หน้า 22 จาก 25ย้อนกลับถัดไป

การทำงานที่เร็วขึ้นด้วย Excel 2007



 

ภาพแนวคิดเกี่ยวกับรูปแบบแฟ้ม Excel

ใน Excel 2007 คุณสามารถเปิดแฟ้มที่สร้างใน Excel รุ่นก่อนหน้านี้ตั้งแต่ Excel 95 จนถึง Excel 2003 ได้

ใน Excel 2007 คุณสามารถเปิดแฟ้มที่สร้างใน Excel รุ่นก่อนหน้านี้ตั้งแต่ Excel 95 จนถึง Excel 2003 ได้

แต่ถ้าคุณเป็นคนแรกในสำนักงานของคุณที่มี Excel 2007 และถ้าคุณต้องการใช้แฟ้มร่วมกับแผนกต่างๆ ที่ยังไม่มี Excel 2007 จะทำอย่างไร พวกคุณทั้งหมดสามารถใช้สมุดงานต่างๆ ร่วมกันได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีการ:

แฟ้มเก่ายังคงเป็นอย่างเดิมนอกจากว่าคุณเลือกให้เป็นอย่างอื่น     ถ้าคุณเปิดแฟ้มที่สร้างในรุ่นก่อนหน้านี้ เมื่อคุณบันทึกแฟ้มนั้นและงานใดๆ ที่คุณทำในสมุดงานนั้น การตั้งค่าอัตโนมัติในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ก็คือการบันทึกแฟ้มในรูปแบบของรุ่นเดิม ถ้าแฟ้มเริ่มต้นใน Excel 2003 แล้ว Excel 2007 จะบันทึกแฟ้มนั้นในรูปแบบ 2003 นอกจากว่าคุณจะให้เป็นอย่างอื่น

คุณลักษณะที่ใหม่กว่าจะเตือนคุณถ้าคุณบันทึกแฟ้มเป็นรุ่นที่เก่ากว่า     เมื่อคุณบันทึกแฟ้มในรูปแบบของรุ่นก่อนหน้านี้ ถ้าคุณลักษณะ 2007 ใดๆ เข้ากันไม่ได้กับรุ่นก่อนหน้า ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะแจ้งให้คุณทราบ

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณนำสีไปใช้กับหัวกระดาษใน Excel 2007 แล้วบันทึกแฟ้มในรูปแบบ Excel 97-2003 แล้ว ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะแจ้งคุณให้ทราบว่า Excel รุ่นก่อนหน้าไม่มีสีสำหรับหัวกระดาษและท้ายกระดาษ และหัวกระดาษจะปรากฏเป็นข้อความธรรมดา

สิ่งสำคัญ     เมื่อคุณลักษณะใหม่จะไม่กลับมาใช้ได้อีกครั้งถ้าคุณบันทึกแฟ้มในรูปแบบก่อนหน้าแล้วเปิดแฟ้มอีกครั้งใน Excel 2007 ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะเตือนคุณ

คุณสามารถคัดลอกแฟ้มที่ใหม่กว่าในรูปแบบที่ใหม่กว่าก่อนได้เสมอ    คุณสามารถเก็บสำเนาของสมุดงานรูปแบบ 2007 ได้อย่างง่ายดาย เพียงใช้ บันทึกเป็น และบอก Excel ว่าคุณต้องการ Excel Workbook (*.xlsx) สำเนาของแฟ้มก็จะมีคุณลักษณะทั้งหมดของ Excel 2007

การใช้เอกสารร่วมกันระหว่างรุ่นต่างๆ โดยใช้ตัวแปลง     ถ้าคุณสร้างแฟ้มใน 2007 และบันทึกในรูปแบบ 2007 ผู้ร่วมงานของคุณที่ใช้ Excel รุ่น 2000 ถึง 2003 (และ Service Pack และโปรแกรมแก้ไขล่าสุด) จะสามารถทำงานในแฟ้ม 2007 ของคุณได้ เมื่อพวกเขาคลิกที่เอกสารของคุณ พวกเขาจะถูกถามว่าต้องการดาวน์โหลดตัวแปลงซึ่งจะยอมให้เขาเปิดเอกสารของคุณได้หรือไม่

ถ้าคุณสนใจรายละเอียดด้านเทคนิค คือ รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 จะยึดตาม XML (Extensible Markup Language) และนำรูปแบบ Office Open XML มาใช้ ซึ่งเป็นรูปแบบแฟ้มรูปแบบใหม่สำหรับ Microsoft Office Word 2007 และ PowerPoint 2007 ด้วย

หน้า 22 จาก 25ย้อนกลับถัดไป