การเพิ่มแฟ้มอย่างน้อยหนึ่งแฟ้มลงในไลบรารี

คุณสามารถสร้างและจัดการเอกสาร กระดาษคำนวณ งานนำเสนอ และแฟ้มชนิดอื่นๆ ได้ในไลบรารี (ไลบรารี: ตำแหน่งบนไซต์ SharePoint ที่มีการจัดการคอลเลกชันของแฟ้ม ไลบรารีสามารถแสดงข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับแฟ้ม รวมถึงคุณสมบัติที่ผู้ใช้กำหนด) อย่างไรก็ตาม มีชนิดแฟ้มบางชนิดถูกบล็อกด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย

มีหลายวิธีในการเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสร้างแฟ้มใหม่ในไลบรารี เพิ่มแฟ้มที่มีอยู่ลงในไลบรารี หรือเพิ่มหลายๆ แฟ้มในคราวเดียว ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณได้ตั้งค่าไลบรารีของคุณให้รับอีเมล คุณจะสามารถเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารีด้วยการส่งแฟ้มเป็นสิ่งที่แนบไปกับข้อความอีเมลได้ด้วย



สร้างแฟ้มในไลบรารี

คุณสามารถสร้างแฟ้มใหม่จากภายในไลบรารีได้ ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 เช่น Microsoft Office Word 2007

ถ้าโปรแกรมที่คุณต้องการใช้เข้ากันไม่ได้ คุณยังคงสามารถเก็บแฟ้มและจัดการแฟ้มในไลบรารีได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถใช้คำสั่ง สร้าง เพื่อสร้างแฟ้มของคุณได้ก็ตาม คุณยังสามารถสร้างแฟ้มในโปรแกรมของคุณแล้วเพิ่มลงในไลบรารีในภายหลังได้

สำหรับไลบรารีรูปภาพ คุณต้องสร้างแฟ้มในโปรแกรมอื่น จากนั้นจึงเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ในไลบรารีรูปภาพหรือไลบรารีชนิดอื่นๆ ได้ถ้าไลบรารีของคุณไม่จำกัดการสร้างโฟลเดอร์

ชนิดของแฟ้มที่คุณสามารถสร้างได้นั้นขึ้นอยู่กับแม่แบบที่เจ้าของไซต์ของคุณหรือผู้ดูแลระบบกำหนดความสัมพันธ์ไว้กับไลบรารีนั้น ถ้าคุณต้องการสร้างชนิดแฟ้มเพิ่มเติมในไลบรารีของคุณ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของไซต์ของคุณ

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน Quick Launch

หากชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิก ชื่อไลบรารีของคุณ

  1. บนเมนู สร้าง ให้คลิกลูกศร แล้วคลิก สร้างชนิดแฟ้ม เช่น สร้างเอกสาร

ถ้าแม่แบบเพิ่มเติมเกี่ยวข้องกับไลบรารีของคุณ ตัวเลือกอื่นๆ จะปรากฏขึ้น เช่น สร้างแผ่นงาน หรือ สร้างสัญญา

 เคล็ดลับ   เมื่อต้องการสร้างแฟ้มที่ยึดตามแม่แบบเริ่มต้นสำหรับไลบรารี เพียงคลิก สร้าง

  1. เพิ่มข้อความและรายการอื่นๆ ที่คุณต้องการลงในแฟ้มของคุณ
  2. บันทึกแฟ้มแบบเดียวกับที่คุณเคยทำตามปกติด้วยการคลิกปุ่ม บันทึก หรือคำสั่ง บันทึก บนเมนู แฟ้ม แล้วตั้งชื่อให้กับแฟ้มของคุณ

เมื่อคุณบันทึกแฟ้ม แฟ้มนั้นจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีและปรากฏขึ้นในรายการแฟ้ม

