิมพ์ ให้พิมพ์ซองจดหมายอีกครั้ง ทำกระบวนการนี้ซ้ำจนกว่าคุณจะพบการกำหนดค่าของตัวเลือกเครื่องพิมพ์ที่ให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
  6. เมื่อคุณพิมพ์ซองจดหมายทดสอบได้อย่างถูกต้อง ให้สังเกตที่การตั้งค่าบนแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย เพื่อที่คุณจะสามารถจำลองแบบในภายหลังในระหว่างจดหมายเวียน

การทำงานบนเอกสารหลักซองจดหมาย

  1. เริ่ม Word

เอกสารเปล่าจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้น ปล่อยให้เปิดไว้ ถ้าคุณปิดเอกสารเปล่านั้น คำสั่งในขั้นตอนถัดไปจะไม่พร้อมใช้งาน

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน

รูป Ribbon ของ Word

  1. คลิก ซองจดหมาย
  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย ให้คลิกแท็บ ตัวเลือกซองจดหมาย จากนั้นในกล่องขนาด ซองจดหมาย ให้คลิกตัวเลือกที่ตรงกับขนาดซองจดหมายของคุณ

ถ้าไม่มีตัวเลือกใดตรงกับขนาดซองจดหมายของคุณ ให้เลื่อนไปที่ด้านล่างของรายการ แล้วคลิก ขนาดแบบกำหนดเอง จากนั้นพิมพ์ขนาดซองจดหมายของคุณในกล่อง ความกว้าง และ ความสูง

  1. ทำการปรับการจัดรูปแบบใดๆ ที่คุณต้องการในส่วน ที่อยู่ผู้รับ และ ที่อยู่ผู้ส่ง คุณสามารถดูผลลัพธ์ของการตั้งค่าเค้าโครงของคุณในส่วน แสดงตัวอย่าง ของกล่องโต้ตอบ
  2. ถ้าการตรวจสอบการกำหนดค่าการพิมพ์แสดงว่าคุณต้องทำการปรับการตั้งค่า ให้คลิกแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ และทำการปรับที่จำเป็น
  3. เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้คลิก ตกลง

Word สร้างเอกสารในหน้าที่มีขนาดตามขนาดซองจดหมายที่ระบุ ถ้าคุณมีการติดตั้งที่อยู่ผู้ส่งใน Word ที่อยู่ผู้ส่งจะถูกแสดงในเฟรมบนหน้า เฟรมที่ว่างอื่นจะมีที่อยู่ผู้รับ เมื่อต้องการดูขอบเขตเฟรม ให้คลิกในเนื้อความของซองจดหมายที่คุณคาดว่าจะปรากฏที่อยู่ผู้รับ

ดำเนินการจดหมายเวียนต่อ

ถ้าคุณต้องการหยุดการทำงานบนจดหมายเวียน คุณสามารถบันทึกเอกสารหลักซองจดหมายและดำเนินการผสานต่อในภายหลัง Word จะรักษาแหล่งข้อมูลและข้อมูลเขตข้อมูล ถ้าคุณกำลังใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน Word จะกลับไปยังตำแหน่งของคุณในบานหน้าต่างงานเมื่อดำเนินการผสานต่อ

  1. เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการผสานต่อ ให้เปิดเอกสารนั้น

Word จะแสดงข้อความที่ขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการเปิดเอกสารหรือไม่ ซึ่งจะเรียกใช้คำสั่ง SQL

  1. เนื่องจากเอกสารนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลและคุณต้องการเรียกใช้ข้อมูล ให้คลิก ใช่ ถ้าคุณกำลังเปิดเอกสารที่คุณไม่ทราบว่าเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล คุณควรคลิก ไม่ใช่ เพื่อป้องกันการเข้าถึงที่อาจทำให้เกิดความเสียหายแก่ข้อมูล

ข้อความของเอกสารปรากฏพร้อมกับเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณแทรก

  1. คลิกแท็บ การส่งจดหมาย และดำเนินการงานของคุณต่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เชื่อมต่อซองจดหมายกับรายการที่อยู่ของคุณ

เมื่อต้องการผสานข้อมูลเข้าไปในซองจดหมายของคุณ คุณต้องเชื่อมต่อซองจดหมายกับรายการที่อยู่ของคุณ ที่เรียกว่าแหล่งข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล ถ้าคุณยังไม่มีแฟ้มข้อมูล คุณสามารถสร้างแฟ้มข้อมูลในระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน

เลือกแฟ้มข้อมูล

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก เลือกผู้รับ

รูป Ribbon ของ Word

  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ถ้าคุณต้องการใช้รายการที่ติดต่อของคุณใน Microsoft Office Outlook ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

แสดงเคล็ดลับสำหรับการทำงานด้วยรายการที่ติดต่อ Microsoft Office Outlook

การเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ของคุณโดยปกติจะเป็นกระบวนการที่ไม่อ้อมค้อม แต่ในบางครั้งคุณอาจจะพบกับปัญหา รายการต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ปัญหาทั่วไปที่คุณอาจพบ

ฉันหาโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ของฉันไม่พบ

คุณอาจต้องการเปิดคุณสมบัติ แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่อที่อยู่อีเมล ใน Microsoft Office Outlook หรือคุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงโปรไฟล์ผู้ใช้ Outlook ของคุณ

การเปิดคุณสมบัติ แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่อที่อยู่อีเมล

  1. ใน Microsoft Office Outlook บนเมนู ไป ให้คลิก ที่ติดต่อ
  2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการใช้กับจดหมายเวียน แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด
    คุณสมบัติที่ติดต่อใน Outlook
  3. บนแท็บ สมุดรายชื่อ Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเลือก แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่อที่อยู่อีเมล แล้วคลิก ตกลง

กลับไปยังเคล็ดลับ Outlook

เปลี่ยนโปรไฟล์ผู้ใช้ Outlook ของคุณ

โปรไฟล์ผู้ใช้ Microsoft Office Outlook เป็นกลุ่มของบัญชีผู้ใช้อีเมลและสมุดรายชื่อ โดยปกติคุณต้องการโปรไฟล์เพียงหนึ่งโปรไฟล์ แต่ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ของคุณร่วมกันกับบุคคลอื่นหรือใช้สมุดรายชื่อที่ต่างกันสำหรับวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน คุณสามารถติดตั้งโปรไฟล์ได้มากกว่าหนึ่งโปรไฟล์ ถ้าคุณเริ่มต้นจดหมายเวียนของคุณ คุณกำลังใช้โปรไฟล์ที่ไม่ได้รวมโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้ โฟลเดอร์นั้นจะไม่พร้อมใช้งาน

เมื่อต้องการสลับไปยังโปรไฟล์ผู้ใช้อื่น เพียงเริ่ม Outlook ใหม่ เมื่อคุณได้รับการพร้อมท์สำหรับโปรไฟล์ ให้เลือกโปรไฟล์ที่มีโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียน

ถ้าคุณไม่ถูกพร้อมท์สำหรับโปรไฟล์ และคุณรู้ว่าคุณมีโปรไฟล์มากกว่าหนึ่งโปรไฟล์ คุณอาจต้องการตั้งค่า Outlook เพื่อให้พร้อมท์คุณ นี่คือวิธีตั้งค่า

  1. ออกจาก Outlook
  2. ในแผงควบคุม (Control Panel) ให้สลับไปที่มุมมองคลาสสิก (Switch to Classic View) แล้วคลิก จดหมาย
  3. คลิกที่ แสดงโปรไฟล์
  4. เมื่อต้องการได้รับการพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์ทุกครั้งที่คุณเริ่ม Outlook ให้คลิก พร้อมท์โปรไฟล์ที่จะใช้ แล้วคลิก ตกลง


กลับไปยังเคล็ดลับ Outlook

ฉันได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเมลไคลเอ็นต์และตาราง

ถ้าคุณพยายามเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณในระหว่างดำเนินการจดหมายเวียนใน Word และ Outlook ไม่ได้ถูกตั้งค่าเป็นโปรแกรมรับส่งอีเมลค่าเริ่มต้นของคุณใน Windows Internet Explorer คุณจะได้รับข้อความซึ่งแจ้งว่า:

"ไม่มีเมลไคลเอ็นต์เริ่มต้นหรือเมล์ไคลเอ็นต์ปัจจุบันที่สามารถทำให้คำขอส่งข้อความเสร็จสมบูรณ์ โปรดเรียกใช้ Microsoft Office Outlook และตั้งค่าเป็นเมลไคลเอ็นต์เริ่มต้น"

เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการได้รับข้อความนี้ในระหว่างจดหมายเวียน ให้ทำดังนี้

  1. ออกจาก Word
  2. บนเมนู เครื่องมือ ของ Internet Explorer ให้คลิก ตัวเลือกอินเทอร์เน็ต แล้วคลิกแท็บ โปรแกรม
  3. ภายใต้ อีเมล ให้คลิก Microsoft Office Outlook แล้วคลิก ตกลง

เริ่ม Word อีกครั้ง แล้วเปิดเอกสารจดหมายเวียนของคุณ จากนั้นเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ


กลับไปยังเคล็ดลับ Outlook

ฉันไม่สามารถเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ในโฟลเดอร์สาธารณะได้

ถ้าคุณเริ่มจดหมายเวียนใน Word และพยายามเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ในโฟลเดอร์สาธารณะ คุณจะได้รับข้อความที่ระบุดังนี้

"ไม่สามารถดำเนินการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้ เนื่องจากกล่องโต้ตอบหรือกลไกจัดการฐานข้อมูลทำงานไม่สำเร็จ โปรดลองอีกครั้งในภายหลัง"

ถ้าคุณลองอีกครั้งภายหลัง คุณจะได้รับข้อความเดียวกัน

เมื่อต้องการใช้โฟลเดอร์ที่ติดต่อของโฟลเดอร์สาธารณะเป็นแฟ้มข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนของคุณ คุณต้องเริ่มต้นจดหมายเวียนจากภายใน Microsoft Office Outlook

