ภาพรวม: พื้นที่ทำงาน SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 ทำให้คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานได้สามชนิดดังนี้

  • พื้นที่ทำงาน SharePoint
  • พื้นที่ทำงาน Groove
  • โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

ในบทความนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

พื้นที่ทำงาน SharePoint

ด้วยพื้นที่ทำงานชนิดนี้ คุณสามารถสร้างสำเนาไซต์ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ

SharePoint Workspace คือสำเนาไซต์ SharePoint ส่วนตัวของคุณ หรือรายการและไลบรารีที่คุณเลือกเพื่อทำให้เป็นแบบออฟไลน์และทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์นั้น พื้นที่ทำงานจะมีเฉพาะคุณเท่านั้นที่เป็นสมาชิก คุณสามารถใช้การปรับปรุงเนื้อหาร่วมกันกับผู้ใช้ SharePoint รายอื่นๆ ได้ด้วยการทำข้อมูลพื้นที่ทำงานให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถรับการปรับปรุงเนื้อหาที่ผู้ใช้ SharePoint อื่นๆ ดำเนินการกับไซต์ SharePoint ดังกล่าวได้ด้วยการทำข้อมูลพื้นที่ทำงานให้ตรงกัน

หรืออีกนัยหนึ่งคือ พื้นที่ทำงาน SharePoint จะอนุญาตให้คุณเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ SharePoint เมื่อใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณหรือไม่

เหตุใดต้องสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint

เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint คือเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลไซต์ SharePoint ของคุณได้ในขณะที่คุณไม่สามารถเข้าถึงเครือข่ายของคุณ หรือในขณะที่คุณออฟไลน์อยู่

นอกจากนี้ ผู้ใช้หลายคนอาจชอบคุณลักษณะและบรรยากาศการทำงานในพื้นที่ทำงาน SharePoint มากกว่าที่พบในการทำงานโดยตรงบนไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์ ตัวอย่างเช่น พื้นที่ทำงาน SharePoint ทำให้คุณสามารถนำทางระหว่างรายการและไลบรารีได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสลับระหว่างรายการและไลบรารีเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกเมาส์ ซึ่งจะเป็นการหลีกเลี่ยงการโหลดเว็บเพจได้ด้วย ถ้าคุณใช้งานเนื้อหาที่มาจากหลายไซต์ SharePoint คุณอาจดาวน์โหลดเนื้อหานี้ไว้ในพื้นที่ทำงาน SharePoint จำนวนหนึ่ง แล้วจึงจัดระเบียบเนื้อหาเหล่านั้นบนแถบเปิดใช้ SharePoint Workspace สำหรับการเข้าถึงด่วนได้

และข้อสุดท้าย ผู้ใช้จำนวนมากอาจพบว่าพวกเขาชื่นชอบคุณลักษณะการใช้งานต่างๆ ที่ครบครันที่มีอยู่ในพื้นที่ทำงาน SharePoint และชื่นชมกับความเรียบง่ายในการดำเนินการกิจกรรมมาตรฐานหลายๆ อย่าง เช่น การแก้ไขหรือเพิ่มรายการหรือแฟ้มใหม่ลงในรายการและไลบรารีต่างๆ

วิธีต่างๆ ในการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint

คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ได้โดยตรงจากไซต์ SharePoint ด้วยการคลิกเมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace นี่อาจเป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสูงสุดในการสร้างพื้นที่ทำงานในกรณีที่จุดเริ่มต้นคือไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการคัดลอกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณยังสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ได้จากแถบเปิดใช้ SharePoint Workspace หรือจากมุมมอง Backstage ในกรณีนี้คุณจะต้องรู้ที่อยู่เว็บของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการ และคุณอาจจำเป็นต้องระบุข้อมูลประจำตัวของไซต์ SharePoint ด้วย

ตัวเลือกการดาวน์โหลดในพื้นที่ทำงาน SharePoint

เมื่อคุณสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint เป็นครั้งแรก การตั้งค่าดาวน์โหลดเริ่มต้นจะถูกตั้งค่าให้ดาวน์โหลดรายการทั้งหมดจากรายการและไลบรารีทั้งหมดที่ได้รับการสนับสนุนบนไซต์ SharePoint ที่เลือก ในกรณีของไลบรารีเอกสาร คุณสามารถดาวน์โหลดเนื้อหารายการในพื้นที่ทำงาน SharePoint ได้ด้วยการเปิดเอกสารหรือใช้ตัวเลือก ดาวน์โหลดเนื้อหา บนแท็บ ทำข้อมูลให้ตรงกัน

