การเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสาร Office

ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารสำคัญร่วมกับผู้ร่วมงานหรือลูกค้า คุณอาจต้องระมัดระวังไว้ก่อนโดยการพิสูจน์อักษรหรือตรวจทานเนื้อหาเอกสารเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องและเอกสารไม่มีรายการใดๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ร่วมกับบุคคลอื่น ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Microsoft Office ขอแนะนำให้คุณใช้ขั้นตอนพิเศษของการตรวจทานเอกสารสำหรับข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจถูกเก็บในเอกสารเองหรือในคุณสมบัติเอกสาร (ข้อมูล Metadata (ข้อมูลเมตา: ข้อมูลที่อธิบายข้อมูลอื่น ตัวอย่างเช่น คำต่างๆ ในเอกสารคือข้อมูล ส่วนจำนวนคำคือ metadata)) เนื่องจากข้อมูลที่ซ่อนอยู่นี้สามารถเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับองค์กรของคุณหรือเกี่ยวกับเอกสารที่คุณอาจไม่ต้องการใช้ร่วมกันได้ทั่วไป คุณอาจต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่นี้ออกก่อนที่คุณจะใช้สมุดงานนั้นร่วมกับบุคคลอื่น

บทความนี้อธิบายถึงวิธีที่คุณลักษณะตัวตรวจสอบเอกสารใน Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 และ Microsoft Office PowerPoint 2007 สามารถช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Office ของคุณออก

ในบทความนี้


ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลชนิดใดที่ถูกเก็บในเอกสาร Office

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลหลายชนิดสามารถบันทึกในเอกสาร Office ข้อมูลนี้อาจมองไม่เห็นโดยทันทีเมื่อคุณแสดงเอกสารในโปรแกรม Office แต่อาจเป็นไปได้สำหรับบุคคลอื่นที่จะดูหรือเรียกใช้ข้อมูลนั้น

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่สามารถรวมถึงข้อมูลที่โปรแกรม Office เพิ่มให้กับแฟ้มของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้งานการเขียนและแก้ไขเอกสารร่วมกับบุคคลอื่น และสามารถรวมข้อมูลที่คุณเจตนากำหนดเป็นแบบซ่อนไว้ได้ด้วย

