การสร้างแม่แบบใหม่

คุณต้องการทำสิ่งใด


เรียนรู้เกี่ยวกับแม่แบบ

แม่แบบเป็นชนิดเอกสารที่สร้างสำเนาของเอกสารนั้นเองเมื่อคุณเปิดเอกสารใน Microsoft Office Word 2007 แม่แบบสามารถเป็นแฟ้ม.dotx หรือสามารถเป็นแฟ้ม.dotm (ชนิดแฟ้ม.dotm อนุญาตให้คุณเปิดใช้งานแมโครในแฟ้มได้)

ตัวอย่างเช่น แผนธุรกิจเป็นเอกสารทั่วไปที่เขียนใน Word แทนที่จะสร้างโครงสร้างของแผนธุรกิจตั้งแต่เริ่มแรก คุณสามารถใช้แม่แบบที่มีเค้าโครงหน้า แบบอักษร ระยะขอบ และลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดแม่แบบ และกรอกข้อความและข้อมูลสำหรับเอกสารของคุณโดยเฉพาะ เมื่อคุณบันทึกเอกสารเป็นแฟ้ม .docx หรือ .docm คุณจะบันทึกเอกสารของคุณแยกต่างหากจากแม่แบบซึ่งเอกสารนั้นยึดตาม

แม่แบบจะเหมือนกับเอกสารที่คุณสามารถจัดเตรียมส่วนแนะนำหรือข้อความที่จำเป็นต้องมีสำหรับให้ผู้อื่นใช้ เช่นเดียวกับตัวควบคุมเนื้อหา เช่น รายการแบบหล่นลงที่กำหนดล่วงหน้า หรือโลโก้พิเศษ คุณสามารถเพิ่มการป้องกันในส่วนของแม่แบบ หรือคุณสามารถนำรหัสผ่านไปใช้กับแม่แบบเพื่อช่วยป้องกันเนื้อหาของแม่แบบไม่ให้ถูกเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถค้นหาแม่แบบ Word สำหรับชนิดเอกสารส่วนใหญ่บน Microsoft Office Online ถ้าคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ให้คลิก สร้าง จากนั้นให้คลิกประเภทแม่แบบที่คุณต้องการ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างแม่แบบของคุณเองได้

 หมายเหตุ   แม่แบบที่โครงสร้างซับซ้อนมาก เช่น ฟอร์มการจัดเตรียมภาษี อาจจะสร้างได้ดีที่สุดในโปรแกรมการสร้างฟอร์ม เช่น Microsoft Office InfoPath 2007

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างแม่แบบ

คุณสามารถเริ่มด้วยเอกสารเปล่าและบันทึกเป็นแม่แบบ หรือคุณสามารถสร้างแม่แบบที่ยึดตามเอกสารหรือแม่แบบที่มีอยู่

เริ่มด้วยแม่แบบว่าง

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด แล้วคลิก สร้าง
  1. คลิก เอกสารเปล่า จากนั้นให้คลิก สร้าง
  2. ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้กับการตั้งค่าระยะขอบ ขนาดหน้ากระดาษและการวางแนว ลักษณะ และรูปแบบอื่น

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความแนะนำ ตัวควบคุมเนื้อหา เช่น ตัวใช้เลือกวันที่ และกราฟิกที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารใหม่ทั้งหมดที่คุณยึดตามแม่แบบ

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
  1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้คลิก Trusted Templates
  2. ตั้งชื่อแฟ้มแม่แบบใหม่ ให้เลือก Word Template ในรายการ บันทึกเป็นชนิด จากนั้นคลิก บันทึก

 หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกแม่แบบเป็น Word Macro-Enabled Template (แฟ้ม .dotm) หรือ Word 97-2003 Template (แฟ้ม .dot)

  1. ปิดแม่แบบ

สร้างแม่แบบโดยยึดตามเอกสารที่มีอยู่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก เปิด
  1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการ
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
  1. ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารใหม่ทั้งหมดที่คุณยึดตามแม่แบบ
  2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้คลิก Trusted Templates
  3. ตั้งชื่อแฟ้มแม่แบบใหม่ ให้เลือก Word Template ในรายการ บันทึกเป็นชนิด จากนั้นคลิก บันทึก

 หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกแม่แบบเป็น Word Macro-Enabled Template (แฟ้ม .dotm) หรือ Word 97-2003 Template (แฟ้ม .dot)

  1. ปิดแม่แบบ

สร้างแม่แบบใหม่โดยยึดตามแม่แบบที่มีอยู่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด แล้วคลิก สร้าง
  1. ภายใต้ แม่แบบ ให้คลิก สร้างจากที่มีอยู่
  2. คลิกแม่แบบที่คล้ายกับที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นให้คลิก สร้างใหม่
  3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้กับการตั้งค่าระยะขอบ ขนาดหน้ากระดาษและการวางแนว ลักษณะ และรูปแบบอื่น

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความแนะนำ ตัวควบคุมเนื้อหา เช่น ตัวใช้เลือกวันที่ และกราฟิกที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารใหม่ทั้งหมดที่คุณยึดตามแม่แบบ

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด จากนั้นคลิก บันทึกเป็น
  1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้คลิก Trusted Templates
  2. กำหนดชื่อให้กับแม่แบบใหม่ แล้วคลิก แม่แบบของ Word ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด จากนั้นให้คลิก บันทึก

 หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกแม่แบบเป็น Word Macro-Enabled Template (แฟ้ม .dotm) หรือ Word 97-2003 Template (แฟ้ม .dot)

  1. ปิดแม่แบบ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวควบคุมเนื้อหาในแม่แบบ

คุณสามารถให้บุคคลใดก็ตามที่อาจใช้แม่แบบของคุณมีความยืดหยุ่นในการเพิ่มและกำหนดค่าตัวควบคุมเนื้อหา เช่นตัวควบคุม Rich Text รูปภาพ รายการแบบหล่นลง หรือ ตัวใช้เลือกวันที่

ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดเตรียมแม่แบบที่รวมรายการแบบหล่นลงให้แก่ผู้ร่วมงานของคุณ แต่ผู้ร่วมงานของคุณต้องการใช้ชุดตัวเลือกที่แตกต่างในรายการแบบหล่นลงในเอกสารที่ผู้ร่วมงานนั้นได้กระจายโดยยึดตามแม่แบบของคุณ เนื่องจากคุณได้อนุญาตการแก้ไขรายการแบบหล่นลงเมื่อคุณเพิ่มตัวควบคุมเนื้อหาในแม่แบบ ผู้ร่วมงานของคุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงแม่แบบเพื่อให้ตรงต่อความต้องการของผู้ร่วมงานนั้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เพิ่มตัวควบคุมเนื้อหา

 หมายเหตุ   คุณยังสามารถเพิ่มตัวควบคุมเนื้อหาในเอกสาร

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Word
  1. คลิก เป็นที่นิยม
  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงแท็บนักพัฒนาใน Ribbon จากนั้นคลิก ตกลง

 หมายเหตุ   Ribbon คือคอมโพเนนต์หนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent

  1. เปิดแม่แบบที่คุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมเนื้อหา จากนั้นให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกตัวควบคุม
  2. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม ตัวควบคุม คลิกตัวควบคุมเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มในเอกสารหรือแม่แบบ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิก Rich Text เพื่อแทรกตัวควบคุม Rich Text ที่จะปรากฏในเอกสารใดๆ ที่สร้างโดยใช้แม่แบบ

 หมายเหตุ   ถ้าตัวควบคุมเนื้อหาไม่พร้อมใช้งาน คุณอาจต้องเปิดเอกสารที่สร้างใน Word รุ่นก่อนหน้า เมื่อต้องการใช้ตัวควบคุมเนื้อหา คุณต้องแปลงเอกสารเป็นรูปแบบแฟ้ม Word 2007 โดยการคลิกปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม คลิก แปลง จากนั้นให้คลิก ตกลง หลังจากที่คุณแปลงเอกสาร ให้บันทึกเอกสารด้วย

