6 สิงหาคม 2550

Agnieszka Girling

คุณอาจคิดว่า PowerPoint เป็นวิธีที่ง่ายและดีที่สุดในการนำเสนองานและสื่อสารความคิด (ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นเช่นนั้น) แต่คอลัมนิสต์ประจำสัปดาห์นี้ คุณ Agnieszka Girling อธิบายว่า ถ้าคุณ "กำลังออกแบบอาร์กิวเมนต์" คุณต้องใช้มากกว่าตารางและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในการที่จะทำให้ผู้ชม "เข้าใจ" สิ่งต่างๆ ตามที่คุณต้องการจริงๆ

ฉันไม่ทราบว่าคุณคิดอย่างไร แต่ฉันเป็นผู้ใช้ที่ใช้ประโยชน์จาก Microsoft PowerPoint ได้อย่างมากมาย ไม่ใช่เพราะว่าฉันรักโปรแกรมนี้มากหรอกนะ แม้ว่าฉันจะรักมันก็ตาม  แต่เป็นเพราะงานส่วนใหญ่ของฉันต้องเกี่ยวข้องกับการพัฒนาและสื่อสารการวิเคราะห์ธุรกิจหรือการวิเคราะห์ทางเทคนิคที่ซับซ้อน และฉันก็พบว่า PowerPoint เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ช่วยให้ฉันทำงานของฉันได้เป็นอย่างดี

PowerPoint ได้กลายมาเป็นรูปแบบที่เป็นที่ยอมรับสำหรับการสื่อสารความคิด การสร้างแผนงานโครงการ ตลอดจนทุกสิ่งนอกเหนือจากนี้ และไม่ใช่เฉพาะที่ Microsoft เท่านั้น ดูเหมือนว่าโลกนี้ได้รับเอา PowerPoint มาใช้เป็นเครื่องมือในการส่งข้อความ จนบางครั้งก็มากเกินไป (เช่น เมื่อซีอีโอในบริษัทของคุณมาปรากฎตัวในปาร์ตี้วันคริสต์มาสพร้อมกับข้อความสุขสันต์วันหยุดในรูปแบบ PPT หรือ PPTX) แต่นั่นไม่ใช่ประเด็น แม้ว่า PowerPoint จะช่วยให้คุณนำเสนอได้อย่างยอดเยี่ยม (เป็นส่วนใหญ่) แต่มันไม่ได้ถูกปรับให้เหมาะสมเพื่อช่วยในขั้นตอนแรกๆ ของการกำหนดลำดับงานนำเสนอ เช่น การออกแบบอาร์กิวเมนต์ และขั้นตอนดังกล่าวยังคงจำเป็นสำหรับการสร้างประเด็นที่น่าสนใจและช่วยนำสารของคุณไปยังผู้ชมได้อย่างแท้จริง

ก่อนที่ฉันจะเสนอความคิดเกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหา ขอให้ฉันได้อธิบายว่าเมื่อพูดถึง "การออกแบบอาร์กิวเมนต์" นั้นฉันหมายถึงอะไร สิ่งต่างๆ ต่อไปนี้เคยเกิดขึ้นกับคุณในขณะที่คุณกำลังนำเสนองานต่อผู้ชมของคุณบ้างหรือไม่

• ผู้คนถามคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเพิ่งจะพูดให้พวกเขาฟังไป (ซึ่งทำให้คุณต้องย้อนกลับไปกลับมา แสดงภาพนิ่งภาคผนวกให้พวกเขาดู และอาจทำให้คุณสูญเสียความต่อเนื่องในการนำเสนอ)
• คุณถูกถามคำถามที่ไม่คาดคิดมาก่อน ทำให้คุณต้องคิดว่า "ตายจริง! เราลืมคิดถึงเรื่องนี้ไปได้อย่างไร"
• ผู้ชมของคุณยังคงติดใจในประเด็นที่เป็น "เรื่องเล็กน้อย" เหลือเกิน และเป็นเรื่องยากที่จะนำพวกเขาเข้าสู่หัวข้อที่เป็นประเด็นหลักในการนำเสนอของคุณ
• ผู้ชมของคุณคาดหวังในสิ่งที่แตกต่างจากที่คุณกำลังนำเสนออยู่ ตัวอย่างเช่น ผู้ชมเข้าใจผิดเกี่ยวกับเรื่องที่คุณกำลังจะนำเสนอ (หรือ ... คุณอาจเข้าใจผิดในเรื่องที่คุณควรจะนำเสนอ)