กลับไปยังเคล็ดลับ Outlook

ฉันต้องการใช้สมุดรายชื่อ Outlook Express ของฉันเป็นโฟลเดอร์ที่ติดต่อของฉัน

คุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับชนิดสมุดรายชื่อนี้โดยตรงในระหว่างการผสาน คุณจะส่งออกสมุดรายชื่อ Microsoft Outlook Express ของคุณเป็นแฟ้มข้อความ .csv แทน จากนั้นให้เชื่อมต่อในฟอร์มนั้น

การส่งออกสมุดรายชื่อ Outlook Express ของคุณ

  1. เริ่ม Outlook Express
  2. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ ส่งออก แล้วคลิก สมุดรายชื่อ
  3. ในกล่องโต้ตอบ เครื่องมือส่งออกสมุดรายชื่อ ให้คลิกที่ แฟ้มข้อความ (ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค)แล้วจึงคลิกที่ ส่งออก
  4. ในกล่อง บันทึกแฟ้มที่ส่งออกเป็น ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มสำหรับแฟ้มที่ส่งออกของคุณ แล้วคลิก เรียกดู
  5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในรายการ บันทึกใน ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแฟ้ม จากนั้นคลิก บันทึก เป็นการสะดวกกว่าถ้าบันทึกแฟ้มข้อมูลในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน (My Data Sources) ในโฟลเดอร์ เอกสารของฉัน (My Documents) ที่เป็นตำแหน่งแรกที่ Word ค้นหาแฟ้มข้อมูลเมื่อคุณเรียกดูในระหว่างการผสาน
  6. คลิก ถัดไป เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ติดกับเขตข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก แล้วคลิก เสร็จสิ้น

 หมายเหตุ   เมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าจะส่งออกเขตข้อมูลใด ให้คำนึงถึงฟอร์มจดหมาย ข้อความอีเมล หรือป้ายผนึกที่คุณตั้งใจสร้างพร้อมกับจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่เคยใส่ชื่อเล่นหรือเว็บไซต์ส่วนบุคคลในเอกสารที่ผสานของคุณ อย่าส่งออกเขตข้อมูลเหล่านั้น

  1. เมื่อคุณได้รับข้อความที่ขั้นตอนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกที่ ตกลง
  2. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ เครื่องมือส่งออกสมุดรายชื่อ ให้คลิก ปิด แล้วออกจาก Outlook Express

เมื่อคุณกลับไปใน Word ที่ดำเนินการจดหมายเวียนของคุณ และคุณมาถึงขั้นตอนที่คุณเชื่อมต่อกับแฟ้มข้อมูล ให้คลิกตัวเลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูเพื่อค้นหาตำแหน่งแฟ้ม .csv ที่คุณเพิ่งส่งออก ก่อนแฟ้มจะเปิดขึ้น คุณอาจได้รับคำถามให้เลือกอักขระตัวคั่นที่จะแยกคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ออกจากคอลัมน์อื่นในรายการที่อยู่ของคุณ คลิก เครื่องหมายจุลภาค แล้วคลิก ตกลง


กลับไปยังเคล็ดลับ Outlook

  • ถ้าคุณมีแผ่นงาน Microsoft Office Excel, ฐานข้อมูล Microsoft Office Access หรือแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น ให้คลิกรายการ ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วค้นหาตำแหน่งแฟ้มในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล

สำหรับ Office Excel คุณสามารถเลือกข้อมูลจากแผ่นงานหรือช่วงที่มีชื่อภายในสมุดงานได้ สำหรับ Office Access คุณสามารถเลือกข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: วิธีการค้นหาระเบียนทั้งหมดที่เก็บไว้ในแหล่งข้อมูล ซึ่งตรงกับชื่อเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้ แบบสอบถามสามารถมีตัวดำเนินการ เครื่องหมายอัญประกาศ สัญลักษณ์ตัวแทน และวงเล็บเพื่อช่วยจำกัดขอบเขตการค้นหาของคุณได้)ที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูล สำหรับแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น ให้เลือกแฟ้มในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ถ้าแฟ้มไม่ได้แสดงรายการไว้ ให้เลือกชนิดแฟ้มที่เหมาะสมหรือเลือก แฟ้มทั้งหมด ในกล่อง ชนิดแฟ้ม ในจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ชนิดแฟ้มข้อมูลต่อไปนี้

แสดงเคล็ดลับสำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลใน Office Excel

ถ้าแฟ้มข้อมูลของคุณเป็นแผ่นงาน Office Excel ที่มีเปอร์เซ็นต์ ค่าสกุลเงิน หรือรหัสไปรษณีย์ คุณสามารถรักษาการจัดรูปแบบตัวเลขของข้อมูลโดยใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) เพื่อเชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel จาก Word ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสไปรษณีย์ห้าหลักของ 07865 จากแฟ้มข้อมูลของคุณจะไม่ถูกแสดงเป็นตัวเลข 7865 (โดยที่ไม่มีเลขศูนย์นำหน้า)