เอกสาร Office สามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้

  • ข้อคิดเห็น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม รุ่น และคำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก    ถ้าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเอกสารของคุณ เอกสารของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก หรือรุ่น ข้อมูลนี้สามารถทำให้บุคคลอื่นเห็นชื่อคนที่ทำงานบนเอกสารของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้ตรวจทาน และการเปลี่ยนแปลงที่ทำในเอกสารของคุณ
  • คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    คุณสมบัติเอกสาร ที่รู้จักในชื่อ Metadata (ข้อมูลเมตา: ข้อมูลที่อธิบายข้อมูลอื่น ตัวอย่างเช่น คำต่างๆ ในเอกสารคือข้อมูล ส่วนจำนวนคำคือ metadata) ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารของคุณ เช่น ผู้สร้าง เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมข้อมูลที่ได้รับการดูแลโดยอัตโนมัติโดยโปรแกรม Office เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารล่าสุด และวันที่ที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้คุณลักษณะเฉพาะ เอกสารของคุณอาจมีชนิดของข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล (PII) (ข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล (PII): ข้อมูลที่ใช้ระบุตัวตนของบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ ที่อยู่อีเมล หมายเลขบัตรประจำตัว IP แอดเดรส หรือตัวระบุเฉพาะใดๆ ที่สัมพันธ์กับ PII ในโปรแกรมอื่น) เพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวอีเมล ข้อมูลที่ส่งเพื่อตรวจทาน ใบเวียนเอกสาร ข้อมูลเส้นทางของเครื่องพิมพ์ และเส้นทางแฟ้มสำหรับการประกาศเว็บเพจ
  • หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ำ    เอกสาร Word และสมุดงาน Excel สามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ นอกจากนี้ คุณอาจเพิ่มลายน้ำให้กับเอกสาร Word ของคุณได้ด้วย
  • ข้อความที่ซ่อน    เอกสาร Word สามารถมีข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเอกสารของคุณมีข้อความที่ซ่อนหรือไม่ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาข้อความที่ซ่อน
  • แถว คอลัมน์ และแผ่นงานที่ซ่อน    ในสมุดงาน Excel นั้น สามารถซ่อนแถว คอลัมน์ และทั้งแผ่นงานได้ ถ้าคุณแจกจ่ายสำเนาของสมุดงานที่มีแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ บุคคลอื่นอาจยกเลิกการซ่อนแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงานเหล่านี้และแสดงข้อมูลที่มีอยู่
  • เนื้อหาที่มองไม่เห็น    งานนำเสนอของ PowerPoint และสมุดงาน Excel สามารถมีวัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบเป็นแบบมองไม่เห็นไว้
  • เนื้อหานอกภาพนิ่ง    งานนำเสนอของ PowerPoint อาจมีวัตถุที่ไม่ปรากฏในทันทีเนื่องจากถูกลากออกจากภาพนิ่งไปยังพื้นที่นอกภาพนิ่ง เนื้อหานอกภาพนิ่งนี้สามารถรวมถึงกล่องข้อความ ภาพตัดปะ กราฟิก และตาราง
  • บันทึกย่อของงานนำเสนอ    ส่วนบันทึกย่อของงานนำเสนอ PowerPoint สามารถมีข้อความที่คุณอาจไม่ต้องการใช้ร่วมกันได้ทั่วไป โดยเฉพาะถ้าบันทึกย่อนั้นเขียนขึ้นสำหรับผู้นำเสนองานนำเสนอเท่านั้น
  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    ถ้าเอกสารของคุณถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Microsoft Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้
  • ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง    เอกสารอาจมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ปรากฏในเอกสารนั้นเอง ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูล XML นี้ออกได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ข้อมูลใดที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกได้

ตัวตรวจสอบเอกสารประกอบด้วยตัวตรวจสอบที่หลากหลายที่คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลชนิดต่างๆ ออกได้ ตัวตรวจสอบบางตัวมีเฉพาะในโปรแกรม Office แต่ละตัว ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงชุดตัวตรวจสอบต่างๆ ใน Office Word 2007, Office Excel 2007 และ Office PowerPoint 2007 เพื่อช่วยให้คุณใช้การค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่มีเฉพาะในแต่ละโปรแกรมเหล่านี้ออกได้

หากต้องการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกในโปรแกรม Microsoft Office ให้ดูตารางด้านล่าง

 หมายเหตุ   ถ้าองค์กรของคุณกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองด้วยการเพิ่มโมดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบเอกสารของคุณเพื่อหาชนิดข้อมูลเพิ่มเติมได้

Office Word 2007

ชื่อตัวตรวจสอบ การค้นหาและเอาออก
ข้อคิดเห็น การตรวจทานแก้ไข รุ่น และคำอธิบายประกอบ
  • ข้อคิดเห็น
  • เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม
  • ข้อมูลรุ่นของเอกสาร
  • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
  • คุณสมบัติเอกสาร ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากแท็บ สรุป แท็บ สถิติ และแท็บ กำหนดเอง ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร
  • ส่วนหัวของอีเมล
  • ใบเวียนเอกสาร
  • ข้อมูลที่ส่งเพื่อตรวจทาน
  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร
  • ข้อมูลนโยบายการจัดการเอกสาร
  • ข้อมูลชนิดเนื้อหา
  • ข้อมูลการเชื่อมโยงการผูกข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีข้อมูลผูกอยู่ (ค่าสุดท้ายถูกแปลงเป็นข้อความ)
  • ชื่อผู้ใช้
  • ชื่อแม่แบบ
หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  • ข้อมูลในหัวกระดาษของเอกสาร
  • ข้อมูลในท้ายกระดาษเอกสาร
  • ลายน้ำ
ข้อความที่ซ่อน
  • ข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อน (ลักษณะพิเศษของแบบอักษรที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร)

