การจัดการสิทธิ์ของข้อมูลในระบบ Microsoft Office 2007

บทความนี้อธิบายถึงวิธีการที่คุณสามารถจำกัดสิทธิ์เนื้อหาในเอกสาร สมุดงาน และงานนำเสนอต่างๆ ได้โดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ที่มีอยู่ใน ระบบ Microsoft Office 2007 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถจำกัดสิทธิ์เนื้อหาในข้อความอีเมล ให้ดูที่การจำกัดสิทธิ์ข้อมูลที่เป็นความลับในข้อความอีเมล

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนแฟ้ม ให้ดูที่การตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอ มีบทความอื่นๆ ที่อธิบายการใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันการจัดรูปแบบในเอกสารและป้องกันองค์ประกอบของแผ่นงานหรือสมุดงาน

ในบทความนี้


วัตถุประสงค์และข้อจำกัดของ IRM

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) จะอนุญาตให้ผู้ใช้แต่ละคนและผู้ดูแลระบบสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงในเอกสาร สมุดงาน และงานนำเสนอต่างๆ ได้ การกระทำเช่นนี้ช่วยป้องกันข้อมูลที่สำคัญไม่ให้มีการพิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต หลังจากมีการจำกัดสิทธิ์สำหรับแฟ้มโดยใช้ IRM แล้ว จะมีการบังคับใช้การจำกัดการเข้าถึงและการใช้ด้วยไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ที่ใดก็ตาม เนื่องจากสิทธิ์สำหรับแฟ้มได้ถูกจัดเก็บไว้ในตัวแฟ้มเอกสารเอง

IRM ช่วยให้แต่ละบุคคลบังคับใช้การกำหนดลักษณะส่วนบุคคลของตนในการส่งข้อมูลส่วนบุคคลหรือส่วนตัวได้ IRM ยังช่วยให้องค์กรสามารถบังคับใช้นโยบายบริษัทในการจัดการเกี่ยวกับการควบคุมและการเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลภายในของบริษัทได้ด้วย

IRM ช่วยในการทำสิ่งต่อไปนี้

  • ป้องกันผู้รับที่ได้รับอนุญาตในเนื้อหาที่จำกัดไม่ให้ส่งต่อ คัดลอก ปรับเปลี่ยน พิมพ์ ส่งโทรสาร หรือวางเนื้อหาสำหรับการใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการถูกคัดลอกโดยใช้คุณลักษณะ Print Screen ใน Microsoft Windows
  • จำกัดเนื้อหาไม่ว่าจะส่งไปที่ใดก็ตาม
  • สนับสนุนวันหมดอายุของแฟ้มเพื่อไม่ให้สามารถดูเนื้อหาในเอกสารได้อีกต่อไปหลังจากพ้นช่วงเวลาที่ระบุไปแล้ว
  • บังคับใช้นโยบายขององค์กรในการควบคุมการใช้งานและการเผยแพร่เนื้อหาภายในบริษัท

IRM ไม่สามารถป้องกันสิ่งต่อไปนี้

  • ป้องกันเนื้อหาจากการถูกลบ ขโมย หรือจับภาพ และส่งโดยใช้โปรแกรมที่มีเจตนาร้าย เช่น ม้าโทรจัน โปรแกรมตรวจจับการเคาะแป้นพิมพ์ และสปายแวร์บางชนิด
  • ป้องกันไม่ให้เนื้อหาสูญหายหรือเสียหายเนื่องจากการกระทำของไวรัสคอมพิวเตอร์
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการคัดลอกด้วยลายมือหรือพิมพ์ซ้ำจากข้อมูลที่แสดงบนหน้าจอของผู้รับ
  • ป้องกันผู้รับจากการถ่ายรูปดิจิทัลของเนื้อหาที่มีการจำกัดซึ่งแสดงบนหน้าจอ
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการคัดลอกโดยใช้โปรแกรมจับภาพหน้าจอจากภายนอก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ชนิดแฟ้มที่คุณสามารถจัดการสิทธิ์ด้วย IRM

ถ้าใช้ IRM ใน Office รุ่น 2007 คุณจะสามารถจัดการสิทธิ์แฟ้ม XML Paper Specification (.xps) ได้เช่นเดียวกับชนิดแฟ้มดังต่อไปนี้

แฟ้ม Word

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
เอกสาร .doc
เอกสาร .docx
เอกสารที่เปิดใช้งานแมโครได้ .docm
แม่แบบ .dot
แม่แบบ .dotx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .dotm

แฟ้ม Excel

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
สมุดงาน .xls
สมุดงาน .xlsx
สมุดงานที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xlsm
แม่แบบ .xlt
แม่แบบ .xltx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xltm
สมุดงานไบนารีที่ไม่ใช่ XML .xlsb
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xla
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xlam