ก่อนคุณเชื่อมต่อกับแผ่นงาน ให้ทำดังนี้ใน Word

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Word
  1. คลิก ขั้นสูง
  2. เลื่อนไปยังส่วน ทั่วไป แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบแฟ้มเมื่อเปิด
  3. คลิก ตกลง
  4. เนื่องจากเอกสารหลักจดหมายเวียนเปิดอยู่ ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิก เลือกผู้รับ แล้วคลิก ใช้รายชื่อที่มีอยู่
  5. ค้นหาตำแหน่งแผ่นงาน Excel ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิกสองครั้งที่แผ่นงานนั้น
  6. ในกล่องโต้ตอบ การยืนยันแหล่งข้อมูล ให้คลิก แผ่นงาน MS Excel ผ่านทาง DDE (*.xls) แล้วคลิก ตกลง

 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่เห็น แผ่นงาน MS Excel ผ่านทาง DDE (*.xls) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด

  1. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Office Excel สำหรับ ชื่อหรือช่วงของเซลล์ ให้เลือกช่วงของเซลล์หรือแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการผสาน แล้วคลิก ตกลง

 หมายเหตุ   เมื่อต้องการป้องกันพร้อมท์ขึ้นมาทุกครั้งที่คุณเปิดแฟ้มข้อมูล คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงเมื่อเปิด หลังคุณเชื่อมต่อกับแผ่นงาน

  • ถ้าคุณยังไม่มีแฟ้มข้อมูล ให้คลิก พิมพ์รายการใหม่ แล้วใช้ฟอร์มที่เปิดขึ้นในการสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกเป็นแฟ้มฐานข้อมูล (.mdb) ที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้

 หมายเหตุ   ถ้าคุณได้ติดตั้ง ระบบ Microsoft Office 2007 (แทนการติดตั้ง Office Word 2007 ด้วยระบบเอง) คุณสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อสร้างแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: วิธีการค้นหาระเบียนทั้งหมดที่เก็บไว้ในแหล่งข้อมูล ซึ่งตรงกับชื่อเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้ แบบสอบถามสามารถมีตัวดำเนินการ เครื่องหมายอัญประกาศ สัญลักษณ์ตัวแทน และวงเล็บเพื่อช่วยจำกัดขอบเขตการค้นหาของคุณได้)และเรียกใช้ข้อมูลที่คุณต้องการจากแหล่งข้อมูลภายนอก (แหล่งข้อมูลภายนอก: แหล่งข้อมูลที่มีข้อมูลซึ่งผู้ใช้ต้องการเข้าไปใช้งาน ตัวอย่างเช่น รายการ Microsoft Excel หรือฐานข้อมูล Microsoft Access)

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแฟ้มข้อมูลที่กำหนด คุณอาจไม่ต้องการผสานข้อมูลจากระเบียนทั้งหมดในแฟ้มข้อมูลนั้นเข้าไปในซองจดหมายของคุณ

เมื่อต้องการจำกัดรายชื่อผู้รับให้แคบลง หรือใช้เซตย่อยของรายการในแฟ้มข้อมูลของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้คลิก แก้ไขรายการผู้รับ

รูป Ribbon ของ Word

  1. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
    • เลือกแต่ละระเบียน    วิธีการนี้เป็นประโยชน์มากที่สุดถ้ารายการของคุณสั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ติดกับผู้รับที่คุณต้องการรวมไว้ และล้างกล่องกาเครื่อหมายที่ติดกับผู้รับที่คุณไม่ต้องการรวม

ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการรวมเฉพาะระเบียนบางระเบียนเท่านั้นในการผสานของคุณ คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัว จากนั้นเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการรวมรายการส่วนใหญ่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถวส่วนหัว จากนั้นล้างกล่องกาเครื่องหมายสำหรับระเบียนที่คุณไม่ต้องการรวม

  • การเรียงลำดับระเบียน    คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม รายการจะเรียงลำดับตามตัวอักษรจากน้อยไปหามาก (จาก A ถึง Z) คลิกส่วนหัวของคอลัมน์อีกครั้งเพื่อเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรจากมากไปหาน้อย (Z ถึง A)

ถ้าคุณต้องการการเรียงลำดับที่ซับซ้อนขึ้น ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ และเลือกการกำหนดลักษณะการเรียงลำดับบนแท็บ เรียงลำดับระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การเรียงลำดับชนิดนี้ถ้าคุณต้องการให้ที่อยู่ผู้รับเรียงลำดับตามตัวอักษรตามนามสกุลภายในรหัสไปรษณีย์แต่ละรายการและรหัสไปรษณีย์ที่แสดงรายการตามลำดับหมายเลข

  • กรองระเบียน    สิ่งนี้มีประโยชน์ถ้ารายการมีระเบียนที่คุณรู้ว่าคุณไม่ต้องการเห็นหรือรวมในการผสาน หลังจากคุณกรองรายการ คุณสามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมหรือไม่รวมระเบียน

เมื่อต้องการกรองระเบียน ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ตัวกรอง
  2. บนแท็บ กรองระเบียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้สำหรับตัวกรอง

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างซองจดหมายเฉพาะสำหรับที่อยู่ที่แสดงรายการออสเตรเลียเป็นประเทศ/ภูมิภาค ให้คุณคลิก ประเทศหรือภูมิภาค ในรายการ เขตข้อมูล และ เท่ากับ ในรายการ การเปรียบเทียบ และ ออสเตรเลีย ในรายการ การเปรียบเทียบ กับ

