สร้างหัวจดหมายบริษัทด้วยโปรแกรม Word 2002

ปรับใช้กับ
Microsoft Access 2002

หากคุณสร้างจดหมายธุรกิจ คุณสามารถใช้โปรแกรม Microsoft Word 2002 พัฒนารูปลักษณ์หัวจดหมายบริษัทของคุณ แทนการใช้รูปแบบมาตรฐานสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ ซึ่งที่อยู่บริษัทมักแสดงเป็นอันดับแรก คุณสามารถใช้คุณลักษณะหัวกระดาษและท้ายกระดาษในโปรแกรม Word เพื่อเพิ่มข้อมูลบริษัท รวมถึงโลโก้ขนาดเล็ก

บอกลารูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน

ในจดหมายธุรกิจมาตรฐานนั้น ข้อมูลส่วนใหญ่มักถูกจัดให้ชิดด้านซ้าย และเลื่อนลงอีกบรรทัดหนึ่งในหน้าตามลำดับดังนี้:

  1. ชื่อ (ตัวเลือก) และที่อยู่บริษัทของผู้เขียน
  2. วันที่ปัจจุบัน
  3. ที่อยู่ผู้รับ
  4. คำขึ้นต้นจดหมาย เช่น "ถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง"
  5. เนื้อจดหมายประมาณ 2-5 ย่อหน้า
  6. ลงท้ายจดหมาย ด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ"
  7. บรรทัดว่างสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นผู้เขียน
  8. ชื่อผู้เขียน
  9. ตำแหน่งผู้เขียน เช่น "ผู้บริหารภาคธุรกิจอาวุโส" (ตัวเลือก)

หรือคุณอาจเลือกจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจของคุณโดยเริ่มด้วยวันที่ (จากลำดับที่ 2 ในรายการข้างต้น) ขณะที่รายละเอียดของบริษัทจะเลื่อนมาอยู่ที่หัวกระดาษของเอกสาร:

  1. ชื่อบริษัท
  2. ที่อยู่ของบริษัท
  3. หมายเลขโทรศัพท์
  4. หมายเลขโทรสาร
  5. ที่อยู่อีเมล

ด้วยวิธีนี้ หัวจดหมายของคุณก็จะเด่นสะดุดตา และมีรูปแบบที่ต่างไปจากจดหมายฉบับอื่น ๆ ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากเนื้อจดหมายแสดงด้วยแบบอักษร Arial ขนาด 12 จุด และสีของแบบอักษรคือสีดำ คุณอาจปรับเปลี่ยนให้ที่อยู่บนหัวจดหมายเป็นแบบอักษร Arial ขนาด 8 จุดสีฟ้า สำหรับส่วนของท้ายกระดาษนั้น คุณยังสามารถเพิ่มคำคม โลโก้บริษัทหรือข้อความสำคัญอื่น ๆ ดูกราฟิกด้านล่างประกอบ

ตรงหัวกระดาษและท้ายกระดาษเอกสารของคุณนั้น คุณสามารถป้อนข้อมูลที่มักปรากฏบนหัวจดหมายไว้ในหน้าแรก เช่น ที่อยู่บริษัท หมายเลขโทรศัพท์หรือโลโก้

2 หัวกระดาษจดหมายบริษัท

2 ข้อความของบริษัท เช่น "ดาตั้ม คอร์ปอเรชั่นคือนายจ้างที่ให้โอกาสอันทัดเทียม"

2 หากจดหมายกินเนื้อที่บนกระดาษแผ่นแรก ให้เพิ่มกระดาษว่างอีกหนึ่งแผ่นสำหรับใช้เป็นหัวกระดาษ

ถ้าต้องการแทรกหัวจดหมายบริษัทไว้ในหน้าแรกเท่านั้น (แนะนำ)

หากคุณมีจดหมายที่ยาวเกินหนึ่งหน้า และไม่ต้องการให้หัวจดหมายบริษัทปรากฏในทุก ๆ หน้า ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้ก่อนเลื่อนไปยังขั้นตอนถัดไป

