การทำงานที่เร็วขึ้นด้วย PowerPoint 2007

 
 

การใช้ Ribbon

แท็บหลัก

แท็บเหล่านี้จะมองเห็นเสมอบน Ribbon

  • แท็บ หน้าแรก ใช้คัดลอก วาง เพิ่มภาพนิ่ง จัดรูปแบบข้อความและย่อหน้า ทำงานกับรูปร่าง ค้นหาและแทนที่ข้อความ
  • แท็บ แทรก ใช้แทรกภาพนิ่ง ตาราง รูปภาพ กราฟิก Microsoft® SmartArt™ แผนภูมิ รูปร่าง ภาพยนตร์ เสียง แฟ้มจากโปรแกรมอื่น และสิ่งอื่นๆ
  • แท็บ ออกแบบ ใช้การออกแบบพื้นหลัง สี แบบอักษร และลักษณะพิเศษกับงานนำเสนอทั้งหมด
  • แท็บ ภาพเคลื่อนไหว ใช้ภาพเคลื่อนไหวธรรมดาหรือที่กำหนดเองและการเปลี่ยนภาพนิ่ง
  • แท็บ การนำเสนอภาพนิ่ง ดำเนินการจัดเตรียมก่อนการนำเสนอ ไล่ดูภาพนิ่งทั้งหลาย ติดตั้งการนำเสนอที่กำหนดเอง บันทึกเสียงบรรยาย
  • แท็บ ตรวจทาน ตรวจการสะกด ใช้บริการค้นคว้าหรืออรรถาภิธาน เพิ่มข้อคิดเห็นในการตรวจทาน
  • แท็บ มุมมอง สลับไปยังมุมมองทั้งหมดรวมทั้งหน้าบันทึกย่อและมุมมองต้นแบบ แสดงเส้นตาราง จัดเรียงหน้าต่าง
แท็บบริบท

แท็บสีเหล่านี้จะปรากฏเมื่อคุณกำลังทำงานบางชนิด ตัวชี้ของคุณต้องอยู่ภายในองค์ประกอบที่แท็บสนับสนุน เช่น รูปภาพ ตัวอย่างแท็บเหล่านี้ ได้แก่

  • เครื่องมือการวาด (แท็บ รูปแบบ) ใช้สำหรับรูปร่าง ตัวยึด และกล่องข้อความ เปลี่ยนลักษณะ ตัวเลือกของรูปร่างและตำแหน่ง ใช้อักษรศิลป์และการจัดรูปแบบอื่นๆ กับข้อความ
  • เครื่องมือรูปภาพ (แท็บ รูปแบบ) ใช้สำหรับรูปภาพ เพิ่มลักษณะพิเศษ เช่น เงาหรือการเรืองแสง ครอบตัด บีบอัด และปรับขนาด
  • เครื่องมือ SmartArt (แท็บ ออกแบบ และ รูปแบบ) ใช้เปลี่ยนเค้าโครงสำหรับกราฟิก SmartArt เช่น แผนผังองค์กร และจัดรูปแบบรูปร่างแต่ละอันในกราฟิก

เครื่องมือที่คล้ายกันมีพร้อมให้ใช้งานสำหรับแผนภูมิ ตาราง ภาพยนตร์ และเสียง

ดูตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกลูกศรทแยงขนาดเล็ก ลูกศรสำหรับเปิดใช้กล่องโต้ตอบ ที่ด้านล่างขวาของกลุ่ม ลูกศรจะปรากฏเมื่อมีการเลือกบางอย่างบนภาพนิ่งที่คุณอาจต้องการตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ข้อความหรือตัวยึด
ดูที่แกลเลอรี คลิกลูกศรเลื่อนหรือปุ่ม เพิ่มเติมรูปปุ่ม ทางขวาของกลุ่มเพื่อดูแกลเลอรีเต็มของชุดรูปแบบ ลักษณะรูปร่าง สี แบบอักษร ลักษณะพิเศษการเคลื่อนไหว และอื่นๆ
ซ่อนคำสั่งบน Ribbon ชั่วคราว คลิกสองครั้งที่แท็บที่แสดงอยู่ปัจจุบัน เมื่อต้องการแสดง Ribbon แบบเต็มอีกครั้ง ให้คลิกแท็บใดๆ

กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

เพิ่มหรือเอาคำสั่งหรือปุ่มออก

เมื่อต้องการเพิ่มคำสั่งหรือปุ่ม ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คลิกลูกศรในส่วนท้ายด้านขวาของแถบเครื่องมือ และคลิกปุ่มใดๆ บนเมนูเพื่อเพิ่มลงในแถบเครื่องมือ คลิก คำสั่งเพิ่มเติม บนเมนูเดียวกันสำหรับปุ่มเพิ่มเติมและตัวเลือกคำสั่ง
  • บน Ribbon คลิกขวาที่ปุ่มหรือคำสั่งที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน

เมื่อต้องการเอาคำสั่งหรือปุ่มออกจากแถบเครื่องมือ

  • คลิกขวาที่คำสั่งหรือปุ่มบนแถบเครื่องมือ และคลิก เอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน
วางแถบเครื่องมือบนแถวของตัวแถบเครื่องมือเอง

คลิกลูกศรบนปลายด้านขวาของแถบเครื่องมือ และคลิก แสดงใต้ Ribbon หรือคลิกขวาที่ปุ่มหรือคำสั่งใดๆ บนแถบเครื่องมือ แล้วคลิก แสดงแถบเครื่องมือด่วนด้านล่าง Ribbon

เมื่อต้องการวางแถบเครื่องมือกลับไปไว้เหนือ Ribbon ให้คลิกลูกศรบนปลายด้านขวาของแถบเครื่องมือ หรือไม่ก็คลิกขวาที่ปุ่มหรือคำสั่งใดๆ บนแถบเครื่องมือ และคลิกตัวเลือกเพื่อย้ายแถบเครื่องมือไปไว้เหนือ Ribbon

ใช้แป้นพิมพ์ลัด

ใช้แป้นพิมพ์ลัดใหม่

เมื่อต้องการเข้าถึงแท็บ Ribbon แถบเครื่องมือด่วน และปุ่ม Microsoft Office โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

  1. กด ALT ป้ายเคล็ดลับแป้นพิมพ์จะแสดงบนแท็บ Ribbon แถบเครื่องมือด่วน และปุ่ม Microsoft Office
  2. กดตัวอักษรหรือตัวเลขที่คุณต้องการ ดังต่อไปนี้
    • กดแป้นสำหรับแท็บที่มีคำสั่งที่คุณต้องการ คุณจะเห็นป้ายเคล็ดลับแป้นพิมพ์สำหรับปุ่มทั้งหมดของแท็บนั้น จากนั้นกดแป้นของปุ่มที่คุณต้องการ
    • กดแป้นสำหรับปุ่มของแถบเครื่องมือด่วนที่คุณต้องการ สิ่งนี้จะเทียบเท่ากับการคลิกปุ่ม
    • กดแป้นสำหรับปุ่ม Microsoft Office เพื่อแสดงป้ายเคล็ดลับแป้นพิมพ์สำหรับตัวเลือกบนเมนูของปุ่ม จากนั้นกดแป้นที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการคำสั่งหรือเปิดแฟ้ม

สำหรับเนื้อหาแบบเต็มของแป้นพิมพ์ลัด ให้ดูหลักสูตรนี้ แป้นพิมพ์ลัดในระบบ Office 2007

ใช้แป้นพิมพ์ลัดเก่า

แป้นพิมพ์ลัดที่เริ่มต้นด้วยแป้น CTRL (CTRL+C, CTRL+V และอื่นๆ) ยังคงเหมือนเดิม ใช้แป้นพิมพ์ลัดเหล่านี้เหมือนที่คุณเคยใช้เสมอได้

