การกำจัดการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามอย่างถาวร

ในบทความนี้


การมีการแสดงการเปลี่ยนแปลงของฉัน

คุณได้รับเอกสารจากในข้อความอีเมลจากผู้ร่วมงานของคุณ ซึ่งนับว่าเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับเอกสารที่คุณต้องการจะทำงานด้วย ดังนั้นคุณจึงบันทึกเอกสารนั้นเป็นชื่อใหม่และปรับปรุงให้ตรงตามความต้องการของคุณ แต่คุณไม่เคยทราบมาก่อนว่าผู้ร่วมงานของคุณได้ใส่ข้อคิดเห็นไว้ในเอกสารต้นฉบับ เนื่องจากคุณมองไม่เห็นข้อคิดเห็นเหล่านั้นในฉบับสำเนาของคุณ

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะส่งเอกสารนี้ไปให้ลูกค้าของคุณแล้ว แต่คุณต้องการส่งฉบับที่คุณเป็นคนทำ ไม่ใช่ฉบับที่มีทั้งข้อความต้นฉบับ ข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานของคุณ และการปรับปรุงของคุณ

หรือในกรณีที่คุณได้ใช้คุณลักษณะ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ใน Microsoft Office Word 2007 เพื่อคอยติดตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่คุณได้ทำไว้กับจดหมายสมัครงานของคุณ ขณะนี้คุณต้องการส่งจดหมายนั้นไปยังผู้จ้างที่คาดหวังแล้ว ซึ่งเขาควรจะได้เห็นผลลัพธ์ของการแก้ไขของคุณ ไม่ใช่ขั้นตอนการคิดพิจารณาของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นั้นๆ

ไม่ว่าจะเป็นกรณีใด คุณจะต้องตกใจเมื่อพบว่าผู้ที่ได้รับเอกสารของคุณรายงานว่าเอกสารนั้นอ่านยาก มีทั้งเครื่องหมายขีดทับ ขีดเส้นใต้ และบอลลูนต่างๆ ที่ด้านข้าง แล้วดูสิ! มีย่อหน้าหนึ่งในจดหมายของคุณที่มีการแสดงประเด็นต่างๆ ถึงสามประเด็นในรูปแบบที่ขีดฆ่าออก และยังไม่รวมถึงทักษะที่คุณต้องการเน้นในเวลานี้แสดงอยู่ในรูปแบบข้อความที่ขีดเส้นใต้อีกด้วย นับว่ามีโอกาสทีเดียวที่คุณจะไม่ได้งานนั้น

เอกสารที่มีการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ข้อความนี้ไม่ได้อยู่ในเอกสารเมื่อคุณส่งออกไป Word ค้นหาและแสดงเนื้อหานี้ได้อย่างไร แล้วคุณจะทำอย่างไรไม่ให้ Word ทำเช่นนี้อีก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลง

คุณอาจจะไม่ทราบว่าคุณกำลังทำงานกับคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงหรือข้อคิดเห็นใน Word โดยปกติแล้ว เมื่อ Word ติดตามการเปลี่ยนแปลง Word จะแสดงการลบต่างๆ ในบอลลูนภายในระยะขอบ และแสดงการแทรกต่างๆ เป็นข้อความที่ขีดเส้นใต้ นอกจากนี้ การลบ  เช่นเดียวกับข้อคิดเห็น (หรือ "คำอธิบายประกอบ")  ยังสามารถแสดงเป็นแบบอินไลน์ได้อีกด้วย

มีวิธีการมากมายที่จะซ่อนข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้  แต่การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ได้ทำไว้ในขณะที่มีการเปิดคุณลักษณะ ติดตามการเปลี่ยนแปลง และข้อคิดเห็นทั้งหมดที่ได้แทรกลงไปจะยังคงเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารจนกว่าจะถูกยอมรับหรือปฏิเสธ (หรือในกรณีที่ข้อคิดเห็นถูกลบออกไป)

 หมายเหตุ   การซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามจะไม่ลบข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามที่มีอยู่ออกจากเอกสาร แต่การซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามจะช่วยให้คุณดูเอกสารได้โดยไม่ต้องคอยมองข้ามเครื่องหมายขีดทับ ขีดเส้นใต้ และบอลลูนต่างๆ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการที่ฉันจะตรวจสอบข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในเอกสาร

Office Word 2007 จะจัดเตรียมคุณลักษณะที่เรียกว่า ตัวตรวจสอบเอกสาร ซึ่งอนุญาตให้คุณตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น ข้อความที่ซ่อน และข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ในเอกสาร เมื่อต้องการตรวจสอบเอกสารให้ทำดังนี้

  1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการตรวจสอบข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด ชี้ไปที่ เตรียม แล้วคลิก เตรียมเอกสาร
  1. ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้คลิก ตรวจสอบ
  2. ตรวจทานผลลัพธ์การตรวจสอบ ถ้าตัวตรวจสอบเอกสารตรวจพบข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม คุณจะถูกพร้อมท์ให้คลิก เอาออกทั้งหมด ที่ติดกับ ข้อคิดเห็น การตรวจทานแก้ไข รุ่น และคำอธิบายประกอบ
  3. คลิก ตรวจสอบซ้ำ หรือ ปิด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการที่ฉันจะกำจัดข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามของฉัน

เมื่อต้องการกำจัดข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม คุณจำเป็นต้องยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและลบข้อคิดเห็นออก วิธีการมีดังนี้

  1. บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การติดตาม ให้คลิก ลูกศรที่อยู่ถัดจาก แสดงมาร์กอัป

