การทำงานที่เร็วขึ้นด้วย Outlook 2007


การทำงานกับ Ribbon

เมื่อคุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนรายการใน Microsoft® Office Outlook® 2007 (ตัวอย่างเช่น ข้อความอีเมล ที่ติดต่อ หรือรายการปฏิทิน) คุณจะเห็นแถบที่ประกอบด้วยคำสั่งที่ทำงานอยู่ส่วนบนสุดของหน้าต่างสำหรับรายการนั้นๆ แถบนี้เรียกว่า Ribbon ทั้งนี้ Ribbon จะแบ่งเป็นแท็บ โดยแต่ละแท็บจะแทนงานชนิดใดชนิดหนึ่ง

บนแต่ละแท็บ คำสั่งต่างๆ ที่คุณมีแนวโน้มว่าจะต้องใช้สำหรับชุดงานหนึ่งๆ จะถูกจัดเรียงเป็นกลุ่มโดยแสดงอยู่บนหน้าจอและพร้อมที่จะใช้งาน

แทนที่ทุกคำสั่งจะพร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา บางคำสั่งจะปรากฏในลักษณะที่ตอบสนองต่อการกระทำของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแทรกหรือเลือกรูปภาพ เครื่องมือรูปภาพ จึงจะปรากฏขึ้นพร้อมด้วยคำสั่งต่างๆ เพื่อช่วยคุณจัดรูปแบบรูปภาพดังกล่าว

ซ่อน Ribbon

เมื่อต้องการซ่อน Ribbon ให้คลิกสองครั้งที่แท็บใดๆ ที่ใช้งานอยู่ คำสั่งจะหายไปชั่วคราว เมื่อต้องการแสดงคำสั่งอีกครั้ง ให้คลิกที่แท็บใดๆ หนึ่งครั้ง

การค้นหาและการตั้งค่าตัวเลือก Outlook

ตัวเลือกโปรแกรม Outlook

ตำแหน่งที่คุณตั้งค่าตัวเลือกทั้งหมดสำหรับ Outlook เช่น เวลาเตือนมาตรฐานสำหรับการนัดหมาย หรือตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นสำหรับการบันทึกข้อความที่ถูกส่ง จะไม่เปลี่ยนไป คุณยังคงคลิก ตัวเลือก บนเมนู เครื่องมือ จากภายในหน้าต่างหลัก Outlook และใช้กล่องโต้ตอบ ตัวเลือก

ตัวเลือกในการเขียนอีเมล

ใน Outlook 2007 ลักษณะการทำงานในการแก้ไขอีเมลจะยึดตาม Microsoft Office Word 2007 โดยคุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับตัวแก้ไขอีเมลในหน้าต่าง ตัวเลือกตัวแก้ไข เมื่อต้องการเปิดหน้าต่าง ตัวเลือกตัวแก้ไข ให้ใช้ปุ่ม ตัวเลือกตัวแก้ไข ตามที่แสดงในภาพ

คำสั่ง ตัวเลือกตัวแก้ไข สำหรับตัวเลือกตัวแก้ไขอีเมล (ซึ่งอยู่บนหน้าต่างที่คุณเห็นเมื่อคุณคลิกเมนู แฟ้ม ในข้อความอีเมลใหม่)

บรรยายภาพ 1 คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม
บรรยายภาพ 2 คลิก ตัวเลือกตัวแก้ไข

ตัวเลือกในการส่งอีเมล

เมื่อคุณส่งข้อความอีเมล คุณจะสามารถเลือกวิธีการส่งข้อความ คุณจะตั้งค่าชนิดของตัวเลือกเหล่านี้ได้จากแท็บ ตัวเลือก บน Ribbon สำหรับข้อความนั้น

ตรวจสอบการสะกดก่อนที่จะส่งอีเมล

  1. จากหน้าต่างหลัก Outlook บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก แล้วคลิกแท็บ การสะกด
  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจการสะกดก่อนที่จะส่งเสมอ
แถบเครื่องมือด่วน

ถ้าคุณใช้คำสั่งที่คุณใช้เป็นประจำได้ไม่รวดเร็วเท่าที่คุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มคำสั่งเหล่านั้นลงในแถบเครื่องมือด่วนซึ่งอยู่เหนือ Ribbon ได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้คำสั่ง แสดงสำเนาลับถึง เป็นประจำ และคุณไม่ต้องการคลิกแท็บ ตัวเลือกข้อความ เพื่อเข้าถึงคำสั่งดังกล่าว คุณสามารถเพิ่มปุ่ม แสดงสำเนาลับถึง ลงในแถบเครื่องมือด่วนได้

หมายเหตุ     คุณจะเห็นและใช้แถบเครื่องมือด่วนที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับพื้นที่ของ Outlook ที่คุณทำงานอยู่ ตัวอย่างเช่น การกำหนดเองที่คุณทำกับแถบเครื่องมือด่วนสำหรับข้อความที่คุณส่งจะไม่ปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วนสำหรับที่ติดต่อ

