กล่องคำตอบ: ใช้ที่ติดต่ออีเมลในจดหมายเวียนของ Word

กล่องคำตอบ โดย Connie Miller

พบปัญหาในการพยายามที่จะผสานข้อมูลจากรายการที่ติดต่ออีเมลของคุณลงในเอกสาร? ที่นี่จะบอกวิธีทำให้สามารถใช้งานได้

ใช้ได้กับ
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2002
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook 2002

ดูคอลัมน์กล่องคำตอบทั้งหมด
ดูคอลัมน์ทั้งหมดของ Office


คำถามจากความคิดเห็นของคุณ

ฉันต้องการส่งจดหมายให้ลูกค้า ฉันมีรายชื่อ ที่อยู่ ของลูกค้า และข้อมูลอื่นๆ เก็บอยู่ในรายการที่ติดต่ออีเมล แต่ Word ไม่สามารถเชื่อมต่อกับรายการดังกล่าวในขณะที่ทำจดหมายเวียน กรุณาช่วยด้วยให้ฉันไม่ต้องสร้างแฟ้มข้อมูลลูกค้าใหม่ทั้งหมด

คำแนะนำจากกล่องคำตอบ

หากคุณขยันปรับปรุงรายการที่ติดต่ออีเมลของคุณ รายการดังกล่าวจะเป็นแหล่งข้อมูลที่มีความสะดวกมากสำหรับการส่งเมล์จำนวนมาก แต่การมีเพียงรายการที่สะดวกยังไม่เพียงพอ Word ต้องสามารถเชื่อมต่อกับรายการดังกล่าวในระหว่างการส่งจดหมายเวียนได้ด้วย

และนี่แหละ ที่คุณกำลังเข้าสู่ความบกพร่องที่น่ารำคาญ เราจะพิจารณาความบกพร่องเหล่านี้ และบอกคุณถึงวิธีที่จะหลีกเลี่ยงหรือแก้ไขเพื่อให้คุณสามารถส่งเมล์ถึงลูกค้าได้

บางสิ่งที่ต้องพิจารณา     หากคุณกำลังสร้างแบบฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย ป้ายชื่อ หรือแค็ตตาล็อก คุณสามารถทำการส่งจดหมายเวียนโดยใช้โฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของ Outlook โดยเริ่มจากภายใน Outlook ให้ค้นหาวิธีโดยการคลิกการเชื่อมโยงในกล่องดูเพิ่มเติม

ตามความเห็นของคุณ สิ่งเหล่านี้คือข้อบกพร่องที่ธรรมดาที่สุดที่คุณจะพบเมื่อกำลังพยายามผสานข้อมูลจากรายการที่ติดต่ออีเมลของคุณ:

ฉันหาโฟลเดอร์ Outlook Contacts ของฉันไม่เจอ

คุณมีความพยายามมาก คุณต้องได้ทำรายการขอ้มูลที่ติดต่อของคุณอย่างระมัดระวังใน ที่ติดต่อOutlook ในตอนนี้คุณกำลังอยูในกระบวนการทำจดหมายเวียนใน Word ให้คุณเลือกตัวเลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน และให้คลิกที่การเชื่อมโยง เลือกโฟลเดอร์ที่ติดต่อ กล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์รายการที่ติดต่อ จะเปิดขึ้น แต่โฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณจะไม่อยู่ที่นี่ ช่างน่าตกใจจริงๆ

แต่อย่างไรก็ดีนี่เป็นกรณีเฉพาะ เหตุการณ์ไม่เลวร้ายอย่างที่เห็น หากคุณกำลังใช้บานหน้าต่างงาน มีเหตุผลหลักสองประการที่โฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณจะไม่แสดงขึ้นในกล่องโต้ตอบ ซึ่งแก้ไขได้ไม่ยากซึ่งเราจะมาดูในรายละเอียดต่อไป แต่ก่อนหน้านั้นมีความเป็นไปได้อื่นที่เราต้องพิจารณาเช่นกัน

