งานพื้นฐานใน SharePoint Workspace 2010

การเริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้เป็นงานพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อช่วยในการเรียนรู้วิธีการใช้ Microsoft SharePoint Workspace 2010 ได้

 หมายเหตุ   SharePoint Workspace หรือเดิมเรียกว่า Office Groove

ในบทความนี้


SharePoint Workspace คืออะไร

Microsoft SharePoint Workspace 2010 ทำให้คุณสามารถเข้าถึงเนื้อหา SharePoint ของคุณได้ไม่ว่าคุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ SharePoint หรือทำงานแบบออฟไลน์อยู่ก็ตาม เมื่อคุณเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ SharePoint การปรับปรุงเนื้อหาทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์และในพื้นที่ทำงานจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อ การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในพื้นที่ทำงานจะถูกแคชไว้ภายในเครื่อง เมื่อคุณเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ในครั้งถัดไป การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันโดยอัตโนมัติ

พื้นที่ทำงาน SharePoint มีการนำทางที่ง่ายดายสำหรับการเข้าถึงและการทำงานกับเนื้อหา SharePoint ของคุณ ถ้าคุณคุ้นเคยกับการใช้ไซต์ SharePoint คุณจะทราบวิธีการใช้พื้นที่ทำงาน SharePoint ได้ในทันที

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ชนิดของพื้นที่ทำงานใน SharePoint Workspace

พื้นที่ทำงาน SharePoint มีพื้นที่ทำงานสามชนิดด้วยกัน ซึ่งได้แก่ พื้นที่ทำงาน SharePoint, พื้นที่ทำงาน Groove และโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

พื้นที่ทำงาน SharePoint   ซึ่งเป็นสิ่งใหม่ในรุ่นนี้ ทำให้คุณสามารถสร้างสำเนาของไซต์ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ของคุณที่จะได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ พื้นที่ทำงานชนิดนี้จะมีสมาชิกได้เพียงรายเดียวเท่านั้น นั่นคือผู้สร้างพื้นที่ทำงานนั้น

พื้นที่ทำงาน Groove    จะเป็นที่คุ้นเคยของผู้ที่เคยใช้รุ่นก่อนหน้าของซอฟต์แวร์นี้ เช่น Office Groove 2007 โดยปกติแล้ว พื้นที่ทำงานชนิดนี้จะมีเครื่องมือช่วยทำงานที่หลากหลาย ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ตามต้องการ และมักจะมีสมาชิกที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานชนิดนี้ผ่านการเชิญอย่างน้อยสองราย

โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันคือพื้นที่ทำงาน Groove ชนิดพิเศษที่จะทำให้คุณสามารถใช้เนื้อหาของโฟลเดอร์ร่วมกันในระบบแฟ้ม Windows ของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานชนิดนี้ ให้ดูที่ เกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่วนต่างๆ ของพื้นที่ทำงาน SharePoint

พื้นที่ทำงาน SharePoint

บรรยายภาพ 1 ไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่มีการทำข้อมูลให้ตรงกันในพื้นที่ทำงานนี้
บรรยายภาพ 2 รายการ SharePoint ที่มีการทำข้อมูลให้ตรงกันในพื้นที่ทำงานนี้
บรรยายภาพ 3 รายการหรือไลบรารีที่ไม่ได้รับการสนับสนุนในพื้นที่ทำงาน SharePoint การเชื่อมโยงเว็บที่จัดเตรียมไว้สำหรับการนำทางไปยังเนื้อหานี้บนไซต์ SharePoint
บรรยายภาพ 4 เนื้อหาในไลบรารีเอกสารที่เลือก

เอกสารนี้จะอธิบายวิธีการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint โดยเริ่มจากไซต์ SharePoint

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่วนต่างๆ ของพื้นที่ทำงาน Groove

พื้นที่ทำงาน Groove ทำให้กลุ่มหรือองค์กรที่มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดียวกันสามารถแบ่งปันความคิดเห็นและทำงานร่วมกันได้ โดยทั่วไปพื้นที่ทำงาน Groove จะมี "สมาชิก" มากกว่าหนึ่งคน ซึ่งก็คือคนที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานผ่านทางการเชิญ เนื้อหาของพื้นที่ทำงานจะมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา สมาชิกทั้งหมดที่ออนไลน์อยู่ในปัจจุบันจะเห็นการปรับปรุงที่พวกเขาหรือสมาชิกอื่นๆ เพิ่มลงไปโดยทันที คุณและสมาชิกอื่นๆ สามารถส่งและรับการปรับปรุงได้เมื่อคุณออนไลน์