แฟ้ม PowerPoint

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
งานนำเสนอ .ppt
งานนำเสนอ .pptx
งานนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ .pptm
แม่แบบ .pot
แม่แบบ .potx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .potm
การแสดง .pps
การแสดง .ppsx
การแสดงที่เปิดใช้งานแมโครได้ .ppsm
ชุดรูปแบบของ Office .thmx

 หมายเหตุ 

  • เมื่อแนบแฟ้มชนิดเหล่านี้ลงในข้อความอีเมลที่ถูกจัดการสิทธิ์ใน Office Outlook 2007 แฟ้มเหล่านั้นจะได้รับการจัดการสิทธ์โดยอัตโนมัติเช่นกัน
  • เมื่อคุณแนบแฟ้มข้อความ (.msg) ไปกับข้อความอีเมลที่มีการจัดการสิทธิ์ ข้อความที่แนบจะไม่มีการจัดการสิทธิ์ เนื่องจาก IRM จะไม่จำกัดสิทธิ์กับแฟ้มชนิด .msg

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณในการใช้ IRM

เมื่อต้องการใช้ IRM ใน Office รุ่น 2007 อย่างน้อยที่สุดต้องมีซอฟต์แวร์ Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตัวคุณเองหรือผู้ดูแลระบบ RMS ของคุณ ทั้งนี้ผู้ดูแลระบบ RMS สามารถกำหนดค่านโยบาย IRM ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับบริษัท ซึ่งจะกำหนดได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้บ้างและระดับการแก้ไขระดับใดที่ได้รับอนุญาตสำหรับข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัทสามารถกำหนดแม่แบบสิทธิ์ที่เรียกว่า "ความลับของบริษัท" ที่ระบุว่าข้อความอีเมลใดที่ใช้นโยบายดังกล่าวนั้นจะเปิดได้เฉพาะบุคคลภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น

ติดตั้ง Windows Rights Management Services (RMS) Client

  1. ใน Windows XP ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม
  2. คลิก เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก (Add or Remove Programs) แล้วคลิก เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก ในบานหน้าต่างซ้ายมือ ให้คลิก เพิ่มโปรแกรมใหม่ (Add New Programs) ให้คลิก Windows Rights Management Services Client จากรายการโปรแกรม แล้วคลิก เพิ่ม

 หมายเหตุ   ในมุมมองแบบคลาสสิก ให้คลิกสองครั้งที่ เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก จากนั้นในบานหน้าต่างซ้ายมือ ให้คลิก เพิ่มโปรแกรมใหม่ คลิก Windows Rights Management Services Client จากรายการโปรแกรม แล้วคลิก เพิ่ม

อีกวิธีหนึ่งคือ ในครั้งแรกที่คุณลองเปิดแฟ้มที่ได้รับการจัดการสิทธิ์โดยใช้ IRM Office รุ่น 2007 จะพร้อมท์ให้คุณดาวน์โหลดไคลเอ็นต์บริการจัดการสิทธิ์ของ Windows ถ้าคุณเรียกใช้คอมพิวเตอร์โดยไม่มีซอฟต์แวร์นั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไคลเอ็นต์บริการจัดการสิทธิ์ของ Windows โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ บริการจัดการสิทธิ์ของ Windows

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การดาวน์โหลดสิทธิ์

ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอที่มีสิทธิ์แบบจำกัด คุณต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์การให้สิทธิ์เพื่อตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของคุณและดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งาน สิทธิ์การใช้งานจะกำหนดระดับการเข้าถึงแฟ้มของคุณ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับแต่ละแฟ้มที่มีสิทธิ์แบบจำกัด กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ คุณไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจำกัดได้โดยไม่มีสิทธิ์การใช้งานการดาวน์โหลดสิทธิ์ต้องการให้ Microsoft Office ส่งข้อมูลประจำตัวของคุณ (ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมลของคุณ) และข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์การให้สิทธิ์ ข้อมูลที่มีในเอกสารจะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์การให้สิทธิ์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้อ่าน คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การจำกัดสิทธิ์เนื้อหาในแฟ้ม

ผู้สร้างสามารถจำกัดสิทธิ์สำหรับเอกสาร สมุดงาน และงานนำเสนอบนพื้นฐานแบบต่อผู้ใช้ ต่อเอกสาร หรือต่อกลุ่ม (สิทธิ์แบบกลุ่มต้องการบริการไดเรกทอรีของ Microsoft Active Directory สำหรับการขยายกลุ่ม) ผู้สร้างจะใช้กล่องโต้ตอบ สิทธิ์ เพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงการอ่านและเปลี่ยนแปลงได้ รวมทั้งตั้งค่าวันหมดอายุของเนื้อหา ตัวอย่างเช่น วรพลซึ่งเป็นผู้สร้างสามารถให้สิทธิ์กฤติยาอ่านเอกสารได้แต่ไม่ให้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเอกสารนั้น วรพลสามารถให้สิทธิ์เลิศชัยเปลี่ยนแปลงเอกสารและอนุญาตให้บันทึกเอกสารได้ นอกจากนี้ วรพลอาจตัดสินใจจำกัดการเข้าถึงของกฤติยาและเลิศชัยในเอกสารดังกล่าวได้ห้าวันก่อนที่สิทธิ์ที่ให้ไว้กับเอกสารนั้นจะหมดอายุ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันหมดอายุของเอกสาร ให้ดูที่ ตั้งค่าวันหมดอายุของแฟ้ม