คุณสามารถเลือกกำหนดค่าการดาวน์โหลดเพื่อให้ดึงเฉพาะข้อมูลจากรายการและไลบรารีที่เลือกเท่านั้น การดำเนินการดาวน์โหลดที่เลือกจะช่วยให้คุณมีตัวเลือกในการเลื่อนการดาวน์โหลดข้อมูลจากรายการและไลบรารีอื่นๆ จนกว่าคุณจะต้องการใช้เนื้อหาดังกล่าว รายการและไลบรารีจะยังคงปรากฏในพื้นที่ทำงาน SharePoint แต่แทนที่จะแสดงข้อมูลในรายการ คุณจะเห็นตัวเลือกให้ดาวน์โหลดข้อมูลนั้นในทันที หรือให้ไปยังรายการหรือไลบรารีบนไซต์ SharePoint

เกี่ยวกับการใช้รายการภายนอกใน SharePoint Workspace

รายการ SharePoint บางรายการถูกสร้างขึ้นผ่านทางโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Business Connectivity Services (BCS) เมื่อคุณสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint รายการเหล่านี้จะแสดงในบานหน้าต่างเนื้อหาภายใต้ "รายการภายนอก" เมื่อถูกจัดเรียงตาม ชนิด

เกี่ยวกับชนิดเนื้อหาที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

SharePoint Workspace ไม่สนับสนุนการดาวน์โหลดเนื้อหาจากรายการและไลบรารี SharePoint ทุกชนิดลงในพื้นที่ทำงาน SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถดาวน์โหลดเนื้อหาจากแบบสำรวจ หรือ Wiki ได้ เมื่อคุณสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ชนิดเนื้อหาเหล่านี้จะแสดงรายการในแผงเนื้อหา Workspace ภายใต้หัวข้อ มีอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ พื้นที่ทำงาน SharePoint จะให้ตัวเลือกสำหรับ เปิดรายการในเบราว์เซอร์

เกี่ยวกับการทำเนื้อหาให้ตรงกันระหว่างพื้นที่ทำงาน SharePoint กับไซต์ SharePoint ที่สอดคล้องกัน

พื้นที่ทำงาน SharePoint คือสำเนาของเนื้อหาที่เก็บในไซต์ SharePoint บนเซิร์ฟเวอร์ในเวลาจริง ดังนั้น การปรับปรุงที่คุณทำกับเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน SharePoint ก็จะมีผลต่อรุ่นของเซิร์ฟเวอร์เมื่อมีการทำข้อมูลพื้นที่ทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ให้ตรงกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการในพื้นที่ทำงาน SharePoint จะมีการลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการดังกล่าวบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย ในทำนองเดียวกัน ถ้ามีการลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการบนเซิร์ฟเวอร์ รายการดังกล่าวก็จะถูกลบหรือถูกเปลี่ยนชื่อในพื้นที่ทำงาน SharePoint ด้วย

เกี่ยวกับการลบพื้นที่ทำงาน SharePoint

การลบพื้นที่ทำงาน SharePoint ออกจากแถบใช้งานจะมีผลเพียงแค่เอาสำเนาของไซต์ SharePoint ที่อยู่ภายในเครื่องออกเท่านั้น ไม่ได้มีผลต่อเนื้อหาที่เก็บอยู่ในไซต์ SharePoint บนเซิร์ฟเวอร์ หรืออีกนัยหนึ่ง การลบพื้นที่ทำงาน SharePoint ไม่ได้เป็นการลบเนื้อหาที่ดาวน์โหลดจากเซิร์ฟเวอร์มาไว้ในพื้นที่ทำงาน หลังจากลบพื้นที่ทำงาน SharePoint แล้ว คุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ใหม่โดยอ้างอิงจากไซต์ SharePoint ที่เหมือนกันทุกประการได้ถ้าต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

พื้นที่ทำงาน Groove

พื้นที่ทำงานชนิดนี้เป็นพื้นที่ทำงานดั้งเดิมที่พัฒนาขึ้นสำหรับ Microsoft Office Groove ก่อนที่ชื่อผลิตภัณฑ์จะเปลี่ยนเป็น SharePoint Workspace