  1. ถ้าคุณไม่เห็นแฟ้มของคุณในไลบรารี ให้ฟื้นฟูเบราว์เซอร์

 หมายเหตุ 

  • คุณอาจได้รับพร้อมท์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแฟ้มเมื่อคุณบันทึกแฟ้ม ขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกขอให้เลือกชนิดเนื้อหาของแฟ้มหรือใส่รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแฟ้ม
  • ถ้าคุณกำลังบันทึกแฟ้มลงในไลบรารีที่ต้องการให้แฟ้มถูกเช็คเอาท์ แฟ้มนั้นจะถูกเช็คเอาท์ไปยังคุณตั้งแต่เริ่มแรก คุณต้องเช็คอินแฟ้มก่อนที่บุคคลอื่นจะแก้ไขแฟ้มนั้นได้
  • ถ้าการอนุมัติเนื้อหาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับไลบรารีของคุณ แฟ้มของคุณอาจจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะให้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการดูแฟ้มในไลบรารีสามารถมองเห็นได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี

คุณสามารถเพิ่มแฟ้มใหม่ลงในไลบรารีหรือแทนที่แฟ้มที่มีอยู่ด้วยแฟ้มรุ่นที่มีการแก้ไขแล้วได้ ถ้าไลบรารีได้รับการกำหนดค่าให้ติดตามรุ่นของแฟ้ม คุณจะสามารถเพิ่มแฟ้มที่มีการแก้ไขแล้วเป็นรุ่นใหม่ได้ โดยจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติรุ่นของแฟ้มนั้น

ถ้าคุณต้องการอัปโหลดแฟ้มที่มีชื่อแฟ้มเดียวกับแฟ้มที่มีอยู่แล้วในไลบรารี และคุณไม่ต้องการแทนที่หรือเพิ่มแฟ้มรุ่นใหม่ที่มีอยู่ลงไป คุณต้องเปลี่ยนชื่อแฟ้มที่ซ้ำกันนั้นแฟ้มใดแฟ้มหนึ่ง

เมื่อคุณเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี คุณอาจจำเป็นต้องกรอกข้อมูลคุณสมบัติแฟ้ม โดยคุณสมบัติแฟ้มจะมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแฟ้ม เช่น คำอธิบายของแฟ้ม หรือคำสำคัญที่ใช้ช่วยให้บุคคลค้นหาได้ หรือคุณสมบัติอาจมีข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงกับองค์กรของคุณ เช่น ชื่อแผนก หรือหมายเลขโครงการ เป็นต้น

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน Quick Launch

หากชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิก ชื่อไลบรารีของคุณ

  1. บนเมนู อัปโหลด ให้คลิก อัปโหลดเอกสาร
  2. คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วเลือกแฟ้ม จากนั้นคลิก เปิด
  3. ถ้าคุณกำลังอัปโหลดรุ่นที่แก้ไขแล้วของแฟ้มที่มีอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ถ้าไลบรารีของคุณไม่ได้กำหนดค่าให้ติดตามรุ่นของแฟ้ม คุณสามารถแทนที่แฟ้มที่มีอยู่ด้วยแฟ้มที่มีการแก้ไขแล้วได้ ในส่วน อัปโหลดเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เขียนทับแฟ้มที่มีอยู่แล้วหรือไม่
    • ถ้าไลบรารีของคุณได้รับการกำหนดค่าให้ติดตามรุ่นของแฟ้ม คุณสามารถแทนที่แฟ้มที่มีอยู่ด้วยรุ่นใหม่โดยเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเอกสารได้ ในส่วน อัปโหลดเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เพิ่มรุ่นใหม่ให้กับแฟ้มที่มีอยู่หรือไม่
  4. คลิก ตกลง
  5. ถ้าปรากฏว่าฟอร์มต้องการร้องขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแฟ้ม ให้ใส่ข้อมูลลงในกล่องต่างๆ เช่น ชื่อเรื่อง เป็นต้น ดอกจันสีแดงจะปรากฏขึ้นถัดจากชื่อของแต่ละกล่องที่ต้องการข้อมูล กล่องอื่นๆ อาจปรากฏขึ้นหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับวิธีการที่ไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าและกลุ่มของคุณต้องการคุณสมบัติแบบกำหนดเองหรือไม่
  6. คลิก ตกลง
  7. ถ้าคุณไม่เห็นแฟ้มของคุณในไลบรารี ให้ฟื้นฟูเบราว์เซอร์