การกำหนดเองด่วน    

คุณสามารถทำการกำหนดแถบเครื่องมือด่วนเองได้หลายวิธี ดังนี้

  • คุณสามารถเพิ่มปุ่มลงในแถบเครื่องมือได้ด้วยการคลิกขวาปุ่มใดๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน
  • คุณสามารถคลิกคำสั่ง กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง ซึ่งปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกขวาที่ปุ่มใดๆ หรือเมื่อคุณคลิกลูกศรที่ส่วนปลายสุดของแถบเครื่องมือ ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้เลือกจากคำสั่งที่พร้อมใช้งาน
  • เมื่อต้องการย้ายแถบเครื่องมือไปยังแถวของแถบเครื่องมือนั้นเองใต้ Ribbon ให้คลิกลูกศรที่ส่วนปลายสุดของแถบเครื่องมือ แล้วคลิก วางแถบเครื่องมือด่วนด้านล่าง Ribbon เมื่อต้องการย้ายแถบเครื่องมือไปไว้เหนือริบบิ้น ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันแต่ให้คลิก วางแถบเครื่องมือด่วนเหนือ Ribbon

ลบปุ่มจากแถบเครื่องมือด่วน

  • คลิกขวาปุ่มบนแถบเครื่องมือ
  • คลิก เอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน
การส่งและการรับสิ่งที่แนบใน Outlook 2007 การส่งและการรับแฟ้มที่แนบมาใน Outlook 2007 เป็นเรื่องง่ายดายเหมือนเช่นเคย และอาจจะง่ายกว่าเสียด้วยซ้ำ เมื่อคุณรับแฟ้ม Microsoft Office หรือรูปภาพที่แนบมา คุณจะสามารถใช้ตัวแสดงตัวอย่างสิ่งที่แนบเพื่อแสดงตัวอย่างสิ่งที่แนบเหล่านั้นในบานหน้าต่างการอ่านของ Outlook ได้ ถ้าคุณต้องการส่งรูปภาพ Ribbon จะช่วยให้คุณส่งรูปภาพดังกล่าวตามลักษณะที่คุณต้องการ
รูปแบบแฟ้ม Office 2007

ใน Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007, Microsoft Office PowerPoint® 2007 และ Microsoft Office Access 2007 จะมีรูปแบบแฟ้มใหม่ โดย Outlook จะสนับสนุนการส่งและการรับแฟ้มที่ใช้รูปแบบใหม่นี้อย่างเต็มที่

ผู้ร่วมงานที่ใช้ Office รุ่น 2000 ถึง 2003 จะสามารถเปิดแฟ้ม 2007 ได้ ด้วยการติดตั้ง Compatibility Pack for Microsoft Office 2007 File Formats (Beta)ซึ่ง Microsoft มอบให้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

Compatibility Pack นี้จะเปิดได้เฉพาะแฟ้มที่สร้างด้วยโปรแกรมระบบ Office 2007 Beta 2 เท่านั้น จึงขอแนะนำให้จำกัดการใช้ชุดแพ็คดังกล่าวเฉพาะในกลุ่มผู้ใช้ที่ตระหนักและเข้าใจข้อจำกัดนี้

คุณจะไม่สามารถเปิดแฟ้ม .accdb ด้วย Access รุ่นใดๆ ยกเว้น Access 2007 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู มีอะไรใหม่ใน Microsoft Office Access 2007

แฟ้ม PDF และ XPS

ใน Microsoft Office รุ่น 2007 คุณสามารถบันทึก (แล้วส่ง) แฟ้มในรูปแบบ Portable Document Format (PDF) และ XML Paper Specification (XPS) ถ้าคุณส่งแฟ้ม PDF หรือ XPS เป็นสิ่งที่แนบ ผู้รับอาจต้องขอรับตัวอ่านหรือตัวแสดงเพื่ออ่านสิ่งที่แนบ

คุณสามารถบันทึกเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จากโปรแกรม ระบบ Microsoft Office 2007 เฉพาะเมื่อคุณติดตั้ง Add-in สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การเปิดใช้การสนับสนุนรูปแบบแฟ้มอื่น เช่น PDF และ XPS

ทรัพยากรเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่แนบ

เมื่อคุณเปิดสิ่งที่แนบ Microsoft Office Word สิ่งที่แนบนั้นจะเปิดโดยอัตโนมัติในมุมมอง Word ที่เรียกว่าโหมดการอ่าน ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานมาตรฐานนี้จากหน้าต่าง ตัวเลือกของ Word วิธีการมีดังนี้

  1. ใน Word 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Word
  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word ให้คลิก ปรับให้เป็นแบบส่วนตัว
  3. ภายใต้ ตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการทำงานกับ Word ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดสิ่งที่แนบมากับอีเมลในโหมดการอ่าน

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานกับสิ่งที่แนบ ให้ดูบทความเหล่านี้

คุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server หรือไม่

คุณลักษณะบางอย่างที่อธิบายไว้ในหลักสูตรนี้ เช่น ความสามารถในการเรียกคืนข้อความอีเมล กำหนดว่าคุณต้องใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล Microsoft Exchange Server 2000 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า เมื่อต้องการตรวจสอบว่าคุณกำลังใช้ Exchange Server หรือไม่ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนในบทความนี้

บัญชีผู้ใช้อีเมล Microsoft Exchange Server คืออะไร