พื้นที่ทำงาน Groove อนุญาตให้สมาชิกสามารถทำงานด้วยเครื่องมือใช้งานเฉพาะด้านที่หลากหลายได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจัดการประชุมประจำสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับการพัฒนากลยุทธ์ทางการตลาด กิจกรรมที่ทำอาจเกี่ยวกับการตั้งกำหนดเวลา การมอบหมายงาน และการตรวจทานงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมนี้ สมาชิกพื้นที่ทำงานอาจประกาศแฟ้มใน เครื่องมือเอกสาร หารือประเด็นต่างๆ ใน เครื่องมือการอภิปราย แล้วช่วยกันสร้างวาระการประชุมโดยใช้ เครื่องมือปฏิทิน สมาชิกทั้งหมดที่ออนไลน์อยู่ในเวลาเดียวกันในปัจจุบันสามารถโต้ตอบกันได้โดยใช้ การสนทนา แบบเรียลไทม์

บรรยายภาพ 1 เครื่องมือในพื้นที่ทำงานนี้
บรรยายภาพ 2 สมาชิกในพื้นที่ทำงานนี้
บรรยายภาพ 3 เนื้อหาในเครื่องมือของพื้นที่ทำงานที่เลือกปัจจุบัน
บรรยายภาพ 4 รายการที่มีเนื้อหาใหม่หรือเนื้อหาที่ยังไม่ได้อ่าน
บรรยายภาพ 5 การเชิญสมาชิกใหม่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานนี้ในกล่อง เชิญเข้าร่วมพื้นที่ทำงาน
บรรยายภาพ 6 การบันทึกการสนทนาของพื้นที่ทำงาน

การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint

คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ได้โดยเริ่มจากไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์ หรือจากแถบเปิดใช้ของ SharePoint Workspace

การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ที่ดาวน์โหลดข้อมูลในรายการและไลบรารีทั้งหมด

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint คือการไปที่ไซต์ SharePoint และทำข้อมูลของไซต์นั้นให้ตรงกับคอมพิวเตอร์ของคุณ รายการทั้งหมดในรายการและไลบรารีที่สนับสนุนจะถูกดาวน์โหลดลงในพื้นที่ทำงาน SharePoint โปรดสังเกตว่าเนื้อหาของรายการไลบรารีเอกสารจะถูกดาวน์โหลดเมื่อสั่งเท่านั้น นั่นคือเมื่อคุณเปิดเอกสารในพื้นที่ทำงาน SharePoint

รายการและไลบรารีที่ยังไม่ได้รับการสนับสนุนจะปรากฏในบานหน้าต่างเนื้อหาของพื้นที่ทำงาน และจะมีการเชื่อมโยงไปยังไซต์ SharePoint

 หมายเหตุ   SharePoint Workspace จะแจ้งเตือนถ้าไซต์ SharePoint ที่คุณเลือกมีขนาดใหญ่มาก และอาจต้องใช้เวลานานมากในการดาวน์โหลดรายการทั้งหมด

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่ไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันในพื้นที่ทำงาน SharePoint
  2. คลิก การกระทำในไซต์ แล้วคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace

เลือกตัวเลือกนี้เพื่อทำข้อมูลไซต์ SharePoint ให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์ของคุณ

  1. ในกล่องโต้ตอบ ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace ให้คลิก ตกลง

กล่องโต้ตอบ ทำข้อมูลให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์

กล่องโต้ตอบ "ความคืบหน้าในการทำข้อมูลให้ตรงกัน" จะเปิดขึ้น เพื่อแสดงให้คุณทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดาวน์โหลดจากไซต์ SharePoint ไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint

หน้าต่างแสดงความคืบหน้าในการทำข้อมูลให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์

  1. เมื่อการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิก เปิดพื้นที่ทำงาน หรือ ปิด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ที่ทำข้อมูลรายการหรือไลบรารีที่เลือกให้ตรงกัน

บางครั้งคุณอาจต้องการทำข้อมูลของเฉพาะรายการหรือไลบรารีหนึ่งๆ ให้ตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในพื้นที่ทำงาน SharePoint คุณสามารถทำเช่นนั้นได้ และไม่ต้องเสียเวลาดาวน์โหลดข้อมูลจากรายการหรือไลบรารีอื่น

 หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint เองเพื่อให้ดาวน์โหลดคอลเลกชันของรายการและไลบรารีที่เฉพาะเจาะจงได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ "การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ที่ดาวน์โหลดข้อมูลจากรายการและไลบรารีที่เลือก" ใน การสร้างพื้นที่ทำงานใหม่

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่ไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันในพื้นที่ทำงาน SharePoint
  2. เลือกรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์ของคุณ
  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • ถ้าคุณเลือกรายการ ให้คลิก รายการ ภายใต้ เครื่องมือรายการ

แท็บ รายการ ภายใต้เครื่องมือ รายการ ในไซต์ SharePoint

  • ถ้าคุณเลือกไลบรารี ให้คลิก ไลบรารี ภายใต้ เครื่องมือไลบรารี

แท็บ ไลบรารี ภายใต้เครื่องมือ ไลบรารี

  1. ใน Riboon ของ SharePoint ในกลุ่ม เชื่อมต่อและส่งออก ให้คลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace
  2. คลิก ตกลง
    กล่องโต้ตอบแสดงความคืบหน้าของการทำข้อมูลให้ตรงกันจะเปิดขึ้น เพื่อแสดงให้คุณทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดาวน์โหลดจากไซต์ SharePoint ไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint
  3. เมื่อการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิก เปิดพื้นที่ทำงาน หรือ ปิด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การทำข้อมูลเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์ SharePoint

พื้นที่ทำงาน SharePoint จะได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint โดยอัตโนมัติ ดังต่อไปนี้

  • การปรับปรุงทั้งหมดที่คุณทำในพื้นที่ทำงาน SharePoint จะถูกส่งไปยังไซต์ SharePoint ทันทีเมื่อคุณบันทึกการปรับปรุงนั้น
  • เนื้อหาทั้งหมดในพื้นที่ทำงาน SharePoint และไซต์ SharePoint จะได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันโดยอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที โดยไม่คำนึงว่าจะมีการปรับปรุงเกิดขึ้นหรือไม่

คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพื่อทำให้เนื้อหาของคุณมีข้อมูลที่ตรงกันอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากกรอบเวลาสำหรับการปรับปรุงที่เกิดขึ้นบนไซต์ SharePoint คือ 10 นาที ทำให้ในบางครั้งคุณอาจต้องการดำเนินการทำข้อมูลให้ตรงกันด้วยตนเอง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเนื้อหาล่าสุด

คุณสามารถทำข้อมูลของรายการใดรายการหนึ่งหรือไลบรารีใดไลบรารีหนึ่งให้ตรงกัน หรือทำข้อมูลของรายการและไลบรารีทั้งหมดในพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันได้ในคราวเดียวก็ได้

การทำข้อมูลแต่ละรายการหรือไลบรารีให้ตรงกัน

  1. คลิกรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันในบานหน้าต่างเนื้อหา
  2. บนแท็บ ทำข้อมูลให้ตรงกัน ให้คลิก ทำข้อมูลให้ตรงกัน แล้วคลิก ทำข้อมูลเครื่องมือให้ตรงกัน

คำสั่ง ทำข้อมูลเครื่องมือให้ตรงกัน

แถบสถานะจะรายงานความคืบหน้าของการทำข้อมูลให้ตรงกัน

การทำข้อมูลรายการและไลบรารีทั้งหมดในพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกัน

  • บนแท็บ ทำข้อมูลให้ตรงกัน ให้คลิก ทำข้อมูลให้ตรงกัน แล้วคลิก ทำข้อมูลพื้นที่ทำงานให้ตรงกัน

แถบสถานะจะรายงานความคืบหน้าของการทำข้อมูลให้ตรงกัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การนำทางไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint

การนำทางไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint ในแถบเปิดใช้

คุณสามารถไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint ใดๆ ที่คุณสร้างไว้ได้ด้วยการเปิดพื้นที่ทำงานนั้นในแถบเปิดใช้

  1. เริ่มพื้นที่ทำงาน SharePoint
  2. ในแถบเปิดใช้ ให้คลิกแท็บ หน้าแรก
  3. คลิกสองครั้งที่ชื่อพื้นที่ทำงาน SharePoint เพื่อเปิดพื้นที่ทำงานนั้น