  1. เมื่อต้องการปรับปรุงการกรองเพิ่มเติม ให้คลิก เพิ่ม หรือ หรือ จากนั้นให้เลือกเกณฑ์เพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างซองจดหมายเฉพาะธุรกิจในมิวนิค คุณจะกรองระเบียนที่เขตข้อมูล เมือง มี มิวนิค และเขตข้อมูล ชื่อบริษัท ไม่เป็นช่องว่าง ถ้าคุณใช้ หรือ แทนที่ และ ในการกรองนี้ จดหมายเวียนของคุณจะรวมที่อยู่มิวนิคทั้งหมดรวมทั้งที่อยู่ที่รวมชื่อบริษัทโดยไม่คำนึงถึงเมือง

 หมายเหตุ   ถ้าคุณติดตั้งซอฟต์แวร์การตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่แล้ว คุณสามารถคลิก ตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่ผู้รับ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวยึดที่เรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียนไปในซองจดหมาย

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อซองจดหมายของคุณกับรายการที่อยู่ของคุณ คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดที่ระบุตำแหน่งที่ที่อยู่จะปรากฏบนซองจดหมายแต่ละซอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเนื้อหาที่คุณต้องการให้ทำซ้ำบนป้ายผนึกแต่ละป้าย เช่น รูปภาพ หรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณ

ตัวยึดสำหรับที่อยู่เรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียน เขตข้อมูลใน Word จะสอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลที่คุณเลือก


แฟ้มข้อมูลที่มีคอลัมน์ (ประเภท) และแถว (ระเบียน)

บรรยายภาพ 1 คอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลแสดงประเภทข้อมูล เขตข้อมูลที่คุณเพิ่มให้กับซองจดหมายเป็นตัวยึดสำหรับประเภทนี้
บรรยายภาพ 2 แถวในแฟ้มข้อมูลแสดงระเบียนข้อมูล โดยที่ Word สร้างซองจดหมายสำหรับระเบียนแต่ละระเบียนเมื่อคุณดำเนินการจดหมายเวียน

ด้วยการวางเขตข้อมูลในซองจดหมายเริ่มต้นที่คุณติดตั้ง (เอกสารหลักซองจดหมาย) คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการประเภทข้อมูลเฉพาะบางประเภท เช่น ชื่อ หรือที่อยู่ ให้ปรากฏในตำแหน่งนั้น

เขตข้อมูลที่แทรกไปในซองจดหมาย

 หมายเหตุ   เมื่อคุณแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนไปในเอกสารหลักซองจดหมาย ชื่อเขตข้อมูลจะถูกล้อมรอบด้วยเครื่องหมายบั้ง (« ») เสมอ เครื่องหมายบั้งเหล่านี้ไม่แสดงในซองจดหมายสุดท้าย แต่ช่วยคุณแยกเขตข้อมูลในเอกสารหลักซองจดหมายจากข้อความธรรมดา

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณผสาน

เมื่อคุณผสาน ข้อมูลจากแถวแรกในแฟ้มข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลเพื่อสร้างซองจดหมายแรก ข้อมูลจากแถวที่สองในแฟ้มข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลเพื่อสร้างซองจดหมายที่สอง และเป็นเช่นนี้ต่อไป

การผสานข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลเข้าไปในซองจดหมาย

การทำงานกับเขตข้อมูล: ตัวอย่าง

คุณสามารถเพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์ใดๆ จากแฟ้มข้อมูลของคุณในซองจดหมายเป็นเขตข้อมูล ซึ่งให้คุณมีความยืดหยุ่นเมื่อคุณออกแบบซองจดหมาย ตัวอย่างเช่น สมมติว่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีไว้สำหรับสมาชิกของจดหมายข่าวของคุณ และแฟ้มข้อมูลของคุณรวมคอลัมน์ที่เรียกว่า 'วันหมดอายุ' เพื่อเก็บวันที่หมดอายุของการสมัครสมาชิกแต่ละราย ถ้าคุณวางเขตข้อมูล «วันหมดอายุ» ในเอกสารหลักซองจดหมายก่อนที่คุณจะเรียกใช้จดหมายเวียน สมาชิกแต่ละรายจะเห็นวันหมดอายุของสมาชิกเองบนซองจดหมายของสมาชิกนั้น

คุณสามารถรวมและแยกเขตข้อมูลด้วยเครื่องหมายวรรคตอน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างที่อยู่ คุณสามารถติดตั้งเขตข้อมูลในเอกสารหลักซองจดหมายของคุณดังนี้

«ชื่อ» «นามสกุล»

«ถนน»

«เมือง», «รัฐ» «รห้สไปรษณีย์»

สำหรับสิ่งต่างๆ ที่คุณใช้บ่อย เช่น ช่องที่อยู่และบรรทัดแสดงคำทักทาย Word จะมีเขตข้อมูลประกอบที่จัดกลุ่มเขตข้อมูลจำนวนมากไว้ด้วยกัน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลช่องที่อยู่เป็นการรวมหลายเขตข้อมูล ได้แก่ ชื่อ นามสกุล ถนน เมือง และรหัสไปรษณีย์