  1. เลือกตัวควบคุมเนื้อหาแล้วคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม ตัวควบคุม
  2. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติตัวควบคุมเนื้อหา ให้เลือกว่าจะให้ลบหรือแก้ไขตัวควบคุมเนื้อหาได้หรือไม่เมื่อมีผู้ใช้แม่แบบของคุณ
  3. เมื่อต้องการเก็บตัวควบคุมเนื้อหาหลากหลายหรือแม้แต่ย่อหน้าของข้อความสองสามย่อหน้าไว้ด้วยกัน ให้เลือกตัวควบคุมหรือข้อความ จากนั้นให้คลิก จัดกลุ่ม ในกลุ่ม ตัวควบคุม

ตัวอย่างเช่น บางทีคุณมีคำแถลงการณ์ปฏิเสธความรับผิดชอบสามย่อหน้า ถ้าคุณใช้คำสั่ง จัดกลุ่ม เพื่อจัดกลุ่มสามย่อหน้า คำแถลงการณ์ปฏิเสธความรับผิดชอบสามย่อหน้านั้นจะไม่สามารถแก้ไขได้และจะลบออกได้ต่อเมื่อลบทั้งกลุ่มเท่านั้น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อความแนะนำในแม่แบบ

บางครั้งอาจจะเป็นประโยชน์ถ้าจะรวมคำแนะนำตัวยึดสำหรับวิธีกรอกตัวควบคุมเนื้อหาเฉพาะที่คุณได้เพิ่มในแม่แบบ คำแนะนำนี้จะถูกแทนที่ด้วยเนื้อหาเมื่อมีผู้ใช้แม่แบบ

  1. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก โหมดออกแบบ
  1. ถ้าคุณยังไม่ได้เพิ่มตัวควบคุมเนื้อหาลงในเอกสารของคุณ ให้คลิกตรงตำแหน่งที่คุณต้องการให้ตัวควบคุมปรากฏขึ้น จากนั้นให้คลิกที่ตัวควบคุม

 หมายเหตุ   ถ้าตัวควบคุมเนื้อหาไม่พร้อมใช้งาน คุณอาจต้องเปิดเอกสารที่สร้างใน Word รุ่นก่อนหน้า เมื่อต้องการใช้ตัวควบคุมเนื้อหา คุณต้องแปลงเอกสารเป็นรูปแบบแฟ้มของ Word 2007 ด้วยการคลิกปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม คลิก แปลง จากนั้นให้คลิก ตกลง หลังจากที่คุณแปลงเอกสาร ให้บันทึกเอกสารด้วย

  1. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก โหมดออกแบบ
  1. คลิกตัวควบคุมเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มข้อความตัวยึด
  2. แก้ไขข้อความตัวยึดและจัดรูปแบบข้อความตัวยึดตามที่คุณต้องการ

ถ้าคุณต้องการเพ่มเนื้อหาของกล่องข้อความและคุณต้องการให้ข้อความตัวยึดปรากฏเมื่อมีบางคนพิมพ์ข้อความของผู้นั้น ในกลุ่ม ตัวควบคุม คลิก คุณสมบัติ จากนั้นให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอาตัวควบคุมเนื้อหาออกเมื่อมีการแก้ไขเนื้อหา

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกและกระจายแบบเอกสารสำเร็จรูปด้วยแม่แบบ

แบบเอกสารสำเร็จรูปเป็นส่วนเนื้อหาที่นำกลับมาใช้ได้ใหม่หรือส่วนอื่นของเอกสารที่จัดเก็บในแกลเลอรีเพื่อจะเข้าถึงและกลับมาใช้ใหม่ได้ทุกเมื่อ คุณยังสามารถบันทึกแบบเอกสารสำเร็จรูปและกระจายด้วยแม่แบบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างแม่แบบรายงานที่จัดเตรียมจดหมายปะหน้าสองชนิดเพื่อให้ผู้ใช้แม่แบบของคุณเลือกเมื่อผู้ใช้นั้นสร้างรายงานของผู้ใช้เองโดยยึดตามแม่แบบของคุณ

  1. บันทึกและปิดแม่แบบที่คุณได้ออกแบบในวิธีที่คุณต้องการและที่คุณต้องการเพิ่มแบบเอกสารสำเร็จรูปเพื่อให้ผู้ใช้แม่แบบเลือก
  2. เปิดแม่แบบ

เปิดแม่แบบที่คุณต้องการเพิ่มตัวเลือกแบบเอกสารสำเร็จรูปสำหรับผู้ใช้แม่แบบค้างไว้

  1. สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปที่คุณต้องการจัดเตรียมให้ผู้ใช้แม่แบบของคุณ