ด้วยชนิดพื้นที่ทำงานนี้ กลุ่มหรือองค์กรที่มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดียวกันจะสามารถแบ่งปันความคิดเห็นและทำงานร่วมกันได้ โดยทั่วไปพื้นที่ทำงาน Groove จะมี "สมาชิก" มากกว่าหนึ่งคน ซึ่งก็คือคนที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานผ่านทางการเชิญ เนื้อหาของพื้นที่ทำงานมีความไดนามิกสูง สมาชิกทั้งหมดที่ออนไลน์อยู่ในปัจจุบันจะเห็นการปรับปรุงที่พวกเขาหรือสมาชิกอื่นๆ เพิ่มขึ้นโดยทันที คุณและสมาชิกอื่นๆ จะสามารถส่งและรับการปรับปรุงได้เมื่อคุณออนไลน์

พื้นที่ทำงาน Groove ทำให้สมาชิกสามารถทำงานด้วยเครื่องมือใช้งานเฉพาะด้านที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจัดการประชุมประจำสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับการพัฒนากลยุทธ์ทางการตลาด กิจกรรมที่ดำเนินการอาจเกี่ยวข้องกับการสร้างวันครบกำหนด มอบหมายงาน และตรวจทานงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมนี้ สมาชิกพื้นที่ทำงานอาจประกาศแฟ้มใน เครื่องมือเอกสาร หารือประเด็นหารือต่างๆ ใน เครื่องมือการอภิปราย แล้วช่วยกันสร้างวาระการประชุมโดยใช้ เครื่องมือปฏิทิน สมาชิกทั้งหมดที่กำลังออนไลน์อยู่ในพื้นที่ทำงานในเวลาเดียวกันสามารถโต้ตอบกันได้โดยใช้การสนทนาในเวลาจริง หรือแม้แต่คุยกันโดยใช้การสนทนาเสียง (ถ้าคอมพิวเตอร์ของพวกเขามีคอมโพเนนต์เสียงที่จำเป็น)

เครื่องมือรายการ จะใช้งานควบคู่กับ Microsoft Office InfoPath เพื่อสร้างเครื่องมือแบบกำหนดเองที่จะเพิ่มไปยังพื้นที่ทำงาน ความซับซ้อนและคุณลักษณะในเครื่องมือแบบกำหนดเองนั้นสามารถแตกต่างกันได้อย่างหลากหลาย ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะขึ้นอยู่กับทักษะและวิสัยทัศน์ของผู้ออกแบบเครื่องมือ InfoPath ไม่ว่าจะเป็นผู้ออกแบบคนใดก็สามารถสร้างเครื่องมือง่ายๆ ที่ประกอบไปด้วยการป้อนข้อมูล และเขตข้อมูลค่านำเข้าที่หลากหลายให้อยู่ในฟอร์มได้

ข้อจำกัดของพื้นที่ทำงาน Groove

แม้ว่าจะไม่มีข้อจำกัดที่ชัดเจนเกี่ยวกับขนาดของพื้นที่การทำงาน แต่เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด เราขอแนะนำให้จำกัดขนาดของพื้นที่ทำงานไว้ที่ 2 กิกะไบต์หรือน้อยกว่านั้น คุณสามารถแสดงคุณสมบัติพื้นที่ทำงาน เพื่อดูขนาดของพื้นที่ทำงานปัจจุบันได้

 หมายเหตุ    SharePoint Workspace ไม่สามารถส่งพื้นที่ทำงาน Groove ที่มีขนาดเกิน 2 กิกะไบต์ไปให้กับผู้ได้รับเชิญรายใหม่ได้ ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

นอกจากพื้นที่ทำงาน Groove แล้ว คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันในระบบแฟ้มของคุณได้ พื้นที่ทำงานชนิดนี้ทำให้คุณสามารถใช้เนื้อหาของโฟลเดอร์ในระบบแฟ้ม Windows ของคุณร่วมกันกับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่คุณมีบัญชีผู้ใช้อยู่ได้ และสามารถใช้ร่วมกันกับผู้ใช้ SharePoint Workspace อื่นๆ ได้ด้วยการเชิญ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2010