เตรียมความพร้อมกับ Access 2007

ดูเพิ่มเติม

ดาวน์โหลดแม่แบบฐานข้อมูล

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการสร้างฐานข้อมูลคือการดาวน์โหลดแม่แบบจาก Microsoft® Office Online แม่แบบเป็นฐานข้อมูลที่สร้างไว้แล้ว พร้อมด้วยวัตถุ เขตข้อมูล ชนิดข้อมูล และเค้าโครงที่คุณต้องใช้ในการเริ่มต้นทำงานในเวลาไม่กี่วินาที

  1. บนเพจ เริ่มต้นทำงานกับ Microsoft Office Access ให้เลือกประเภทแม่แบบ
  2. จากแม่แบบในประเภท ให้เลือกแม่แบบที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของคุณ
  3. ในบานหน้าต่างดาวน์โหลด ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม
  4. คลิก ดาวน์โหลด

ริบบิ้น

ริบบิ้นจัดระเบียบตามกิจกรรมทั่วไป แต่ละ แท็บ ริบบิ้นจะมีคำสั่งที่คุณต้องใช้สำหรับกิจกรรมนั้น รวบรวมไว้เป็น กลุ่ม ทางตรรกะ

ริบบิ้นมีแท็บสองชนิด ชนิดหนึ่งจะอยู่ที่นั่นเสมอ ได้แก่ หน้าแรก และ สร้าง อีกชนิดหนึ่งจะปรากฏเฉพาะเมื่อสามารถใช้ได้ แท็บสำหรับ เครื่องมือเค้าโครงฟอร์ม และสำหรับ เครื่องมือเค้าโครงรายงาน จะมองเห็นได้เมื่อคุณกำลังทำงานในมุมมองเค้าโครง

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนำทางในมุมมองตามชนิดวัตถุ พร้อมด้วยเมนูคลิกขวา

บานหน้าต่างนำทางใน Microsoft Office Access 2007 จะแทนที่หน้าต่างฐานข้อมูลใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างนำทางหากปิดอยู่ ให้คลิกรูปตัววีคู่ (>>) ที่ด้านบนของชื่อเรื่องบานหน้าต่างหรือกด F11 เมื่อต้องการเลือกสิ่งที่คุณมองเห็นในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกรูปสามเหลี่ยมชี้ลงในวงกลมที่ด้านบนของบานหน้าต่าง และเลือกจากรายการที่คุณมองเห็น ชนิดวัตถุ มักจะเป็นมุมมองที่มีประโยชน์

คุณสามารถเปิดวัตถุฐานข้อมูลใดๆ ด้วยการคลิกสองครั้งที่ชื่อของวัตถุนั้นในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่ชื่อวัตถุเพื่อดูสิ่งเพิ่มเติมที่คุณสามารถทำได้

แถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน

แถบเครื่องมือเข้าถึงด่วนช่วยคุณในการกำหนด Access 2007 เอง ใส่คำสั่งที่คุณใช้บ่อยลงบนแถบเครื่องมือ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งเหล่านั้นได้ง่าย ยิ่งคุณกำหนดแถบเครื่องมือเองมากเท่าใด คุณจะยิ่งพบว่าแถบเครื่องมือมีประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น

เมื่อต้องการเพิ่มคำสั่งใดๆ ลงในแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน ให้คลิกขวาที่คำสั่งและคลิก เพิ่มลงในแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน เมื่อต้องการเอาคำสั่งใดๆ ออก ให้คลิกขวาที่คำสั่งบนแถบเครื่องมือ แล้วคลิก เอาออกจากแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน เมื่อต้องการเพิ่มหรือเอาหลายคำสั่งออกพร้อมกัน ให้คลิกขวาที่แถบเครื่องมือและเลือก กำหนดแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วนเอง

ปุ่ม Microsoft Office

คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม และคุณจะมองเห็นสิ่งต่อไปนี้

  • เมนูคำสั่งพื้นฐานสำหรับทำงานกับแฟ้ม
  • รายการเอกสารล่าสุดของคุณ
  • ปุ่มที่คุณคลิกเพื่อดูและเลือกตัวเลือกโปรแกรมต่างๆ

ถ้าเมนูนี้ทำให้คุณนึกถึงเมนู แฟ้ม ใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ คุณย่อมทราบว่าควรมองหาอะไรที่นี่

สร้างตารางจากแม่แบบ

  1. บนแท็บสร้าง ในกลุ่มตาราง ให้คลิก แม่แบบตาราง
  2. ในรายการแม่แบบ ให้คลิกแม่แบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

สร้างฟอร์มหรือรายงาน

บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม หรือ รายงาน ให้คลิก ฟอร์ม หรือ รายงาน

จัดรูปแบบฟอร์มหรือรายงานและแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

หลังจากที่คุณสร้างฟอร์มหรือรายงานแล้ว คุณจะมองเห็น เครื่องมือเค้าโครงฟอร์ม หรือ เครื่องมือเค้าโครงรายงาน เหนือริบบิ้น เครื่องมือเหล่านี้จะให้แท็บที่มีคำสั่งสำหรับเปลี่ยนรูปลักษณ์ของฟอร์มหรือรายงานของคุณ Access แสดงให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงขณะที่คุณทดลองการเปลี่ยนแปลงนั้น คุณไม่จำเป็นต้องบันทึก และคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันที

คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้ตลอดเวลา ด้วยการเปิดฟอร์มหรือรายงานในมุมมองเค้าโครง ใช้คำสั่งมุมมอง บนแท็บ หน้าแรก

เลือกรูปแบบแฟ้มที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ขนาดแฟ้มที่ลดลง และคุณลักษณะใหม่ที่มีประโยชน์ ให้แปลงฐานข้อมูลของคุณเป็นรูปแบบแฟ้ม .accdb ของ Access 2007 เปิดฐานข้อมูลเก่า คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม และชี้ไปที่ บันทึกเป็น คลิก ฐานข้อมูล Access 2007

เมื่อต้องการใช้งานของคุณร่วมกับบุคคลที่ไม่มี Access 2007 ให้บันทึกสำเนาของฐานข้อมูลของคุณในรูปแบบแฟ้มรุ่นก่อนหน้านี้ เปิดฐานข้อมูล .accdb ของคุณ คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม และชี้ไปที่ บันทึกเป็น คลิก ฐานข้อมูล Access 2002-2003 หรือ ฐานข้อมูล Access 2000 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่บุคคลอื่นนั้นกำลังใช้อยู่

คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access 2007 ในรูปแบบแฟ้มรุ่นก่อนหน้านี้ได้ ถ้าฐานข้อมูลนั้นใช้คุณลักษณะที่จำเป็นต้องใช้รูปแบบแฟ้ม 2007 ถ้าคุณลองทำดู Access จะแสดงให้คุณเห็นข้อความ รวมทั้งตัวอย่างของคุณลักษณะดังกล่าว