องค์ประกอบในเขตข้อมูลช่องที่อยู่

คุณสามารถกำหนดเนื้อหาเองได้ในแต่ละเขตข้อมูลประกอบ ตัวอย่างเช่น ในที่อยู่ คุณอาจต้องการเลือกรูปแบบชื่อที่เป็นทางการ (นายเลิศชัย ตรีธวัชชัยวงศ์) ในคำขึ้นต้น คุณอาจต้องการใช้ "ถึง" แทนการใช้ "เรียน"

แมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนกับแฟ้มข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word สามารถค้นหาคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับองค์ประกอบที่อยู่ทุกองค์ประกอบ คุณอาจต้องแมปเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word กับคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูล ให้คลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล จะเปิดขึ้น

กล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูล

องค์ประกอบของที่อยู่จะถูกแสดงรายการทางด้านซ้าย ส่วนหัวของคอลัมน์จากแฟ้มข้อมูลของคุณจะถูกแสดงรายการทางด้านขวา

Word จะค้นหาคอลัมน์ที่ตรงกับแต่ละองค์ประกอบ ในภาพประกอบ Word จะจับคู่คอลัมน์ นามสกุล ของแฟ้มข้อมูลกับ นามสกุล โดยอัตโนมัติ แต่ Word จะไม่สามารถจับคู่กับองค์ประกอบอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น จากแฟ้มข้อมูลนี้ Word ไม่สามารถจับคู่กับ ชื่อ ได้

ในรายการทางด้านขวา คุณสามารถเลือกคอลัมน์จากแฟ้มข้อมูลของคุณที่ตรงกับองค์ประกอบทางด้านซ้าย ในภาพประกอบ คอลัมน์ ชื่อ ในขณะนี้จับคู่กับ ชื่อแรก จะไม่มีผลอะไรถ้า คำนำหน้าชื่อ และ ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน และ ชื่อกลาง ไม่จับคู่กัน ซองจดหมายเวียนไม่ต้องใช้ทุกเขตข้อมูล ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลที่ไม่มีข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลของคุณ เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏในเอกสารที่ผสานเป็นตัวยึดว่าง ที่ปกติเป็นบรรทัดว่างหรือเขตข้อมูลที่ซ่อน

กล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูล

การพิมพ์เนื้อหาและเพิ่มเขตข้อมูล

คุณสามารถเพิ่มข้อความต้นแบบและรูปภาพในซองจดหมายเริ่มต้นที่คุณติดตั้ง (เอกสารหลักซองจดหมายของคุณ) องค์ประกอบเหล่านี้จะปรากฏเหมือนกันบนซองจดหมายทั้งหมดในการผสาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมโลโก้บริษัทของคุณหรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ถ้าคุณยังไม่ได้กำหนดค่าที่อยู่ผู้ส่งที่สามารถใช้ใหม่ได้ใน Word

การเพิ่มเนื้อหา

  1. วางตำแหน่งเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเนื้อหา
  2. เมื่อต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้ส่ง ถ้าคุณยังไม่ได้กำหนดค่าที่อยู่ผู้ส่งใน Word ให้คลิกในพื้นที่ที่อยู่ผู้ส่งบนซองจดหมาย ขอบเขตเฟรมจะปรากฏ ให้พิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งของคุณในเฟรม
  3. เมื่อต้องการเพิ่มรูปภาพ ให้คลิกในพื้นที่ที่อยู่ผู้ส่งหรือที่อยู่ผู้รับบนซองจดหมาย หรือคลิกสองครั้งนอกพื้นที่ที่อยู่ จากนั้นบนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ ให้คลิก รูปภาพ ค้นหาตำแหน่งรูปภาพและคลิกสองครั้ง ถ้าคุณต้องการปรับขนาดรูปภาพ ให้เลือกรูปภาพจากนั้นให้กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณลากที่จับสำหรับปรับขนาดมุม การลากที่จับสำหรับปรับขนาดมุมจะรักษาอัตราส่วนของความสูงและกว้าง เมื่อต้องการวางตำแหน่งรูปภาพ ให้คลิกขวาที่รูปภาพ แล้วชี้ไปที่ การตัดข้อความ บนเมนูทางลัด จากนั้นให้คลิกตัวเลือกการตัดคำใดๆ ยกเว้น แนวเดียวกับข้อความ

การเพิ่มเขตข้อมูล

  1. ในซองจดหมายเริ่มต้นที่คุณติดตั้ง (เอกสารหลักซองจดหมายของคุณ) ให้คลิกในพื้นที่ที่อยู่ผู้รับ

เส้นขอบเฟรมจะปรากฏ

  1. ใช้กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

  1. ให้เพิ่มดังต่อไปนี้

แสดงช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น

  1. คลิก ช่องที่อยู่
  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง
  3. ถ้าปรากฏกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล Word อาจไม่สามารถค้นหาบางข้อมูลที่ต้องการสำหรับช่องที่อยู่ ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่ต้องการสำหรับจดหมายเวียน