 หมายเหตุ 

  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดแฟ้มไปยังไลบรารีที่ต้องการให้กรอกคุณสมบัติแฟ้มบางอย่าง และคุณสมบัติเหล่านั้นสูญหายไป แฟ้มจะยังคงเช็คเอาท์ไปยังคุณ เมื่อคุณกรอกคุณสมบัติที่ต้องการแล้ว คุณจึงจะสามารถเช็คอินแฟ้มได้
  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดแฟ้มไปยังไลบรารีที่ต้องการให้แฟ้มถูกเช็คเอาท์ แฟ้มนั้นจะเช็คเอาท์ไปยังคุณตั้งแต่เริ่มแรก คุณต้องเช็คอินแฟ้มก่อนที่บุคคลอื่นจะสามารถแก้ไขแฟ้มนั้นได้
  • ถ้าการอนุมัติเนื้อหาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับไลบรารีของคุณ แฟ้มของคุณอาจต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่ทุกคนที่มีสิทธิ์แสดงแฟ้มในไลบรารีจะสามารถมองเห็นได้
  • ในไลบรารีเพจ Wiki คุณสามารถสร้างเพจ Wiki ใหม่ได้ แต่คุณจะไม่สามารถอัปโหลดแฟ้มที่มีอยู่ได้

 เคล็ดลับ   ถ้าคุณกำลังอัปโหลดรุ่นใหม่ของแฟ้ม ให้ลองพิมพ์ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในรุ่นนี้เพื่อให้คุณสามารถติดตามประวัติของแฟ้มได้อย่างง่ายดายขึ้น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มแฟ้มหลายแฟ้มลงในไลบรารี

ถ้าคุณติดตั้งโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services แล้ว ตัวเลือกในการอัปโหลดแฟ้มหลายแฟ้มจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกลูกศรบนเมนู อัปโหลด ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณได้ติดตั้ง ระบบ Microsoft Office 2007 ตัวเลือก อัปโหลดหลายเอกสาร จะปรากฏขึ้น ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือก อัปโหลดหลายเอกสาร ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน Quick Launch

หากชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิก ชื่อไลบรารีของคุณ

  1. ในเมนูการกระทำ เมนูการดำเนินการ คลิก เปิดด้วย Windows Explorer
  1. ในหน้าต่าง Windows Explorer ที่ปรากฏขึ้น ให้เรียกดูแฟ้มที่คุณต้องการอัปโหลด แล้วเลือกแฟ้มเหล่านั้น
  2. คลิกขวาที่แฟ้มใดแฟ้มหนึ่ง แล้วคลิก คัดลอก บนเมนูทางลัด
  3. คลิกปุ่ม ย้อนกลับ จนกระทั่งคุณกลับไปยังไลบรารี
  4. คลิกขวาที่พื้นที่ว่างในหน้าต่างโฟลเดอร์ แล้วคลิกวาง ในเมนูทางลัด
  1. ปิด Windows Explorer
  1. ถ้าคุณไม่เห็นแฟ้มของคุณในไลบรารี ให้ฟื้นฟูเบราว์เซอร์