สิ่งต่างๆ เหล่านี้แสดงถึงการขาดการออกแบบอาร์กิวเมนต์ที่ดีพอ และขัดจังหวะความต่อเนื่องของการนำเสนอ ถ้าคำตอบของคุณคือ ใช่ สำหรับกรณีใดกรณีหนึ่งข้างต้น คุณอาจต้องการความช่วยเหลือในการออกแบบอาร์กิวเมนต์ของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ฉะนั้นโปรดอ่านต่อไปเกี่ยวกับวิธีการที่จะช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์นี้

เราลองมาตรวจดูเครื่องมือที่แต่ละคนมี หรือไม่มี ในการพัฒนาอาร์กิวเมนต์ที่สมบูรณ์ ต่อไปนี้เป็นภาพนิ่ง 1 และภาพนิ่ง 2 ของแม่แบบ PowerPoint ทั่วไป โดยปกติแล้ว นี่คือสิ่งแรกที่คุณเห็นเมื่อสร้างงานนำเสนอ (แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะแสดงขึ้นมาในการออกแบบ เค้าโครง หรือชุดรูปแบบพื้นหลังที่แตกต่างกันก็ตาม)

ดูคุ้นเคยบ้างไหม สมมติว่าคุณทราบว่าคุณต้องการเรียกงานนำเสนอนี้ว่าอะไร คุณก็พิมพ์ลงไปโดยคิดว่าคุณจะย้อนกลับมาดูอีกครั้งในภายหลัง (เมื่อคุณมั่นใจมากขึ้นแล้วว่าคุณต้องการตั้งชื่อเรื่องว่าอะไร) และเมื่อคุณเพิ่มภาพนิ่งอื่นเข้ามา ก็จะมีกรอบในการเพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย (หรือแผนภูมิหรือตาราง) แต่นั่นไม่ได้ช่วยคุณคิดเกี่ยวกับลำดับงานนำเสนอที่ควรจะเป็นเลย ฉันไม่ได้พยายามจะวิพากษ์วิจารณ์ แต่ผู้คนส่วนใหญ่มักใช้กรอบการนำเสนอที่ไม่ได้เอื้อต่อการสร้างลำดับอาร์กิวเมนต์ที่สมบูรณ์ ภาพนิ่งที่ว่างเปล่าใช้เป็นเสมือนคอนเทนเนอร์ อย่างไรก็ตาม หน้าที่ของเราในฐานะผู้สร้างงานนำเสนอคือย้อนกลับไปหนึ่งขั้นตอนและ ออกแบบลำดับอาร์กิวเมนต์ ก่อนที่จะสร้างงานนำเสนอจริง (หรือเรียกว่า "การเติมคอนเทนเนอร์)" คุณควรคำนึงถึงขั้นตอนดังกล่าวว่าเป็นวิธีที่ช่วยให้แน่ใจว่างานนำเสนอจะมีความต่อเนื่องอย่างสมบูรณ์ คาดหมายคำถามล่วงหน้า และตอบคำถามได้ภายในเวลาอันสมควร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณนำเสนออาร์กิวเมนต์ที่ชัดเจน มีการสนับสนุนที่ดี และมีการพิจารณาอย่างรอบคอบ

ฉันได้ค้นพบความคิดเกี่ยวกับกระดานเรื่องราวของ PowerPoint (หรือที่เรียกว่า "ชุดการเขียน") โดยบังเอิญ จากประสบการณ์ส่วนตัวในการพยายามที่จะออกแบบลำดับอาร์กิวเมนต์ที่สมบูรณ์ แนวคิดนั้นง่ายมากจริงๆ เหมือนกับการที่ผู้กำกับภาพยนตร์พัฒนาภาพง่ายๆ เพื่อสื่อสารถึงการดำเนินไปอย่างต่อเนื่องของฉากต่างๆ ในทิศทางที่ชัดเจน ผู้สร้างงานนำเสนอก็สามารถใช้กระดานเรื่องราวเพื่อพัฒนาแผนงานง่ายๆ ที่จะนำไปสู่การนำเสนอที่มีประสิทธิภาพและชัดเจนได้เช่นกัน สิ่งเหล่านี้คือชุดการทำงานที่คุณสร้างขึ้นใน PowerPoint เพื่อแสดงวัตถุประสงค์ของคุณและวางแผนอาร์กิวเมนต์ของคุณก่อนที่จะเริ่มสร้างงานนำเสนอที่เป็นทางการ