แสดงเขตข้อมูลแต่ละเขต

คุณสามารถแทรกข้อมูลจากเขตข้อมูลแต่ละเขต เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือจำนวนเงินบริจาคจากรายชื่อผู้บริจาค เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลของคุณไปในเอกสารหลักซองจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ แทรกเขตข้อมูลผสาน จากนั้นคลิกชื่อเขตข้อมูล

สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมในการแทรกแต่ละเขตข้อมูลในเอกสาร ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล คลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน
  1. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ซึ่งจะสอดคล้องกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ถึงแม้ว่าเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลมีชื่อไม่เหมือนกับเขตข้อมูลของคุณ ให้คลิก เขตข้อมูลที่อยู่
    • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มักจะนำข้อมูลมาจากคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลของคุณโดยตรง ให้คลิก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล
  2. ในกล่อง เขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ
  3. คลิก แทรก และคลิก ปิด
  4. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏ Word อาจไม่สามารถค้นหาข้อมูลบางข้อมูลที่ต้องการเพื่อแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ (ไม่ตรงกัน) จากนั้นให้เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลที่ต้องการสำหรับจดหมายเวียน

 หมายเหตุ   ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูลของฐานข้อมูล จากนั้นสลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันนี้ในภายหลัง Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นเข้าไปในเอกสารที่ผสานได้

แสดงเขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากที่ติดต่อ Office Outlook

วิธีเดียวที่จะรวมเขตข้อมูลที่ติดต่อแบบกำหนดเองในเอกสารหลักของคุณคือการเริ่มต้นจดหมายเวียนภายใน Microsoft Office Outlook ให้ติดตั้งมุมมองที่ติดต่อของคุณด้วยเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในการผสานก่อน จากนั้นให้เริ่มต้นจดหมายเวียน หลังจากที่คุณเลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ Word จะเริ่มต้นอัตโนมัติ และคุณสามารถทำให้การผสานเสร็จสมบูรณ์

การตั้งค่ามุมมองของที่ติดต่อของคุณที่มีเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง

  1. ในที่ติดต่อ Outlook บนเมนู มุมมอง ให้ชี้ไปที่ มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิก รายการหมายเลขโทรศัพท์
  2. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ตัวเลือกเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด
  3. ในรายการแบบหล่นลงที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ให้เลือก เขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองในโฟลเดอร์
  4. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มจากกล่องโต้ตอบไปยังส่วนหัวของคอลัมน์ ลูกศรสีแดงขนาดเล็กจะช่วยให้คุณวางเขตข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการ
    การลากเขตข้อมูลแบบกำหนดเองจากตัวเลือกเขตข้อมูลไปในมุมมองโฟลเดอร์ที่ติดต่อ

 หมายเหตุ   คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล ด้วยการคลิก สร้าง ที่ด้านล่าง

  1. หลังจากคุณเพิ่มเขตข้อมูลแบบกำหนดเองของคุณทั้งหมดลงในมุมมอง ให้ปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเขตข้อมูล
  2. เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้รวมไว้ในจดหมายเวียนออกไป ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลในส่วนหัวของคอลัมน์ในมุมมองรายการหมายเลขโทรศัพท์ แล้วลากรายการนี้ออกจากส่วนหัวของคอลัมน์

การเรียกใช้จดหมายเวียนจาก Outlook

  1. ในที่ติดต่อ Outlook บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายเวียน
  2. ในที่ติดต่อ Outlook ให้เลือกที่ติดต่อแต่ละรายการด้วยการกด SHIFT ค้างไว้ และคลิกเพื่อเลือกช่วงหรือด้วยการกด CTRL ค้างไว้ และคลิกเพื่อเลือกที่ติดต่อแต่ละรายการ ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่มองเห็นได้ขณะนี้ในมุมมอง ไม่ให้คลิกที่ติดต่อใดๆ
  3. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายเวียน
  4. ถ้าคุณเลือกที่ติดต่อแต่ละรายการเพื่อรวมไว้ในจดหมายเวียน ให้คลิก เฉพาะที่ติดต่อที่เลือก ถ้าคุณต้องการรวมที่ติดต่อทั้งหมดที่มองเห็นได้ขณะนี้ในมุมมอง ให้คลิก ที่ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน
  5. ถ้าคุณกำหนดค่ามุมมองรายการหมายเลขโทรศัพท์เพื่อให้แสดงเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียน ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อในมุมมองปัจจุบัน ไม่เช่นนั้น ให้คลิก เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมด เพื่อทำให้เขตข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดพร้อมใช้งานในจดหมายเวียน
  6. ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารหลักใหม่สำหรับจดหมายเวียน ให้คลิก เอกสารใหม่ ไม่เช่นนั้น ให้คลิก เอกสารที่มีอยู่ แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาตำแหน่งเอกสารที่จะใช้เป็นเอกสารหลัก
  7. ถ้าคุณต้องการบันทึกที่ติดต่อและเขตข้อมูลที่คุณเลือกเพื่อให้สามารถถูกนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แฟ้มถาวร แล้วคลิก เรียกดู เพื่อบันทึกแฟ้ม ข้อมูลจะถูกบันทึกในเอกสาร Word เป็นข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค
  8. การเลือก ซองจดหมาย
  9. คลิก ตกลง เมื่อเอกสารเปิดใน Word บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ แทรกเขตข้อมูลผสาน จากนั้นให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มในเอกสารหลักซองจดหมาย