 หมายเหตุ   

 หมายเหตุ 

  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดรูปภาพหลายรูปภาพไปยังไลบรารีรูปภาพ โปรแกรมแก้ไขรูปที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services เช่น Microsoft Office Picture Manager อาจจะเปิดขึ้น ให้ทำตามคำแนะนำในโปรแกรมแก้ไขรูปสำหรับการเลือกแฟ้มหลายแฟ้มและการอัปโหลดรูปเหล่านั้น ถ้าคุณกำลังอัปโหลดรูปภาพหลายรูปภาพ โปรแกรมแก้ไขรูปอาจพร้อมท์คุณ ถ้าแฟ้มที่คุณกำลังอัปโหลดมีชื่อเดียวกันกับแฟ้มที่มีอยู่ในไลบรารี
  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดแฟ้มไปยังไลบรารีที่ต้องการให้กรอกคุณสมบัติแฟ้มบางอย่าง และคุณสมบัติเหล่านั้นสูญหายไป แฟ้มจะยังคงเช็คเอาท์ไปยังคุณ เมื่อคุณกรอกคุณสมบัติที่ต้องการแล้ว คุณจึงจะสามารถเช็คอินแฟ้มได้
  • ถ้าคุณกำลังอัปโหลดแฟ้มไปยังไลบรารีที่ต้องการให้แฟ้มถูกเช็คเอาท์ แฟ้มนั้นจะเช็คเอาท์ไปยังคุณตั้งแต่เริ่มแรก คุณจำเป็นต้องเช็คอินแฟ้มก่อนที่บุคคลอื่นจะสามารถแก้ไขแฟ้มนั้นได้
  • ถ้าการอนุมัติเนื้อหาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับไลบรารีของคุณ แฟ้มของคุณอาจต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่ทุกคนที่มีสิทธิ์แสดงแฟ้มในไลบรารีจะสามารถมองเห็นได้
  • ในไลบรารีเพจ Wiki คุณสามารถสร้างเพจ Wiki ใหม่ได้ แต่คุณจะไม่สามารถอัปโหลดแฟ้มที่มีอยู่ได้

 เคล็ดลับ   คุณยังสามารถลากแฟ้มต่างๆ จากหน้าต่าง Explorer อื่น เช่น Windows Explorer หรือ My Documents ไปยังไซต์ SharePoint ที่แสดงใน Windows Explorer ได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มแฟ้มลงในไลบรารีด้วยการส่งอีเมล

ก่อนที่คุณจะสามารถส่งอีเมลไปยังไลบรารีได้ คุณจำเป็นต้องทราบว่าไลบรารีถูกตั้งค่าให้รับอีเมลหรือไม่ แล้วจึงรับที่อยู่

  1. ทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้เพื่อรับที่อยู่อีเมลสำหรับไลบรารี
    • ค้นหาในสมุดรายชื่อของโปรแกรมอีเมลของคุณ ถ้าไม่มีที่อยู่อีเมลอยู่ในนั้น คุณจำเป็นต้องรับที่อยู่อีเมลจากบุคคลที่ตั้งค่าไลบรารี หลังจากนั้น คุณจึงจะสามารถเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายในภายหลัง
    • แสดงคำอธิบายของไลบรารีซึ่งจะปรากฏติดกับด้านล่างชื่อเรื่องของไลบรารี เจ้าของไซต์ของคุณอาจได้เพิ่มที่อยู่อีเมลของไลบรารีลงในคำอธิบายแล้ว
    • แสดงการตั้งค่าอีเมลสำหรับไลบรารี ถ้าที่อยู่อีเมลไม่ปรากฏขึ้นในคำอธิบายของไลบรารีและคุณมีสิทธิ์ในการแสดงการตั้งค่าไลบรารี
      1. หากไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก ชื่อไลบรารีใน Quick Launch

หากชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิก ชื่อไลบรารีของคุณ

ในเมนู การตั้งค่า เมนูการตั้งค่า คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  1. ถ้าไลบรารีถูกเปิดใช้งานให้รับอีเมล ที่อยู่จะปรากฏขึ้นภายใต้ ข้อมูลรายการ ที่อยู่ติดกับ ที่อยู่อีเมล
  1. ในโปรแกรมอีเมลของคุณ ให้แนบแฟ้ม เช่น เอกสารหรือแผ่นงาน ไปกับข้อความอีเมล
  2. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้ใส่ที่อยู่ของไลบรารี ถ้ากลุ่ม SharePoint ของคุณมีไลบรารีอยู่แล้ว ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของกลุ่ม SharePoint แทน
  3. การส่งข้อความในโปรแกรมประยุกต์อีเมลส่วนมาก คุณสามารถคลิก ส่ง เพื่อส่งข้อความได้ทันที
  1. ถ้าคุณไม่เห็นแฟ้มของคุณในไลบรารี ให้ฟื้นฟูเบราว์เซอร์

อาจต้องใช้เวลาสักครู่กว่าที่แฟ้มของคุณจะปรากฏขึ้น ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0