การเชิญบุคคลอื่นเข้าใช้เวิร์กสเปซใน SharePoint Workspace 2010

คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมใช้เวิร์กสเปซของ Groove ในฐานะสมาชิกใหม่ได้โดยการส่งการเชิญเข้าใช้เวิร์กสเปซ

ในหัวข้อนี้



การสร้างการเชิญเข้าใช้เวิร์กสเปซ

เมื่อต้องการเชิญบุคคลอื่นเข้าใช้เวิร์กสเปซของ Groove ให้ทำดังนี้

  1. ไปที่เวิร์กสเปซ
  2. ในบานหน้าต่าง สมาชิก ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้รับในกล่อง เชิญเข้าใช้เวิร์กสเปซ

แสดง รายละเอียดการกำหนดที่อยู่การเชิญ

เมื่อคุณพิมพ์ชื่อ SharePoint Workspace จะค้นหาที่ติดต่อที่ตรงกับอักษรที่คุณกำลังพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกที่ติดต่อจากเมนูดรอปดาวน์ ซึ่งจะมีที่ติดต่อทั้งหมดที่บัญชีผู้ใช้ของคุณรู้จัก ซึ่งได้แก่ที่ติดต่อที่คุณเพิ่มลงในรายการส่วนบุคคลของคุณในแถบเปิดใช้ และที่ติดต่อที่เป็นสมาชิกของเวิร์กสเปซอื่น

ถ้า SharePoint Workspace ไม่พบรายการที่ตรงกันกับชื่อที่คุณพิมพ์ คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ค้นหาที่ติดต่อ

คลิก เพิ่มเติม เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการเพิ่มหรือการค้นหาผู้รับในกล่องโต้ตอบ เพิ่มผู้รับ

  1. คลิก ไป เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ส่งการเชิญ
  2. กำหนดบทบาทให้กับผู้รับจากรายการแบบดรอปดาวน์

แสดง รายละเอียด

ถ้าคุณกำลังเชิญที่ติดต่อหลายรายและต้องการกำหนดบทบาทที่แตกต่างกันสำหรับที่ติดต่อแต่ละราย คุณจะต้องส่งการเชิญสำหรับแต่ละบทบาทแยกกัน

นอกจากนี้ คุณจะสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ถูกเชิญได้เฉพาะบทบาทที่กำหนดให้กับคุณเท่านั้น (ผู้เข้าร่วมสามารถกำหนดได้เฉพาะบทบาท "ผู้เข้าร่วม" และ ผู้เยี่ยมชมสามารถกำหนดได้เฉพาะบทบาท "ผู้เยี่ยมชม") ยกเว้นในกรณีที่คุณเป็น ผู้จัดการ ในเวิร์กสเปซ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เกี่ยวกับบทบาทและสิทธิ์

  1. ถ้าคุณต้องการยืนยันการยอมรับการเชิญของผู้ถูกเชิญ ให้เลือก ต้องการการยืนยันการยอมรับ

 หมายเหตุ    ฟีเจอร์นี้จะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติสำหรับการเชิญทั้งหมดที่ส่งทางอีเมล

  1. และคุณสามารถเพิ่มข้อความได้ตามต้องการ
  2. คลิก เชิญ เพื่อส่งการเชิญ

SharePoint Workspace จะดำเนินการต่อไปนี้โดยขึ้นอยู่กับชนิดของผู้รับที่คุณเลือก

  • สำหรับที่ติดต่อ SharePoint Workspace นั้น SharePoint Workspace จะส่งการเชิญเป็นข้อความ SharePoint Workspace
  • สำหรับที่อยู่อีเมล SharePoint Workspace จะส่งการเชิญเป็นข้อความอีเมลพร้อมไฟล์ที่แนบมาผ่านทาง Microsoft Outlook

ข้อความจะมีคำแนะนำทั้งสำหรับผู้ที่มี SharePoint Workspace อยู่แล้ว และผู้ที่ยังไม่มี SharePoint Workspace สำหรับผู้ที่มี SharePoint Workspace อยู่แล้ว ให้คลิกลิงก์ในข้อความที่เปิดการเชิญ ส่วนผู้ที่ยังไม่มี SharePoint Workspace ให้คลิกลิงก์อีกลิงก์หนึ่งซึ่งจะไปยังหน้าการดาวน์โหลด SharePoint Workspace เมื่อผู้รับอีเมลติดตั้งและเริ่มต้น SharePoint Workspace แล้ว การเชิญเข้าใช้เวิร์กสเปซควรจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ถ้าการเชิญไม่เปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ผู้รับสามารถกลับไปยังข้อความอีเมลและเปิดไฟล์ที่แนบมาเพื่อตอบกลับการเชิญได้

การเชิญทั้งหมดที่ส่งทางอีเมลกำหนดให้ผู้ส่งต้อง ยืนยันการยอมรับ ก่อนที่เวิร์กสเปซจะถูกส่งไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้รับ

 หมายเหตุ    ถ้าคุณไม่มีไคลเอ็นต์อีเมลของ Microsoft Outlook จะมีการแสดงข้อความแจ้งให้คุณทราบว่าคุณไม่สามารถส่งการเชิญโดยใช้ฟีเจอร์นี้ได้ ข้อความนี้จะอธิบายกระบวนการเชิญทางอีเมลอื่น เช่น คัดลอกการเชิญไปยังคลิปบอร์ด แล้ววางการเชิญนั้นลงในไคลเอ็นต์การส่งข้อความหรือไคลเอ็นต์อีเมลอื่น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เกี่ยวกับการแจ้งเตือนการเชิญ