แป้นพิมพ์ลัดเก่าที่เริ่มต้นด้วยแป้น ALT และเมนูและคำสั่งที่มีการเข้าถึงยังคงเหมือนเดิม อย่างไรก็ตามคุณต้องทราบลำดับต่อเนื่องทั้งหมดเพื่อใช้แป้นเหล่านั้น ไม่มีการบอกใบ้จากโปรแกรมเพื่อช่วยเหลือคุณ

คำสั่งแฟ้มและการตั้งค่าโปรแกรม

บันทึกแฟ้ม บน แถบเครื่องมือด่วน ให้คลิก บันทึกรูปปุ่ม
เลิกทำการกระทำ บน แถบเครื่องมือด่วน ให้คลิก เลิกทำรูปปุ่ม
สร้างงานนำเสนอใหม่หรือเปิดงานนำเสนอที่มีอยู่

คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม จากนั้น

  • คลิก สร้าง และเลือกจากหน้าต่าง งานนำเสนอใหม่
  • คลิก เปิด และเรียกดูแฟ้มที่คุณต้องการเปิด

เคล็ดลับ     คำสั่งเหล่านี้สามารถเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วนได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่คลิกลูกศรทางขวาของแถบเครื่องมือ และบนเมนูที่แสดงอยู่ ให้คลิก สร้าง หรือ เปิด

บันทึกแฟ้มภายใต้ชื่อใหม่ ในตำแหน่งที่ตั้งใหม่ หรือด้วยรูปแบบแฟ้มที่ระบุ คลิก ปุ่ม Microsoft Office คลิก บันทึกเป็น จากนั้นตั้งชื่อแฟ้ม เรียกดูไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น หรือเลือกรูปแบบแฟ้มอื่น
ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ และพิมพ์ คลิก ปุ่ม Microsoft Office ชี้ไปที่ พิมพ์ และคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เลือกชนิดของสิ่งที่จะพิมพ์ออกมาที่คุณต้องการในกล่อง สิ่งที่พิมพ์ คลิก ตัวเลือก และบนเมนูแบบหล่นลง ให้เลือกว่าจะพิมพ์เป็นสีหรือขาวดำ และแก้ไขหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
เปลี่ยนการตั้งค่าโปรแกรม เมื่อต้องการปิดหรือเปิดใช้งานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ ต้องการเลือกมุมมองเริ่มต้นหรือการตั้งค่าพิมพ์เริ่มต้น ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการจัดรูปแบบอัตโนมัติ และต้องการตั้งค่าตัวเลือกส่วนกลางอื่นๆ ของโปรแกรม ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office และบนเมนู ให้คลิก ตัวเลือกของ PowerPoint คลิกประเภทใดประเภทหนึ่งที่นั่นเพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าของ PowerPoint

รูปแบบแฟ้มใหม่

คุณประโยชน์ของรูปแบบใหม่

งานนำเสนอที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น     โค้ดฝังตัว ตัวอย่างเช่น วัตถุ OLE หรือโค้ด Microsoft Visual Basic® for Applications จะถูกเก็บในส่วนแยกต่างหากภายในแฟ้ม เพื่อที่จะสามารถถูกระบุได้อย่างง่ายดายสำหรับการประมวลผลแบบพิเศษ ผู้ดูแลระบบ IT สามารถบล็อกงานนำเสนอที่มีแมโครหรือตัวควบคุมที่ไม่ต้องการได้ ทำให้งานนำเสนอปลอดภัยสำหรับผู้ใช้ที่จะเปิด

แฟ้มที่มีขนาดลดลง     งานนำเสนอจะถูกบีบอัดโดยอัตโนมัติ  เล็กลงได้ถึง 75 เปอร์เซ็นต์ในบางกรณี

ความโปร่งใสและความปลอดภัยของข้อมูลที่ปรับปรุงขึ้น     งานนำเสนอสามารถใช้ร่วมกันได้อย่างมั่นใจเนื่องจากข้อมูลที่ใช้ระบุตัวบุคคลได้และข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ เช่น ชื่อผู้ใช้ ข้อคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เส้นทางแฟ้ม สามารถถูกระบุและเอาออกได้อย่างง่ายดาย