หมายเหตุสำหรับผู้ใช้แถบเครื่องมือ     ในกรณีที่คุณคือผู้ใช้แถบเครื่องมือ จดหมายเวียน และคุณกำลังที่จะพยายามเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณโดยการคลิกที่ปุ่มแถบเครื่องมือ เปิดแหล่งข้อมูล ความพยายามดังกล่าวล้มเหลว ในการทำงานโดยตรงกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ในฐานะแฟ้มข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน คุณต้องให้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ในกรณีที่มีการระบุให้คุณใช้แถบเครื่องมือดังกล่าว สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือการส่งออกรายการที่ติดต่อ Outlook ของคุณไปยังแผ่นงาน Microsoft Office Excel คุณสามารถเชื่อมต่อไปยังแฟ้มที่ส่งออกดังกล่าวโดยการคลิกที่ปุ่ม เปิดแหล่งข้อมูล ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการส่งออกที่ติดต่อ Outlook โดยการคลิกที่การเชื่อมโยงในกล่องดูเพิ่มเติม

กลับมาที่ปัญหาเดิมดีกว่า เหตุผลสองประการที่ต้องคำนึงถึงสำหรับกรณีที่โฟลเดอร์ที่ติดต่อไม่แสดงขึ้นในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์รายการที่ติดต่อ:

  • คุณอาจจำเป็นต้องเปิดให้แรงขึ้นเล็กน้อย เพื่อเชื่อมต่อไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อในระหว่างการส่งจดหมายเวียน
  • คุณอาจกำลังใช้ ส่วนกำหนดค่าผู้ใช้ Outlook ที่แตกต่างจากอันที่มีโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้
เปิดคุณสมบัติ "แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่ออีเมล"

นี่เป็นหนึ่งในหลายสิ่งเกี่ยวกับ "ฉันจะรู้ได้อย่างไรในการดำเนินการนี้เว้นแต่มีคนบอก?" ที่ดูเหมือนเป็นเรื่องที่เป็นธรรมดาของโปรแกรมซอฟต์แวร์ ที่เกิดขึ้นเป็นคุณสมบัติที่มีความสำคัญเชื่อมโยงกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อเรียกว่า แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่ออีเมล ในกรณีคุณสมบัตินี้ไม่ได้ถูกเปิด คุณจะไม่สามารถเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณในระหว่างการส่งจดหมายเวียน ต่อไปนี้เป็นวิธีการเปิดคุณสมบัติดังกล่าว:

  1. ในโปรแกรม Outlook บนเมนู ไปที่ ให้คลิก ที่ติดต่อ
  2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน และคลิกที่ คุณสมบัติ
  3. บนแท็บ สมุดรายชื่อของ Outlookให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงโฟลเดอร์นี้เป็นสมุดรายชื่ออีเมล คลิกที่ ตกลง
เปลี่ยนส่วนกำหนดค่าผู้ใช้ Outlook ของคุณ

ส่วนกำหนดค่าผู้ใช้ Outlook คือกลุ่มบัญชีอีเมลและสมุดรายชื่อ โดยปกติคุณจำเป็นต้องใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง แต่หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับบุคคลอื่น หรือใช้สมุดรายชื่อที่แตกต่างสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่าง คุณสามารถตั้งค่ามากกว่าหนึ่งส่วนกำหนดค่า ในกรณีที่เมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียนของคุณ คุณกำลังใช้ส่วนกำหนดค่าที่ไม่รวมโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้ โฟลเดอร์ดังกล่าวจะไม่แสดงขึ้นในกล่องโต้ตอบที่เหมาะสม ต่อไปนี้เป็นวิธีการเปลี่ยนส่วนกำหนดค่าผู้ใช้ที่แตกต่าง:

  1. ปิด Outlook
  2. ใน แผงควบคุม ให้คลิกสองครั้งที่ บัญชีผู้ใช้ และคลิกที่ จดหมาย