  1. เมื่ออยู่บนเมนู มุมมอง ให้คลิก เค้าโครงเหมือนพิมพ์
  2. เมื่ออยู่บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ
  3. เมื่ออยู่บนแท็บ เค้าโครง ใต้คำว่า หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้เลือก หน้าแรกต่างกัน
  4. คลิก ตกลง
ถ้าต้องการแทรกหัวจดหมายบริษัท
  1. เมื่ออยู่ในมุมมอง เค้าโครงเหมือนพิมพ์ ให้มาที่เมนู มุมมอง คลิก หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  2. เมื่ออยู่บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก แท็บ คลิก ล้างทั้งหมด และคลิก ตกลง
    การล้างการตั้งค่าเริ่มต้นของแท็บสำหรับหัวกระดาษและท้ายกระดาษจะเปิดโอกาสให้คุณได้แทรกหัวจดหมายได้ทุก ๆ ระยะ 5 นิ้ว
  3. เมื่ออยู่บนแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ให้เลือกประเภทของแบบอักษร ขนาดและสีของแบบอักษรที่คุณต้องการ
  4. กดแป้น TAB สองครั้ง ป้อนชื่อบริษัท กดแป้น TAB อีกครั้ง และป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัท
  5. กดปุ่ม ENTER เพื่อไปที่บรรทัดถัดไป กด TAB สองครั้ง และป้อนข้อมูลที่อยู่ของบริษัทและชื่อ

 หมายเหตุ   หากที่อยู่ยาว คุณอาจต้องแทรกระยะเว้นวรรคด้วยการกด TAB สองครั้ง (ระยะห่างประมาณ 1.0" นิ้ว) แทนการกดหนึ่งครั้งระหว่างกลุ่มข้อมูลแต่ละกลุ่มในหัวกระดาษ

  1. กดแป้น TAB จนกระทั่งจุดแทรกอยู่ตรงแนวเดียวกับหมายเลขโทรศัพท์ด้านบน ก่อนป้อนหมายเลขโทรสารของบริษัท
  2. กดแป้น ENTER ก่อนกดแป้น TAB สองครั้ง และป้อนเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ที่ตั้งของบริษัท
  3. กดแป้น TAB จนกระทั่งจุดแทรกอยู่ตรงแนวเดียวกับหมายเลขโทรศัพท์ด้านบน และป้อนที่อยู่อีเมลของบริษัท
  4. เมื่ออยู่บนแถบเครื่องมือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้คลิก ปิด
ถ้าต้องการแทรกคำคมหรือโลโก้ของบริษัทไว้ที่ท้ายกระดาษ
  1. เมื่ออยู่ในมุมมอง เค้าโครงเหมือนพิมพ์ ให้มาที่เมนู มุมมอ คลิก หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  2. เมื่ออยู่บนแถบเครื่องมือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้คลิกปุ่ม สลับระหว่างหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  3. เมื่ออยู่บนแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ให้เลือกประเภทของแบบอักษร ขนาดและสีของแบบอักษรที่คุณต้องการ
  4. บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ ให้เลือกตัวเลือกการจัดตำแหน่งที่คุณต้องการ
  5. ป้อนข้อความ คำคมหรือโลโก้ของบริษัท
  6. หากจดหมายของคุณยาวเกินหนึ่งหน้า บนแถบเครื่องมือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้คลิกปุ่ม แสดงถัดไป และป้อนข้อความของบริษัท แถลงการณ์ภารกิจ หรือโลโก้
  7. เมื่ออยู่บนแถบเครื่องมือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ให้คลิก ปิด

รายละเอียดเพิ่มเติม

แม่แบบต่อไปนี้แสดงรูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจมาตรฐาน ที่มีวัตถุประสงค์ไว้สำหรับการพิมพ์ลงบนหัวกระดาษบริษัท หรือสำหรับเพิ่มหัวกระดาษของบริษัทโดยใช้ฟีเจอร์หัวกระดาษและท้ายกระดาษในโปรแกรม Word ปฏิบัติตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบ

  • จดหมายแนะนำพนักงานดีเด่น
  • จดหมายแจ้งการปลดพนักงานหลังบริษัทลดขนาดองค์กร
 
 
นำไปใช้กับ:
Word 2003