เมื่อคุณกรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ ในกล่อง บันทึกใน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คลิกชื่อแม่แบบ

  1. กระจายแม่แบบ

เมื่อคุณส่งหรือทำให้แม่แบบพร้อมใช้งานสำหรับผู้อื่น แบบเอกสารสำเร็จรูปที่คุณบันทึกด้วยแม่แบบจะพร้อมใช้งานในแกลเลอรีที่คุณระบุ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มการป้องกันลงในแม่แบบ

คุณสามารถเพิ่มการป้องกันในแต่ละตัวควบคุมเนื้อหาในแม่แบบเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ใครลบหรือแก้ไขตัวควบคุมเนื้อหาเฉพาะหรือกลุ่มของตัวควบคุม หรือคุณสามารถช่วยป้องกันเนื้อหาแม่แบบทั้งหมดด้วยรหัสผ่าน

เพิ่มการป้องกันให้กับบางส่วนของแม่แบบ

  1. เปิดแม่แบบที่คุณต้องการเพิ่มการป้องกัน
  2. เลือกตัวควบคุมเนื้อหาหรือกลุ่มตัวควบคุมที่คุณต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลง
  3. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก คุณสมบัติ
  1. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติตัวควบคุมเนื้อหา ภายใต้ การล็อก ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่สามารถลบตัวควบคุมเนื้อหาได้ ซึ่งเป็นการอนุญาตให้แก้ไขเนื้อหาของตัวควบคุมได้แต่จะไม่สามารถลบตัวควบคุมออกจากแม่แบบหรือเอกสารที่ยึดตามแม่แบบดังกล่าวได้
    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาได้ ซึ่งอนุญาตให้คุณลบตัวควบคุมได้แต่ไม่อนุญาตให้คุณแก้ไขเนื้อหาในตัวควบคุมได้

ใช้การตั้งค่านี้เมื่อคุณต้องการป้องกันข้อความถ้าข้อความรวมอยู่ด้วย ถ้าคุณมักรวมคำแถลงการณ์ปฏิเสธความรับผิดชอบ คุณสามารถช่วยทำให้แน่ใจว่าข้อความจะยังคงเหมือนเดิม และคุณสามารถลบคำแถลงการณ์ปฏิเสธความรับผิดชอบสำหรับเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องมีคำแถลงการณ์นี้

เพิ่มการป้องกันในเนื้อหาทั้งหมดของแม่แบบ

  1. เปิดแม่แบบที่คุณต้องการช่วยป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง
  2. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม โครงการ ให้คลิก ป้องกันเอกสาร แล้วคลิก จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไข
  1. ในบานหน้าต่างงาน การป้องกันเอกสาร ใต้คำว่า ข้อจำกัดของการแก้ไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ใช้เพียงรูปแบบของการแก้ไขนี้ในเอกสาร
  2. ในรายการของข้อจำกัดการแก้ไข ให้คลิกข้อจำกัดที่คุณต้องการ
  3. เมื่อต้องการเลือกตัวเลือกข้อจำกัดเพิ่มเติม เช่น ผู้ใช้ที่สามารถอ่านหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ ให้คลิก จำกัดสิทธิ์

ตัวเลือกข้อจำกัดจะรวมถึงการตั้งค่าวันหมดอายุของเอกสารและการอนุญาตให้ผู้ใช้คัดลอกเนื้อหาได้

  1. ภายใต้หัวข้อ เริ่มต้นการบังคับ ให้คลิก ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน
  2. เมื่อต้องการกำหนดรหัสผ่านสำหรับเอกสารเพื่อให้เฉพาะผู้ตรวจทานที่ทราบรหัสผ่านสามารถเอาการป้องกันออกได้ ให้พิมพ์รหัสผ่านลงในกล่อง ป้อนรหัสผ่านใหม่ (ทางเลือก) แล้วยืนยันรหัสผ่าน

 สิ่งสำคัญ   ถ้าคุณเลือกที่จะไม่ใช้รหัสผ่าน ใครก็ตามจะสามารถเปลี่ยนแปลงข้อจำกัดของการแก้ไขของคุณได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2007