ในกรณีที่คุณกำลังใช้ Windows 2000 ใน แผงควบคุม ให้คลิกสองครั้งที่ จดหมาย

  1. คลิกที่ แสดงส่วนกำหนดค่า
  2. บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิกที่ส่วนกำหนดค่าที่คุณต้องการใช้
  3. ในการพร้อมท์เพื่อเลือกส่วนกำหนดค่าแต่ละครั้งที่คุณเริ่ม Outlook ให้คลิกที่ พร้อมท์สำหรับส่วนกำหนดค่าที่จะใช้แล้วจึงคลิกที่ ตกลง

ในตอนนี้เมื่อคุณเริ่ม Outlook คุณจะสามารถเลือกส่วนกำหนดค่าที่ตรงกับงาน เช่นจดหมายเวียน ที่คุณต้องการดำเนินการ

หมายเหตุ    ในกรณีที่คุณเลือกตัวเลือก พร้อมท์สำหรับส่วนกำหนดค่า จะมีการพร้อมท์คุณเมื่อคุณเริ่ม Outlook และพร้อมท์อีกครั้งเมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อในระหว่างการส่งจดหมายเวียน ในกรณีที่การพร้อมท์ทั้งหมดนี้ดูเหมือนว่าจะทำให้ปวดหัว คุณสามารถกำหนดส่วนกำหนดค่าที่คุณต้องการสำหรับจดหมายเวียนเพื่อให้มีการใช้ทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook ในขั้นที่ 4 ของกระบวนการข้างต้น ให้คลิกที่ส่วนกำหนดค่าที่คุณต้องการ คลิกที่ ใช้ส่วนกำหนดค่านี้เสมอ แล้วจึงคลิกที่ ตกลง

ฉันได้ข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเมล์ไคลเอ็นต์และรายการตาราง

นี่เป็นหนึ่งในบทเรียนเกี่ยวกับ "สิ่งที่คุณกำหนดในโปรแกรมหนึ่งจะมีผลในโปรแกรมอื่นด้วย" ในกรณีที่คุณพยายามเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อในระหว่างการส่งจดหมายเวียน ใน Word และ Outlook จะไม่ได้ตั้งค่าเป็นตัวแก้ไขอีเมลค่าเริ่มต้นของคุณใน Microsoft Internet Explorer คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่า:

"ไม่มีค่าเมล์ไคลเอ็นต์ที่กำหนดเริ่มต้นหรือเมล์ไคลเอ็นต์ปัจจุบันไม่สามารถสนองตอบคำขอส่งข้อความ โปรดเรียกใช้ Microsoft Office Outlook และกำหนดเป็นเมล์ไคลเอ็นต์ค่ากำหนดเริ่มต้น"

เมื่อคุณคลิกที่ ตกลงคุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดอื่นที่ระบุว่า:

"ไม่สามารถได้รับรายการตารางจากแหล่งข้อมูล"

ในการหลีกเลี่ยงการได้รับข้อความรบกวนเหล่านี้ในระหว่างส่งจดหมายเวียน:

  1. บนเมนู เครื่องมือ ของ Internet Explorer ให้คลิกที่ ตัวเลือกอินเทอร์เน็ต
  2. บนแท็บ โปรแกรม ภายใต้ อีเมล ให้เลือก Microsoft Office Outlookและคลิกที่ ตกลง

เมื่อคุณเริ่ม Word อีกครั้งและพยายามเชื่อมต่อไปยังแฟ้มที่ติดต่อ Outlook ของคุณในระหว่างการส่งจดหมายเวียน ทุกอย่างจะทำงานด้วยดี

ฉันต้องการใช้สมุดรายชื่อ Outlook Express ของฉันเป็นรายการที่ติดต่อของฉัน

คุณสามารถทำได้อย่างแน่นอน คุณเพียงแต่ไม่สามารถเชื่อมต่อไปยังรายการที่ติดต่อโดยตรงในระหว่างการการผสาน สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือส่งออกรายการที่ติดต่อ Outlook Express เป็นแฟ้มข้อความแล้วจึงทำการเชื่อมต่อในแบบฟอร์มที่สามารถอ่านได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีการส่งออกรายการที่ติดต่อ Outlook Express ของคุณ:

  1. เริ่ม Outlook Express บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้เมาส์ไปที่ ส่งออกและคลิกที่ สมุดรายชื่อ
  2. ในกล่องโต้ตอบ เครื่องมือส่งออกสมุดรายชื่อ ให้คลิกที่ แฟ้มข้อความ (ค่าที่ขั้นด้วยเครื่องหมายคอมมา)แล้วจึงคลิกที่ ส่งออก

อย่ากลัวประเภทแฟ้มที่ดูประหลาด ซึ่งเป็นเพียงแฟ้มข้อความที่เครื่องหมายคอมมาจะเป็นตัวแยกแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์ โดยจะมีส่วนขยาย .csv และจะเปิดใน Excel

  1. ในกล่อง บันทึกแฟ้มที่ส่งออกเป็นพิมพ์ชื่อแฟ้มสำหรับแฟ้มที่ติดต่อที่ส่งออก และจึงคลิกที่ เรียกดู
  2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น สำหรับ บันทึกใน ให้เลือกที่ที่คุณต้องการบันทึกแฟ้มดังกล่าว และคลิกที่ บันทึก

เคล็ดลับช่วยประหยัดเวลา     จะเป็นการสะดวกกว่าหากบันทึกแฟ้มข้อมูลลงในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน ในโฟลเดอร์ เอกสารของฉัน ซึ่งเป็นที่ Word จะค้นหาแฟ้มข้อมูลเป็นที่แรกเมื่อคุณเรียกดูในระหว่างการผสาน

  1. ให้คลิกที่ ถัดไป เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากประเภทต่างๆ ของข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก แล้วจึงคลิกที่ เสร็จสิ้น

ให้พิจารณาดังนี้     เมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าจะส่งออกข้อมูลประเภทใหน ให้คำนึงถึงแบบฟอร์มของจดหมายหรือข้อความอีเมลหรือป้ายที่คุณจะสร้างขึ้นโดยใช้จดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่คุณไม่เคยใส่ชื่อเล่นหรือเว็บไซต์ส่วนบุคคลลงในเอกสารที่จะผสานของคุณ อย่าส่งออกข้อมูลประเภทดังกล่าว

  1. เมื่อคุณได้รับข้อมูลที่การส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกที่ ตกลง
  2. ในการปิดกล่องโต้ตอบ เครื่องมือส่งออกสมุดรายชื่อ ให้คลิกที่ ปิด แล้วจึงปิด Outlook Express

เมื่อคุณกลับมาที่ Word ที่กำลังทำจดหมายเวียนของคุณ และมาถึงขั้นตอนที่คุณเชื่อมต่อแฟ้มข้อมูล ให้เลือกตัวเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ และเรียกดูเพื่อหาตำแหน่งแฟ้ม .csv ที่คุณพึ่งจะส่งออกไป ก่อนที่แฟ้จะเปิด คุณจะถูกถามให้เลือกอักขระตัวแยกที่จะแยกแค่ละคอลัมน์ใรรายการที่อยู่ของคุณ ให้เลือก คอมมา และคลิกที่ ตกลง

ฉันไม่สามารถหาวิธีเพิ่มข้อมูลบางอย่างในบันทึกที่ติดต่อของเอกสารที่ผสานได้

ในบางครั้งคุณต้องการมากกว่าที่อยู่และชื่อที่ติดต่อที่ต้องการให้ปรากฏในเอกสารที่ผสาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งจดหมายถึงลูกค้าเพื่อให้ยืนยันความถูกต้องของหมายเลขโทรศัพท์และโทรสาร ที่อยู่อีเมล และเว็บเพจ URLs ที่คุณมีอยู่

คุณได้ป้อนข้อมูลดังกล่าวทั้งหมดลงในรายการที่ติดต่อและได้จัดการเชื่อมต่อไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณในระหว่างกระบวนการส่งจดหมายเวียน แต่ในตอนนี้ทุกอย่างดำเนินการไปแล้ว คุณไม่สามารถหาวิธีการใส่เขตข้อมูลสำหรับหมายเลขโทรสาร ที่อยู่อีเมล และเว็บเพจ URL ลงในเอกสารหลัก คุณจำเป็นต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