รูป Ribbon ของ Word

  1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องหมายถูกปรากฏขึ้นถัดจากแต่ละรายการต่อไปนี้
    • ข้อคิดเห็น
    • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก
    • การแทรกและการลบ
    • การจัดรูปแบบ
    • ผู้ตรวจทาน (ชี้ไปที่ ผู้ตรวจทาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเลือก ผู้ตรวจทานทั้งหมด)

ถ้าเครื่องหมายถูกไม่ปรากฏขึ้นถัดจากรายการ ให้คลิกรายการเพื่อทำการเลือก

  1. บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ถัดไป หรือ ก่อนหน้า

รูป Ribbon ของ Word

  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ยอมรับ
  • ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ปฏิเสธ
  • ในกลุ่ม หมายเหตุ ให้คลิก ลบ
  1. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกระทั่งการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามทั้งหมดในเอกสารได้รับการยอมรับหรือปฏิเสธและข้อคิดเห็นทั้งหมดได้ถูกลบออกไปแล้ว

 หมายเหตุ 

  • ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้คลิก ยอมรับ จากนั้นให้คลิก ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร
  • ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้คลิก ปฏิเสธ จากนั้นให้คลิก ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร
  • เมื่อต้องการเอาข้อคิดเห็นทั้งหมดออก คุณต้องลบข้อคิดเห็นออก ในกลุ่ม ข้อคิดเห็น ให้คลิกลูกศรที่ติดกับ ลบ จากนั้นให้คลิก ลบข้อคิดเห็นทั้งหมดในเอกสาร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการที่ข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามเหล่านั้นปรากฏขึ้น

คุณอาจคิดว่าคุณได้เอาข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามออกแล้ว หรือคุณอาจได้รับเอกสารจากใครบางคนโดยไม่ทราบว่าเอกสารนั้นมีข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามอยู่ แล้ว Word มีวิธีการจัดเก็บรายการเหล่านี้โดยที่คุณไม่ได้สังเกตเห็นได้อย่างไร

คุณหรือใครก็ตามที่ได้ส่งเอกสารนั้นมาอาจจะซ่อนข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไว้เพื่อให้อ่านเอกสารนั้นได้ง่ายดายขึ้น อย่างไรก็ตาม การซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไม่ใช่เป็นการเอาออก การเปลี่ยนแปลงที่ติดตามเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในเอกสารจนกว่าคุณจะกระทำการใดๆ โดยข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามอาจปรากฏขึ้นใหม่ได้เมื่อคุณหรือใครก็ตามเปิดเอกสารนั้นซึ่งทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับรุ่นของ Word และการตั้งค่าที่คุณใช้อยู่

ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นมองเห็นข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ให้ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม และลบข้อคิดเห็นก่อนที่คุณจะใช้เอกสารนั้นร่วมกับผู้อื่น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการค้นหาข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ซ่อนอยู่

มีวิธีการมากมายที่จะซ่อนข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามซึ่งอาจทำให้คุณคิดว่าข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามเหล่านั้นไม่ได้มีอยู่ในเอกสาร ตัวอย่างเช่น

  • กล่องแสดงเพื่อตรวจทาน    บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การติดตาม กล่อง แสดงเพื่อตรวจทาน จะแสดงให้คุณทราบว่าคุณอยู่ในโหมดแสดงโหมดใด นอกจากนี้ ยังจัดให้มีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับแสดงเอกสารของคุณ ถ้าคุณคลิก ขั้นสุดท้าย หรือ ดั้งเดิม การเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นจะถูกซ่อนไว้ เมื่อต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็น ให้เลือก มาร์กอัปการแสดงขั้นสุดท้าย หรือ มาร์กอัปการแสดงต้นฉบับ

รูป Ribbon ของ Word

  • แสดงมาร์กอัป    บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การติดตาม คุณสามารถใช้รายการ แสดงมาร์กอัป เพื่อซ่อนข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้ รายการที่ถูกกาเครื่องหมายถูกภายใต้ แสดงมาร์กอัป จะถูกแสดงขึ้น ส่วนรายการที่ไม่มีเครื่องหมายถูกจะถูกซ่อนไว้ เมื่อต้องการแสดงรายการ เช่น การแทรกและการลบ ให้คลิกที่รายการบนเมนู แสดงมาร์กอัป

รูป Ribbon ของ Word

ทำไมตามค่าเริ่มต้นแล้ว Microsoft Office Word แสดงข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้คุณกระจายเอกสารที่มีข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามโดยไม่ได้ตั้งใจ Word จะแสดงข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามตามค่าเริ่มต้น โดยตัวเลือก มาร์กอัปการแสดงขั้นสุดท้าย เป็นตัวเลือกเริ่มต้นในกล่อง แสดงเพื่อตรวจทาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ฉันจะสามารถเลือกใช้ทั้งสองวิธีการได้หรือไม่

ถ้าคุณต้องการรักษาข้อคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไว้ในเอกสาร และคุณต้องการใช้เอกสารนั้นร่วมกันโดยไม่ให้ผู้อื่นมองเห็นข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามเหล่านั้น วิธีการที่ดีที่สุดคือการเก็บสำเนาของเอกสารนั้นแยกต่างหาก โดยสร้างสำเนาสาธารณะสำหรับการกระจาย และเก็บสำเนาส่วนตัวไว้กับตัวคุณเอง ในเอกสารฉบับใช้สาธารณะ ให้ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามทั้งหมด และลบข้อคิดเห็นทั้งหมดตามที่ได้อธิบายไว้ในบทความนี้ และในเอกสารฉบับใช้ส่วนตัว คุณสามารถเก็บข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไว้ตามเดิมได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2007