จดหมายเวียนของโปรแกรม Word: แนะนำกระบวนการ

การแนะนำเข้าสู่ชุดบทความที่อธิบายถึงขั้นตอนพื้นฐานในกระบวนการของจดหมายเวียน การใช้ฟอร์มจดหมาย เป็นต้น คุณสามารถดูภาพรวมของกระบวนการได้จากส่วนนี้ โดยมีบทความต่อไปนี้:

หลังจากดูภาพรวมแล้ว คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างป้ายชื่อ ซองจดหมาย โทรสาร ข้อความอีเมล และไดเรกทอรีโดยคลิกที่ลิงค์ในกล่อง โปรดดู

ประสิทธิภาพของคุณสมบัติจดหมายเวียน

คุณสามารถใช้คุณสมบัติจดหมายเวียนเมื่อต้องการสร้างชุดเอกสารที่มีเนื้อหาเหมือนกัน แต่ในเอกสารจะมีองค์ประกอบที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ในจดหมายประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่ โลโก้บริษัทและข้อความเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่นี้จะปรากฏในจดหมายทุกฉบับ แต่ที่อยู่และข้อความทักทายจะแตกต่างกัน

เมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้าง:

• ป้ายชื่อหรือซองจดหมาย     ที่อยู่ผู้ส่งในป้ายชื่อหรือซองจดหมายทั้งหมดจะตรงกัน แต่ที่อยู่ปลายทางจะไม่ซ้ำกัน
• ฟอร์มจดหมาย ข้อความอีเมล หรือโทรสาร     เนื้อหาหลักในจดหมาย ข้อความอีเมล หรือโทรสารจะเหมือนกันหมด แต่จะมีข้อมูลเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละรายเช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือ ข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ
• คูปองที่มีการกำหนดหมายเลข     คูปองทั้งหมดจะเหมือนกันยกเว้นหมายเลขคูปองที่ไม่ซ้ำกัน

การสร้างจดหมาย ข้อความ โทรสาร ป้ายชื่อ ซองจดหมาย หรือคูปองแต่ละครั้งจะใช้เวลา ด้วยเหตุนี้จึงเป็นที่มาของคุณสมบัติจดหมายเวียน คุณเพียงแค่สร้างเอกสารขึ้นมาหนึ่งฉบับโดยมีข้อมูลซึ่งจะเหมือนกันในทุกเวอร์ชัน จากนั้นสร้างตัวยึดตำแหน่งสำหรับข้อมูลที่จะไม่ซ้ำกันในแต่ละฉบับ ส่วนที่เหลือทั้งหมดจะเป็นหน้าที่ของโปรแกรม Word

เริ่มต้นกระบวนการของจดหมายเวียน

ในการเริ่มต้นกระบวนการของจดหมายเวียน ให้ทำดังนี้:

1. เริ่มต้นโปรแกรม Word

ระบบจะเปิดเอกสารที่ว่างเปล่า ให้เปิดเอกสารไว้เช่นนั้น ถ้าคุณปิดเอกสารนี้ จะไม่สามารถดำเนินการในขั้นตอนถัดไป

2. บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้เมาส์ไปที่คำว่าจดหมายและการส่งจดหมาย และคลิก จดหมายเวียน

 หมายเหตุ    ในโปรแกรม Word 2002 ที่เมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล จากนั้นคลิกที่ ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

ระบบจะแสดงบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คุณสามารถไปที่กระบวนการของจดหมายเวียน โดยใช้การเชื่อมโยงหลายมิติที่อยู่ในบานหน้าต่างงานนี้

คำแนะนำ

ขั้นตอนต่อไป

ขั้นที่ 1: เลือกประเภทของเอกสารและเอกสารหลัก