ทุกอย่างเริ่มต้นเมื่อฉันทำงานในโครงการร่วมกับบริษัทวิจัยตลาดที่ได้รับการว่าจ้างมา ฉันตระหนักดีว่าในการปรับกิจกรรมของผู้วิจัยให้เหมาะสมนั้น ฉันต้องมีวิธีในการสื่อสารกับพวกเขาเกี่ยวกับผลลัพธ์สุดท้าย อย่างไรก็ตาม จุดนี้ทำให้ฉันตระหนักว่าฉันยังไม่มีผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจนอยู่ในใจ ฉันได้ลงมือศึกษาข้อมูลตลาดมากมายด้วยตัวเองเพื่อพยายามที่จะทำความเข้าใจโอกาสทางการตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ แต่ก็ไม่มีผลอะไรมากนัก การว่าจ้างผู้วิจัยมีผลดี (เมื่อมีบุคลากรเพิ่มขึ้น ก็ช่วยให้เราศึกษาข้อมูลได้มากขึ้น) แต่ต้องมีทิศทาง ความจำเป็นในการพัฒนาเครื่องมือเพื่อสื่อสารถึงผลลัพธ์ที่ต้องการเริ่มมีความชัดเจนมากขึ้นทั้งกับตัวฉันและผู้วิจัยที่ฉันทำงานด้วย และสิ่งสำคัญอีกอย่างที่ควรจำคือการมีเป้าหมายที่ชัดเจนในใจเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าคุณจะกำหนดทิศทางการสร้างงานนำเสนอของตนเองหรือของผู้อื่น นี่คือจุดเริ่มต้นที่เป็นที่มาของกระดานเรื่องราว PowerPoint ของเรา

ฉันเป็นผู้ใช้ที่หลงใหลในแท็บเล็ตพีซีเป็นอย่างมาก จึงใช้สไตลัสและแท็บเล็ตของฉันในการทำงาน อย่างไรก็ตาม ฉันเคยเห็นกระดานเรื่องราวมากมายที่ผู้อื่นพัฒนาโดยไม่ใช้แท็บเล็ตพีซีและก็ทำงานได้ดีเช่นกัน คุณเพียงใช้ปากกาและกระดาษหรือไวท์บอร์ดแล้วสแกนหรือถ่ายรูป หรือใช้ความสามารถที่มีอยู่แล้วใน PowerPoint เพื่ออธิบายชนิดของกราฟ แผนผัง ภาพหรือข้อความอื่นๆ ที่คุณคิดว่าจะรวมอยู่ในงานนำเสนอขั้นสุดท้าย หรือคุณเพียงใช้ Microsoft Paint หรือโปรแกรมวาดภาพอื่นๆ และวาง "การเขียน" ของคุณลงในชุดการเขียน จำไว้ว่าแนวคิดของชุดการเขียนคือการพัฒนากรอบงานอย่างรวดเร็วที่จะช่วยคุณวางโครงสร้างและสื่อสารถึงอาร์กิวเมนต์ของคุณ และเหตุผลที่ฉันระบุให้ใช้ Paint แทนที่จะใช้ Adobe Photoshop เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำ "การเขียน" ของคุณ ก็คือความง่ายในการใช้งาน

แทนที่จะแสดงกระดานเรื่องราวให้คุณดูทั้งหมด ขอให้ฉันยกตัวอย่างของภาพนิ่งการเขียนที่กลายมาเป็นภาพนิ่งที่ชัดเจนสำหรับงานนำเสนอขั้นสุดท้าย กระดานเรื่องราวเดียวนี้ได้ถูกวาดขึ้นเพื่ออธิบายถึงสุขภาพของระบบนิเวศน์สำหรับผลิตภัณฑ์ X (รายละเอียดเฉพาะผลิตภัณฑ์บางอย่างได้ถูกตัดออกเพื่อป้องกันข้อมูลที่มีความสำคัญต่อผลิตภัณฑ์)