กล่องโต้ตอบสิทธิ์

  1. บันทึกเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอ
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ชี้ไปยัง จัดเตรียม, จำกัดสิทธิ์ แล้วคลิก อย่าแจกจ่าย
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จำกัดสิทธิ์สำหรับเอกสารนี้ จากนั้นกำหนดระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้กับผู้ใช้แต่ละคน

ตัวเลือกของคุณอาจถูกจำกัดถ้าผู้ดูแลระบบได้ตั้งค่าข้อกำหนดสิทธิ์แบบกำหนดเองที่ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ระดับสิทธิ์

  • อ่าน     ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านสามารถอ่านเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอ แต่ไม่มีสิทธิ์แก้ไข พิมพ์ หรือคัดลอก
  • เปลี่ยนแปลง     ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เปลี่ยนแปลงสามารถอ่าน แก้ไข และบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอได้ แต่ไม่มีสิทธิ์พิมพ์
  • ควบคุมทั้งหมด     ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดมีสิทธิ์ในการเขียนแก้ทั้งหมด และสามารถทำอะไรก็ได้กับเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอที่ผู้สร้างสามารถทำได้ เช่น ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับเนื้อหา ป้องกันการพิมพ์ และให้สิทธิ์ผู้ใช้ เป็นต้น หลังจากที่สิทธิ์สำหรับเอกสารหมดอายุสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตแล้ว เอกสารสามารถถูกเปิดได้โดยผู้สร้างเอกสารหรือโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ควบคุมเอกสารทั้งหมดเท่านั้น ทั้งนี้ผู้สร้างมีสิทธิ์ในระดับ 'ควบคุมทั้งหมด' เสมอ
  1. เมื่อต้องการให้บางคนมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด ให้คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วในคอลัมน์ ระดับการเข้าถึง ให้คลิกลูกศร แล้วคลิก ควบคุมทั้งหมด ในรายการ เปลี่ยน

กล่องโต้ตอบสิทธิ์

  1. หลังจากที่คุณกำหนดระดับสิทธิ์แล้ว ให้คลิก ตกลง

แถบข้อความจะปรากฏขึ้นโดยระบุว่าเอกสารมีการจัดการสิทธิ์แล้ว ถ้าคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงใดๆ สำหรับเอกสาร ให้คลิก เปลี่ยนแปลงสิทธิ์

แถบข้อความ

ถ้าเอกสารที่มีสิทธิ์แบบจำกัดถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ข้อความจะปรากฏโดยมีที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่เว็บไซต์ของผู้สร้างเพื่อให้แต่ละคนสามารถร้องขอสิทธิ์สำหรับเอกสารนั้นได้

รูปกล่องโต้ตอบ

ถ้าผู้สร้างเลือกที่จะไม่รวมที่อยู่อีเมล ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ตั้งค่าวันที่หมดอายุของแฟ้ม

  1. เปิดแฟ้ม
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ชี้ไปยัง จัดเตรียม แล้วชี้ไปที่ จำกัดสิทธิ์ แล้วคลิก อย่าแจกจ่าย
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จำกัดสิทธิ์สำหรับเอกสารนี้ จากนั้นคลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม
  4. ภายใต้ สิทธิ์เพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอกสารนี้หมดอายุเมื่อ จากนั้นใส่วันที่
  5. คลิก ตกลง สองครั้ง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การใช้บัญชีผู้ใช้ Windows อื่นสำหรับแฟ้มที่มีการจัดการสิทธิ์

  1. เปิดเอกสาร แผ่นงาน หรืองานนำเสนอ
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ชี้ไปที่ จัดเตรียม แล้วชี้ไปที่ จำกัดสิทธิ์ จากนั้นคลิก จัดการข้อมูลประจำตัว
  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้เลือกที่อยู่อีเมลของบัญชีผู้ใช้ที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก ตกลง
    • ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้คลิก เพิ่ม แล้วพิมพ์ข้อมูลประจำตัวของคุณสำหรับบัญชีผู้ใช้ใหม่ แล้วคลิก ตกลง สองครั้ง

กล่องโต้ตอบเลือกผู้ใช้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การดูเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจำกัด

เมื่อต้องการดูเนื้อหาที่มีการจัดการสิทธิ์ที่คุณมีสิทธิ์โดยใช้ Office รุ่น 2007 ให้เปิดเอกสาร สมุดงาน หรืองานนำเสนอ

ถ้าคุณต้องการดูสิทธิ์ที่คุณมี ให้คลิก ดูสิทธิ์ ในแถบข้อความ หรือคลิกปุ่มในแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าจอของคุณ

แถบสถานะ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007