การกู้คืนแฟ้มที่เสียหายซึ่งได้รับการปรับปรุงแล้ว     การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นสัดส่วนซึ่งเป็นไปได้ในรูปแบบใหม่ทำให้แฟ้มสามารถถูกเปิดได้แม้ว่าองค์ประกอบภายในแฟ้มจะเสียหาย เช่น แผนภูมิหรือตาราง

การรวมที่ง่ายดายขึ้น     เนื้อหาที่เจาะจงภายในงานนำเสนอ เช่น แผนภูมิ ข้อคิดเห็น และ Metadata ของงานนำเสนอ จะใช้งานร่วมกันกับแฟ้มชนิดอื่นได้ง่ายขึ้น

ข้อกำหนดสำหรับการเปิดแฟ้ม PowerPoint 2007 ในรุ่นก่อนหน้า

ต่อไปนี้เป็นสรุปรายการซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการเพื่อเปิด แก้ไข และบันทึกแฟ้ม PowerPoint 2007 ใน PowerPoint รุ่นก่อนหน้า

  • ระบบปฏิบัติการ: Microsoft Windows® Server™ 2003, Windows XP หรือ Windows 2000 ที่มี Service Pack และการปรับปรุงล่าสุด
  • รุ่นของ PowerPoint: Microsoft Office PowerPoint® 2003, PowerPoint 2002 หรือ PowerPoint 2000
  • Office Service Pack และการปรับปรุงล่าสุด
  • Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel, and PowerPoint File Formats ซึ่ง Microsoft ให้ใช้ได้ฟรี
การบันทึกในรูปแบบใหม่หรือเก่า

สำหรับงานนำเสนอใหม่ PowerPoint 2007 จะใช้รูปแบบใหม่ คือ PowerPoint Presentation (*.pptx) (ตามที่ปรากฏในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น)

ถ้าคุณเปิดงานนำเสนอที่สร้างในรูปแบบเก่าแต่ต้องการบันทึกในรูปแบบใหม่ คุณต้องเลือกรูปแบบใหม่

เมื่อต้องการบันทึกงานนำเสนอในรูปแบบเก่าสำหรับผู้ที่ไม่มี PowerPoint 2007 หรือไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับเปิดแฟ้ม PowerPoint 2007

คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม คลิก บันทึกเป็น และในกล่อง บันทึกเป็นชนิด (ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น) ให้เลือก PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt)

คุณยังสามารถชี้ไปที่ บันทึกเป็น บนเมนู ปุ่ม Microsoft Office และคลิก งานนำเสนอ PowerPoint เพื่อบันทึกในรูปแบบแฟ้มใหม่ หรือไม่ก็คลิก งานนำเสนอ PowerPoint 97-2003 เพื่อบันทึกในรูปแบบเก่า

หมายเหตุ     สำหรับผู้ที่ใช้ PowerPoint 95 หรือรุ่นก่อนหน้า และผู้ที่ต้องทำงานกับงานนำเสนอ ให้บันทึกเป็นรูปแบบ PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt)

การทำงานกับตัวตรวจสอบความเข้ากันได้

องค์ประกอบของภาพนิ่งบางอย่างที่ถูกเพิ่มลงในงานนำเสนอเก่าเมื่อเปิดใน PowerPoint 2007 จะได้รับผลกระทบเมื่อคุณบันทึกเป็นรูปแบบเก่า ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะบอกคุณว่าองค์ประกอบเหล่านั้นมีอะไร

นอกจากนี้ตัวตรวจสอบความเข้ากันจะปรากฏขึ้นเมื่องานนำเสนอเก่าของคุณมีอักษรศิลป์ ลักษณะสามมิติ หรือลักษณะพิเศษเงา เนื่องจาก PowerPoint 2007 จะปรับรุ่นคุณลักษณะเหล่านี้โดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการดำเนินการต่อไปและบันทึกในรูปแบบเก่า ให้คลิก ทำต่อไป เมื่อต้องการบันทึกในรูปแบบอื่น ให้คลิก ยกเลิก และเลือกชนิดที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ซึ่งจะเปิดโดยอัตโนมัติ

