บทนำสู่ชุดเอกสาร

คุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารด้วยชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร ซึ่งเป็นชนิดเนื้อหาแบบใหม่ ชุดเอกสารคือกลุ่มของเอกสารที่เกี่ยวข้องกันซึ่งสามารถสร้างได้ในขั้นตอนเดียว และจากนั้นก็จะสามารถจัดการได้เหมือนกับเป็นเอนทิตีเดียว

ในบทความนี้


ชุดเอกสารคืออะไร

เมื่อทำงานในโครงการต่างๆ คนส่วนใหญ่มักจะสร้างเอกสารขึ้นมามากมายหลายชุด โครงการจำนวนมากจะจัดทำเอกสารขึ้นมาหนึ่งชุดซึ่งมีหลายเอกสารที่เกี่ยวข้องกันอยู่ ในบางกรณี ชุดเอกสารนี้อาจเป็นผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ หรือ “ผลที่ได้” ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพอาจจัดทำคู่มือประกอบการขายขึ้นตามการร้องขอข้อเสนอที่ได้รับจากผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าในแต่ละครั้ง เป็นต้น ในกรณีอื่นๆ ชุดเอกสารชุดนี้อาจเป็นข้อมูลชนิดต่างๆ ที่สนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ขึ้น และให้ผลลัพธ์เป็นการสร้างหรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์อย่างอื่น ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตอาจจัดทำชุดเอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ การทดสอบ และการคิดค้นสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ที่บริษัทผลิตขึ้น

เอกสารเหล่านี้อาจจัดทำขึ้นพร้อมๆ กัน หรือเป็นระยะๆ โดยบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคน และอาจเกี่ยวข้องกับเอกสารที่มีรูปแบบแฟ้มที่แตกต่างกัน (เช่น เอกสาร Word, งานนำเสนอ PowerPoint, ไดอะแกรม Visio, แฟ้ม Excel หรืออื่นๆ)

องค์กรที่ต้องการสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารที่สอดคล้องกันจะสามารถกำหนดค่าชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร ซึ่งเป็นชนิดเนื้อหาแบบใหม่สำหรับผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารที่พวกเขาสร้างขึ้นโดยทั่วไปได้ ชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร เป็นชนิดเนื้อหาแบบใช้โฟลเดอร์ที่จะจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องกันหลายๆ ชุดไว้ในมุมมองเดียว โดยจะสามารถทำงานและจัดการเอกสารเหล่านั้นได้เหมือนกับเป็นเอนทิตีเดียว

เมื่อเพิ่มชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร ลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้จะสามารถสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารได้ด้วยการคลิก สร้างเอกสาร บน Ribbon ภายในไลบรารี

คำสั่ง ชุดเอกสาร บนเมนู สร้างเอกสาร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ความสามารถของชุดเอกสาร

ชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร มีความสามารถหลายอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารให้เป็นผลสำเร็จได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณกำลังกำหนดค่าชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร คุณสามารถดำเนินการสิ่งต่อไปนี้ได้

  • ระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาตภายในชุดเอกสารนั้น (ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสาร รูปภาพ เสียง หรือวิดีโอ)
  • ระบุเอกสารเริ่มต้นที่คุณต้องการให้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในแต่ละครั้งที่สร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารขึ้น คุณสามารถแมปเอกสารเริ่มต้นไปยังชนิดเนื้อหาที่อนุญาตได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณมีแม่แบบมาตรฐานที่คุณใช้สำหรับเอกสารต่างๆ เช่น สัญญา หรือถ้าคุณมีแม่แบบที่มีตราสินค้าซึ่งคุณใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารเฉพาะ คุณสามารถอัปโหลดแม่แบบเหล่านี้เมื่อคุณกำหนดค่าชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร ได้
  • ระบุ Metadata ที่ใช้ร่วมกันที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันกับเอกสารทั้งหมดในชุด
  • กำหนดเพจยินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสารเองที่จะแสดงขึ้นในแต่ละอินสแตนซ์ของผลิตภัณฑ์งานที่สร้างขึ้นจากชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร เพจยินดีต้อนรับนี้เป็นเพจของ Web Part ที่สามารถตั้งค่าให้แสดงข้อมูลหรือทรัพยากรของโครงการเพื่อช่วยสมาชิกในทีมที่กำลังทำงานกับชุดเอกสาร (เช่น เส้นเวลาของโครงการ การเชื่อมโยงไปยังทรัพยากร เป็นต้น)
  • กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานสำหรับชุดเอกสาร คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การตรวจทานหรือการอนุมัติแบบมาตรฐานกับชุดเอกสารได้ นอกจากนั้น องค์กรของคุณยังสามารถพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองสำหรับชุดเอกสารโดยใช้การกระทำ 4 อย่างของเวิร์กโฟลว์ ชุดเอกสาร ที่มีอยู่ใน Microsoft SharePoint Designer 2010 ได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การกระทำของเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint Designer 2010: คู่มืออ้างอิงที่เข้าใจง่าย

หลังจากที่กำหนดค่าและเพิ่มชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร ลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้ไซต์ที่กำลังสร้างและจัดการเอกสารต่างๆ ในชุดเอกสารชุดใดชุดหนึ่งจะสามารถใช้คุณลักษณะการจัดการเอกสารที่คุ้นเคยอยู่แล้ว หรือคุณลักษณะพิเศษต่างๆ เช่นแท็บ จัดการ ของ Ribbon ชุดเอกสาร เมื่อทำงานกับเอกสารในชุดเอกสารได้

ผู้สร้างชุดเอกสารจะสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

  • สร้างผลิตภัณฑ์งานใหม่ที่มีหลายเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสั่ง สร้างเอกสาร ในไลบรารีเอกสาร
  • เก็บ Snapshot ประวัติรุ่นของคุณสมบัติปัจจุบัน และเอกสารต่างๆ ภายในชุดเอกสาร
  • เริ่มเวิร์กโฟลว์กับชุดเอกสารทั้งชุด หรือบางรายการภายในชุดเอกสาร เพื่อจัดการงานทั่วไป เช่น การตรวจทานหรือการอนุมัติ เป็นต้น
  • อีเมลการเชื่อมโยงไปยังชุดเอกสาร
  • ใช้คำสั่ง ส่งไปยัง เพื่อย้ายหรือคัดลอกชุดเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น (ปลายทางจะต้องได้รับการกำหนดค่าภายในการดูแลจากศูนย์กลาง)
  • จัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Server 2010