การบันทึกและกู้คืนแฟ้มต่างๆ ของ Office โดยอัตโนมัติ

บางครั้งโปรแกรม Microsoft Office ปิดก่อนที่คุณจะสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังแฟ้มที่คุณกำลังทำงานอยู่ สาเหตุบางอย่างที่เป็นไปได้ ได้แก่

  • กระแสไฟตก
  • โปรแกรมอื่นทำให้ระบบของคุณไม่เสถียร
  • ตัวโปรแกรม Microsoft Office มีปัญหาเอง

แม้คุณไม่อาจป้องกันปัญหาเช่นนี้ได้เสมอไป แต่คุณก็สามารถใช้ขั้นตอนต่างๆ ป้องกันงานของคุณเมื่อโปรแกรม Office ปิดอย่างผิดปกติ

คุณต้องการทำสิ่งใด


ศึกษาวิธีทำงานของการกู้คืนอัตโนมัติและการบันทึกอัตโนมัติ

ตัวเลือก การกู้คืนอัตโนมัติ (ในโปรแกรม Microsoft Office ต่างๆ ได้แก่ Word, Excel, PowerPoint, Publisher และ Visio) และตัวเลือก การบันทึกอัตโนมัติ (ใน Microsoft Office Outlook) สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียงานในสองวิธี คือ

  • ข้อมูลของคุณได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติ     ถ้าคุณเปิดใช้งาน การกู้คืนอัตโนมัติ หรือ การบันทึกอัตโนมัติ แฟ้มของคุณ (เช่น เอกสาร Microsoft Office Word) หรือข้อมูล (เช่น ข้อความอีเมล Outlook) จะได้รับการบันทึกบ่อยเท่าที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ ดังนั้น ถ้าคุณทำงานเป็นระยะเวลานานแต่ลืมบันทึกแฟ้ม หรือถ้าไฟฟ้าดับ แฟ้มที่คุณทำงานอยู่จะมีงานทั้งหมดหรืออย่างน้อยบางส่วนที่คุณทำตั้งแต่คุณบันทึกแฟ้มครั้งล่าสุด
  • สถานะของโปรแกรมของคุณได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติ     ใน Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint และ Microsoft Office Word มีประโยชน์เพิ่มเติมในการเปิดใช้งาน การกู้คืนอัตโนมัติ หรือ การบันทึกอัตโนมัติ ในโปรแกรมเหล่านี้ ถ้าคุณเปิดใช้ตัวเลือกนี้ เมื่อโปรแกรมถูกเริ่มต้นใหม่หลังจากปิดอย่างผิดปกติ สถานะของโปรแกรมจะถูกกู้คืนได้บางลักษณะ

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำงานบนสมุดงาน Excel หลายสมุดงานในเวลาเดียวกัน แต่ละแฟ้มเปิดอยู่คนละหน้าต่าง โดยมีข้อมูลเฉพาะที่มองเห็นได้ในแต่ละหน้าต่าง ในสมุดงานหนึ่ง คุณเลือกเซลล์ไว้เพื่อช่วยติดตามแถวที่คุณได้ตรวจทานแล้ว จากนั้น Excel หยุดทำงาน เมื่อคุณเริ่ม Excel ใหม่ โปรแกรมจะเปิดสมุดงานต่างๆ อีกครั้งและคืนค่าหน้าต่างในแบบที่เป็นก่อนที่ Excel หยุดทำงาน

แม้คุณลักษณะการกู้คืนจะไม่สามารถกู้คืนสถานะของโปรแกรมของคุณได้ทุกลักษณะ แต่ในหลายกรณีคุณลักษณะนี้ก็สามารถช่วยให้คุณกู้คืนได้รวดเร็วขึ้น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปิดใช้งานและปรับการกู้คืนอัตโนมัติและการบันทึกอัตโนมัติ

คุณใช้โปรแกรม โปรแกรมใดอยู่


Excel

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม แล้วคลิกตัวเลือกของ Excel
  2. คลิก บันทึก
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ x นาที
  4. ในรายการ นาที ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกสถานะของโปรแกรมและข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกแฟ้มที่กู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าแฟ้มที่กู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที แฟ้มที่กู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

  1. หรือคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้ง (ระบุในกล่อง ตําแหน่งที่ตั้งแฟ้มกู้คืนอัตโนมัติ) ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกรุ่นของแฟ้มที่คุณทำงานโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

Outlook

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก
  2. บนแท็บ กำหนดลักษณะ ให้คลิก ตัวเลือกอีเมล แล้วคลิก ตัวเลือกอีเมลขั้นสูง
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรายการโดยอัตโนมัติทุกๆ x นาที
  4. ในรายการ นาที ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกสถานะของโปรแกรมและข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกข้อมูลการกู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อมูลการกู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที ข้อมูลการกู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

  1. หรืออีกทางหนึ่ง บนเมนู บันทึกรายการโดยอัตโนมัติใน ให้เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้ Outlook บันทึกรายการโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

PowerPoint

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ PowerPoint
  2. คลิก บันทึก
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ x นาที
  4. ในรายการ นาที ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกสถานะของโปรแกรมและข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกแฟ้มที่กู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าแฟ้มที่กู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที แฟ้มที่กู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

Publisher

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิกแท็บ บันทึก
  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ x นาที
  3. ในรายการ นาที ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกแฟ้มที่กู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าแฟ้มที่กู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที แฟ้มที่กู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

Visio

  1. บนเมนู Tools ให้คลิก Options แล้วคลิกแท็บ Save/Open
  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย Save AutoRecover information every x minutes
  3. ในรายการ minutes ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกแฟ้มที่กู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าแฟ้มที่กู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที แฟ้มที่กู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

Word

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Word
  2. คลิก บันทึก
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ x นาที
  4. ในรายการ นาที ให้ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกสถานะของโปรแกรมและข้อมูลของคุณ

 เคล็ดลับ   ปริมาณของข้อมูลใหม่ที่มีอยู่ในแฟ้มที่กู้คืนนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ที่โปรแกรม Microsoft Office บันทึกแฟ้มที่กู้คืน ตัวอย่างเช่น ถ้าแฟ้มที่กู้คืนถูกบันทึกทุกๆ 15 นาที แฟ้มที่กู้คืนของคุณจะไม่มีงานของคุณที่ทำใน 14 นาทีสุดท้ายก่อนไฟตก หรือก่อนเกิดปัญหาอื่นๆ

  1. หรือคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้ง (ระบุในกล่อง ตําแหน่งที่ตั้งแฟ้มกู้คืนอัตโนมัติ) ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกรุ่นของแฟ้มที่คุณทำงานโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกไว้ล่วงหน้าและทำการบันทึกบ่อยๆ

คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติและคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติไม่ได้แทนที่การบันทึกงานของคุณตามปกติด้วยการคลิก บันทึก รูปปุ่ม การบันทึกแฟ้มของคุณด้วยตนเองเป็นวิธีที่แน่นอนที่สุดในการรักษางานที่คุณทำ

แป้นพิมพ์ลัด  เมื่อต้องการบันทึกแฟ้ม ให้กด CTRL+S

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Word 2007