 หมายเหตุ 

การจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน

โปรแกรมฐานข้อมูลและโปรแกรมกระดาษคำนวณ เช่น Microsoft Office Access และ Microsoft Office Excel จะเก็บข้อมูลที่คุณพิมพ์ในเซลล์เป็นข้อมูลดิบ การจัดรูปแบบที่คุณนำไปใช้ใน Access หรือ Excel เช่น แบบอักษรหรือสี จะไม่ถูกเก็บไว้กับข้อมูลดิบ เมื่อคุณผสานข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลงในเอกสาร Word คุณกำลังผสานข้อมูลดิบโดยไม่มีการจัดรูปแบบที่นำมาใช้

เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลในเอกสาร ให้เลือกเขตข้อมูลจดหมายเวียนและจัดรูปแบบเขตข้อมูลนั้น ในทำนองเดียวกับที่คุณจัดรูปแบบข้อความใดๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่เลือกมีเครื่องหมายบั้ง (« ») รอบเขตข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแสดงตัวอย่างและทำให้การผสานเสร็จสมบูรณ์

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลในซองจดหมายเริ่มต้นที่คุณติดตั้ง (เอกสารหลักซองจดหมาย) คุณพร้อมที่จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เมื่อคุณพอใจกับการแสดงตัวอย่าง คุณสามารถทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์

การแสดงตัวอย่างการผสาน

คุณสามารถแสดงตัวอย่างซองจดหมายของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะทำให้จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์จริงๆ

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่าง ให้เลือกทำดังต่อไปนี้ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ของแท็บ การส่งจดหมาย

รูป Ribbon ของ Word

  • คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
  • ดูซองจดหมายแต่ละซองด้วยการคลิกปุ่ม ระเบียนถัดไป และ ระเบียนก่อนหน้า ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
  • แสดงตัวอย่างเอกสารที่ระบุด้วยการคลิก ค้นหาผู้รับ

 หมายเหตุ   คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองรายการ หรือล้างผู้รับถ้าคุณพบระเบียนที่คุณไม่ต้องการให้รวม

รูป Ribbon ของ Word

ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

คุณสามารถพิมพ์หรือปรับเปลี่ยนซองจดหมายแต่ละซอง คุณยังสามารถพิมพ์หรือเปลี่ยนแปลงซองจดหมายทั้งหมดหรือเพียงเซตย่อยของซองจดหมาย

การพิมพ์ซองจดหมาย

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก พิมพ์เอกสาร

รูป Ribbon ของ Word

  1. เลือกว่าจะพิมพ์ซองจดหมายทั้งเซต เฉพาะซองจดหมายที่มองเห็นได้ขณะนี้ หรือเซตย่อยของเซต ที่คุณระบุตามหมายเลขระเบียน

เปลี่ยนซองจดหมายแต่ละซอง

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เสร็จสิ้น คลิก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วคลิก แก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ

รูป Ribbon ของ Word

  1. เลือกว่าคุณต้องการแก้ไขซองจดหมายทั้งเซต เฉพาะซองจดหมายที่มองเห็นได้ขณะนี้ หรือเซตย่อยของเซต ที่คุณระบุตามหมายเลขระเบียน โดยที่ Word จะบันทึกสำเนาที่คุณต้องการแก้ไขเป็นแฟ้มเดียวที่มีตัวแบ่งหน้าระหว่างซองจดหมายแต่ละซอง

การบันทึกเอกสารหลักซองจดหมาย

โปรดจำไว้ว่าซองจดหมายที่คุณบันทึกแยกจากซองจดหมายเริ่มต้นที่คุณได้ติดตั้ง (เอกสารหลักซองจดหมาย) ขอแนะนำให้บันทึกเอกสารหลักซองจดหมายนั้นเองถ้าคุณวางแผนที่จะใช้สำหรับจดหมายเวียนอื่น

เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลักซองจดหมาย คุณยังบันทึกการเชื่อมต่อเอกสารหลักนั้นกับแฟ้มข้อมูล ครั้งต่อไปเมื่อคุณเปิดเอกสารหลักซองจดหมาย คุณจะได้รับการพร้อมท์ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้รับการผสานไปในเอกสารหลักซองจดหมายอีกครั้งหรือไม่

  • ถ้าคุณคลิก ใช่ เอกสารจะเปิดด้วยข้อมูลจากระเบียนแรกที่ผสาน
  • ถ้าคุณคลิก ไม่ การเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักซองจดหมายกับแฟ้มข้อมูลนั้นจะถูกยกเลิก เอกสารหลักซองจดหมายจะกลายเป็นเอกสาร Word มาตรฐาน และเขตข้อมูลจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันจากระเบียนแรก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2007