บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัล (หรือเรียกว่า รหัสดิจิทัล) ประโยชน์ของลายเซ็นดิจิทัล และวิธีใช้ลายเซ็นดิจิทัลในโปรแกรม Microsoft Office ต่อไปนี้: Word, Excel และ PowerPoint
ในบทความนี้
สร้างบรรทัดลายเซ็นใน Word หรือ Excel
- ในเอกสารหรือเวิร์กชีต ให้วางตัวชี้ในตำแหน่งที่คุณต้องการสร้างบรรทัดลายเซ็น
- บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิกรายการ บรรทัดลายเซ็น แล้วคลิก บรรทัดลายเซ็นของ Microsoft Office
- ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลายเซ็น ให้พิมพ์ข้อมูลที่จะปรากฏภายใต้บรรทัดลายเซ็นดังนี้
- ผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ ชื่อเต็มของผู้เซ็นชื่อ
- ตำแหน่งของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ ตำแหน่งของผู้เซ็นชื่อ ถ้ามี
- ที่อยู่อีเมลของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ ที่อยู่อีเมลของผู้เซ็นชื่อ ถ้าต้องการ
- คำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อ เพิ่มคำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อ
- เลือกกล่องกาเครื่องหมายหนึ่งหรือทั้งสองกล่องต่อไปนี้
- อนุญาตให้ผู้เซ็นชื่อเพิ่มข้อคิดเห็นลงในกล่องโต้ตอบ เซ็นชื่อ อนุญาตให้ผู้เซ็นชื่อพิมพ์จุดประสงค์ในการเซ็นชื่อ
- แสดงวันที่เซ็นชื่อในบรรทัดลายเซ็น วันที่เซ็นชื่อจะปรากฏพร้อมกับลายเซ็น
เคล็ดลับ เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดลายเซ็นเพิ่มเติม ให้ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้
หมายเหตุ ถ้าเอกสารยังคงไม่มีลายเซ็น แถบข้อความ ลายเซ็น จะปรากฏขึ้น คลิก ดูลายเซ็น เพื่อทำขั้นตอนการเซ็นชื่อให้เสร็จสมบูรณ์
ด้านบนของหน้า
เซ็นชื่อในบรรทัดลายเซ็นใน Word หรือ Excel
เมื่อคุณเซ็นชื่อในบรรทัดลายเซ็น คุณได้เพิ่มการแสดงลายเซ็นของคุณที่มองเห็นได้และลายเซ็นดิจิทัล
- ในไฟล์ ให้คลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็น
หมายเหตุ ถ้าเปิดไฟล์ในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน ให้คลิก แก้ไขต่อไป ถ้าไฟล์นั้นมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้
- จากเมนู ให้เลือก เซ็นชื่อ
- เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นเวอร์ชันที่พิมพ์ออกมาของคุณ ให้พิมพ์ชื่อของคุณลงในกล่องถัดจาก X
บรรทัดลายเซ็น
- เมื่อคุณต้องการเลือกรูปลายเซ็นที่เขียนขึ้น ให้คลิก เลือกรูป ในกล่องโต้ตอบ เลือกรูปลายเซ็น ให้ค้นหาตำแหน่งของไฟล์รูปลายเซ็นของคุณ เลือกไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก เลือก
หมายเหตุ
สำหรับลูกค้าที่ใช้เวอร์ชันภาษาจีน (ดั้งเดิมหรือประยุกต์) เกาหลี หรือญี่ปุ่น ตัวเลือก บรรทัดลายเซ็นที่มีการประทับ จะปรากฏขึ้น
นอกจากนี้ คุณยังเซ็นชื่อในบรรทัดลายเซ็นได้โดยดับเบิลคลิกที่บรรทัดลายเซ็น พิมพ์ชื่อของคุณถัดจาก X หรือใน บานหน้าต่างลายเซ็น ในส่วน ลายเซ็นที่ร้องขอ ให้คลิก ลูกศร ถัดจากลายเซ็น จากเมนู ให้เลือก เซ็นชื่อ
- เมื่อต้องการใส่ลายเซ็นแบบลายมือ (เฉพาะผู้ใช้ แท็บเล็ตพีซี) ให้เซ็นชื่อของคุณในกล่องถัดจาก X ด้วยการใช้ฟีเจอร์การใช้หมึก
- คลิก เซ็นชื่อ
- ปุ่ม ลายเซ็น สีแดงจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของเอกสารหรือเวิร์กชีต
รูปต่อไปนี้แสดงปุ่ม ลายเซ็น
ด้านบนของหน้า
เอาลายเซ็นดิจิทัลออกจาก Word หรือ Excel
- เปิดเอกสารหรือเวิร์กชีตที่มีลายเซ็นที่มองเห็นได้ซึ่งคุณต้องการเอาออก
- คลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็น
- คลิก เอาลายเซ็นออก
- คลิก ใช่