เมื่อคุณส่งการเชิญ SharePoint Workspace จะแจ้งให้คุณทราบความคืบหน้าโดยประกาศการแจ้งเตือน

 หมายเหตุ    สำหรับผู้รับทางอีเมล คุณจะไม่เห็นการแจ้งเตือนความคืบหน้าจนกว่าผู้รับจะเปิดไฟล์ที่แนบมา ในตารางด้านล่าง การแจ้งเตือนแรกที่คุณอาจได้รับคือ "กำลังเชิญผู้ถูกเชิญ: เปิดแล้ว กำลังรอการตอบกลับ..."

ตารางด้านล่างจะสรุปการแจ้งเตือนความคืบหน้าของการเชิญ ดังนี้

การแจ้งให้ทราบ ความหมาย
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": กำลังรอส่ง... SharePoint Workspace ยังไม่สามารถส่งการเชิญได้ คอมพิวเตอร์ของผู้ส่งอาจออฟไลน์ หรืออาจไม่มีการเชื่อมต่อเครือข่ายหรือการเชื่อมต่อบริการรีเลย์ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": กำลังส่ง เสร็จสมบูรณ์แล้ว %... SharePoint Workspace กำลังส่งการเชิญไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ถูกเชิญหรือไปยังบริการรีเลย์ (ถ้าคอมพิวเตอร์ของผู้ถูกเชิญออฟไลน์อยู่)
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": ส่งแล้ว กำลังรอการนำส่ง... การเชิญถูกส่งออกจากคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งแล้ว และจะนำส่งถ้าผู้ถูกเชิญออนไลน์อยู่ ถ้าผู้ถูกเชิญออฟไลน์ การเชิญจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังบริการรีเลย์
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": นำส่งแล้ว กำลังรอให้ผู้ถูกเชิญเปิด... การเชิญได้ไปถึงคอมพิวเตอร์ของผู้ถูกเชิญแล้ว
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": เปิดแล้ว กำลังรอการตอบกลับ... ผู้ถูกเชิญได้เปิดการเชิญ และตอนนี้กำลังตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเชิญ
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": ยอมรับการเชิญแล้ว ผู้ถูกเชิญได้ยอมรับการเชิญแล้ว แต่ SharePoint Workspace ยังไม่ได้ส่งเวิร์กสเปซ เนื่องจากผู้เชิญและสมาชิกรายอื่นทั้งหมดของเวิร์กสเปซออฟไลน์อยู่ โปรดสังเกตว่าถ้าผู้ถูกเชิญยอมรับการเชิญในขณะที่ผู้เชิญออฟไลน์ไปแล้ว SharePoint Workspace จะพยายามดาวน์โหลดเวิร์กสเปซจากสมาชิกรายอื่นที่กำลังออนไลน์อยู่ โดยจะเลือกดาวน์โหลดจากสมาชิกที่ออนไลน์อยู่แต่ไม่ได้ใช้งานเป็นอันดับแรก
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": ยอมรับการเชิญแล้ว: กำลังส่งเวิร์กสเปซ เสร็จสมบูรณ์ %... ผู้ถูกเชิญได้ยอมรับการเชิญและกำลังส่งเวิร์กสเปซอยู่ในขณะนี้
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": ส่งเวิร์กสเปซแล้ว กำลังรอการนำส่ง... เวิร์กสเปซได้ถูกส่งออกจากคอมพิวเตอร์ของผู้เชิญแล้ว โดยผู้ถูกเชิญกำลังรับเวิร์กสเปซอยู่
กำลังเชิญ "ผู้ถูกเชิญ": นำส่งเวิร์กสเปซแล้ว! นำส่งเวิร์กสเปซให้แก่ผู้ถูกเชิญเป็นผลสำเร็จแล้ว

 หมายเหตุ    ถ้าผู้ถูกเชิญออฟไลน์ก่อนที่จะได้รับเวิร์กสเปซทั้งหมด เวิร์กสเปซจะถูกส่งไปยังบริการรีเลย์ และเมื่อผู้ถูกเชิญกลับมาออนไลน์ในครั้งถัดไป เวิร์กสเปซนั้นจะถูกกำหนดเส้นทางจากบริการรีเลย์มายังคอมพิวเตอร์ของผู้ถูกเชิญ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การยืนยันการยอมรับการเชิญ

การกำหนดให้ต้องมีการยืนยันการยอมรับมีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัย โดยช่วยให้คุณมีโอกาสตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของผู้รับแต่ละรายก่อนที่คุณจะส่งเวิร์กสเปซ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ เมื่อมีข้อความที่แสดงว่าผู้รับยอมรับการเชิญของคุณ SharePoint Workspace จะแสดงการแจ้งเตือนเพื่อพร้อมท์ให้คุณยืนยันการเชิญ

ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันการยอมรับ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้ แล้วคลิก ยืนยัน

  • คลิก จาก เพื่อเปิดที่ติดต่อของผู้รับเพื่อ ตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัว ก่อนที่จะส่งเวิร์กสเปซ
  • รวมข้อความที่จะส่งเมื่อคุณยืนยันหรือปฏิเสธการยอมรับ
 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Workspace 2010