ในกรณีที่คุณกำลังใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน และคุณได้เชื่อมต่อไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณ คุณกำลังอยู่ในขั้นตอน เขียน หรือ จัดเรียง ที่คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารหลัก ให้คลิกที่การเชื่อมโยง รายการเพิ่มเติม ในบานหน้าต่างงาน ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลการผสาน ซึ่งจะเป็นดังนี้:

แทรกกล่องโต้ตอบเขตข้อมูลการผสาน

เมื่อคุณคลิกที่ เขตข้อมูลฐานข้อมูล เขตข้อมูลหลายรายการ จากรายการที่ติดต่อของคุณจะปรากฏในกล่องโต้ตอบดังกล่าว ที่บอกว่า “หลายรายการ” ก็เนื่องจากบางเขตข้อมูลจากรายการที่ติดต่อ Outlook ไม่มีในจดหมายเวียน

  • ในการดูรายการทั้งหมดของเขตข้อมูลรายการที่ติดต่อที่ไม่มี ให้คลิกที่การเชื่อมโยง เขตข้อมูลรายการที่ติดต่อ Outlook ในกล่องดูเพิ่มเติม

Workaround หมายเลข 1     คุณสามารถส่งออกข้อมูลรายการที่ติดต่อจากโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ไปบังแผ่นงาน Excel เขตข้อมูลส่วนใหญ่ที่ไม่มีเมื่อเชื่อมต่อโดยตรงกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณจะถูกส่งออก เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังแผ่นงานในระหว่างการผสาน คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในเอกสารหลักได้ ให้ค้นหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการส่งออกที่ติดต่อ Outlook โดยคลิกที่การเชื่อมโยงในกล่องดูเพิ่มเติม

  • ในระหว่างเขตข้อมูลต่างๆ ที่ไม่มีจะเป็นเขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนด ซึ่งจะหมายความว่า ในกรณีที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองลงในรายการที่ติดต่อของคุณ คุณจะไม่สามารถผสานข้อมูลจากเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ

Workaround หมายเลข 2     ในระหว่าง เขตข้อมูลอื่นๆ ที่มีอยู่ในที่ติดต่อ Outlook คุณสามารถพบเขตข้อมูลสี่เขตที่ชื่อว่า เขตข้อมูลผู้ใช้ 1เขตข้อมูลผู้ใช้ 2เขตข้อมูลผู้ใช้ 3 และ เขตข้อมูลผู้ใช้ 4 ข่าวดีคือว่าเขตข้อมูลทั้งสี่เขตนี้มีอยู่ในจดหมายเวียนเมื่อคุณเชื่อมต่อโดยตรงกับโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณ ซึ่งหมายความว่าจะเป็นที่ที่เหมาะสมในการเก็บข้อมูลรายการที่ติดต่อที่คุณกำหนดเอง ให้ค้นหาวิธีเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในมุมมองรายการที่ติดต่อของคุณโดยคลิกที่การเชื่อมโยงในกล่องดูเพิ่มเติม

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลมีรายการในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ลงในเอกสารหลักของคุณโดยคลิกที่เขตข้อมูลในกล่องโต้ตอบเพื่อเลือก และให้คลิกที่ แทรก

ข้อสังเกตสำหรับผู้ใช้แถบเครื่องมือ     ในกรณีที่คุณเป็นผู้ใช้แถบเครื่องมือ จดหมายเวียน คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน เดียวกันโดยคลิกที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน

หวังว่าคุณคงสนุกกับการผสานข้อมูล

Connie ผู้ดูแลกล่องคำตอบ

“”

เกี่ยวกับผู้เขียน

Connie Miller เป็นผู้เขียนในทีมงานให้ความช่วยเหลือผู้ใช้ Microsoft Office ที่รวบรวมและตอบปัญหาในกล่องคำตอบ Word ในการส่งคำถามในรายละเอียดของคุณที่เราสามารถช่วยตอบได้ ให้คลิกที่ ผลตอบรับ.

 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2003