 หมายเหตุ   ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจหาข้อความที่ถูกซ่อนอยู่โดยวิธีอื่น (ตัวอย่างเช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว)

ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง
  • ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่อาจถูกเก็บไว้ภายในเอกสาร

Office Excel 2007

ชื่อตัวตรวจสอบ การค้นหาและเอาออก
ข้อคิดเห็นและคำอธิบายประกอบ
  • ข้อคิดเห็น
  • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
  • คุณสมบัติเอกสาร ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากแท็บ สรุป แท็บ สถิติ และแท็บ กำหนดเอง ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร
  • ส่วนหัวของอีเมล
  • ใบเวียนเอกสาร
  • ข้อมูลที่ส่งเพื่อตรวจทาน
  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร
  • ข้อมูลนโยบายการจัดการเอกสาร
  • ข้อมูลชนิดเนื้อหา
  • ชื่อผู้ใช้
  • ข้อมูลเส้นทางของเครื่องพิมพ์
  • ข้อคิดเห็นตามสถานการณ์สมมติ
  • เส้นทางของแฟ้มสำหรับการประกาศเว็บเพจ
  • ข้อคิดเห็นสำหรับชื่อที่กำหนดและชื่อตาราง
  • การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกที่ไม่ใช้งาน
หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  • ข้อมูลในหัวกระดาษของแผ่นงาน
  • ข้อมูลในท้ายกระดาษของแผ่นงาน
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อน
  • แถวที่ซ่อน
  • คอลัมน์ที่ซ่อนที่มีข้อมูล

 หมายเหตุ 

  • ถ้ามีคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานของคุณซึ่งไม่มีข้อมูลใดๆ อยู่และตั้งอยู่ระหว่างคอลัมน์ที่มีข้อมูล คอลัมน์เปล่าที่ซ่อนอยู่เหล่านี้จะถูกตรวจพบและเอาออกเช่นกัน
  • ถ้าแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานของคุณมีข้อมูล การเอาแถวหรือคอลัมน์ดังกล่าวออกอาจเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ของการคำนวณหรือสูตรในสมุดงานของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบว่าแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่มีข้อมูลใดอยู่ ให้ปิดตัวตรวจสอบเอกสาร ยกเลิกการซ่อนแถวหรือคอลัมน์ แล้วตรวจทานเนื้อหาในนั้น
  • ตัวตรวจสอบนี้จะไม่ตรวจพบรูปร่าง แผนภูมิ ตัวควบคุม วัตถุและตัวควบคุม Microsoft ActiveX รูปภาพ หรือกราฟิก SmartArt ที่อาจถูกระบุตำแหน่งในคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่
แผ่นงานที่ซ่อน
  • แผ่นงานที่ซ่อน

 หมายเหตุ   ถ้าแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานของคุณมีข้อมูลอยู่ การเอาแผ่นงานดังกล่าวออกอาจเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ของการคำนวณหรือสูตรในสมุดงานของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบว่าแผ่นงานที่ซ่อนอยู่มีข้อมูลใดอยู่ ให้ปิดตัวตรวจสอบเอกสาร ยกเลิกการซ่อนแผ่นงาน แล้วตรวจทานเนื้อหาในนั้น

ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง
  • ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่อาจเก็บอยู่ภายในสมุดงาน
เนื้อหาที่มองไม่เห็น
  • วัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น

 หมายเหตุ   ตัวตรวจสอบนี้จะไม่ตรวจหาวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบังอยู่