ดูไม่เหมือนสักเท่าไหร่ใช่ไหม แต่กลไกนี้เองที่บังคับให้มีการอภิปรายเกี่ยวกับว่าลูกศรแสดงถึงความสัมพันธ์ที่ถูกต้องระหว่างผู้ให้คุณค่าต่างๆ หรือไม่ ทำให้เราพิจารณาถึงการวัดการเติบโต (ว่าจำนวนเงิน จำนวนลูกค้า หรือเปอร์เซ็นต์ส่วนแบ่งตลาดที่เราได้มาหรือเสียให้กับคู่แข่งเป็นดัชนีชี้วัดที่ถูกต้องหรือไม่) ทำให้เกิดการอภิปรายกันว่าเรากำหนดผู้ให้บริการโครงสร้างพื้นฐานและผู้ผลิตชิ้นส่วนต่างๆ ไว้อย่างไร ทำให้บทบาทของการโฆษณามีความชัดเจนมากขึ้น (ว่าการโฆษณาเป็นส่วนที่ไม่อาจแยกออกไปจากรูปแบบธุรกิจสำหรับผลิตภัณฑ์ X หรือเป็นเพียงสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกันซึ่งมีอยู่ทั่วไป) และทำให้เกิดคำถามขึ้นว่าเราควรทำอย่างไรกับแผนผังเมื่อเราสร้างขึ้นมาแล้ว ในเวลาต่อมา เราได้ตัดสินใจว่าเรื่องการเติบโตหรือการหดตัวในระบบนิเวศน์ของผลิตภัณฑ์ X จะช่วยให้เรามีความเข้าใจที่ลึกซึ้งเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจในอนาคต และจุดที่พันธมิตรธุรกิจของเราอาจประสบปัญหาความอยู่รอดและจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบธุรกิจของตนเอง

ต่อไปนี้เป็นหนึ่งในแผนผังจำนวนมากที่พัฒนามาจากภาพนิ่งการเขียนข้างต้น

การวิเคราะห์ที่ตามมานั้นใช้เวลาหลายสัปดาห์และใช้แหล่งข้อมูลจากหลายที่ในการทำให้เสร็จสมบูรณ์ แต่แผนผังการเขียนก็ให้แนวทางได้ดีเสมอ และเป็นตัวจุดประกายการอภิปรายที่เป็นประโยชน์มากมาย

คุณควรจำไว้ว่าการออกแบบอาร์กิวเมนต์ของคุณไม่ใช่สิ่งที่แน่นอนตายตัว ขณะที่ความคิดพัฒนาไป อาจทำให้แนวคิดของอาร์กิวเมนต์เปลี่ยนไปจากแนวคิดดั้งเดิมก็เป็นได้ ซึ่งนั่นก็เป็นสิ่งที่ยอมรับได้และเป็นไปตามความคาดหมาย อย่างไรก็ตาม การออกแบบอาร์กิวเมนต์ดั้งเดิมนับเป็นเครื่องมือสำคัญในการรวบรวมจุดประสงค์ของการทำงาน ช่วยลดการอภิปรายที่ไม่มีประสิทธิภาพได้ และช่วยให้มั่นใจว่าจะมีการอภิปรายที่มีประสิทธิภาพ

เกี่ยวกับผู้เขียน

Agnieszka Girling ทำงานในตำแหน่งหัวหน้านักวางแผนผลิตภัณฑ์ที่ Microsoft โดยก่อนหน้านี้ทำหน้าที่ผู้จัดการโปรแกรมกลุ่มใน Visual Studio คุณ Agnieszka เพิ่งจะเปลี่ยนบทบาทหน้าที่จากงานด้านเทคนิคมาเป็นงานที่เน้นในด้านธุรกิจ และทำงานเกี่ยวกับการกำหนดกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ Agnieszka เป็นผู้ที่มีความสนใจในเรื่องเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก รวมถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และแน่นอนที่สุด   แท็บเล็ตพีซี และ PowerPoint! เธอมีบุตรสองคนซึ่งชื่นชอบการวาดรูปบนแท็บเล็ตพีซี