แชร์เอกสารหรือโฟลเดอร์ใน OneDrive for Business

เอกสารและโฟลเดอร์ที่คุณเก็บไว้ใน OneDrive for Business จะเป็นแบบส่วนตัวจนกว่าคุณจะตัดสินใจแชร์เอกสารและโฟลเดอร์ดังกล่าว เมื่อคุณแชร์เอกสารและโฟลเดอร์ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้บุคคลอื่นสามารถแก้ไขเอกสารและโฟลเดอร์เหล่านั้นหรือเพียงแค่ดูเท่านั้นก็ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแชร์เอกสารหรือโฟลเดอร์ในไลบรารีไซต์ได้ด้วย

 หมายเหตุ    ถ้าคุณกำลังใช้ Office 365 คุณอาจสามารถแชร์เอกสารกับผู้ใช้ภายนอก (บุคคลที่ไม่ได้อยู่บนเครือข่ายของคุณ) ได้ด้วยการเชิญพวกเขาในฐานะ “ผู้เยี่ยมชม” หรือด้วยการสร้างแล้วโพสต์ลิงก์ของผู้เยี่ยมชม สำหรับรายละเอียด ให้ดูที่ การแชร์ไซต์หรือเอกสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด


แชร์เอกสาร

  1. ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 หรือ SharePoint 2013 แล้วเลือก OneDrive ที่ด้านบนของหน้าเพื่อไปยังไลบรารี OneDrive for Business ของคุณ
  2. คลิกที่จุดไข่ปลา (...) ที่อยู่ถัดจากเอกสารเพื่อเปิดหน้าต่างคำบรรยายของเอกสาร แล้วคลิก แชร์ รูปภาพต่อไปนี้แสดงหน้าต่างคำบรรยายที่เปิดไว้สำหรับเอกสาร "คดีความปี 2556"
    เริ่มการแชร์เอกสารในไลบรารี SharePoint
  3. ในกล่องโต้ตอบ แชร์ บนแท็บ เชิญบุคคล ให้พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลในองค์กรของคุณ หรือพิมพ์ ทุกคน

คุณอาจต้องพิมพ์ตัวอักษรเพียงไม่กี่ตัวก่อนที่จะเห็นบุคคลที่คุณต้องการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชื่อนั้นๆ เลือกบุคคลเพื่อเพิ่มลงในกล่องการเชิญ
 เชิญบุคคลบนเครือข่ายของคุณให้แชร์เอกสาร

  1. เลือกว่าคุณต้องการให้สิทธิ์การแก้ไขหรือเฉพาะสิทธิ์การดูแก่ผู้ถูกเชิญ
  2. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์ข้อความซึ่งจะถูกรวมไว้ในอีเมลที่จะส่งไปยังผู้ถูกเชิญทุกคนได้
    อีเมลมีลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์
  3. ถ้าคุณไม่ต้องการส่งอีเมล ให้คลิก แสดงตัวเลือก แล้วยกเลิกการเลือก ส่งคำเชิญทางอีเมล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แชร์โฟลเดอร์

เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ เท่ากับว่าคุณแชร์รายการทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ การแชร์โฟลเดอร์เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแชร์เอกสารจำนวนมากกับบุคคลอื่นในครั้งเดียว อีกทั้งยังช่วยคุณในกรณีที่เกิดปัญหาเกี่ยวกับการแชร์เอกสารทีละเอกสารด้วย

  1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่
  2. ทำตามขั้นตอนเดียวกันกับที่อธิบายไว้ข้างต้นสำหรับการแชร์เอกสาร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แชร์เอกสารกับ "ทุกคน"

บางครั้งคุณอาจมีเอกสารที่คุณเพียงแค่ต้องการทำให้พร้อมใช้งานได้สำหรับทุกคนในองค์กรของคุณ บางทีคุณอาจมีเอกสารรีวิวผลิตภัณฑ์หรือเอกสารการอ้างอิงทั่วไปอื่นๆ