พื้นที่ทำงาน SharePoint ในแถบเปิดใช้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การนำทางไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint ในระบบแฟ้มของคุณ

คุณสามารถนำทางไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint ของคุณในระบบแฟ้มได้โดยตรง

ถ้าคุณใช้ Windows Vista หรือรุ่นที่ใหม่กว่า พื้นที่ทำงานของคุณจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Workspaces ในโฟลเดอร์โปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณ

ถ้าคุณใช้ Windows XP พื้นที่ทำงานของคุณจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Workspaces ในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน

การเปิดโฟลเดอร์ Workspaces จะเป็นการเริ่มต้น SharePoint Workspace ขึ้นโดยอัตโนมัติ ถ้าพื้นที่ทำงานนี้ยังไม่ได้ทำงานอยู่ Workspaces จะแสดงในรายการด้วยไอคอนเดียวกันกับในแถบเปิดใช้

พื้นที่ทำงาน Share Point Workspace 2010 จะปรากฏในโฟลเดอร์นี้ในระบบแฟ้มของคุณ

 หมายเหตุ   เฉพาะพื้นที่ทำงาน 2010 SharePoint หรือ Groove เท่านั้นที่จะแสดงในรายการ นอกจากนี้ พื้นที่ทำงาน SharePoint จะแสดงขึ้นก็ต่อเมื่อมีไลบรารีเอกสารอย่างน้อยหนึ่งไลบรารี และพื้นที่ทำงาน Groove จะแสดงขึ้นก็ต่อเมื่อมีเครื่องมือจัดการเอกสารอย่างน้อยหนึ่งเครื่องมือเท่านั้น

เปิด "โฟลเดอร์" พื้นที่ทำงานใดๆ เพื่อดูรายการของเครื่องมือจัดการเอกสารทั้งหมดในพื้นที่ทำงานนั้น

พื้นที่ทำงาน SharePoint Workspace 2010

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างพื้นที่ทำงาน Groove

คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน Groove ใหม่ในแถบเปิดใช้ได้

  1. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก สร้าง แล้วคลิก พื้นที่ทำงาน Groove
  2. พิมพ์ชื่อพื้นที่ทำงาน
  3. คลิก สร้าง

SharePoint Workspace จะสร้างพื้นที่ทำงาน Groove และแสดงชื่อคุณเป็นสมาชิกเริ่มต้นที่มีบทบาทเป็น ผู้จัดการ ขณะนี้คุณสามารถเพิ่มหรือปรับปรุงเครื่องมือพื้นที่ทำงาน และเชิญผู้อื่นให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมในพื้นที่ทำงาน Groove

เมื่อต้องการเชิญบางคนให้เข้าร่วมในพื้นที่ทำงาน Groove คุณสามารถดำเนินการได้ดังต่อไปนี้

  1. เปิดพื้นที่ทำงาน
  2. ในบานหน้าต่าง สมาชิก ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับในกล่อง เชิญเข้าร่วมพื้นที่ทำงาน แล้วคลิก ไป

การเชิญเข้าร่วมพื้นที่ทำงานผ่านที่อยู่อีเมล

 หมายเหตุ   ถ้าบุคคลที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมนั้นเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงาน Groove อื่นหรืออยู่ในรายการที่ติดต่อของคุณอยู่แล้ว คุณสามารถค้นหาบุคคลนั้นได้อย่างรวดเร็วด้วยการพิมพ์อักษรสองสามตัวแรกของชื่อพวกเขาลงในกล่อง

  1. ในกล่อง ส่งการเชิญ ให้คลิก เชิญ

กล่องโต้ตอบ ส่งการเชิญ

เมื่อคุณส่งการเชิญ ผู้รับจะต้องเปิดและยอมรับการเชิญนั้น จากนั้น คุณจะได้รับข้อความ "ยืนยันการยอมรับ"

เมื่อคุณยืนยันการยอมรับ พื้นที่ทำงานจะถูกส่งไปยังคอมพิวเตอร์ของสมาชิกใหม่ สมาชิกใหม่รายนั้นจะถูกเพิ่มลงในรายชื่อสมาชิกในพื้นที่ทำงาน

สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการส่งการเชิญ ให้ดูที่ การเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมพื้นที่ทำงาน Groove

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Workspace 2010