หมายเหตุ อีกทั้ง คุณยังเอาลายเซ็นออกได้โดยคลิกลูกศรถัดจากลายเซ็นใน บานหน้าต่างลายเซ็น คลิก เอาลายเซ็นออก
ด้านบนของหน้า
เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นใน Word, Excel หรือ PowerPoint
ถ้าต้องการปกป้องความถูกต้องของเนื้อหาเอกสาร คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นได้ เอกสารที่เซ็นชื่อแล้วจะมีปุ่ม ลายเซ็น อยู่ที่ด้านล่างของเอกสาร
- คลิกแท็บ ไฟล์
- คลิก ข้อมูล
- ภายใต้ สิทธิ์ ให้คลิก ป้องกันเอกสาร, ป้องกันเวิร์กบุ๊ก หรือ ป้องกันงานนำเสนอ
- คลิก เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล
- อ่านข้อความ Word, Excel หรือ PowerPoint แล้วคลิก ตกลง
- ในกล่องโต้ตอบ เซ็นชื่อ ในกล่อง วัตถุประสงค์ในการเซ็นเอกสารนี้ ให้พิมพ์วัตถุประสงค์
- คลิก เซ็นชื่อ
หลังจากไฟล์ถูกเซ็นชื่อแบบดิจิทัลแล้ว ปุ่ม ลายเซ็น จะปรากฏขึ้น และไฟล์นั้นจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยน
ด้านบนของหน้า
เอาลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นออกจาก Word, Excel หรือ PowerPoint
- เปิดเอกสาร เวิร์กชีต หรืองานนำเสนอที่มีลายเซ็นที่มองไม่เห็นซึ่งคุณต้องการเอาออก
- คลิกแท็บ ไฟล์
- คลิก ข้อมูล
- คลิก ดูลายเซ็น
- มุมมองเอกสาร เวิร์กชีต หรืองานนำเสนอจะกลับมา และบานหน้าต่าง ลายเซ็น จะปรากฏ
- ถัดจากชื่อลายเซ็น ให้คลิก ลูกศร
- คลิก เอาลายเซ็นออก
- คลิก ใช่
ด้านบนของหน้า
ลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร
ลายเซ็นดิจิทัลคือ การประทับการรับรองความถูกต้องที่มีการเข้ารหัสลับแบบอิเล็กทรอนิกส์บนข้อมูลดิจิทัล เช่น ข้อความอีเมล แมโคร หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นจะช่วยยืนยันว่าข้อมูลนั้นมาจากผู้เซ็นชื่อและข้อมูลนั้นไม่ถูกเปลี่ยนแปลง
ใบรับรองการเซ็นชื่อและผู้ให้บริการออกใบรับรอง
ใบรับรองการเซ็นชื่อ เมื่อต้องการสร้างลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองการเซ็นชื่อซึ่งพิสูจน์ข้อมูลเฉพาะตัว เมื่อคุณส่งแมโครหรือเอกสารที่มีลายเซ็นดิจิทัล ยังจะเป็นการส่งใบรับรองและคีย์สาธารณะของคุณไปด้วย ใบรับรองจะออกให้โดยผู้ให้บริการออกใบรับรองและเปรียบเสมือนใบอนุญาตขับขี่ ซึ่งสามารถถูกเพิกถอนได้ โดยทั่วไป ใบรับรองมีผลใช้ได้หนึ่งปี หลังจากนั้นผู้เซ็นชื่อจะต้องทำการต่ออายุ หรือได้ใบรับรองการเซ็นชื่อใหม่เพื่อสร้างข้อมูลเฉพาะตัว
หมายเหตุ คุณสามารถศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับคีย์สาธารณะและคีย์ส่วนตัวได้ในบทความนี้
ผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA) ผู้ให้บริการออกใบรับรองเป็นองค์กรที่คล้ายๆ กับเจ้าหน้าที่รับรองเอกสาร โดยองค์กรผู้ให้บริการนี้จะออกใบรับรองดิจิทัล ใบรับรองลายเซ็น เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบรับรองและติดตามว่าใบรับรองใดที่ถูกเพิกถอนหรือหมดอายุไปแล้ว Microsoft Office มีโซลูชันหลายอย่างเกี่ยวกับการขอรับใบรับรองโดยสามารถดูได้ที่ Office Marketplace, การเซ็นชื่อแบบดิจิทัล
การรับประกันลายเซ็นดิจิทัล
- ความถูกต้อง ผู้เซ็นชื่อได้รับการยืนยันว่าเป็นบุคคลผู้ที่เซ็นชื่อนั้น
- ความสมบูรณ์ เนื้อหาไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหรือทำให้เสียหายนับตั้งแต่ได้รับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล
- การป้องกันการปฏิเสธความรับผิดชอบต่อข้อมูล พิสูจน์กับทุกฝ่ายถึงที่มาของเนื้อหาที่มีลายเซ็นนั้น การปฏิเสธความรับผิดชอบต่อข้อมูลหมายถึงการที่ผู้เซ็นชื่อปฏิเสธความเกี่ยวข้องใดๆ กับเนื้อหาที่ได้เซ็นแล้วนั้น