วิธีแชร์เอกสารกับทุกคนสามารถทำได้สองวิธีดังนี้

  • วางเอกสารในโฟลเดอร์ "แชร์กับทุกคน" ของคุณ
    โฟลเดอร์แชร์กับทุกคนใน OneDrive for Business
  • เชิญ "ทุกคน" โดยใช้กล่องโต้ตอบ แชร์ ทำตามขั้นตอนเดียวกันกับที่อธิบายไว้ข้างต้นสำหรับการแชร์เอกสาร

สิ่งที่แตกต่างกันคืออะไร การใช้โฟลเดอร์ "แชร์กับทุกคน" สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เพียงลากเอกสารมาไว้ในโฟลเดอร์ "แชร์กับทุกคน" ของคุณ หรือสร้างเอกสารใหม่ในโฟลเดอร์นี้ ก็เสร็จเรียบร้อย อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์นี้จะมีสิทธิ์ดูได้อย่างเดียวเท่านั้น

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดก็คือกล่องโต้ตอบ แชร์ จะช่วยให้คุณสามารถเลือก "ทุกคนยกเว้นผู้ใช้ภายนอก" ได้ ถ้าองค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้การแชร์ภายนอก การแชร์กับ "ทุกคน" จะรวมถึงผู้ใช้ภายนอกซึ่งเป็นบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณที่คุณหรือบุคคลอื่นในองค์กรเคยเชิญให้พวกเขาแชร์เอกสารในฐานะผู้เยี่ยมชม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บุคคลอื่นจะค้นหาเอกสารที่ฉันแชร์กับทุกคนได้อย่างไร

เอกสารที่คุณแชร์กับทุกคนไม่ได้ปรากฏในมุมมอง แชร์กับฉัน ของพวกเขาใน OneDrive for Business เพราะเหตุใด ให้พิจารณาว่าอาจมีการแชร์เอกสารนับร้อยหรือไม่ก็นับพันรายการให้กับทุกคน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กรของคุณ นอกจากนี้ คุณอาจไม่ต้องการส่งอีเมลพร้อมกับการเชิญของคุณไปให้ทุกคนในองค์กรด้วย

อย่างไรก็ตาม บุคคลอื่นๆ สามารถค้นหาเอกสารเหล่านี้ได้ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

  • การติดตามลิงก์ในอีเมลที่คุณส่งให้พวกเขาโดยตรง คุณสามารถค้นหา URL เว็บของเอกสารได้ในคำบรรยายของเอกสาร
     URL เว็บของเอกสาร
    คัดลอกและวาง URL ลงในอีเมลซึ่งส่งถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการแจ้งให้ทราบ
  • การใช้กล่อง ค้นหา ใน OneDrive for Business ในตัวอย่างนี้ ดวงรัตน์ สุพิทยาภรณ์ได้ค้นหาด้วยคำสำคัญว่า "คดีความ" เพื่อค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องที่มีการแชร์ร่วมกับเธอภายในองค์กร

     คำสำคัญในการค้นหาสำหรับการค้นหาเอกสารที่บุคคลอื่นได้แชร์กับคุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ดูว่าคุณกำลังแชร์เอกสารกับใครบ้าง

  • เลือกเอกสารที่คุณสนใจ แล้วคลิก ไฟล์ > แชร์กับ
    ดูบุคคลที่คุณกำลังแชร์เอกสารด้วย

    หน้าต่าง แชร์กับ จะแสดงรายชื่อทั้งหมดของบุคคลที่กำลังแชร์เอกสารนี้อยู่

    แท็บ แชร์กับ ในกล่องโต้ตอบ แชร์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

หยุดการแชร์เอกสารหรือโฟลเดอร์

คุณสามารถหยุดการแชร์เอกสารหรือโฟลเดอร์กับทุกคนหรือเฉพาะบุคคลที่คุณเลือกได้

  1. เลือกเอกสารหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการหยุดการแชร์ จากนั้นคลิก ไฟล์ > แชร์กับ
  2. ในหน้าต่าง แชร์กับ คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากบุคคลที่คุณต้องการหยุดการแชร์ด้วย แล้วคลิก หยุดการแชร์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Small Business Premium, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, ผู้ดูแลระบบ Office 365 Enterprise, ผู้ดูแลระบบ Office 365 Midsize Business, ผู้ดูแลระบบ Office 365 Small Business, เว็บไซต์ SharePoint Online