Office PowerPoint 2007

ชื่อตัวตรวจสอบ การค้นหาและเอาออก
ข้อคิดเห็นและคำอธิบายประกอบ
  • ข้อคิดเห็น
  • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
  • คุณสมบัติเอกสาร ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากแท็บ สรุป แท็บ สถิติ และแท็บ กำหนดเอง ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร
  • ส่วนหัวของอีเมล
  • ใบเวียนเอกสาร
  • ข้อมูลที่ส่งเพื่อตรวจทาน
  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร
  • ข้อมูลนโยบายการจัดการเอกสาร
  • ข้อมูลชนิดเนื้อหา
  • เส้นทางของแฟ้มสำหรับการประกาศเว็บเพจ
เนื้อหาบนภาพนิ่งที่มองไม่เห็น
  • วัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น

 หมายเหตุ   ตัวตรวจสอบนี้จะไม่ตรวจหาวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบังอยู่

เนื้อหานอกภาพนิ่ง
  • เนื้อหาหรือวัตถุที่ไม่ปรากฏทันทีในงานนำเสนอเนื่องจากตั้งอยู่นอกพื้นที่ภาพนิ่ง ซึ่งรวมถึงสิ่งดังต่อไปนี้
    • ภาพตัดปะ
    • กล่องข้อความ
    • กราฟิก
    • ตาราง

 หมายเหตุ   ตัวตรวจสอบเอกสารจะไม่ตรวจหาหรือเอาวัตถุนอกภาพนิ่งที่มีลักษณะพิเศษภาพเคลื่อนไหวออก

บันทึกย่อของงานนำเสนอ
  • ข้อความที่เพิ่มลงในส่วนบันทึกย่อของงานนำเสนอ

 หมายเหตุ   ตัวตรวจสอบเอกสารไม่สามารถเอารูปภาพที่ถูกเพิ่มลงในส่วนบันทึกย่อของงานนำเสนอออกได้

ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง
  • ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่อาจเก็บอยู่ภายในงานนำเสนอ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ฉันจะค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Office ของฉันออกด้วยวิธีใด

คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Office ที่สร้างใน Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 และรุ่นก่อนหน้าของโปรแกรม Office เหล่านี้ออกได้ ขอแนะนำให้คุณใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่คุณจะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Office ของคุณร่วมกัน เช่น สิ่งที่แนบมากับอีเมล

  1. เปิดเอกสาร Office ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคล
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม คลิก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อลงในกล่อง ชื่อแฟ้ม เพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ

 สิ่งสำคัญ   ขอแนะนำให้ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารในสำเนาเอกสารต้นฉบับของคุณเนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะคืนค่าข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารเอาออกได้ทุกครั้ง

  1. ในสำเนาของเอกสารต้นฉบับ ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ชี้ไปที่ จัดเตรียม แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร
  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการตรวจสอบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละตัว ให้ดู ข้อมูลใดที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกได้
  3. คลิก ตรวจสอบ
  4. ตรวจทานผลลัพธ์การตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร
  5. คลิก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสำหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

 สิ่งสำคัญ   

  • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้ด้วยการคลิก เลิกทำ
  • ตัวตรวจสอบสำหรับ ข้อคิดเห็นและคำอธิบายประกอบคุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล และ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ไม่สามารถใช้ในสมุดงาน Excel ที่ถูกบันทึกเป็นสมุดงานที่ใช้ร่วมกันได้ (แท็บ ตรวจทาน คำสั่ง สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน) ทั้งนี้เนื่องจากสมุดงานที่ใช้ร่วมกันใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันในสมุดงานเดียวกันได้ เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถคัดลอกสมุดงานแล้วยกเลิกการใช้สมุดงานร่วมกัน ในการยกเลิกการใช้สมุดงานร่วมกัน บนแท็บ ตรวจทาน ให้คลิก สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน บนแท็บ การแก้ไข ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนทำการเปลี่ยนแปลงในขณะเดียวกัน
  • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument รูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง (.odt, .ods, .odp) คุณจะต้องเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเหล่านี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007