- การรับรองเอกสาร ลายเซ็นในไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ซึ่งมีการประทับเวลาโดยเซิร์ฟเวอร์การประทับเวลาที่มีความปลอดภัยจะมีความถูกต้องของการรับรองเอกสารภายใต้บางสถานการณ์
เมื่อต้องการสร้างความมั่นใจเหล่านี้ ผู้สร้างเนื้อหาจะต้องเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเนื้อหาดังกล่าวโดยใช้ลายเซ็นที่เป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้
- ลายเซ็นดิจิทัลถูกต้อง
- ใบรับรองที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นดิจิทัลเป็นใบรับรองปัจจุบัน (ยังไม่หมดอายุ)
- บุคคลหรือองค์กรที่เซ็นชื่อ ที่เรียกว่าผู้ประกาศ เป็นผู้ที่เชื่อถือได้
สิ่งสำคัญ เอกสารที่เซ็นชื่อแล้วซึ่งมีการประทับเวลาที่ถูกต้องจะถือว่ามีลายเซ็นที่ถูกต้อง ไม่ว่าใบรับรองการเซ็นชื่อนั้นจะมีอายุหรือสถานะการยกเลิกอย่างไรก็ตาม
- ใบรับรองที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นดิจิทัลถูกออกให้แก่ผู้ประกาศที่ลงนามโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA) ที่มีชื่อเสียง
ด้านบนของหน้า
บรรทัดลายเซ็นใน Word และ Excel
บรรทัดลายเซ็นจะคล้ายกับตัวแทนสำหรับลายเซ็นทั่วไปที่อาจปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่มีการทำงานต่างกัน เมื่อแทรกบรรทัดลายเซ็นลงในไฟล์ Office ผู้สร้างสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้เซ็นชื่อที่มุ่งหมายไว้ และคำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อได้ เมื่อส่งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของไฟล์ไปยังผู้เซ็นชื่อ บุคคลนี้จะเห็นบรรทัดลายเซ็นและการแจ้งให้ทราบว่าต้องการลายเซ็นของบุคคลนั้น ผู้เซ็นชื่อสามารถทำสิ่งต่อไปนี้
- พิมพ์ลายเซ็น
- เลือกรูปดิจิทัลของลายเซ็น
- เขียนลายเซ็นโดยใช้ฟีเจอร์การใช้หมึกของแท็บเล็ตพีซี
เมื่อผู้เซ็นชื่อเพิ่มลายเซ็นที่มองเห็นได้ลงในเอกสาร ลายเซ็นดิจิทัลจะถูกเพิ่มในเวลาเดียวกันเพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลเฉพาะตัวของผู้เซ็นชื่อ
สิ่งสำคัญ เอกสารที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยน
การลดความเสี่ยงด้วยลายเซ็นดิจิทัล
การใช้บรรทัดลายเซ็นในไฟล์ Office จะช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถลดความเสี่ยงเมื่อคุณใช้ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และลดขั้นตอนที่ใช้กระดาษสำหรับสัญญาหรือข้อตกลงอื่นๆ ลายเซ็นดิจิทัลมีบันทึกของสิ่งที่ได้มีการเซ็นไว้อย่างชัดเจนและยังสามารถตรวจสอบได้ในอนาคต
เมื่อผู้เซ็นชื่อเพิ่มลายเซ็นที่มองเห็นในเอกสาร ลายเซ็นดิจิทัลก็จะถูกเพิ่มพร้อมกันด้วยเพื่อรับรองความถูกต้องข้อมูลเฉพาะตัว หลังจากเอกสารได้รับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลแล้ว เอกสารจะกลายเป็นเอกสารแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยน
ด้านบนของหน้า
ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นใน Word, Excel หรือ PowerPoint
ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็น เช่น บรรทัดลายเซ็นดิจิทัลที่มองเห็นได้ จะทำให้มั่นใจในความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และที่มาของเอกสาร คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นในเอกสาร Word เวิร์กบุ๊ก Excel และงานนำเสนอ PowerPoint ได้
เอกสารที่เซ็นชื่อแล้วจะมีปุ่ม ลายเซ็น อยู่ที่ด้านล่างของเอกสาร นอกจากนี้ สำหรับเอกสารที่เซ็นชื่อแล้ว ข้อมูลลายเซ็นจะปรากฏในส่วน ข้อมูล ที่คุณจะเห็นหลังจากคุณคลิกแท็บ ไฟล์
ด้านบนของหน้า