องค์ประกอบของ PowerPoint 2007 ที่บันทึกเป็นรูปแบบเก่า

องค์ประกอบของ PowerPoint 2007 บางอย่างส่วนใหญ่จะแก้ไขไม่ได้เมื่อคุณบันทึกเป็นรูปแบบ PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) ตัวอย่างเช่น กราฟิก SmartArt หรือรูปร่างที่มีอักษรศิลป์เพิ่มลงไป เมื่อบันทึกในรูปแบบเก่าและเปิดใน PowerPoint รุ่นก่อนหน้า องค์ประกอบเหล่านี้จะทำงานเสมือนเป็นวัตถุเดียว ดังเช่นรูปภาพ คุณสามารถใช้ลักษณะพิเศษของรูปภาพกับองค์ประกอบเหล่านั้นได้ แต่ใช้การจัดรูปแบบรูปร่างหรืออักษรศิลป์ไม่ได้

ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดกับกราฟิก กราฟิกนั้นจะมีความสามารถในการแก้ไขของ PowerPoint 2007 ทั้งหมดเมื่องานนำเสนอถูกเปิดอีกครั้งใน PowerPoint 2007

แปลงงานนำเสนอเก่าโดยใช้คำสั่งแปลง

ขณะที่งานนำเสนอเปิดอยู่ใน PowerPoint 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม และคลิก แปลง

ข้อสำคัญ     คำสั่งนี้จะแปลงงานนำเสนอเก่าให้เป็นรูปแบบใหม่ ดังนั้นรุ่นในรูปแบบเก่าจะไม่มีอยู่อีกต่อไป

เมื่อต้องการดูนามสกุลแฟ้ม

ถ้าในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น คุณต้องการเห็นนามสกุลของแฟ้มถัดจากชนิดแฟ้ม

  • เปิด Windows Explorer บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์ บนแท็บ มุมมอง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก ซ่อนส่วนขยายสำหรับชนิดแฟ้มที่รู้จัก
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดแฟ้ม

PowerPoint 2007 มีชนิดแฟ้มเพิ่มเติมที่คุณสามารถเลือกเพื่อจะบันทึกงานนำเสนอได้

แม่แบบ     ถ้าคุณต้องการให้งานนำเสนอใช้เป็นแม่แบบที่งานนำเสนออื่นจะยึดตาม ให้คุณบันทึกเป็นแม่แบบแทนที่จะเป็นงานนำเสนอ รูปแบบเก่าของแม่แบบมีนามสกุล .pot รูปแบบใหม่มีนามสกุล .potx ทั้งสองรูปแบบพร้อมใช้งานได้ใน PowerPoint 2007

แฟ้มที่มีโค้ดหรือแมโคร     ในบรรดาชนิดแฟ้มใหม่ทั้งหลายมีงานนำเสนอซึ่งมีโค้ดหรือแมโคร ปัจจุบันคุณต้องบันทึกงานนำเสนอเหล่านั้นเป็น PowerPoint Macro-Enabled Presentation (.pptm)

ชุดรูปแบบ     ชนิดใหม่อีกชนิดหนึ่งเรียกว่า ชุดรูปแบบ ซึ่งก็คือ Office Theme (*.thmx) แฟ้มเหล่านี้มีแต่องค์ประกอบการออกแบบของงานนำเสนอเท่านั้น

มีรุ่น "รูปแบบเก่า" (นั่นคือ 97-2003) สำหรับชนิดแฟ้มหลักทั้งหมดใน PowerPoint 2007

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ บทนำสู่นามสกุลแฟ้มใหม่และรูปแบบ Office XML และสังเกตรายการในส่วน ดูเพิ่มเติม